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Notre mission auprès d’un grand acteur de la construction, comptant plus de 220 000 collaborateurs à travers le monde, a commencé en février 2020. Dans ce cadre, nous avons travaillé en étroite collaboration avec l’équipe chargée d’accompagner l’ensemble des collaborateurs du groupe souhaitant améliorer et maîtriser leur environnement de travail grâce aux outils digitaux. Après deux semaines en immersion pour comprendre le fonctionnement du service, nous avons rendu un rapport d’étonnement concentrant les actions des six mois à venir.

Notre proposition visait à compléter et à booster une base solide d’adoption : masterclasses, formations, fiches pratiques, support fonctionnel VIP et utilisateurs, programme ambassadeur, etc. Le principal objectif était de multiplier par trois le nombre de personnes accompagnées par l’équipe en interne.

À l’heure du confinement, il fallut repenser les méthodes d’accompagnement largement basées sur le présentiel : créer une dynamique d’équipe solide et efficace, répondre à une soudaine augmentation de sessions et de guides d’accompagnement et construire un cadre propice à l’apprentissage à distance étaient au centre de notre réflexion. Nous devions aussi déjà penser à préparer « l’après confinement ».

Cette conjoncture particulière a permis à l’équipe interne d’être identifiée par un grand nombre de collaborateurs, notamment sur les sujets Microsoft 365. En septembre, il était nécessaire de proposer une solution rapide et peu onéreuse pour faciliter le travail des managers, des assistants et du département des ressources humaines pour mieux gérer le retour ponctuel sur site des collaborateurs.

Développée en 1 mois avec l’aide du département Data Saegus et des services applicatifs du groupe, en utilisant les licences Microsoft déjà à disposition, nous avons proposé une Power App visant à faciliter l’organisation du télétravail : accessible sur mobile et desktop depuis Teams, elle permet à chacun d’ajouter ses jours de télétravail sur les quatre semaines à venir. Chaque jour, un récapitulatif des saisies est automatiquement envoyé à chaque manager via Power Automate. Enfin, un tableau de bord Power BI offre une vue d’ensemble spécifique à chaque manager et permet de télécharger un récapitulatif en format pdf. Plusieurs parcours sont disponibles et activés selon les directives gouvernementales : présence ponctuelle sur site, présence ponctuelle à distance, etc.

Grâce à une collaboration entre l’équipe interne, les ressources humaines et les services infrastructures et applicatifs, l’ensemble du dispositif fut livré 1 mois après la réception de la demande. L’ensemble des collaborateurs concernés l’ont adopté en 1 semaine.

Dans l’élan du lancement de la Power Platform, le projet a aussi su dépasser son propre cadre : aujourd’hui, un an seulement après le début de la mission, plusieurs équipes du groupe travaillent à la mise en place d’un centre de service dédié à l’automatisation des processus individuels et d’équipe, notamment grâce aux outils de la Power Platform.

Pour en savoir plus, et pour être accompagné sur un projet d’adoption, contactez nos expert·e·s Workplace et Data !

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Rédigé par Sihem Fayard et Maïlys Richard, Consultantes Digital Workplace

Annoncée il y a quelques jours, la plateforme Microsoft Viva fait déjà beaucoup réagir sur les réseaux. D’une révolution dans le monde de l’expérience employé à une imbrication de fonctions existantes, les équipes Saegus partagent leur point de vue sur la preview du produit et vous explique pourquoi c’est un sujet à suivre… de près !  

Un lancement tant attendu

Voilà le genre d’annonce qui nous fait adorer notre métier : l’expérience salarié, et le digital workplace ne cessent d’évoluer et les acteurs du marché ne manquent ni d’idées, ni d’innovations pour s’adapter aux évolutions de notre société. 

Chez Saegus, cela fait quelques années maintenant que nous prédisons l’arrivée du Working Hub – espace de travail qui centralise tout l’environnement dont le collaborateur a besoin pour ses tâches professionnelles quotidiennes – mais nous n’imaginions pas une telle annonce de Microsoft si rapidement. 

Et le timing est en effet parfait. 

Qui pourrait encore douter, après cette pandémie, que les collaborateurs sont l’actif premier de l’entreprise et que la qualité des interactions entre eux, mais aussi avec leur écosystème de clients et partenaires, est le premier facteur de réussite – ou de survie – de l’entreprise ? Qui pourra arguer contre le fait que les nouveaux modes de travail imposés, et subis pour s’adapter aux contraintes sanitaires, n’appelleront pas à une modification profonde et durables des usages collaboratifs en entreprise ? 

Microsoft présente ainsi Viva comme la première plateforme d’expérience salarié (EXP Employee eXperience Platform) disponible sur le marché. 

 Alors, vraie révolution ou nouveau packaging d’offres existantes ? Nous vous partageons nos premiers sentiments sur les previews auxquelles nous avons pu assister. 

Un rapide tour du propriétaire

Viva s’articule autour de 4 piliers :  

  • Viva Insights  dont la promesse est d’améliorer le bien-être en entreprise sur la base d’analytics permettant de suivre l’activité de l’équipe en proposant pro activement des aménagements et améliorations dans l’organisation du travail  
  • Viva Topics  qui propose d’accéder à l’information pertinente, en fonction de son profil, de ses centres d’intérêts et publications, pour améliorer la pertinence et réduire le temps de recherche d’information  
  • Viva Learning  qui regroupe des modules de formations proposés par Microsoft, LinkedIn, mais permet également d’intégrer des formations produites par l’entreprise, tout en gérant les parcours de formation et leur suivi  
  • Viva Connections  qui regroupera les contenus publiés par l’entreprise ou les collaborateurs, à destination des populations au bureau ou sur le terrain 

Un air de déjà-vu ?

Alors évidemment Microsoft Viva ne part pas de la page blanche et ces piliers rappellent des usages déjà existants au travers de services au sein de l’offre existante Microsoft365 tels que :  

  • Microsoft Delve pour Viva Topics 
  • Microsoft Workplace Analytics pour Viva Insights 
  • Microsoft Sharepoint et Yammer pour Viva Connections 
  • Microsoft Learning pour … Viva learning 

Ce dernier semble néanmoins pousser la promesse plus loin que le service existant, puisqu’il permettrait non seulement d’agréger plusieurs sources de contenu, mais également d’intégrer des LMS (Learning Management System) tiers. 

Enfin l’ensemble de ces services est proposé dans une coquille ressemblant très fortement au Teams que nous connaissons aujourd’hui (avec le système de navigation à gauche et les onglets en haut). 

De nombreuses nouveautés

Viva incarne certainement la première solution dont le potentiel est d’aller jusqu’au bout de la vision que nous avions chez Saegus du Working Hub :  

  • ne plus avoir besoin de passer d’un environnement à l’autre pour réaliser ses tâches 
  • pouvoir poursuivre son travail en passant d’un device à un autre, ou d’un endroit à l’autre 
  • disposer d’un socle commun de contenus, mais sachant se contextualiser selon notre actualité immédiate pour optimiser notre temps 
  • intégrer de façon holistique des systèmes tiers, facilement 

Et finalement l’enjeu est bien là : 

  • Avoir une plateforme de travail qui ne nous fasse pas travailler plus, mais mieux 
  • Avoir une aide du digital pour améliorer notre confort et l’équilibre pro/ perso, et non pas pour rester ultra connectés au monde professionnel tout le temps 
  • Avoir une plateforme qui ne soit pas pensée que pour et par des collaborateurs au bureau, mais également pour tous ceux qui ont été oubliés du Digital Workplace de première génération : les collaborateurs sur le terrain 

What’s next ?

Comme le cloud a été un prérequis pour activer le digital workplace, le working hub en est un pour évoluer vers le smart workplace. Pour préciser, la notion de smart workplace poussée par Saegus n’est pas encore aboutie à ce jour, mais préfigure d’un modèle où l’environnement de travail du salarié sera amélioré, soutenu par une intelligence artificielle, capable de prendre à sa charge dans un premier temps les charges routinières du salarié (pose de congés, organisation de rdv…), pour pouvoir, dans un second temps, proposer pro activement de prendre en charge des actions plus complexes (arbitrages sur un dossier en cours, proposition de réunion avec les personnes concernées…) sous la direction/ validation du salarié. 

Pour ce faire, et comme pour tout sujet lié à l’IA, c’est d’abord le volume de données et leur qualité qui définira la performance de cette intelligence. Le Working Hub visant justement à centraliser tous les services nécessaires au salarié, il est naturellement imaginable que l’exploitation des données sera rendue plus simple, et que donc, les services proposés par l’IA s’enrichissent pour se prévaloir d’une appellation Smart Workplace.  

Dans le monde professionnel, peu d’acteurs peuvent se targuer de disposer d’autant de données que Microsoft qui traite les données des salariés : mails, agendas, publications, réseaux d’interlocuteurs pour ne citer que ceux-là. Viva Insights est une première étape vers le smart workplace, et même si cela reste à ce jour un service d’analytics, nous pouvons être amenés à penser que Microsoft est en bonne position pour être l’un des tout premiers acteurs à pouvoir proposer demain un Smart Workplace, fort des données traitées au travers de l’ensemble des services de Viva. Reste, comme pour toute évolution majeure, la gestion de l’adoption de ces nouveaux usages qui apparaissent souvent bien plus rapidement que la capacité d’adaptation de la structure qui les accueille. Il ne faudrait pas que cette solution qui promet d’améliorer la qualité de notre vie professionnelle deviennent une source d’angoisse supplémentaire… 

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Avec le lancement d’Azure Purview, Microsoft devient le premier cloud provider majeur à faire son entrée dans un domaine aujourd’hui incontournable pour les entreprises : la gouvernance des données.

L’exploitation des données et des analytics est devenue de plus en plus critique et stratégique, que ce soit pour optimiser les ressources, revoir les processus et les produits ou réviser les business models, afin d’en tirer un avantage concurrentiel ou comme prendre les bonnes décisions pour traverser les crises.

La gouvernance, maillon essentiel dans la stratégie des entreprises pour accomplir leur objectif de transformation « data-driven », nécessite la mise en place d’une organisation dédiée, la définition et la distribution de rôles à l’ensemble des acteurs qui manipulent, créent ou utilisent de l’information. Elle a pour objet d’établir la connaissance du patrimoine de données et d’assurer la fiabilité des informations mises à disposition.

« La réalisation de cet objectif est un défi constant dans l’histoire des données et de l’analyse, car son écosystème continue à être complexe et hétérogène » comme l’a souligné Julia White lors du lancement de Purview en décembre dernier.

Ce concept n’est en effet pas nouveau et a toujours été un immense challenge, porté par la mise en œuvre de grands projets décisionnels puis par l’émergence des plateformes Big Data.

Microsoft avait déjà fait ses premiers pas dans ce domaine, avec la mise en œuvre des systèmes BI avec sa solution MDS sur SQL server 2008 R2, puis avec l’émergence des solutions cloud et l’ouverture du service Azure Data Catalog en 2016.

Microsoft effectue aujourd’hui une avancée majeure dans le domaine de la gouvernance (Azure Data Catalog se limitant à la découverte et la compréhension des données), en proposant avec Azure Purview une plateforme unifiée de gouvernance des données qui automatise les fonctions de discovery, de catalogue, de cartographie, et de suivi du cycle de vie des données.

La promesse d’Azure Purview est de centraliser la gestion de grands volumes de données et surtout de les répertorier de manière automatisée.

En effet, la solution dispose de fonctionnalités pour classer et cataloguer les données, qu’elles proviennent d’applications internes, hébergées en mode SaaS (via l’API d’Apache Atlas), stockées dans le cloud ou On-Premise ou encore provenant d’applications de reporting comme Power BI.

Grâce à des fonctionnalités d’IA, Purview permet également de reconnaitre automatiquement les données qu’elles soient structurées ou non ce qui permet d’identifier leurs liens et de les classifier ce qui facilite ainsi leur utilisation.

Le service fournit en complément un moteur sémantique pour la recherche des données par mot-clé, par type (numérique, texte, date…) ou par format (csv, json, document…), issu de glossaires gérés directement par les entreprises ou bien grâce à des templates qui sont proposés par la solution.

Enfin Purview permet aussi de reconnaitre différentes typologies de données (comme des données personnelles ou sensibles) afin d’assurer le respect des règles de sécurité et compliance et fournit également des fonctionnalités de gestion des rôles et des accès grâce à l’intégration dans Azure AD.

Microsoft fait ainsi une entrée remarquée dans un domaine concurrentiel ou se côtoient des poids lourds tels qu’Informatica, Talend, Collibra ou bien des startups récentes comme Zeenea ou Data Galaxy.

La valeur ajoutée du nouveau service Microsoft réside dans son probable impact auprès des entreprises dont Azure est le principal service cloud. Son adoption pourrait donc rapidement lui permettre de gagner des parts de marché, et d’asseoir définitivement Microsoft comme le leader des systèmes de gestion de l’information.

Rohan Kumar, Vice-Président en charge des activités Azure Data précise que « l’investissement dans Purview va durer plusieurs semestres et la prochaine étape sera davantage axée sur les politiques de gouvernance », démontrant la volonté de Microsoft de se placer comme un acteur incontournable du domaine de la gouvernance des données.

Avec le lancement de Purview, le géant du cloud a également annoncé la disponibilité générale de Synapse Analytics, qui lui permet de se doter d’une plateforme unique et complète, rassemblant l’intégration, le stockage, l’analyse et donc la gouvernance des données d’entreprise.

Si vous voulez en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.

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Rédigé par Julien Ayral, Manager Data Driven Business.

Nous sommes ravis d’avoir participé au Microsoft Inspire, l’événement annuel de l’éditeur qui réunit tout son écosystème chaque été, pendant près d’une semaine.

 

 

Du 14 au 18 juillet dernier, Saegus était présent à cette édition pour faire état des grands changements à venir et des nouvelles annonces. Notre Président Marc Trilling était accompagné de Frédéric Brajon, Cofondateur – Directeur Général, de Cédric Dauvillier, Senior Manager Digital Workplace et de Julien Ayral, Senior Manager Data Driven Business, pour représenter le cabinet et s’informer des nouveautés de l’éditeur, désireux de prendre connaissance des contours de l’offre Microsoft afin d’enrichir les nôtres ainsi que notre vision.

 

Participer à un tel événement est une occasion de se forger une opinion sur la stratégie et l’avenir des produits Microsoft, toutes ces informations étant largement partagées pendant les keynotes de présentations, mais aussi via les échanges entretenus avec l’ensemble des parties prenantes (Responsables de projets, Chefs de produits, etc.).

Nous en avons tiré un bénéfice certain pour réorienter nos offres, rester en veille des solutions collaboratives et donc mieux conseiller nos clients qui souhaitent connaitre les solutions adéquates, mieux à même de répondre à leurs besoinsDigital Workplace ou Data.

La sécurisation des solutions est aussi un point sur lequel nous veillons constamment et regardons de près, contrainte que nos clients ne déjugent pas, et sujet largement évoqué pendant les 4 jours.

 

Ainsi nous avons pu faire un tour d’horizon des solutions telles que Teams, cette dernière étant au cœur des attentions de l’éditeur, gagnant du terrain dans les entreprises de toutes tailles grâce à sa simplicité et les perspectives d’innovation tournées vers l’intelligence artificielle.

Les annonces ont également marqué l’ambition de migrer une grosse part de la base installée de Microsoft vers le Cloud, de réaliser des démonstrations invraisemblables sur le principe de l’hologramme avec l’Holoportation…

 

En définitive, nous sommes ressortis avec davantage de détails sur l’environnement Microsoft, sa santé financière au beau fixe accusant un chiffre d’affaires en croissance de 15% par rapport à l’année précédente, porté principalement par Office 365, la gamme Surface (sujet pour lequel nous avons consacré un article) et Azure.

Tout ceci vient enrichir notre regard autant sur la partie Digital Workplace que Data et Innovation, enrichissant aussi le spectre de solutions que nous étudions constamment pour proposer la meilleure proposition de valeur à nos clients.

 

Si vous souhaitez nous consulter pour recevoir un bilan de la conférence “Inspire”, nous restons à votre entière disposition.

 

En décembre 2016, Microsoft faisait l’acquisition de Linkedin pour 26 milliards de dollars, en restant assez flou sur les impacts d’un tel rachat. 9 mois plus tard, le rachat commence à porter ses fruits via une première intégration entre Linkedin et Office365.

 

Les deux plateformes s’associent au sein d’une fonctionnalité appelée Profile Cards. Il sera possible d’importer son profil Linkedin dans Office365 -sur Outlook dans un premier temps- et ainsi d’avoir plus de contexte sur les collaborateurs, leur poste, parcours et compétences qu’il soit interne ou externe à l’entreprise.

Source: https://content.linkedin.com/content/dam/press/images/UPDATED-Current-Global-Membership_Q12016.jpg

 

 

Microsoft présente les avantages suivant à cette nouvelle intégration :

“You’ll have a quick and easy way to find more information about the people you work with, all without having to leave your workflow.”

Mais au delà de l’intégration Outlook prévue dès Octobre, la connexion sera progressivement déployée sur les autres briques de la suite Office365 et laisse présager une vraie nouvelle valeur ajoutée.

Enfin un vrai profil enrichi au service de la collaboration

Depuis une dizaine d’années, les outils associés au digital workplace accordent une importance croissante à l’utilisateur : ce n’est plus le contenu en soit qui prime, mais les interactions entre les personnes autour de celui-ci. Les outils sont passés d’une logique content centric à une logique people centric.

Les plateformes ont cherché à décloisonner le partage d’information et la collaboration dans les organisations : faciliter la rencontre au delà des silos traditionnels, réunir des équipes éloignées géographiquement ou dans l’organisation au sein de communautés projets ou d’expertises. Le pré-requis pour tout cela : un profil riche permettant à la fois aux utilisateurs de savoir avec qui ils travaillent, quel est leur background, quelles sont leurs expertises…

Si ces profils sont souvent alimentés avec l’annuaire de l’entreprise, ils sont rarement complètement remplis par les utilisateurs (on a souvent constaté des taux de remplissage inférieurs à 10% chez nos clients). Et c’est précisément ce problème que vient de résoudre Microsoft en intégrant Linkedin à sa suite Office 365.

Tout le monde n’a certes pas de compte Linkedin, mais :

  • On compte 11 millions de compte en France, soit 39% de la population active,

  • L’engagement y est important (53% des utilisateurs s’y connectent au moins une fois par semaine). Il y a donc fort à parier que les profils sont bien plus à jour sur Linkedin que en “interne”, et pour cause, c’est notre vitrine sur le marché de l’emploi.

Microsoft résout donc (presque) le problème du profil enrichi vide, pré-requis essentiel pour une organisation réellement agile & collaborative. Mais au-delà du simple remplissage de la fiche profil, deux autres éléments de la roadmap Microsoft ont attiré notre attention :

  • Les données Linkedin sont disponibles sur les API Microsoft Graph, cela devrait permettre prochainement d’utiliser ces datas au sein d’applications tierces. On peut imaginer par exemple retrouver demain ces données dans différentes applications métiers, ou la création de services divers. L’application de rencontre intra entreprise Never Eat Alone pourrait par exemple être plus intelligente grâce à ces informations.

  • Bing for Business aujourd’hui en preview privée sera prochainement disponible, il devrait permettre une recherche unifiée sur toutes les briques Office 365, avec la couche d’intelligence de l’algorithme Bing. C’est un point essentiel pour l’exploitation du potentiel de cette intégration Linkedin : c’est grâce à cette sur-couche d’intelligence que le collaborateur sera demain en mesure de rencontrer la bonne personne, au bon moment pour que l’organisation exécute et solutionne ses problèmes toujours plus rapidement.

Si vous souhaitez venir discuter de Digital Workplace, tester les usages de demain au sein de notre Lab ou échanger autour d’Office 365, n’hésitez pas à contacter gaelle.pommereau@saegus.com.

Pierre