« Chaque organisation aura non seulement besoin d’adopter les dernières technologies, mais également de construire sa propre technologie », préconisait Satya Nadella, président-directeur de Microsoft, dans sa vidéo d’ouverture (1) de Microsoft Build 2021 (2).

Pour démocratiser l’utilisation de ces nouvelles technologies, Microsoft a ainsi déployé des applications qui permettent aux experts métiers ou aux « citizen dev » de s’approprier et de développer des outils destinés originellement aux populations informatiques. Le but ? Répondre à un besoin avec plus d’agilité et de rapidité.

C’est le cas de Power Virtual Agent.

Power Virtual Agent pour déployer des chatbots intelligents

De la même manière qu’il est possible de créer une application sans coder (ou peu) grâce à Power Apps, il est possible de déployer des chatbots intelligents avec Power Virtual Agent et ce, sans expertise en intelligence artificielle. Donner la main à des experts non-techniques brise le « mur de verre » qui sépare les utilisateurs et les développeurs, permettant ainsi aux éditeurs de bots de se concentrer davantage sur l’expérience utilisateur.

Power Virtual Agent fait partie intégrante de la suite d’outils Power Platform, la plateforme Microsoft « no code, low-code » d’automatisation de tâches et de création d’applications et d’analyse de données. Cette solution est proposée sous forme de Paas, les entreprises n’ayant donc pas à se préoccuper de son installation ou de la gestion de son infrastructure.

Pour créer un bot depuis Teams, il suffit d’ajouter l’application Power Virtual Agent dans la barre latérale gauche. Le processus est simplifié, le bot étant édité et déployé directement dans l’application. Depuis peu, la création d’un chatbot peut également se faire depuis l’interface de Power Apps.

Pourquoi Power Virtual Agent ?

Power Virtual Agent est donc une application de création de chatbot, grâce à laquelle des « citizen devs » peuvent automatiser un certain nombre d’actions sans compétences ni prérequis techniques. La prise en main de l’outil est facile : on peut y créer un bot intégré dans l’environnement Microsoft et ce, à partir d’une nouvelle brique (arrivée fin 2020) de la Power Platform devenue prioritaire dans la roadmap de l’éditeur. Par ailleurs, cette brique sera alimentée en IA (intelligence artificielle) pour améliorer automatiquement son efficacité.

Déployer un bot au sein d’une entreprise permet d’automatiser les réponses à des questions récurrentes, laissant les professionnels concernés se concentrer sur des problèmes plus complexes. Cette solution peut, par exemple, désengorger les lignes téléphoniques de support et donc réduire les coûts logistiques de l’entreprise.

Power Virtual Agent (PVA) va même plus loin en couplant la conversation à l’action. En effet, faisant partie intégrante de la Power Platform, elle bénéficie d’une connexion native à Power Automate. Les actions comme le relais humain, la prise de rendez-vous, la recherche d’une donnée spécifique ou le statut d’un ticket IT, pour n’en citer que quelques-unes, sont donc automatisées.

Power Virtual Agent utilise la compréhension du langage naturel, une sous-rubrique de l’IA permettant au bot d’assimiler une question à un sujet. De fait, le nombre de questions « entonnoirs » posées par le bot pour apporter la bonne information diminue considérablement. L’expérience est plus agréable et « humaine » pour l’utilisateur, qui n’a pas l’impression de s’adresser à une machine. 

Dans cette même logique, le chatbot est configurable dans 20 langues différentes.

Comment utiliser Power Virtual Agent ? 

Tout collaborateur, quel que soit son niveau au sein d’une structure, peut créer un chatbot pour répondre à un besoin spécifique.

Tout d’abord, il est nécessaire de définir les sujets qui seront déclenchés à partir de mots-clés, grâce à la création de rubriques et d’entités. Autrement dit, lorsqu’un utilisateur posera une question, le bot identifiera ces mots et les assimilera à une rubrique déterminée pour fournir l’information demandée.

Chaque rubrique comprend un arbre de décision qui modélise un schéma de conversation et préétablit des scénarios couvrant l’ensemble des questions posées et leurs réponses.

Lors de l’édition d’un bot, une fenêtre de conversation test est affichée à gauche de l’écran, permettant d’ajuster et d’alimenter les différentes rubriques au fur et à mesure. Le créateur du bot n’aura plus qu’à sélectionner et configurer un canal puis à cliquer sur « Publier ».

De leur côté, les utilisateurs peuvent accéder au chatbot depuis un canal sélectionné parmi un large choix : Slack, Teams, Facebook, une application mobile ou un site web, entre autres exemples.

Enfin, la page d’analyse, référençant des indicateurs comme la proportion de conversations résolues, relayées à un humain ou abandonnées, permet de mesurer l’efficacité du chatbot et donc d’améliorer sa performance. À partir de ces informations, l’utilisateur peut ajuster son bot pour qu’il réponde plus efficacement aux questions qui lui sont posées.

Faites la connaissance d’Ask It !

Chez Saegus, nous avons créé Ask It, un chatbot qui répond aux questions relatives aux ressources humaines (droits aux congés, formation, RTT, primes de vacances, congés exceptionnels…).

Hébergé par Teams, ce chatbot a été créé dans le but d’aider les Saegusiens et Saegusiennes à trouver ces informations rapidement et efficacement, sans passer par des professionnels RH. Il est relié à une équipe Teams dédiée et peut transmettre un message laissé par l’utilisateur à un responsable RH sur le canal de cette équipe, grâce à Power Automate.

Construire un chatbot de ce type nécessite plusieurs étapes : le recensement des questions et des cas d’usages, la construction du chatbot, les premières phases de tests et la construction des V1, V2, V3… jusqu’à la publication du bot à l’échelle de l’entreprise. Ce processus peut prendre entre trois jours et une semaine.

Un bot PVA est en mesure de répondre à 800 requêtes ou questions par minute, soit 100 requêtes pour 8 personnes par minute. Il est également possible de mesurer certains KPI (nombre de sessions, satisfaction client…) depuis l’application.

Contraintes

L’interface de création d’un chatbot est facile d’utilisation, la maîtrise des arbres de décisions et des rubriques se faisant instinctivement. En revanche, certaines contraintes doivent être respectées si l’on souhaite créer un chatbot qui exploite correctement les rubriques, favorisant ainsi une expérience utilisateur interactive.

Tout d’abord, les mots-clés qui activent la bonne rubrique doivent être courts, distincts et assez nombreux. Il est recommandé de réaliser une phase d’entraînement du bot avec un maximum de collaborateurs, avant sa diffusion : cela multipliera nécessairement le nombre de formulations, ce qui améliorera l’efficacité du bot.

Lorsque les rubriques portent sur des sujets similaires, il peut être difficile pour le chatbot de les distinguer entre eux. Il revient alors automatiquement aux questions « entonnoirs », ce qui réduit « l’humanisation » de l’expérience.

Le taux d’erreur de compréhension du chatbot reste plus élevé lorsque l’on privilégie la technique des rubriques – le chatbot est paramétré pour avoir une conversation avec l’utilisateur final – aux arbres de décisions – ici, il décide à partir d’une série de choix. Cette seconde technique possède un taux d’erreur moins élevé car l’utilisateur clique simplement sur des options prédéfinies pour trouver la réponse qu’il recherche.

Il convient de noter que le chatbot peut ne pas comprendre une information basique à cause d’une majuscule, même avec une correspondance active. L’utilisation de cette correspondance est toutefois fortement recommandée, car elle permet au bot de faire correspondre les fautes de frappe, d’orthographe et de grammaire aux mots ayant la même signification. En d’autres termes, le bot peut ainsi comprendre un mot même s’il a une petite faute et donc, répondre correctement à la question qui lui est posée. D’une conversation à l’autre, le taux d’erreur peut varier. S’il devient très important, il est préférable de ne plus utiliser le chatbot pendant un certain temps.

Licences

Power Virtual Agent est accessible depuis Teams avec une licence Office 365 E3 (3). Il est pour cela nécessaire d’activer la fonctionnalité PVA depuis la console d’administration. Pour pouvoir créer un chatbot depuis le client légé (4), il faut souscrire à un abonnement Power Virtual Agent standard, soit 843,30 euros pour 2000 sessions. Une session équivaut soit à un échange de 60 minutes ou à 100 échanges entre un utilisateur et le chatbot, soit à 30 minutes de non-activité entre deux interactions (qui sont donc comptées comme telles). Dans les deux cas, certaines fonctionnalités sont restreintes et il n’existe qu’un canal de diffusion : Teams. De plus, l’automatisation des tâches se cantonne à des templates prédéfinis (canvas) sur Power Automate.

L’automatisation de tâches complexes, comme la restitution d’une information stockée dans une base de données externe ou la connexion à des services tiers, nécessite un abonnement premium. Ce type d’abonnement permet également d’avoir un plus large panel de canaux de diffusion.

Envie de développer à votre tour un chatbot créé pour vos besoins, rapidement et efficacement ? N’hésitez plus, contactez nos équipes Workplace !

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Sources :
(1) Vidéo d’ouverture de Microsoft Build 2021
(2) Microsoft Build 2021
(3) Licence Office 365 E3
(4) Power Virtual Agents