Si le principe de travail hybride n’est pas nouveau, il a récemment connu une nouvelle impulsion. La crise sanitaire a provoqué un profond bouleversement dans l’organisation du travail en entreprise, nécessitant la mise en place de nouveaux usages. Les meetings dits hybrides, distanciels et présentiels, se sont développés. Dans un même temps, les outils qui permettent de les mettre en place se sont déployés. Grâce à leur utilisation, il est possible de travailler sereinement, à distance comme en entreprise, sans perdre en productivité et en rendement.
#1 La mise en place de nouveaux usages
Travailler en hybride implique l’utilisation d’outils adaptés permettant de capitaliser les méthodes de travail mises en place, puis de les pérenniser. En télétravail, un bon équipement (ordinateur avec webcam, casque de qualité avec micro), et la possibilité de pouvoir accéder à distance aux données de l’entreprise sont essentiels. Dans un même temps, la simplification des outils de travail permet une meilleure collaboration des équipes entre elles, et donc d’optimiser la productivité. Les applications interactives telles que Whiteboard, Klaxoon, Forms ou Planner facilitent ce travail en équipe. Le déploiement offert par Teams est intéressant pour les meetings à distance, auxquels il apporte une fluidité et une sécurité optimales. Pour des réunions à plus grande échelle, Live Event est particulièrement adapté.
Pour être simple et efficace, l’expérience de travail doit être intégrée à un environnement plus global. En effet, si les moyens mis à disposition en entreprise ne permettent pas de travailler de manière performante, le développement du travail hybride ne sera pas concluant, entraînant à terme un désintérêt pour l’utilisation des outils déployés. Par le phygital, l’organisation des réunions à distance est simplifié, ce qui est d’autant plus nécessaire aujourd’hui car les équipes sont souvent réparties à travers le monde.
Pour assurer la performance et la productivité des collaborateurs, la configuration et l’équipement des salles en entreprise devient donc essentielle. Depuis l’apparition du Cloud, les terminaux traditionnels comme l’ordinateur, devenus de simples transmetteurs d’information, ne sont plus aussi indispensables qu’avant. Les Microsoft Teams Rooms offrent par exemple une meilleure expérience de collaboration : équipées de caméras directionnelles (que vous pouvez découvrir chez Saegus ici) et pouvant être complétées par des outils comme le Surface Hub, ces salles permettent de mieux communiquer et échanger tous ensemble. Les logiciels tels que Klaxoon, Miro ou Foreseeds, utilisant la gamification pour accroître l’intelligence collective, complètent cette expérience hybride du travail.
#2 Les bonnes pratiques
L’engagement de tous les collaborateurs est nécessaire à la réussite de cette expérience de travail globale. Il faut accompagner et former chacun à l’utilisation de ces outils, afin que les méthodes de travail mises en place soient bien ancrées. Des temps de formation doivent être envisagés, et des espaces d’échange créés afin de pouvoir discuter des difficultés rencontrées. Dans les Microsoft Teams Rooms, des supports explicatifs et des cas d’usage peuvent être mis à disposition. En favorisant cette adoption à long terme, la productivité sera maintenue en distanciel comme en présentiel.
Piloter ou participer à des meetings hybrides de qualité peut se révéler ardu, car ils peuvent aussi faire perdre le contact entre les collaborateurs d’une équipe. L’organisation et la durée idéales pour conserver l’attention de chacun sont des points à réfléchir. Pour répondre à ces problématiques, les principes de l’agilité et de la transparence permettent de mieux travailler en équipe. Il est important d’avoir une bonne prise de contact avec les membres de son équipe en étant disponible et en échangeant régulièrement avec eux afin de connaître l’avancée de leurs projets. Il faut aussi veiller à donner de la visibilité sur le travail réalisé pour clarifier certains points, reformuler une demande ou s’assurer de la bonne compréhension d’une tâche donnée. Cette transparence est nécessaire afin de bien faire avancer chaque projet.
#3 Maintenir le relationnel
Pour maintenir un bon relationnel avec ses collaborateurs, plusieurs habitudes peuvent être adoptées. Il est important d’activer sa caméra, notamment lors de meetings avec des personnes que l’on rencontre pour la première fois. Afin de gagner en efficacité, il est préférable d’inviter exclusivement les personnes concernées par les sujets abordés, et de poser des questions ouvertes afin de ne pas monopoliser la parole. En équipe, des temps de partage informel, permettant d’échanger sur la semaine de chacun, peuvent être bénéfiques. En créant ces moments privilégiés, il est possible de mieux échanger ensuite sur les projets, les points d’alerte et les succès. Il convient également de respecter les temps de travail de chacun, en ne prévoyant pas de meeting pendant la pause déjeuner ou après les horaires habituels. Lorsque cela est possible, le maintien d’espaces physiques de rencontre s’intègre pleinement à ces pratiques.
Le mode de travail en hybride, véritable accélérateur de l’efficacité collective, accompagne un changement profond des méthodes et pratiques à tous les niveaux d’une organisation. Dans ce cadre, les pratiques managériales doivent également être transformées. C’est d’ailleurs un enjeu fondamental aujourd’hui : bien piloter et accompagner des équipes (pouvant travailler complètement à distance), afin de veiller à leur bien-être et s’assurer de leur engagement et de la qualité du « delivery ».
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Rédigé par Khaled Loumi, Manager Digital Workplace, et Laura Jimenez, Consultante Digital Workplace.
