Expérience employé et métavers, vers de nouvelles façons de collaborer ?
Saegus et Metagellan signent un nouveau partenariat
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Étiquette : Employee Experience
En quelques années, nos pratiques de travail se sont transformées, faisant émerger de nouveaux usages : télétravail, travail hybride, horaires flexibles… En 2022, 35 % des salarié·e·s témoignent qu’ils pourraient quitter leur entreprise s’ils·elles sont contraint·e·s d’être en présentiel à temps plein. 37% pensent également que leur lieu de travail n’est pas agréable et se sentent, de ce fait, moins motivé·e·s. (1) Les entreprises doivent donc adapter leurs politiques RH pour éviter le désengagement de leurs talents.
L’expérience employé est ainsi devenue une priorité pour les entreprises pour renforcer l’engagement de leurs salarié·e·s – et en attirer de nouveaux·elles. À la lumière de ce constat, il est nécessaire de repenser l’approche imaginée jusqu’alors pour (re)créer un environnement propice aux échanges, à la créativité et à la collaboration.
Ces interactions peuvent être physiques et virtuelles, mais aussi hybrides. Nous le voyons : la frontière entre le réel et virtuel s’estompe, offrant de nouvelles possibilités mais aussi problématiques à résoudre. Renforcer le lien au sein d’une équipe multisites, échanger avec le personnel de terrain, négocier avec des clients à l’autre bout du monde, créer des expériences immersives et ludiques au sein d’un team building ou pour le lancement d’un nouveau produit… Le champ des possibles de la collaboration hybride est immense et reste à explorer. “Nous n’arrêtons jamais d’explorer, et le terme de toute exploration sera le retour au point de départ”, disait Thomas Stearns Eliot.
Pour mieux explorer ces usages hybrides, il faut bien s’équiper. Le navire recherché ? Une technologie visant à recréer un espace collectif partagé, en temps réel.
C’est la promesse du métavers. Celle de “la fusion d’un univers virtuel avec des fonctionnalités qui sont ancrées dans le réel” (2) “pour retrouver en ligne le sentiment d’être entièrement présent, qui est propre au monde physique.” (3) Si l’on parle beaucoup de l’intérêt du métavers pour les lieux de rencontre informels ou les jeux vidéos, comment peut-il être appliqué à la collaboration ? Dans quelle mesure est-il un environnement optimal pour travailler ensemble ? Comment peut-il répondre à certains enjeux de la transformation de l’expérience employé ?
C’est ce que Saegus et Metagellan proposent d’explorer ensemble : démultiplier les usages de l’expérience employé dans le métavers. Grâce à ce partenariat, nous allions deux expertises, celle d’un acteur du conseil qui met l’employé·e et ses usages au cœur de son approche et celle d’un éditeur d’une plateforme facilitant l’accès au métavers.
Notre volonté est d’identifier et tester les nouveaux usages liés au métavers pour connaître leur valeur ajoutée et accompagner nos clients dans l’adoption de ces derniers. Tout comme Magellan (ou presque !), nous nous lançons dans l’aventure et débutons ce partenariat par une phase exploratoire pour préparer l’avenir.
“Je suis convaincue que le métavers permet de lever certaines barrières liées à la distance, à la langue ou encore à l’image de soi. Interagir dans le métavers, c’est organiser par exemple un séminaire d’équipe ou un forum de recrutement avec des personnes aux 4 coins du monde. Il ne s’agit pas de remplacer les interactions physiques mais de créer une nouvelle possibilité de travail permettant de contourner les contraintes du physique et du virtuel.
C’est d’ailleurs ce que nous avons expliqué aux Champions internationaux d’Orange en décembre dernier lors d’une Learning Expedition virtuelle. À cette occasion, les Champions – qui ont pour mission de relayer les nouvelles pratiques de travail d’Orange – ont découvert quelques cas d’usage liés au métavers illustrés par une démonstration. C’était un moment inspirant et immersif qui nous a permis à tou·te·s de voir l’expérience employé sous un nouvel angle.”
“Nous sommes ravis de démarrer ce partenariat avec Saegus. Les barrières d’accès au métavers sont pour le moment nombreuses : compréhension de ces nouveaux environnements virtuels, accessibilité, modélisation 3D et développement…
Les entreprises sont pourtant bel et bien à l’écoute de ce nouveau marché et souhaitent explorer son potentiel. Les solutions digitales innovantes que le métavers offre leur permettront de réinventer l’expérience collaborateur, notamment lors d’évènements corporate, séances de team-building ou autre forme d’animation digitale.
Notre solution Metagellan permet de franchir ces obstacles et faciliter l’accès à ces nouveaux univers pour toute société souhaitant y faire ses premiers pas. Notre collaboration avec Saegus, grâce à leur expertise dans l’expérience utilisateur digitale, nous permet d’offrir des solutions adaptées aux besoins de nos clients.”
Résumer ce qu’est l’expérience collaborateur en un seul paragraphe est une tâche bien trop ambitieuse… bien trop ambitieuse tant le sujet est vaste.
Mais j’aime les défis, alors je m’y risque quand même !
Avant de m’y risquer, je me permettrai quelques anglicismes pour plus de facilité et je parlerai dans cet article d’EMEX pour définir l’expérience collaborateur (EMployee EXperience).
Lorsque nous avons parlé pour la première fois d’EMEX, celle-ci est venue se mettre en miroir de l’expérience client. Nous avons alors évoqué l’EMEX comme l’ensemble des interactions et expériences vécues par un collaborateur au sein de l’entreprise, dans les moments clés de son parcours comme dans son quotidien professionnel, de son recrutement (onboarding) jusqu’à son départ (offboarding).
Depuis, cette définition s’est enrichie. Plusieurs autrices et auteurs ont affiné cette analyse et cette description.
L’un des plus inspirants est, selon moi, Jacob Morgan. Il est d’ailleurs biographié comme un conférencier, auteur, mais aussi futuriste. Son dernier ouvrage, The Employee Experience Advantage*, donne de nombreuses pistes pour documenter l’EMEX et définir une stratégie ambitieuse pour offrir la meilleure expérience possible à tous les talents de votre entreprise.
L’avantage du point de vue de Jacob Morgan est d’enrichir la réflexion en positionnant 3 environnements pour définir ce que représente l’expérience d’un collaborateur.
Pour chaque environnement, il y a des briques et sujets à adresser pour garantir que l’EMEX est bonne. Tout l’intérêt de sa vision réside dans la connexion de ces 3 environnements. Dès lors, on ne peut traiter de l’EMEX qu’en s’attachant à investiguer les 3 environnements.
Pourquoi je vous parle de ce contexte ?
Parce que s’il y a bien un sujet qui parcourt les 3 environnements, c’est le Learning.
Car oui, offrir des programmes de développement de carrière est une décision nécessaire pour avoir des collaborateurs fidèles et plus performants. Donner des perspectives d’évolution permet de créer une culture d’entreprise saine, dans laquelle la strate managériale comprend mieux les besoins et aspirations des personnes sous leur responsabilité.
Saviez-vous par exemple que Sephora a créé une plateforme entièrement dédiée à la formation ?
Les bénéfices de telles initiatives sont nombreux :
Les personnes formées se sentent valorisées
Les personnes formées améliorent leur performance
Les personnes formées apprennent de nouvelles choses et enrichissent leur domaine de compétence
Les entreprises formatrices nourrissent leur image de marque employeur
Les entreprises formatrices retiennent leurs Talents
Les entreprises formatrices génèrent de l’attraction candidat
C’est vous dire à quel point ce sujet devient stratégique pour le People Management.
Une question majeure se pose alors ; quel est le point d’entrée pour les contenus dédiés au Learning ? Car oui, pour offrir aux collaborateurs une expérience sans couture, il convient de se poser la question de leur parcours. Comment accéder aux contenus ? Comment les partager ? Comment adapter ces contenus au profil de chaque collaborateur·rice ?
Tadam !
C’est là qu’entre en scène la plateforme d’expérience employé (nous avons définitivement décidé de stopper l’utilisation du mot “intranet”).
Il y a un fort intérêt aujourd’hui à considérer une plateforme d’EMEX comme un Hub et un point d’accès unique pour accéder à des contenus multiples. L’offre de Learning est évidemment une part importante des contenus que les organisations devraient être en mesure de proposer de façon simple.
Je vois plusieurs avantages à positionner les contenus Learning sur les plateformes d’EMEX.
Un point d’entrée unique
Je crois fortement que nos entreprises de demain seront toutes digitalisées. Ceux qui auront fait le pari de considérer une plateforme performante aujourd’hui seront les entreprises innovantes de demain. Évidemment, quand je parle de point d’entrée unique, je pense aussi aux populations frontline qui, encore aujourd’hui, se trouvent trop peu adressées et embarquées dans ces sujets.
Un contenu adapté
Si votre plateforme a été provisionnée et profilée à partir d’une source de vérité unique, vous pourrez alors personnaliser votre contenu en fonction de vos utilisateurs. Ce souhait ne devrait pas être un rêve inaccessible. Nos talents internes méritent une expérience unique et immersive.
Une communication facilitée
Puisque tous vos contenus se trouvent sur une seule interface, vous aurez tout à gagner à créer des points de communication multiples pour promouvoir vos contenus de formation : dans vos communautés, sur vos pages froides, dans des news chaudes… Vous aurez même la possibilité de créer des campagnes de communication spécifiques et des push de notification pour garantir aux utilisateurs la possibilité de trouver la bonne information au bon moment.
Une conception unifiée
En disposant d’une plateforme unique, nous pouvons également harmoniser les prises de parole. Cela permet à nos utilisateurs de développer une relation plus étroite avec la marque employeur et renforcer leur sentiment d’appartenance – étant l’un des enjeux ultimes de l’EMEX.
J’ai travaillé récemment sur plusieurs sujets de plateformes d’expérience employé et ai eu à résoudre ces problématiques. Bien heureusement, certains éditeurs prennent déjà une longueur d’avance en adressant dès à présent le volet Learning et en le valorisant comme un cas d’usage majeur.
C’est le cas de LumApps, qui considère le site d’une organisation comme une Digital Workplace à part entière. Au-delà des traditionnelles attentes en termes de communication interne et partage communautaire, on constate une forte attente concernant l’accès à des contenus de formation et développement. En intégrant ces contenus à une plateforme LumApps, nous réussissons le challenge de mettre à disposition de l’utilisateur toutes les informations qui lui seront utiles.
Vous serez alors en mesure de promettre “une plateforme unique pour des expériences infinies”.
Et c’est alors que la magie opère…
Vous vous souvenez de mon illustre compagnon de lecture Jacob Morgan ? En positionnant le Learning sur une plateforme d’expérience collaborateur, nous aurons réalisé un travail sur :
L’environnement physique puisque nous aurons mis ces contenus à disposition sur une Digital Workplace ;
L’environnement technologique puisque nous offrirons à nos utilisateurs une interface sans couture qui facilitera leur accès à l’information ;
L’environnement culturel puisque nous aurons renforcé notre image de marque employeur et, plus globalement, nous aurons soutenu notre EVP (employee value proposition).
Je vais donc clôturer cet article en citant Jacob Morgan (in English of course, ses livres n’étant pas encore traduits… What a pity !) :
Learning and development is designed to make sure that employees never stop learning and adapting to the changing world. Learning and development helps make sure that we continue to grow as individuals. Instead of taking learners to great learning, you should be taking great learning to your learners. This means that you can be anywhere in the world and get access to a top-notch learning infrastructure.
Que vous soyez à la DSI, la RH, la Com, en équipe de LMS, que vous fassiez du People Management, emparez-vous de ce sujet, et vite !
Vous souhaitez en savoir plus ou être accompagnés par nos équipes de la Factory ?
*Source : The Employee Experience Advantage – Jacob MORGAN – 2017
La Power Platform de Microsoft est une suite d’outils qui permet à des collaborateurs – appelés dans ce cas les Citizen Developers – de créer rapidement des applications d’entreprise et automatiser des processus avec une faible implication du service informatique. Si cette approche facilite le développement et déploiement des applications en entreprise, elle y introduit de nouveaux défis et risques. Quels sont les modèles de gouvernance et comment choisir celui qui correspondra aux besoins d’une organisation ?
Que veut dire “gouverner la Power Platform” ?
La gouvernance est la stratégie de création et mise en pratique des normes qui régissent l’utilisation de la Power Platform. Ces politiques assurent la sécurisation des données, la gestion des applications et automatismes durant tout leur cycle de vie selon des normes établies, ainsi que la bonne répartition des droits et responsabilités au sein des équipes.
Pourquoi la gouvernance est-elle nécessaire ?
Gouverner la Power Platform est essentiel à son bon fonctionnement, pour plusieurs raisons :
Assurer la sécurité des données et la conformité de la Power Platformaux exigences réglementaires : sans une gouvernance appropriée, des données sensibles risquent d’être stockées dans des sources non-protégées et certaines applications peuvent être construites en violation des règles de conformité ;
Éviter la prolifération des applications : lorsque chaque membre d’une organisation peut créer ses propres applications sans l’intervention d’un service informatique, les applications peuvent proliférer, entraînant une surcharge des capacités de stockage, une incohérence dans la conception des applications et des difficultés à les maintenir dans le temps ;
Garantir des applications de qualité : des applications mal conçues peuvent entraîner la frustration des utilisateurs, une baisse de productivité et une augmentation des coûts de support. Une gouvernance appropriée garantit la qualité et la cohérence des applications déployées au sein d’une organisation ;
Maximiser le retour sur investissement (ROI) : en définissant des normes de développement encadrée par les politiques adaptées, les organisations assurent la production d’applications à forte valeur ajoutée, et donc la rentabilité de leur investissement dans la Power Platform ;
Promouvoir la collaboration et éviter la duplication des efforts : en créant un référentiel commun pour les applications approuvées et en facilitant leur promotion auprès des Citizen Developers, les organisations encouragent la collaboration entre les utilisateurs et évitent la multiplication des efforts sur une même problématique ;
Assurer la maintenabilité : les applications qui ne sont pas conçues ou documentées selon le référentiel de l’entreprise peuvent être difficiles, voire impossibles, à maintenir. Une gouvernance appropriée garantit que les applications sont conçues pour être maintenables dans le temps, évitant ainsi la surcharge des équipes en charge de leur gestion ;
Gérer le changement : la gestion du changement est une partie importante de tout projet de développement d’applications, mais elle le devient d’autant plus lorsqu’un grand nombre d’utilisateurs créent des applications en autonomie. La définition et diffusion de bonnes pratiques de gestion du changement garantit que les modifications apportées aux applications sont contrôlées et documentées, et que les parties prenantes sont informées de ces modifications.
Comment mettre en place une stratégie de gouvernance efficace et personnalisée ?
En amont ou après l’ouverture des services – ce que l’on appelle le Proactive ou Reactive Management –, il est rapidement nécessaire de contrôler, sinon surveiller, l’expansion de l’usage de la plateforme au sein d’une entreprise. Cependant, il n’est pas toujours simple d’appréhender l’étendue de la gouvernance ni d’identifier les actions à mettre en place en priorité.
La gouvernance est structurée en deux champs d’action : organisationnel et opérationnel.
La gouvernance organisationnelle : construire le cadre d’utilisation de la plateforme
L’équipe de gouvernance
La première étape (et sans doute la plus importante) d’un projet de gouvernance est de constituer une équipe d’administration résiliente et efficace avec les parties prenantes.
Au cœur de l’équipe, le Product Owner porte la vision de l’outil dans une entreprise et prend les décisions stratégiques. N’étant pas nécessairement issu d’un milieu technique, il est le principal interlocuteur de l’éditeur de la plateforme, Microsoft.
À ses côtés, l’administrateur Power Platform, souvent désigné parmi les collaborateurs IT, a les droits sur l’ensemble des produits et activités de la plateforme. Il est ainsi garant du bon déroulement des activités de maintenance, routine et communication concernant la roadmap. Il est aussi responsable de la gestion des capacités de stockage de données et licences liées à la Power Platform.
Pour compléter cette équipe, le référent Sécurité de la donnée, désigné parmi les équipes de cybersécurité, assure l’alignement des usages de la plateforme avec les règles et stratégies de conformité des données d’une entreprise. Son rôle est essentiel à la définition des stratégies de Data Loss Prevention (DLP), sur lesquelles nous reviendrons.
Il est recommandé d’inclure des professionnels en développement applicatif au sein de cette équipe pour identifier, construire et maintenir les solutions développées. Ces experts constitueront la base du Centre de Service : une équipe proposant des services professionnels (audit, coaching, développements) aux Citizen Developers.
Enfin, pour rester proche des utilisateurs finaux, le Product Owner peut mettre en place un processus d’interactions fréquentes. Il est courant de désigner des personnes qui relaieront auprès de l’équipe d’administration les besoins exprimés par les métiers, ainsi que les messages importants aux collaborateurs d’une équipe ou entité. Ces profils sont sélectionnés selon leur visibilité au sein d’une structure, leur intérêt pour la plateforme et leur proximité avec les métiers.
L’équipe de la Power Platform au complet
Le modèle de décision
Une fois les parties prenantes identifiées et réunies, il convient de définir la stratégie d’approche pour la prise de décision.
Pour assurer cette cohérence au niveau du groupe, retenons trois possibilités :
Une architecture centralisée au sein de laquelle les sujets de développement et gouvernance sont pris en charge au niveau du groupe par l’équipe d’administration de la Power Platform. Cette architecture assure la cohérence des développements en évitant les prises de décision isolées ;
Une architecture décentralisée, en créant une équipe d’administration pour chaque entité. Répartissant l’effort de la gouvernance sur un plus grand nombre d’équipes, cette structure favorise la flexibilité pour répondre à des besoins spécifiques ;
Une architecture mixte ou matricielle. La prise de décision est maintenue au niveau du groupe puisque l’équipe d’administration s’appuie sur des équipes dédiées à chaque entité. Cette structure réunit les avantages des architectures précédemment citées. Elle demande toutefois une plus grande coordination et communication des parties prenantes pour assurer qu’elle soit alignée à la vision du groupe tout en répondant aux besoins spécifiques de chaque entité.
Les 3 types d’architecture existants pour la prise de décision
Selon l’architecture choisie, les acteurs de la gouvernance devront fixer ensemble une méthodologie de gestion de projet, des instances régulières pour étudier chaque sujet et un dispositif de suivi des actions menées.
Ces architectures sont souvent liées à la structure d’une entreprise et son souhait de responsabiliser ou non ses entités. Par exemple, un grand groupe bancaire français que nous avons accompagné a choisi une architecture mixte, mieux adaptée au nombre important de collaborateurs auxquels les services de la Power Platform devaient être accessibles. L’équipe d’administration, ne pouvant pas assurer l’ensemble des actions nécessaires à la gouvernance, a donc choisi de responsabiliser sous sa supervision des personnes sélectionnées au sein de chaque entité.
Le cycle de vie des applications
La gestion du cycle de vie des applications (ou ALM, Application Lifecycle Management) désigne l’identification de l’ensemble des acteurs, outils et processus qui interviennent au cours de la vie d’une application ou d’un automatisme, de sa conception à sa suppression.
Elle fournit une cartographie permettant de gérer plus facilement les solutions développées. Il s’agit d’établir en amont un chemin que l’application ou l’automatisme suivra à travers l’écosystème applicatif d’une entreprise, établissant des jalons qui assureront la conformité, qualité et transparence des développements.
La double typologie d’utilisateurs – les Citizen Developers et les développeurs professionnels – rend l’approche ALM d’autant plus essentielle pour la gouvernance de la Power Platform. Une méthodologie développement incluant plusieurs phases avant la mise en production, des tests de conformité et de qualité, ainsi qu’une documentation technique et fonctionnelle, sont nécessaires pour des solutions critiques dont l’impact se fera sentir à grande échelle, mais elles ne sont pas adaptées au Citizen Development.
Répartition du Citizen Development et des développements professionnels selon la criticité du besoin et la taille de l’audience adressée
Une fois ces éléments définis, la mise en œuvre opérationnelle de la stratégie de gouvernance peut être lancée.
Mettre en œuvre les choix stratégiques : la gouvernance opérationnelle
Structurer
Pour cadrer l’utilisation de la plateforme, il est essentiel de structurer son espace en sous-espaces de développement isolés appelés “environnements”.
Chaque environnement possède sa gestion des droits, ses règles de capacité de stockage et ses normes de sécurité :
Le type d’un environnement influence significativement son utilisation. Selon qu’il soit bac-à-sable, de production ou développeur, chaque environnement a des capacités et contraintes qui lui sont propres. Identifier le rôle, l’audience et les limites d’un environnement est primordial pour choisir le type adapté ;
Les Data Loss Prevention (DLP) sécurisent l’utilisation de la donnée au sein des environnements. Certaines solutions nécessitent d’être connectées à des services externes à la Power Platform : c’est au niveau de l’environnement que les administrateurs peuvent limiter ces passerelles vers des jeux de données hétérogènes, garantissant ainsi la conformité d’utilisation ;
Les rôles et profils de sécurité gèrent les droits des utilisateurs au sein d’un environnement. Ils limitent l’accès à certaines données et restreignent l’utilisation des outils présents dans l’environnement.
Pour couvrir l’ouverture des services à une audience plus large, il est intéressant de définir des modèles – réplicables et adaptables selon les besoins – d’environnements. Les environnements dédiés à des développements professionnels, notamment ceux du centre de service, couvrent en général les trois phases de conception d’applications : le développement, les tests utilisateurs et la mise en production.
La mise en place d’un écosystème adéquat d’environnements assure la mise en pratique des normes de développement définies lors de la conception du cycle de vie des applications.
Surveiller
Après avoir franchi les premières étapes de structuration des environnements, l’équipe de gouvernance doit surveiller les développements sur le périmètre de l’entreprise. En ayant une visibilité complète sur la façon dont les utilisateurs utilisent les composants de la plateforme, elle peut prendre les décisions adaptées.
Dans ce but, plusieurs fonctionnalités sont déjà intégrées à Power Platform. Il est par exemple possible de surveiller l’utilisation de Dataverse pour s’assurer que les niveaux de consommation de la capacité correspondent aux estimations ; ou de mettre en place un système d’alertes et notifications sur des indicateurs précis comme l’apparition d’un nouveau connecteur ou le partage d’une application avec un nombre conséquent d’utilisateurs. Microsoft propose également une solution, le Centre d’excellence (CoE), assurant le suivi de l’utilisation de la plateforme et automatisant des règles de gestion ; elle facilite ainsi les actions de gouvernance de l’équipe d’administration.
Vous souhaitez en apprendre plus sur le Centre d’Excellence de la Power Platform ? Explorez ses composants ici.
Entretenir
Enfin, il est important d’accompagner et promouvoir l’utilisation des outils de la Power Platform en fournissant les ressources adéquates aux utilisateurs, qu’ils soient Citizen Developers ou professionnels. Définir des lignes directrices et responsabiliser chaque utilisateur est essentiel pour lui apprendre les normes de développement, bonnes pratiques et processus qu’il doit suivre. Toutefois, le rôle de l’équipe de gouvernance a également pour rôle de valoriser le travail des Citizen Developers en visibilisant leur travail au sein de la communauté (chemins de formation certifiants récompensant les utilisateurs avancés, accès plus permissifs, reconnaissance de la hiérarchie…).
Pour assurer cela, voici quelques actions que l’équipe de gouvernance peut mettre en place :
La création d’un espace communautaire au sein duquel les Citizens Developers et professionnels pourront interagir, partager des astuces et collaborer. C’est aussi un bon moyen pour l’équipe d’administration de communiquer directement avec les utilisateurs, tout en surveillant leurs difficultés et intérêts. Cette vision complète les statistiques d’utilisation de la plateforme fournis par le CoE pour accompagner la priorisation des actions de gouvernance ;
La mise en place d’un programme Champion que les utilisateurs pourront suivre pour devenir des porte-paroles de la plateforme et ce, en échange d’une visibilité accrue et d’interactions privilégiés avec les équipes en charge de la gouvernance ;
L’organisation d’événements récurrents préserve l’intérêt des utilisateurs pour la plateforme : sessions de découvertes pour guider les nouveaux arrivants, hackathons réunissant les porteurs de projets métiers et utilisateurs avancés pour imaginer des solutions fonctionnelles, assemblées présentant les solutions prometteuses à l’audience concernée…
Les lignes directrices présentées dans cet article sont une introduction au chantier qu’est la construction et mise en œuvre d’une stratégie de gouvernance efficace au sein d’une organisation. Vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet ou être accompagné·e·s par nos équipes Employee Experience ? Contactez-nous.
Vous souhaitez en apprendre plus sur les bonnes pratiques pour valoriser le rôle des Citizen Developers dans une organisation ? Découvrez notre article à ce sujet ici.
Au cours d’une semaine, 20% du travail d’un·e collaborateur·rice est consacré la recherche d’informations. Sur une année, cela représente 1 personne sur 5 qui passerait son temps à se consacrer à cette tâche.
Une activité chronophage que la méthode 5S se propose de résoudre. Trouvant sa source dans le Lean Management et le Lean Manufacturing, cette méthode est développée dans les années 1960 par Toyota pour améliorer la productivité de ses usines. L’entreprise cherchait alors à optimiser les processus de production en réduisant les temps sans valeur ajoutée, la complexité des actions et les causes de non-qualité. Comment ? En plaçant l’humain au centre de sa réflexion.
Cette méthode a rapidement connu un grand succès au-delà du secteur industriel. On en retrouve par exemple les grands principes dans les méthodes de Marie Kondō. Et pour cause : au travail comme dans la vie, notre environnement est souvent – et rapidement – encombré d’éléments inutiles, impactant notre qualité de vie et notre efficacité.
En quoi consiste la méthode 5S ? Comment l’appliquer pour améliorer et optimiser notre environnement de travail ?
Une méthode en 5 étapes
La méthode 5S puise son nom dans les cinq grands principes qui la constitue, dont chacun commence par la lettre « S » en japonais :
Ces cinq étapes correspondent à :
Trier : choisir ce qui nous est utile ou non. Garder ce que l’on utilise fréquemment ; à l’inverse, si un élément n’a pas été utilisé depuis un certain temps, l’archiver, le donner, le jeter ou le supprimer ;
Ranger/organiser : trouver une place logique pour stocker chaque élément, où il pourra facilement être retrouvé ;
Nettoyer : assurer la propreté à la fois des espaces et des éléments conservés, vérifier leur état et les réparer s’il y a lieu ;
Standardiser : créer et mettre en place des processus adaptés à la personne, équipe ou structure concernée pour garder les éléments en ordre ;
Pérenniser : répéter ces processus, régulièrement et rigoureusement, afin de les maintenir dans le temps.
Application dans un environnement de travail
La richesse de la méthode 5S se trouve dans la possibilité de l’appliquer à des contextes variés. Dans un environnement personnel (transitionner une garde-robe de l’hiver au printemps par exemple), certes, mais elle est particulièrement efficace dans un environnement de travail, au sein duquel plusieurs parties prenantes interviennent :
Matériel : garder son bureau propre et en ordre pour permettre à chacun·e de travailler sereinement et efficacement, ainsi que les espaces de travail communs (une salle de réunion par exemple) ;
Immatériel :trier et organiser les fichiers et données générés par une entreprise, une équipe ou un projet.
Les avantages de la méthode sont nombreux pour les collaborateur·rice·s :
Assurer le bien-être : le désordre entraîne une surcharge émotionnelle non-négligeable. Un environnement en ordre, qu’il soit matériel ou immatériel, assure de meilleures conditions de travail ;
Améliorer la productivité : grâce aux gains de temps et à la capitalisation des contenus. Cela laisse également place à une meilleure communication entre les équipes, à la prise d’initiatives et à une créativité déployée ;
Combattre la pollution numérique : les données dans le cloud sont stockées dans des data centers qui consomment beaucoup d’énergie et sont refroidis par de grandes quantités d’eau. En réduisant le volume de données, vous réduisez votre besoin de stockage, et donc la pollution numérique qu’il engendre ;
Réduire les coûts : en réduisant les gaspillages (matériels notamment), en maintenant la durée de vie des équipements et en diminuant les besoins en espaces de stockage.
Cas pratique : organiser un projet ou une équipe sur Teams
Appliquons maintenant cette méthode à la gestion des données et fichiers générés par un projet ou une équipe sur un outil de collaboration comme Teams. Si votre projet est organisé en agile, et donc structuré en instances régulières, la méthode 5S sera d’autant plus facilement applicable.
Nous recommandons d’abord de définir un “porteur” de la méthode : il ou elle sera garant·e de son application au sein de l’équipe, pourra répondre aux questions, donner des directives et surtout, la maintenir dans la durée.
Dans ce cadre, les étapes d’application de la méthode sont les suivantes :
Triez les documents selon leur statut : utile/en cours, à capitaliser, à supprimer. Si vous ne connaissez pas certaines ressources, vérifiez la date de la dernière modification et la personne concernée afin de pouvoir vous adresser à elle ;
Organisez vos fichiers : supprimez les documents obsolètes, mettez de côté les documents à capitaliser, ajustez l’arborescence (nous recommandons 3 niveaux d’arborescence maximum) ;
Vérifiez le bon état des documents à capitaliser : vérifiez que le niveau d’informations est à jour, corrigez les coquilles, anonymisez si besoin, assurez-vous qu’ils sont à la charte ;
Harmonisez les noms des documents et dossiers dans lesquels ils sont rangés. Communiquez sur le tri que vous avez effectué et donnez des directives pour garder l’espace de travail Teams en ordre ;
Réitérez ces étapes à instances régulières, selon les besoins du projet (générant plus ou moins de données) et le fonctionnement de votre équipe. Nous recommandons de le faire une fois par semaine.
À vous de jouer !
Conclusion
Enfin, n’oubliez pas d’impliquer vos équipes ! Formez-les à la méthode et prévoyez des audits d’équipe réguliers. Le secret de la méthode 5S réside dans le fait qu’elle s’applique de façon répétée. Consacrez 15 minutes de votre temps hebdomadaire au tri de votre environnement de travail, plutôt qu’une journée complète tous les six mois : vous gagnerez du temps et la tâche vous paraîtra moins grande.
Vous souhaitez en savoir plus et être accompagné par l’équipe Sustainable de notre département Employee Experience ?
Ces dernières années ont accéléré le changement des modes de travail, faisant évoluer avec eux les usages. Les interactions à distance se sont multipliées (télétravail, équipes réparties à travers le monde…) ; la présence physique, sur site, est moins fréquente qu’avant ; les bureaux des entreprises servent désormais des usages plus précis (atelier d’idéation, entretien d’évaluation, revue de carrière).
Cet éloignement physique a transformé le rapport des collaborateur·rice·s à leur entreprise. Le sentiment d’appartenance est moins fort, impactant l’engagement des salarié·e·s. Les signaux RH se sont transformés : ce désengagement, ou “démission silencieuse”, est difficile à percevoir. Les entreprises s’étant adaptées à ces nouveaux modes de travail (télétravail, outils de réunion à distance…) attirent et conservent plus de talents que celles qui ne les ont pas adoptés.
Les 3 piliers de l’expérience employé
Cette adaptation repose sur 3 piliers que Saegus combine dans la notion d’expérience employé :
Technologique : proposer les outils de communication et collaboration adaptés aux besoins des collaborateur·rice·s. Ces outils s’appuient aujourd’hui principalement sur le cloud, les rendant accessibles n’importe où, n’importe quand.
Physique : ou le phygital, soit l’optimisation ou l’aménagement de l’environnement de travail. Le but ? Obtenir une expérience sans couture entre le numérique et le physique, en y intégrant les prochains standards technologiques.
Humain : le maintien du lien, de la solidarité et l’engagement à l’appui des outils de collaboration et communication (intranets…). Cette expérience employé n’est possible que si les Ressources Humaines se saisissent des sujets de formation et d’adoption, à l’appui d’une culture d’entreprise solide et transparente. Enfin, faire en sorte que l’outboarding se passe aussi que l’onboarding : préserver la relation avec ses collaborateur·rice·s est essentiel, car un départ n’est pas forcément définitif aujourd’hui.
Accompagner les nouveaux usages digitaux est l’essence de Saegus. C’est pourquoi notre département Digital Workplace devient EMployee EXperience (EMEX) : en s’appuyant sur ces 3 piliers, nous accompagnons nos clients dans l’adoption de ces nouveaux modes de travail.
