Aujourd’hui, le hub collaboratif permet de réunir les collaborateurs d’une entreprise autour d’une culture digitale commune. Mais bien souvent une partie d’entre eux est mise de côté, c’est notamment le cas des « cols bleus », ces salariés qui sont principalement sur le terrain.
Que ce soit d’un point de vue pratique, structurelle ou même stratégique, les conséquences sont multiples et créent une transformation numérique à deux vitesses, malgré les nombreuses solutions qui sont présentes sur le marché.
Eviter de creuser l’écart avec les cols bleus
Selon une récente étude, les employés de terrain seraient plus de 2 milliards dans le monde et sont souvent en contact direct avec des clients, d’où l’intérêt pour Microsoft de vouloir adresser cette population qui représente un marché colossal.
Dans le cadre de la transformation digitale, négliger ces employés de terrain reviendrait à créer un fossé entre cols bleus et cols blancs et donc d’avoir un décalage dans la collaboration et la communication au sein de l’entreprise.
C’est sur ce créneau précis que Microsoft ambitionne de se positionner grâce notamment, à son application Teams qui permet de cibler ce type de population de travailleurs.
Une utilisation de Teams via mobile
Aves Teams, Microsoft a ajouté de nouvelles fonctionnalités permettant une utilisation optimale sur la version mobile pour les cols bleus, avec un outil de planification, de gestion et de collaboration baptisé « Shifts », qui remplace l’application Microsoft StaffHub.
Aujourd’hui, plus de 75% des Français ont un smartphone. L’objectif de Microsoft est de permettre à tous les employés de pouvoir travailler ATAWAD (Any Time, AnyWhere and Any Device). Ce qui permettrait d’avoir des conditions de travail plus confortables et un impact positif sur la performance des employés qui seraient plus flexibles et mieux outillés.
Quelles nouveautés avec Teams ?
On retrouve ainsi les fonctionnalités suivantes :
- Le partage de position des mobiles,
- La possibilité d’enregistrer et de partager des messages audios en toute sécurité.
Ces fonctionnalités seront contrôlables par les administrateurs, tout comme la possibilité d’utiliser l’API Graph for Shifts pour intégrer Shifts à d’autres systèmes de planification et de gestion de la main-d’œuvre.
Au revoir StaffHub…
Microsoft StaffHub était jusqu’à maintenant l’application destinée aux employées de terrain (hors production) dans Office 365, mais depuis le 1er Octobre 2019, StaffHub est définitivement supprimé. Tout utilisateur souhaitant ouvrir l’application se verra désormais afficher un message lui suggérant de télécharger Teams.
Les fonctionnalités de StaffHub, comme la planification et la gestion des tâches seront migrées vers Teams dans Shifts et Home.
Dans sa roadmap stratégique Microsoft souhaite à long terme faciliter l’utilisation de Teams faisant de lui le hub collaboratif pour toutes les entreprises et les employés dans le monde.
Malgré tout, avant de commencer sa transformation digitale, il est nécessaire d’identifier sur le terrain les populations, leurs usages, leurs besoins et leurs contraintes. Cette phase est primordiale afin de faciliter la pertinence de la démarche et l’approbation par toutes les parties prenantes du projet. Le but ici est de penser « mobile first » et de prendre en compte également le top management qui joue un rôle primordial dans la conduite du changement.
Ainsi, grâce à Shifts, les employés de terrain opérant en « première ligne » sont outillés pour être efficaces et disponibles en toute situation (planning, appel téléphonique, partage de fichiers, conversation de groupe).
Pourquoi Shift et pas un autre ?
Mais alors, quelles sont les fonctionnalités proposées par Shifts dans Teams ? Quel avantage concurrentiel avons-nous à utiliser cette application au lieu d’une autre concurrente ? Et dans quelle mesure Shifts est-il une réelle réponse à la problématique des cols bleus ?
Tout comme son prédécesseur StaffHub, Shifts doit permettre aux managers, de créer des emplois du temps, de publier, de partager des informations et de communiquer avec leurs équipes. De manière générale, un employé de terrain ne travaille pas assis derrière un bureau toute la journée. Ils pourront ainsi grâce à Shifts afficher les « shifts » à venir, changer de shift avec un autre employé, proposer des shifts à l’équipe, ou encore accéder aux fichiers et aux informations et discuter avec d’autres membres de l’équipe.
De plus, on retrouve de nouvelles fonctionnalités qui viennent apporter une meilleure expérience utilisateur : une expérience mobile personnalisable, le partage de la position, l’intégration de la caméra, un modèle de stratégie de configuration spécifique aux employés de terrain, l’enregistrement et le partage de messages audio…
En conclusion
Selon SAEGUS, Shifts a un très gros potentiel de taux d’utilisation dans les entreprises, car il est totalement intégré à Teams qui est le fer de lance de Microsoft. Cependant, attention à bien faire adopter les bons usages de l’outil et avoir une roadmap bien claire et définie pour ne pas perdre en route une partie des collaborateurs.
Nous estimons que Shifts sera très largement plébiscité par rapport à ses concurrents grâce à la puissance de l’outil Teams qui permet de rassembler au même endroit toutes les fonctionnalités nécessaires au bon déroulement d’une journée de travail pour un employé de terrain. Le fait de se positionner en mobile first joue un avantage majeur dans la propagation de l’outil qui s’adresse à la nouvelle génération très connectée qui utilise son smartphone pour de nombreuses actions du quotidien.