L’expérience employé, une équation à 5 dimensions : comment la résoudre ?
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Catégorie : Employee Experience
Qui n’a pas entendu parler d’expérience employé ? Ces dernières années, les projets de transformation au sein des entreprises prennent de plus en plus cet angle. Les éditeurs l’ont bien compris, puisque les solutions de plateforme d’expérience employé se multiplient : Viva par Microsoft, LumApps, Powell, Mozzaik… Au-delà de cet aspect technologique, la transformation des pratiques et modèles organisationnels devient, au sein des entreprises, un projet d’expérience employé à part entière.
Une question se pose alors : sur quels piliers l’expérience employé d’aujourd’hui repose-t-elle ? Comment faire en sorte de créer une expérience optimale pour chaque collaborateur ?
Qu’est-ce que l’expérience employé ?
L’expérience employé est une approche visant à créer un environnement optimal pour que les employés puissent réaliser leurs activités quotidiennes dans les meilleures conditions. Chez Saegus, l’employé et ses usages sont au centre de cette approche pour définir, mettre en place et pérenniser cet environnement, en considérant 3 dimensions principales : humaine, physique et technologique.
Nous n’avons pas la prétention de dire que cette définition est l’unique qui existe ou qu’elle est une réalité absolue. C’est le cadre que nous posons et qui reflète une réelle conviction portée par les retours d’expérience que nous avons recueillis auprès de nos clients et partenaires. Nous ajouterons à cette définition deux dimensions qui ne sont pas moins indispensables : l’employé et l’employeur et leurs enjeux respectifs.
5 piliers pour soutenir l’expérience employé
Allons plus loin que ce constat. Dans le cadre d’un projet visant à améliorer l’expérience employé, les enjeux de ce dernier sont souvent pris en compte en priorité. C’est là que l’expérience employé trouve sa racine. Elle est née pour adresser des problématiques orientées RH : rétention des talents, bien-être, satisfaction, onboarding, évolution, attractivité, efficacité… Toutefois, il convient de se rappeler que l’employé fait partie d’une organisation ayant elle-même des objectifs globaux et communs à tous – ce sont les enjeux de l’employeur, qui peuvent être de croissance, compétitivité, innovation, environnementaux, RSE (responsabilité sociale)…
Prenons un exemple : une organisation ayant pour ambition de réduire son empreinte carbone de 25% devra mettre en place un plan tactique, qui aura ensuite certainement un impact sur les métiers. Réduire l’empreinte carbone d’une entreprise peut signifier, entre autres, une transformation des pratiques métiers afin qu’elles soient plus responsables et respectueuses de l’environnement : réduire l’envoi de fichiers mails pour privilégier les espaces partagés, maintenir son matériel de travail dans le temps… L’expérience de travail quotidienne des employés est donc impactée par un objectif global de l’entreprise.
L’enjeu est donc de réconcilier les attentes des employés et les enjeux de l’organisation.
Pour définir et mettre en place une expérience employé optimale, il nous semble indispensable de prendre en considération les cinq dimensions précédemment définies.
Les 5 dimensions de l’expérience employé
C’est précisément ce qui fait la difficulté de créer une expérience employé optimale, d’autant plus que nous vivons dans un environnement qui évolue en permanence : évolution des pratiques, besoins, attentes, technologies, normes et contextes (environnementaux, géopolitiques, sanitaire…), ou de la pression concurrentielle.
Une expérience employé optimale se veut donc globale – englobant les 5 dimensions -, adaptative – s’adaptant aux spécificités des métiers et attentes des employés/employeurs – et pérenne – évoluant en permanence selon les contextes.
En quelques années, nos pratiques de travail se sont transformées, faisant émerger de nouveaux usages : télétravail, travail hybride, horaires flexibles… En 2022, 35 % des salarié·e·s témoignent qu’ils pourraient quitter leur entreprise s’ils·elles sont contraint·e·s d’être en présentiel à temps plein. 37% pensent également que leur lieu de travail n’est pas agréable et se sentent, de ce fait, moins motivé·e·s. (1) Les entreprises doivent donc adapter leurs politiques RH pour éviter le désengagement de leurs talents.
L’expérience employé est ainsi devenue une priorité pour les entreprises pour renforcer l’engagement de leurs salarié·e·s – et en attirer de nouveaux·elles. À la lumière de ce constat, il est nécessaire de repenser l’approche imaginée jusqu’alors pour (re)créer un environnement propice aux échanges, à la créativité et à la collaboration.
Ces interactions peuvent être physiques et virtuelles, mais aussi hybrides. Nous le voyons : la frontière entre le réel et virtuel s’estompe, offrant de nouvelles possibilités mais aussi problématiques à résoudre. Renforcer le lien au sein d’une équipe multisites, échanger avec le personnel de terrain, négocier avec des clients à l’autre bout du monde, créer des expériences immersives et ludiques au sein d’un team building ou pour le lancement d’un nouveau produit… Le champ des possibles de la collaboration hybride est immense et reste à explorer. “Nous n’arrêtons jamais d’explorer, et le terme de toute exploration sera le retour au point de départ”, disait Thomas Stearns Eliot.
Pour mieux explorer ces usages hybrides, il faut bien s’équiper. Le navire recherché ? Une technologie visant à recréer un espace collectif partagé, en temps réel.
C’est la promesse du métavers. Celle de “la fusion d’un univers virtuel avec des fonctionnalités qui sont ancrées dans le réel” (2) “pour retrouver en ligne le sentiment d’être entièrement présent, qui est propre au monde physique.” (3) Si l’on parle beaucoup de l’intérêt du métavers pour les lieux de rencontre informels ou les jeux vidéos, comment peut-il être appliqué à la collaboration ? Dans quelle mesure est-il un environnement optimal pour travailler ensemble ? Comment peut-il répondre à certains enjeux de la transformation de l’expérience employé ?
C’est ce que Saegus et Metagellan proposent d’explorer ensemble : démultiplier les usages de l’expérience employé dans le métavers. Grâce à ce partenariat, nous allions deux expertises, celle d’un acteur du conseil qui met l’employé·e et ses usages au cœur de son approche et celle d’un éditeur d’une plateforme facilitant l’accès au métavers.
Notre volonté est d’identifier et tester les nouveaux usages liés au métavers pour connaître leur valeur ajoutée et accompagner nos clients dans l’adoption de ces derniers. Tout comme Magellan (ou presque !), nous nous lançons dans l’aventure et débutons ce partenariat par une phase exploratoire pour préparer l’avenir.
“Je suis convaincue que le métavers permet de lever certaines barrières liées à la distance, à la langue ou encore à l’image de soi. Interagir dans le métavers, c’est organiser par exemple un séminaire d’équipe ou un forum de recrutement avec des personnes aux 4 coins du monde. Il ne s’agit pas de remplacer les interactions physiques mais de créer une nouvelle possibilité de travail permettant de contourner les contraintes du physique et du virtuel.
C’est d’ailleurs ce que nous avons expliqué aux Champions internationaux d’Orange en décembre dernier lors d’une Learning Expedition virtuelle. À cette occasion, les Champions – qui ont pour mission de relayer les nouvelles pratiques de travail d’Orange – ont découvert quelques cas d’usage liés au métavers illustrés par une démonstration. C’était un moment inspirant et immersif qui nous a permis à tou·te·s de voir l’expérience employé sous un nouvel angle.”
“Nous sommes ravis de démarrer ce partenariat avec Saegus. Les barrières d’accès au métavers sont pour le moment nombreuses : compréhension de ces nouveaux environnements virtuels, accessibilité, modélisation 3D et développement…
Les entreprises sont pourtant bel et bien à l’écoute de ce nouveau marché et souhaitent explorer son potentiel. Les solutions digitales innovantes que le métavers offre leur permettront de réinventer l’expérience collaborateur, notamment lors d’évènements corporate, séances de team-building ou autre forme d’animation digitale.
Notre solution Metagellan permet de franchir ces obstacles et faciliter l’accès à ces nouveaux univers pour toute société souhaitant y faire ses premiers pas. Notre collaboration avec Saegus, grâce à leur expertise dans l’expérience utilisateur digitale, nous permet d’offrir des solutions adaptées aux besoins de nos clients.”
La Power Platform de Microsoft est une suite d’outils qui permet à des collaborateurs – appelés dans ce cas les Citizen Developers – de créer rapidement des applications d’entreprise et automatiser des processus avec une faible implication du service informatique. Si cette approche facilite le développement et déploiement des applications en entreprise, elle y introduit de nouveaux défis et risques. Quels sont les modèles de gouvernance et comment choisir celui qui correspondra aux besoins d’une organisation ?
Que veut dire “gouverner la Power Platform” ?
La gouvernance est la stratégie de création et mise en pratique des normes qui régissent l’utilisation de la Power Platform. Ces politiques assurent la sécurisation des données, la gestion des applications et automatismes durant tout leur cycle de vie selon des normes établies, ainsi que la bonne répartition des droits et responsabilités au sein des équipes.
Pourquoi la gouvernance est-elle nécessaire ?
Gouverner la Power Platform est essentiel à son bon fonctionnement, pour plusieurs raisons :
Assurer la sécurité des données et la conformité de la Power Platformaux exigences réglementaires : sans une gouvernance appropriée, des données sensibles risquent d’être stockées dans des sources non-protégées et certaines applications peuvent être construites en violation des règles de conformité ;
Éviter la prolifération des applications : lorsque chaque membre d’une organisation peut créer ses propres applications sans l’intervention d’un service informatique, les applications peuvent proliférer, entraînant une surcharge des capacités de stockage, une incohérence dans la conception des applications et des difficultés à les maintenir dans le temps ;
Garantir des applications de qualité : des applications mal conçues peuvent entraîner la frustration des utilisateurs, une baisse de productivité et une augmentation des coûts de support. Une gouvernance appropriée garantit la qualité et la cohérence des applications déployées au sein d’une organisation ;
Maximiser le retour sur investissement (ROI) : en définissant des normes de développement encadrée par les politiques adaptées, les organisations assurent la production d’applications à forte valeur ajoutée, et donc la rentabilité de leur investissement dans la Power Platform ;
Promouvoir la collaboration et éviter la duplication des efforts : en créant un référentiel commun pour les applications approuvées et en facilitant leur promotion auprès des Citizen Developers, les organisations encouragent la collaboration entre les utilisateurs et évitent la multiplication des efforts sur une même problématique ;
Assurer la maintenabilité : les applications qui ne sont pas conçues ou documentées selon le référentiel de l’entreprise peuvent être difficiles, voire impossibles, à maintenir. Une gouvernance appropriée garantit que les applications sont conçues pour être maintenables dans le temps, évitant ainsi la surcharge des équipes en charge de leur gestion ;
Gérer le changement : la gestion du changement est une partie importante de tout projet de développement d’applications, mais elle le devient d’autant plus lorsqu’un grand nombre d’utilisateurs créent des applications en autonomie. La définition et diffusion de bonnes pratiques de gestion du changement garantit que les modifications apportées aux applications sont contrôlées et documentées, et que les parties prenantes sont informées de ces modifications.
Comment mettre en place une stratégie de gouvernance efficace et personnalisée ?
En amont ou après l’ouverture des services – ce que l’on appelle le Proactive ou Reactive Management –, il est rapidement nécessaire de contrôler, sinon surveiller, l’expansion de l’usage de la plateforme au sein d’une entreprise. Cependant, il n’est pas toujours simple d’appréhender l’étendue de la gouvernance ni d’identifier les actions à mettre en place en priorité.
La gouvernance est structurée en deux champs d’action : organisationnel et opérationnel.
La gouvernance organisationnelle : construire le cadre d’utilisation de la plateforme
L’équipe de gouvernance
La première étape (et sans doute la plus importante) d’un projet de gouvernance est de constituer une équipe d’administration résiliente et efficace avec les parties prenantes.
Au cœur de l’équipe, le Product Owner porte la vision de l’outil dans une entreprise et prend les décisions stratégiques. N’étant pas nécessairement issu d’un milieu technique, il est le principal interlocuteur de l’éditeur de la plateforme, Microsoft.
À ses côtés, l’administrateur Power Platform, souvent désigné parmi les collaborateurs IT, a les droits sur l’ensemble des produits et activités de la plateforme. Il est ainsi garant du bon déroulement des activités de maintenance, routine et communication concernant la roadmap. Il est aussi responsable de la gestion des capacités de stockage de données et licences liées à la Power Platform.
Pour compléter cette équipe, le référent Sécurité de la donnée, désigné parmi les équipes de cybersécurité, assure l’alignement des usages de la plateforme avec les règles et stratégies de conformité des données d’une entreprise. Son rôle est essentiel à la définition des stratégies de Data Loss Prevention (DLP), sur lesquelles nous reviendrons.
Il est recommandé d’inclure des professionnels en développement applicatif au sein de cette équipe pour identifier, construire et maintenir les solutions développées. Ces experts constitueront la base du Centre de Service : une équipe proposant des services professionnels (audit, coaching, développements) aux Citizen Developers.
Enfin, pour rester proche des utilisateurs finaux, le Product Owner peut mettre en place un processus d’interactions fréquentes. Il est courant de désigner des personnes qui relaieront auprès de l’équipe d’administration les besoins exprimés par les métiers, ainsi que les messages importants aux collaborateurs d’une équipe ou entité. Ces profils sont sélectionnés selon leur visibilité au sein d’une structure, leur intérêt pour la plateforme et leur proximité avec les métiers.
L’équipe de la Power Platform au complet
Le modèle de décision
Une fois les parties prenantes identifiées et réunies, il convient de définir la stratégie d’approche pour la prise de décision.
Pour assurer cette cohérence au niveau du groupe, retenons trois possibilités :
Une architecture centralisée au sein de laquelle les sujets de développement et gouvernance sont pris en charge au niveau du groupe par l’équipe d’administration de la Power Platform. Cette architecture assure la cohérence des développements en évitant les prises de décision isolées ;
Une architecture décentralisée, en créant une équipe d’administration pour chaque entité. Répartissant l’effort de la gouvernance sur un plus grand nombre d’équipes, cette structure favorise la flexibilité pour répondre à des besoins spécifiques ;
Une architecture mixte ou matricielle. La prise de décision est maintenue au niveau du groupe puisque l’équipe d’administration s’appuie sur des équipes dédiées à chaque entité. Cette structure réunit les avantages des architectures précédemment citées. Elle demande toutefois une plus grande coordination et communication des parties prenantes pour assurer qu’elle soit alignée à la vision du groupe tout en répondant aux besoins spécifiques de chaque entité.
Les 3 types d’architecture existants pour la prise de décision
Selon l’architecture choisie, les acteurs de la gouvernance devront fixer ensemble une méthodologie de gestion de projet, des instances régulières pour étudier chaque sujet et un dispositif de suivi des actions menées.
Ces architectures sont souvent liées à la structure d’une entreprise et son souhait de responsabiliser ou non ses entités. Par exemple, un grand groupe bancaire français que nous avons accompagné a choisi une architecture mixte, mieux adaptée au nombre important de collaborateurs auxquels les services de la Power Platform devaient être accessibles. L’équipe d’administration, ne pouvant pas assurer l’ensemble des actions nécessaires à la gouvernance, a donc choisi de responsabiliser sous sa supervision des personnes sélectionnées au sein de chaque entité.
Le cycle de vie des applications
La gestion du cycle de vie des applications (ou ALM, Application Lifecycle Management) désigne l’identification de l’ensemble des acteurs, outils et processus qui interviennent au cours de la vie d’une application ou d’un automatisme, de sa conception à sa suppression.
Elle fournit une cartographie permettant de gérer plus facilement les solutions développées. Il s’agit d’établir en amont un chemin que l’application ou l’automatisme suivra à travers l’écosystème applicatif d’une entreprise, établissant des jalons qui assureront la conformité, qualité et transparence des développements.
La double typologie d’utilisateurs – les Citizen Developers et les développeurs professionnels – rend l’approche ALM d’autant plus essentielle pour la gouvernance de la Power Platform. Une méthodologie développement incluant plusieurs phases avant la mise en production, des tests de conformité et de qualité, ainsi qu’une documentation technique et fonctionnelle, sont nécessaires pour des solutions critiques dont l’impact se fera sentir à grande échelle, mais elles ne sont pas adaptées au Citizen Development.
Répartition du Citizen Development et des développements professionnels selon la criticité du besoin et la taille de l’audience adressée
Une fois ces éléments définis, la mise en œuvre opérationnelle de la stratégie de gouvernance peut être lancée.
Mettre en œuvre les choix stratégiques : la gouvernance opérationnelle
Structurer
Pour cadrer l’utilisation de la plateforme, il est essentiel de structurer son espace en sous-espaces de développement isolés appelés “environnements”.
Chaque environnement possède sa gestion des droits, ses règles de capacité de stockage et ses normes de sécurité :
Le type d’un environnement influence significativement son utilisation. Selon qu’il soit bac-à-sable, de production ou développeur, chaque environnement a des capacités et contraintes qui lui sont propres. Identifier le rôle, l’audience et les limites d’un environnement est primordial pour choisir le type adapté ;
Les Data Loss Prevention (DLP) sécurisent l’utilisation de la donnée au sein des environnements. Certaines solutions nécessitent d’être connectées à des services externes à la Power Platform : c’est au niveau de l’environnement que les administrateurs peuvent limiter ces passerelles vers des jeux de données hétérogènes, garantissant ainsi la conformité d’utilisation ;
Les rôles et profils de sécurité gèrent les droits des utilisateurs au sein d’un environnement. Ils limitent l’accès à certaines données et restreignent l’utilisation des outils présents dans l’environnement.
Pour couvrir l’ouverture des services à une audience plus large, il est intéressant de définir des modèles – réplicables et adaptables selon les besoins – d’environnements. Les environnements dédiés à des développements professionnels, notamment ceux du centre de service, couvrent en général les trois phases de conception d’applications : le développement, les tests utilisateurs et la mise en production.
La mise en place d’un écosystème adéquat d’environnements assure la mise en pratique des normes de développement définies lors de la conception du cycle de vie des applications.
Surveiller
Après avoir franchi les premières étapes de structuration des environnements, l’équipe de gouvernance doit surveiller les développements sur le périmètre de l’entreprise. En ayant une visibilité complète sur la façon dont les utilisateurs utilisent les composants de la plateforme, elle peut prendre les décisions adaptées.
Dans ce but, plusieurs fonctionnalités sont déjà intégrées à Power Platform. Il est par exemple possible de surveiller l’utilisation de Dataverse pour s’assurer que les niveaux de consommation de la capacité correspondent aux estimations ; ou de mettre en place un système d’alertes et notifications sur des indicateurs précis comme l’apparition d’un nouveau connecteur ou le partage d’une application avec un nombre conséquent d’utilisateurs. Microsoft propose également une solution, le Centre d’excellence (CoE), assurant le suivi de l’utilisation de la plateforme et automatisant des règles de gestion ; elle facilite ainsi les actions de gouvernance de l’équipe d’administration.
Vous souhaitez en apprendre plus sur le Centre d’Excellence de la Power Platform ? Explorez ses composants ici.
Entretenir
Enfin, il est important d’accompagner et promouvoir l’utilisation des outils de la Power Platform en fournissant les ressources adéquates aux utilisateurs, qu’ils soient Citizen Developers ou professionnels. Définir des lignes directrices et responsabiliser chaque utilisateur est essentiel pour lui apprendre les normes de développement, bonnes pratiques et processus qu’il doit suivre. Toutefois, le rôle de l’équipe de gouvernance a également pour rôle de valoriser le travail des Citizen Developers en visibilisant leur travail au sein de la communauté (chemins de formation certifiants récompensant les utilisateurs avancés, accès plus permissifs, reconnaissance de la hiérarchie…).
Pour assurer cela, voici quelques actions que l’équipe de gouvernance peut mettre en place :
La création d’un espace communautaire au sein duquel les Citizens Developers et professionnels pourront interagir, partager des astuces et collaborer. C’est aussi un bon moyen pour l’équipe d’administration de communiquer directement avec les utilisateurs, tout en surveillant leurs difficultés et intérêts. Cette vision complète les statistiques d’utilisation de la plateforme fournis par le CoE pour accompagner la priorisation des actions de gouvernance ;
La mise en place d’un programme Champion que les utilisateurs pourront suivre pour devenir des porte-paroles de la plateforme et ce, en échange d’une visibilité accrue et d’interactions privilégiés avec les équipes en charge de la gouvernance ;
L’organisation d’événements récurrents préserve l’intérêt des utilisateurs pour la plateforme : sessions de découvertes pour guider les nouveaux arrivants, hackathons réunissant les porteurs de projets métiers et utilisateurs avancés pour imaginer des solutions fonctionnelles, assemblées présentant les solutions prometteuses à l’audience concernée…
Les lignes directrices présentées dans cet article sont une introduction au chantier qu’est la construction et mise en œuvre d’une stratégie de gouvernance efficace au sein d’une organisation. Vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet ou être accompagné·e·s par nos équipes Employee Experience ? Contactez-nous.
Vous souhaitez en apprendre plus sur les bonnes pratiques pour valoriser le rôle des Citizen Developers dans une organisation ? Découvrez notre article à ce sujet ici.
Au cours d’une semaine, 20% du travail d’un·e collaborateur·rice est consacré la recherche d’informations. Sur une année, cela représente 1 personne sur 5 qui passerait son temps à se consacrer à cette tâche.
Une activité chronophage que la méthode 5S se propose de résoudre. Trouvant sa source dans le Lean Management et le Lean Manufacturing, cette méthode est développée dans les années 1960 par Toyota pour améliorer la productivité de ses usines. L’entreprise cherchait alors à optimiser les processus de production en réduisant les temps sans valeur ajoutée, la complexité des actions et les causes de non-qualité. Comment ? En plaçant l’humain au centre de sa réflexion.
Cette méthode a rapidement connu un grand succès au-delà du secteur industriel. On en retrouve par exemple les grands principes dans les méthodes de Marie Kondō. Et pour cause : au travail comme dans la vie, notre environnement est souvent – et rapidement – encombré d’éléments inutiles, impactant notre qualité de vie et notre efficacité.
En quoi consiste la méthode 5S ? Comment l’appliquer pour améliorer et optimiser notre environnement de travail ?
Une méthode en 5 étapes
La méthode 5S puise son nom dans les cinq grands principes qui la constitue, dont chacun commence par la lettre « S » en japonais :
Ces cinq étapes correspondent à :
Trier : choisir ce qui nous est utile ou non. Garder ce que l’on utilise fréquemment ; à l’inverse, si un élément n’a pas été utilisé depuis un certain temps, l’archiver, le donner, le jeter ou le supprimer ;
Ranger/organiser : trouver une place logique pour stocker chaque élément, où il pourra facilement être retrouvé ;
Nettoyer : assurer la propreté à la fois des espaces et des éléments conservés, vérifier leur état et les réparer s’il y a lieu ;
Standardiser : créer et mettre en place des processus adaptés à la personne, équipe ou structure concernée pour garder les éléments en ordre ;
Pérenniser : répéter ces processus, régulièrement et rigoureusement, afin de les maintenir dans le temps.
Application dans un environnement de travail
La richesse de la méthode 5S se trouve dans la possibilité de l’appliquer à des contextes variés. Dans un environnement personnel (transitionner une garde-robe de l’hiver au printemps par exemple), certes, mais elle est particulièrement efficace dans un environnement de travail, au sein duquel plusieurs parties prenantes interviennent :
Matériel : garder son bureau propre et en ordre pour permettre à chacun·e de travailler sereinement et efficacement, ainsi que les espaces de travail communs (une salle de réunion par exemple) ;
Immatériel :trier et organiser les fichiers et données générés par une entreprise, une équipe ou un projet.
Les avantages de la méthode sont nombreux pour les collaborateur·rice·s :
Assurer le bien-être : le désordre entraîne une surcharge émotionnelle non-négligeable. Un environnement en ordre, qu’il soit matériel ou immatériel, assure de meilleures conditions de travail ;
Améliorer la productivité : grâce aux gains de temps et à la capitalisation des contenus. Cela laisse également place à une meilleure communication entre les équipes, à la prise d’initiatives et à une créativité déployée ;
Combattre la pollution numérique : les données dans le cloud sont stockées dans des data centers qui consomment beaucoup d’énergie et sont refroidis par de grandes quantités d’eau. En réduisant le volume de données, vous réduisez votre besoin de stockage, et donc la pollution numérique qu’il engendre ;
Réduire les coûts : en réduisant les gaspillages (matériels notamment), en maintenant la durée de vie des équipements et en diminuant les besoins en espaces de stockage.
Cas pratique : organiser un projet ou une équipe sur Teams
Appliquons maintenant cette méthode à la gestion des données et fichiers générés par un projet ou une équipe sur un outil de collaboration comme Teams. Si votre projet est organisé en agile, et donc structuré en instances régulières, la méthode 5S sera d’autant plus facilement applicable.
Nous recommandons d’abord de définir un “porteur” de la méthode : il ou elle sera garant·e de son application au sein de l’équipe, pourra répondre aux questions, donner des directives et surtout, la maintenir dans la durée.
Dans ce cadre, les étapes d’application de la méthode sont les suivantes :
Triez les documents selon leur statut : utile/en cours, à capitaliser, à supprimer. Si vous ne connaissez pas certaines ressources, vérifiez la date de la dernière modification et la personne concernée afin de pouvoir vous adresser à elle ;
Organisez vos fichiers : supprimez les documents obsolètes, mettez de côté les documents à capitaliser, ajustez l’arborescence (nous recommandons 3 niveaux d’arborescence maximum) ;
Vérifiez le bon état des documents à capitaliser : vérifiez que le niveau d’informations est à jour, corrigez les coquilles, anonymisez si besoin, assurez-vous qu’ils sont à la charte ;
Harmonisez les noms des documents et dossiers dans lesquels ils sont rangés. Communiquez sur le tri que vous avez effectué et donnez des directives pour garder l’espace de travail Teams en ordre ;
Réitérez ces étapes à instances régulières, selon les besoins du projet (générant plus ou moins de données) et le fonctionnement de votre équipe. Nous recommandons de le faire une fois par semaine.
À vous de jouer !
Conclusion
Enfin, n’oubliez pas d’impliquer vos équipes ! Formez-les à la méthode et prévoyez des audits d’équipe réguliers. Le secret de la méthode 5S réside dans le fait qu’elle s’applique de façon répétée. Consacrez 15 minutes de votre temps hebdomadaire au tri de votre environnement de travail, plutôt qu’une journée complète tous les six mois : vous gagnerez du temps et la tâche vous paraîtra moins grande.
Vous souhaitez en savoir plus et être accompagné par l’équipe Sustainable de notre département Employee Experience ?
Ces dernières années ont accéléré le changement des modes de travail, faisant évoluer avec eux les usages. Les interactions à distance se sont multipliées (télétravail, équipes réparties à travers le monde…) ; la présence physique, sur site, est moins fréquente qu’avant ; les bureaux des entreprises servent désormais des usages plus précis (atelier d’idéation, entretien d’évaluation, revue de carrière).
Cet éloignement physique a transformé le rapport des collaborateur·rice·s à leur entreprise. Le sentiment d’appartenance est moins fort, impactant l’engagement des salarié·e·s. Les signaux RH se sont transformés : ce désengagement, ou “démission silencieuse”, est difficile à percevoir. Les entreprises s’étant adaptées à ces nouveaux modes de travail (télétravail, outils de réunion à distance…) attirent et conservent plus de talents que celles qui ne les ont pas adoptés.
Les 3 piliers de l’expérience employé
Cette adaptation repose sur 3 piliers que Saegus combine dans la notion d’expérience employé :
Technologique : proposer les outils de communication et collaboration adaptés aux besoins des collaborateur·rice·s. Ces outils s’appuient aujourd’hui principalement sur le cloud, les rendant accessibles n’importe où, n’importe quand.
Physique : ou le phygital, soit l’optimisation ou l’aménagement de l’environnement de travail. Le but ? Obtenir une expérience sans couture entre le numérique et le physique, en y intégrant les prochains standards technologiques.
Humain : le maintien du lien, de la solidarité et l’engagement à l’appui des outils de collaboration et communication (intranets…). Cette expérience employé n’est possible que si les Ressources Humaines se saisissent des sujets de formation et d’adoption, à l’appui d’une culture d’entreprise solide et transparente. Enfin, faire en sorte que l’outboarding se passe aussi que l’onboarding : préserver la relation avec ses collaborateur·rice·s est essentiel, car un départ n’est pas forcément définitif aujourd’hui.
Accompagner les nouveaux usages digitaux est l’essence de Saegus. C’est pourquoi notre département Digital Workplace devient EMployee EXperience (EMEX) : en s’appuyant sur ces 3 piliers, nous accompagnons nos clients dans l’adoption de ces nouveaux modes de travail.
Nous remarquons qu’il n’existe aujourd’hui pas de solution clé en main pour piloter une mission d’adoption. Si l’on prend comme exemple les outils Microsoft 365, nous avons observé chez nos clients qu’il était compliqué de piloter une mission en analysant de près les usages, comme l’évolution de la communication chez les collaborateurs. Par exemple : l’envoi des emails diminue-t-il au profit de la collaboration sur Teams ?
Se pose alors la question : comment mieux mesurer l’engagement des collaborateurs pour l’utilisation des outils M365 et comment le faire vivre ?
Définir des indicateurs clés pour suivre les actions d’accompagnement sur le terrain
Nous sommes partis de deux constats. Tout d’abord, peu d’indicateurs clés sont aujourd’hui disponibles pour suivre les évolutions d’une mission. Microsoft propose un Dashboard figurant l’évolution et utilisation des outils Office 365, mais il contient beaucoup d’informations qui ne sont pas assez explicites pour nos clients ; granularité d’analyse pas assez fine, méthodes de calculs complexes et la donnée n’est rafraîchie qu’une fois par mois.
Au sein de nos missions, nous accompagnons les collaborateurs en suivant un plan d’adoption sur-mesure défini en accord avec les besoins et la culture de l’entreprise. Or pour en assurer la réussite, il est primordial de suivre les actions d’adoption de près (utilisateurs actifs, récurrents, département) et les actions menées (fréquence des accompagnements, sujets proposés, participants, taux de collaborateurs touchés par les accompagnements). Il était donc nécessaire de développer un outil pour faciliter cette tâche : le Dashboard d’adoption.
Dans le cadre d’une mission au dispositif complexe (24 sites différents en France et à l’étranger, plusieurs langues à traiter, plus de 16 000 collaborateurs), nous avons mis en place un Dashboard pour avoir une vision globale sur les accompagnements menés sur les outils M365 (coachings personnalisés pour prendre en main les options de réunion sur Teams, ateliers d’équipe pour mettre en place un flux automatisé pour des tâches à faible valeur ajoutée par exemple). Les équipes étant décentralisées, le Dashboard a pallié le manque de lien qu’il y avait entre le plan d’adoption établi et les actions sur le terrain. Plusieurs accompagnements avaient par exemple lieu en même temps sur des sites différents, menées par des personnes différentes. Il a donc fallu créer un cadre pour que la remontée d’informations par chaque intervenant soit faite de manière identique.
Nous avions maintenant des chiffres concrets à présenter (le nombre de participants aux accompagnements par site, pays et entité). Sur deux sites d’un même pays, nous avons constaté que l’un était très investi alors que l’autre moins : les chiffres étaient respectivement très élevés et très bas. En comprenant que d’un côté, une personne transmettait les communications aux collaborateurs du site, nous avons mis en place de l’autre les actions adaptées : contacter les relais, comprendre pourquoi les communications n’étaient pas relayées, trouver des solutions et adapter le programme à cette population. C’est le Dashboard qui nous a permis de mieux identifier les zones de risque, ainsi que les actions concrètes à mettre en place en face de résultats non concluants.
Écran d’accueil : vue globale de l’utilisation de Microsoft 365 sur le nombre d’utilisateurs actifs par application sur les 30 derniers jours
Faire vivre l’engagement fait pleinement partie du plan d’adoption. Le piloter de près permet de se rendre compte du niveau d’engagement à des moments clés. La mission précédemment citée a été menée en période de COVID : grâce à ce Dashboard de pilotage, nous avons pu identifier les zones de risque, être plus agiles et restructurer notre stratégie plus rapidement. Le dispositif initial devait avoir lieu en présentiel à 100% (chaque intervenant devait se rendre sur les sites pour accompagner les collaborateurs), mais le confinement nous a obligé à le revoir sur la base de nouveaux indicateurs. Une liste de personnes clé a été formée en priorité aux outils. Nous avons adapté le Dashboard pour suivre de près l’engagement de ces personnes. Avec du recul, nous avons aussi observé les limites des accompagnements à distance. Dès que les conditions sanitaires l’ont permis, nous avons accompagnés sur site les pays qui en avaient le plus besoin.
Forts de cette expérience sur le terrain, nos équipes EMEX et Data ont ensemble créé une solution clé en main visant à donner une vision globale sur l’engagement et utilisation des outils des collaborateurs ainsi que le pilotage des actions menées par les consultants sur le terrain. L’objectif : faciliter la prise de décision en cours de mission et mettre en lumière l’évolution des usages au sein de l’entreprise.
Vue générale de l’utilisation de Teams
L’outil : un Dashboard clé en main au service du client
L’objectif de ce nouvel outil est de répondre aux problématiques d’accompagnement mentionnées, mais aussi d’être une solution flexible. Le déploiement des outils de la suite Office 365 n’est pas toujours fait en une seule fois ; certains clients migrent progressivement leur architecture On-Premises vers le cloud. Cette phase de transition peut être monitorée avec des sources de données différentes (une source On-Premises et une source cloud) en adaptant l’outil à cet effet. Les outils à monitorer ne sont pas forcément tous sur Office (salles de réunions, installation des logiciels sur les postes de travail). Un produit agile est tout naturel dans un tel contexte.
Vue détaillée de l’utilisation des applications Microsoft 365
Cette solution clé en main comporte plusieurs avantages :
Le Dashboard clé en main s’adapte aux outils déjà existants dans l’entreprise, sur le principe des “composants sur étagère“. Le client peut choisir les outils qu’il souhaite monitorer ;
Un déploiement accéléré de la solution en entreprise grâce à des composants technologiques disponibles par exemple sur la plateforme Azure ;
Des choix technologiques variés selon le contexte de déploiement. Le client peut par exemple choisir d’utiliser une base de données déjà existante pour minimiser les coûts de fonctionnement liés à la création et maintenabilité du produit ;
La chaine de valeur de la donnée étant totalement maitrisée, il est tout à fait envisageable de se servir de ce produit comme un socle solide pour l’adoption, puis d’y ajouter des extensions pour des usages internes à l’entreprise ;
Le produit suit les évolutions des API Microsoft pour que ses indicateurs soient à jour ;
Le design visuel du rapport est adaptable aux besoins du client pour qu’il s’intègre au mieux à l’écosystème déjà en place.
Concernant la partie technique :
Stockage de données : PostgreSQL sur Azure. La solution est flexible et peu onéreuse ;
Extraction des données : nous utilisons l’API Graph de Microsoft ;
Langage : nous utilisons Python couplé à Azure Data Factory pour les traitements et Azure Blob Storage pour le stockage des fichiers ;
Accès aux données : nous utilisons un Service Principal qui nous donne la possibilité de ne pas attribuer de droits à un utilisateur en particulier ;
Visualisation : notre choix s’est naturellement tourné vers Power BI pour compléter cette suite Microsoft/Azure.
Dans ce contexte, l’avantage de Power Bi est qu’il est parfaitement intégré aux outils de la suite Office 365. Nous bénéficions ainsi à la fois de Metrics (visuels d’objectifs de Power BI) et des fonctionnalités d’intégration dans Teams. Les données vont à l’utilisateur – et non l’inverse. L’utilisateur peut par exemple intégrer des visuels dans PowerPoint pour présenter des chiffres clés (grâce à la dernière mise à jour Power BI).
Conclusion
Forts de notre expertise et nos expériences sur le terrain, nous sommes convaincus que ce Dashboard de pilotage clé en main permet à nos clients d’avancer avec une meilleure visibilité. C’est une vraie valeur ajoutée pour piloter plus précisément une mission, identifier des zones de risque plus rapidement et donc être plus agile pour se réorganiser et structurer. Ne l’oublions pas : il est plus simple pour les parties prenantes de se rendre compte de l’évolution des usages au sein de leur entreprise à l’appui d’éléments concrets et résultats clairs.
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