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Étiquette : DigitalWorkplace

La transformation digitale a longtemps été la préoccupation première des entreprises au cours des dernières décennies. Entre la modernisation de leur système d’information, l’apparition du BYOD et la création de nouvelles règles de conformité de la donnée, les entreprises ont dû adapter leur workplace pour proposer à leurs employés un environnement de travail sécurisé et adapté aux nouvelles technologies, à travers :

  • De nouvelles méthodes de travail agile, Scrum ;
  • De nouveaux hub de productivité qui rassemblent les collaborateurs, le contenu et les outils du quotidien en un seul et même lieu ;
  • De nouvelles réglementations afin de contrôler le contenu utilisé par les entreprises (kyc, Gdpr…).

Le Citizen Development ou l’aboutissement d’une longue transformation des usages numériques au sein des entreprises

Le citizen dev n’a pas attendu l’arrivée des outils spécialisés dans le low-code pour se manifester. Vous en avez sûrement connu : c’est cette pro d’Excel qui conçoit un tableur compliqué resté incontournable dans son équipe des années plus tard ou celui auto-formé sur Access. La différence ? Les outils low-code se développant et se démocratisant, le champ des possibles s’agrandit et avec lui le nombre de personnes qui peuvent se glisser dans ce rôle.

Par ailleurs, le marché a su s’adapter et proposer des outils toujours plus innovants afin d’accroitre les possibilités de collaboration et d’automatisation de processus au sein des organisations. On pense en premier lieu aux suites de productivité de Microsoft ou de Google, aux outils de sondage accessibles aux grand public (Typeform, SurveyMonkey), puis à la connectivité croissante des outils conversationnels comme Slack et jusqu’aux désormais très populaires plateformes de “documents augmentés” telles que Notion ou Coda.

Les entreprises ont dû promptement évoluer afin de suivre les exigences de leurs clients et de leurs salariés. L’arrivée du cloud, de nouvelles “marketplace” et de nouveaux modes de consommation ont largement contribué à l’accélération de nouveaux outils : du développement lourd sur des serveurs et de la donnée “on premise”, les entreprises se tournent maintenant vers le cloud et la multitude de solutions qu’il offre.

Parmi ces solutions, le low-code/no code bénéficie d’une popularité croissante. La promesse ? Permettre à des collaborateurs non IT de gagner en autonomie (développement de solutions, automatisation des processus, génération de data visualisation), réduisant ainsi les développements onéreux, longs et fastidieux.

Quelques chiffres :

  • D’ici 2025, Gartner projette que 70% des nouvelles applications créées en entreprise le seront grâce aux outils low-code/no code, par rapport à 25% en 2020 ;
  • Actuellement, les entreprises compteraient en moyenne 41% de “business technologists”, c’est-à-dire des salariés hors IT créant des solutions à destination de leurs collègues ou d’eux-mêmes. (1)

Les Citizen Developers ou comment les métiers gagnent le pouvoir de répondre à leurs propres besoins

Comme l’indique le lexique du Gartner :

“Être citizen developer, c’est créer des applications pour soi et pour les autres en utilisant des outils dont l’usage n’est pas interdit par l’IT ou par son département. Ce n’est pas un titre, ni un poste défini, mais plutôt un persona. Les citizen developers sont rattaché·e·s à un métier autre que l’IT. Tou·te·s les citizen developers sont à l’aise avec la technologie, mais toutes les personnes à l’aise avec la technologie ne sont pas nécessairement citizen developers. Il n’y a pas de critère de compétence ou encore de temps passé pour en être, mais il faut être salarié·e d’une entreprise.“

Le Citizen developer n’est donc pas nécessairement une personne de l’entreprise qui vient du monde IT. Au contraire, c’est en général une personne venant des entités métiers et ayant des appétences pour les sujets d’amélioration de processus.

Prenons comme exemple une grande entreprise ferroviaire française : celui qui y a développé le plus d’applications et de processus n’est pas développeur professionnel, mais chef de gare d’une ville du sud de la France.

Alors, que gagne une entreprise à cultiver ses citizen developers ? On peut les considérer comme des passerelles nouvelles entre la technique et le fonctionnel. Là où on constate régulièrement un décalage dans les projets IT entre la vision, les attentes des métiers et le produit développé, les citizen developers peuvent être le trait d’union qui saura à la fois garder en tête l’essence de leur besoin métier et prendre en compte les contraintes techniques pour aboutir à un produit réunissant le meilleur des deux mondes. En somme, un nouveau mode de fonctionnement qui va encore plus loin dans les méthodologies agiles, sans parler de l’historique cycle en V.

Accompagner et nourrir le citizen development et les citizen developers

Le citizen development représente une opportunité pour les entreprises souhaitant faire évoluer leurs départements IT pour toujours mieux répondre aux besoins de leur utilisateurs, aller plus loin dans la digitalisation et l’automatisation de leurs processus, et valoriser les collaborateurs prêts à aller au-delà de leur fiche de poste pour améliorer leurs conditions de travail et celles de leurs collègues. Pour accomplir cela tout en avançant de manière éclairée et sécurisée, une gouvernance solide est nécessaire. Chez Saegus, nous l’articulons autour de trois grands piliers : cadrer, soutenir et inspirer.

Cadrer

Il s’agit de balayer d’entrée de jeu les risques de sécurité et de poser les bases d’utilisation des outils low/no code. Cette étape requiert de mettre autour de la table les responsables IT, évidemment, mais également ceux de la sécurité et du département data.

Jusqu’où peut-on aller dans notre entreprise en termes d’ouverture des données ? Avec quels services peut-on se connecter sans risque ? Comment assurer une continuité avec les politiques en place sur la donnée ? Telles sont les questions qui doivent animer nos acteurs. Une fois les réponses trouvées, il reste à les exprimer à travers des règles et un paramétrage des plateformes en question :

  • Créer des politiques de DLP (Data Loss Prevention/prévention de la perte des données) évolutives afin de restreindre le partage de données aux seuls services approuvés ;
  • Établir une stratégie d’environnements pour gérer le cycle de vie des solutions et les cloisonner en fonction des usages et des besoins ;
  • Maîtriser les coûts et les licences en ayant conscience du ROI attendu des solutions ;
  • Créer les référentiels et les processus nécessaires au recensement et à la connaissance des solutions créées dans l’entreprise ;
  • Former une équipe dédiée à la gestion de la plateforme avec des correspondants métier.

Soutenir

Une fois les règles établies et les bases de sécurité posées, il sera temps de vous concentrer sur les personnes au cœur de vos préoccupations : vos citizen developers.

Ces profils généralement volontaires et autodidactes sont souvent pleins d’enthousiasme mais peuvent pécher par leur manque de connaissance des processus IT et de sécurité. Ne l’oublions pas, ils ne sont pas issus de l’IT ! Assurez-vous donc de leur mettre toutes les cartes en main pour leur permettre d’apprendre, d’évoluer et de créer des solutions innovantes, tout en restant dans le cadre que vous aurez posé. C’est un sujet qui n’avancera que mieux si les RH et l’IT collaborent afin de proposer un plan d’accompagnement comprenant :

  • La présence d’un sponsor qui pourra porter l’initiative citizen development auprès du management, et ainsi permettre aux collaborateurs de dédier du temps en connaissance de cause à leur montée en compétence ;
  • Des formations aux outils et de la documentation en libre accès qui permettront à vos citizen developers de s’auto-former et de prendre connaissance des règles propres à l’entreprise ;
  • La mise en place de parcours certifiants afin d’identifier les citizen developers avancés pour les mettre en avant auprès de leurs pairs et de leur management et leur donner accès à des fonctionnalités plus complexes, voire intégrer le citizen development à leur plan de carrière ;
  • La présence d’experts capables d’apporter un premier niveau de support aux utilisateurs sur les outils low/no-code (soit en formant vos agents de support, soit en ayant recours à une équipe dédiée).

Inspirer

Chez Saegus, nous croyons en la force du collectif et de la communauté pour avancer et apprendre. Notre botte secrète pour garantir l’adoption des usages ? Fédérer les utilisateurs au sein d’une communauté via laquelle ils peuvent partager leurs expériences, poser des questions, recevoir de l’information. Il en va de même pour les citizen developers et les usages sur les outils low/no code.

Être citizen developer, ce n’est pas seulement apprendre à utiliser des outils, c’est également faire feu de tout bois pour innover et trouver des solutions à des problèmes au plus proche des métiers. En cela, les ressources humaines et la communication peuvent contribuer à nourrir cet appétit insatiable :

  • Nommer un·e responsable de communauté afin de stabiliser l’initiative dans le temps : une communauté ne s’anime pas seule ! ;
  • Mettre en place un plan de communication et d’animation dédié pour relayer les contenus de formation et autres astuces… ;
  • Créer du contenu pour raconter les belles histoires et les succès, mettre en avant les solutions intéressantes, originales créées par les collaborateurs à travers des interviews, vidéos, webinaires ;
  • Sans oublier de relayer régulièrement à l’échelle de l’entreprise les grands succès et étapes du programme de citizen development.

Les quelques conseils présentés ci-dessus auront d’autant plus d’impact s’ils sont co-construits avec les utilisateurs finaux et les acteurs métiers pour prioriser, ensemble, les usages les plus porteurs de valeur.

Vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet ou être accompagné·e·s par nos équipes Workplace ?

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Sources :
(1) https://www.gartner.com/doc/reprints?id=1-275QSBDL&ct=210813&st=sb
(2) « A citizen developer is an employee who creates application capabilities for consumption by themselves or others, using tools that are not actively forbidden by IT or business units. A citizen developer is a persona, not a title or targeted role. They report to a business unit or function other than IT. All citizen developers are business technologists.  However, all business technologists are not necessarily citizen developers.  There is no required designation of proficiency or time allocation for citizen developers, but they must be legal employees of an organization. »

« Chaque organisation aura non seulement besoin d’adopter les dernières technologies, mais également de construire sa propre technologie », préconisait Satya Nadella, président-directeur de Microsoft, dans sa vidéo d’ouverture (1) de Microsoft Build 2021 (2).

Pour démocratiser l’utilisation de ces nouvelles technologies, Microsoft a ainsi déployé des applications qui permettent aux experts métiers ou aux « citizen dev » de s’approprier et de développer des outils destinés originellement aux populations informatiques. Le but ? Répondre à un besoin avec plus d’agilité et de rapidité.

C’est le cas de Power Virtual Agent.

Power Virtual Agent pour déployer des chatbots intelligents

De la même manière qu’il est possible de créer une application sans coder (ou peu) grâce à Power Apps, il est possible de déployer des chatbots intelligents avec Power Virtual Agent et ce, sans expertise en intelligence artificielle. Donner la main à des experts non-techniques brise le « mur de verre » qui sépare les utilisateurs et les développeurs, permettant ainsi aux éditeurs de bots de se concentrer davantage sur l’expérience utilisateur.

Power Virtual Agent fait partie intégrante de la suite d’outils Power Platform, la plateforme Microsoft « no code, low-code » d’automatisation de tâches et de création d’applications et d’analyse de données. Cette solution est proposée sous forme de Paas, les entreprises n’ayant donc pas à se préoccuper de son installation ou de la gestion de son infrastructure.

Pour créer un bot depuis Teams, il suffit d’ajouter l’application Power Virtual Agent dans la barre latérale gauche. Le processus est simplifié, le bot étant édité et déployé directement dans l’application. Depuis peu, la création d’un chatbot peut également se faire depuis l’interface de Power Apps.

Pourquoi Power Virtual Agent ?

Power Virtual Agent est donc une application de création de chatbot, grâce à laquelle des « citizen devs » peuvent automatiser un certain nombre d’actions sans compétences ni prérequis techniques. La prise en main de l’outil est facile : on peut y créer un bot intégré dans l’environnement Microsoft et ce, à partir d’une nouvelle brique (arrivée fin 2020) de la Power Platform devenue prioritaire dans la roadmap de l’éditeur. Par ailleurs, cette brique sera alimentée en IA (intelligence artificielle) pour améliorer automatiquement son efficacité.

Déployer un bot au sein d’une entreprise permet d’automatiser les réponses à des questions récurrentes, laissant les professionnels concernés se concentrer sur des problèmes plus complexes. Cette solution peut, par exemple, désengorger les lignes téléphoniques de support et donc réduire les coûts logistiques de l’entreprise.

Power Virtual Agent (PVA) va même plus loin en couplant la conversation à l’action. En effet, faisant partie intégrante de la Power Platform, elle bénéficie d’une connexion native à Power Automate. Les actions comme le relais humain, la prise de rendez-vous, la recherche d’une donnée spécifique ou le statut d’un ticket IT, pour n’en citer que quelques-unes, sont donc automatisées.

Power Virtual Agent utilise la compréhension du langage naturel, une sous-rubrique de l’IA permettant au bot d’assimiler une question à un sujet. De fait, le nombre de questions « entonnoirs » posées par le bot pour apporter la bonne information diminue considérablement. L’expérience est plus agréable et « humaine » pour l’utilisateur, qui n’a pas l’impression de s’adresser à une machine. 

Dans cette même logique, le chatbot est configurable dans 20 langues différentes.

Comment utiliser Power Virtual Agent ? 

Tout collaborateur, quel que soit son niveau au sein d’une structure, peut créer un chatbot pour répondre à un besoin spécifique.

Tout d’abord, il est nécessaire de définir les sujets qui seront déclenchés à partir de mots-clés, grâce à la création de rubriques et d’entités. Autrement dit, lorsqu’un utilisateur posera une question, le bot identifiera ces mots et les assimilera à une rubrique déterminée pour fournir l’information demandée.

Chaque rubrique comprend un arbre de décision qui modélise un schéma de conversation et préétablit des scénarios couvrant l’ensemble des questions posées et leurs réponses.

Lors de l’édition d’un bot, une fenêtre de conversation test est affichée à gauche de l’écran, permettant d’ajuster et d’alimenter les différentes rubriques au fur et à mesure. Le créateur du bot n’aura plus qu’à sélectionner et configurer un canal puis à cliquer sur « Publier ».

De leur côté, les utilisateurs peuvent accéder au chatbot depuis un canal sélectionné parmi un large choix : Slack, Teams, Facebook, une application mobile ou un site web, entre autres exemples.

Enfin, la page d’analyse, référençant des indicateurs comme la proportion de conversations résolues, relayées à un humain ou abandonnées, permet de mesurer l’efficacité du chatbot et donc d’améliorer sa performance. À partir de ces informations, l’utilisateur peut ajuster son bot pour qu’il réponde plus efficacement aux questions qui lui sont posées.

Faites la connaissance d’Ask It !

Chez Saegus, nous avons créé Ask It, un chatbot qui répond aux questions relatives aux ressources humaines (droits aux congés, formation, RTT, primes de vacances, congés exceptionnels…).

Hébergé par Teams, ce chatbot a été créé dans le but d’aider les Saegusiens et Saegusiennes à trouver ces informations rapidement et efficacement, sans passer par des professionnels RH. Il est relié à une équipe Teams dédiée et peut transmettre un message laissé par l’utilisateur à un responsable RH sur le canal de cette équipe, grâce à Power Automate.

Construire un chatbot de ce type nécessite plusieurs étapes : le recensement des questions et des cas d’usages, la construction du chatbot, les premières phases de tests et la construction des V1, V2, V3… jusqu’à la publication du bot à l’échelle de l’entreprise. Ce processus peut prendre entre trois jours et une semaine.

Un bot PVA est en mesure de répondre à 800 requêtes ou questions par minute, soit 100 requêtes pour 8 personnes par minute. Il est également possible de mesurer certains KPI (nombre de sessions, satisfaction client…) depuis l’application.

Contraintes

L’interface de création d’un chatbot est facile d’utilisation, la maîtrise des arbres de décisions et des rubriques se faisant instinctivement. En revanche, certaines contraintes doivent être respectées si l’on souhaite créer un chatbot qui exploite correctement les rubriques, favorisant ainsi une expérience utilisateur interactive.

Tout d’abord, les mots-clés qui activent la bonne rubrique doivent être courts, distincts et assez nombreux. Il est recommandé de réaliser une phase d’entraînement du bot avec un maximum de collaborateurs, avant sa diffusion : cela multipliera nécessairement le nombre de formulations, ce qui améliorera l’efficacité du bot.

Lorsque les rubriques portent sur des sujets similaires, il peut être difficile pour le chatbot de les distinguer entre eux. Il revient alors automatiquement aux questions « entonnoirs », ce qui réduit « l’humanisation » de l’expérience.

Le taux d’erreur de compréhension du chatbot reste plus élevé lorsque l’on privilégie la technique des rubriques – le chatbot est paramétré pour avoir une conversation avec l’utilisateur final – aux arbres de décisions – ici, il décide à partir d’une série de choix. Cette seconde technique possède un taux d’erreur moins élevé car l’utilisateur clique simplement sur des options prédéfinies pour trouver la réponse qu’il recherche.

Il convient de noter que le chatbot peut ne pas comprendre une information basique à cause d’une majuscule, même avec une correspondance active. L’utilisation de cette correspondance est toutefois fortement recommandée, car elle permet au bot de faire correspondre les fautes de frappe, d’orthographe et de grammaire aux mots ayant la même signification. En d’autres termes, le bot peut ainsi comprendre un mot même s’il a une petite faute et donc, répondre correctement à la question qui lui est posée. D’une conversation à l’autre, le taux d’erreur peut varier. S’il devient très important, il est préférable de ne plus utiliser le chatbot pendant un certain temps.

Licences

Power Virtual Agent est accessible depuis Teams avec une licence Office 365 E3 (3). Il est pour cela nécessaire d’activer la fonctionnalité PVA depuis la console d’administration. Pour pouvoir créer un chatbot depuis le client légé (4), il faut souscrire à un abonnement Power Virtual Agent standard, soit 843,30 euros pour 2000 sessions. Une session équivaut soit à un échange de 60 minutes ou à 100 échanges entre un utilisateur et le chatbot, soit à 30 minutes de non-activité entre deux interactions (qui sont donc comptées comme telles). Dans les deux cas, certaines fonctionnalités sont restreintes et il n’existe qu’un canal de diffusion : Teams. De plus, l’automatisation des tâches se cantonne à des templates prédéfinis (canvas) sur Power Automate.

L’automatisation de tâches complexes, comme la restitution d’une information stockée dans une base de données externe ou la connexion à des services tiers, nécessite un abonnement premium. Ce type d’abonnement permet également d’avoir un plus large panel de canaux de diffusion.

Envie de développer à votre tour un chatbot créé pour vos besoins, rapidement et efficacement ? N’hésitez plus, contactez nos équipes Workplace !

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Vous souhaitez en savoir plus sur la Power Platform ? Retrouvez nos derniers articles sur la gouvernance et les nouveautés proposées par l’outil de Microsoft.

Sources :
(1) Vidéo d’ouverture de Microsoft Build 2021
(2) Microsoft Build 2021
(3) Licence Office 365 E3
(4) Power Virtual Agents

Vous trouverez ici le résumé des principales nouveautés annoncées par Microsoft sur sa plateforme de développement « no-code/« low-code » destinée aux « citizen dev » : la Power Platform.

Pour rappel, la Power Platform est composée de quatre outils : PowerApps pour la création d’applications ; Power Automate, pour l’automatisation de processus métiers ; Power BI, pour l’analyse de données, et Power Virtual Agent, pour l’édition de chatbots intelligents.

Dans une optique d’accélérer la collaboration entre les équipes techniques et non-techniques, bon nombre des nouveautés 2021 annoncées par Microsoft concerne les citizen devs et les développeurs. En effet, la vision du Workplace de Microsoft repose sur la « fusion team », la constitution d’équipes pluridisciplinaires (opérationnels et techniques, entre autres) qui utilisent les mêmes technologies et données pour atteindre des résultats commerciaux.

#1 AI GPT3 : l’IA simplifie Power Apps

PowerApps permet de créer des applications métiers spécifiques, sans compétences techniques. Tout collaborateur souhaitant par exemple améliorer un processus interne peut désormais le faire grâce à ce logiciel. Microsoft ne s’arrête pas là : il simplifie davantage l’édition des applications grâce à AI GPT3. Ce modèle de traitement de langage naturel, très abouti, génère du code fonctionnel.

Sur PowerApps, il était déjà possible de créer une application en utilisant Power Fx, un langage de programmation concis et simple d’utilisation, similaire à VBA, utilisé par exemple dans Excel.

Désormais, avec AI GPT3, la fonction pourra être écrite en toutes lettres par l’utilisateur et sera traduite en langage par le modèle.

Exemple : Un responsable pourra écrire « Afficher 10 commandes dont le nom de produit contient poussette et trier par date d’achat, la plus récente étant en tête » ; le modèle traduira cela par : irstN(Sort(Search(‘BC Orders’, “stroller”, “aib_productname”), ‘Purchase Date’, Descending), 10).

#2 Process Advisor optimise vos processus sur Power Automate 

Pour rappel, Power Automate est un logiciel d’automatisation de tâches via la création de Workflow (envoi automatique d’un mail de confirmation après une prise de rendez-vous, par exemple). Il se pare d’une nouveauté, Process Advisor, et devient disponible sur bureau grâce à Power Automate Desktop.

Process Advisor est une fonctionnalité qui recommande l’automatisation de tâches. Pour cela, elle repère les tâches répétitives en analysant de façon approfondie les processus d’une entreprise (complétion d’une liste de factures, envoi de mail de confirmation après inscription…), puis fait des recommandations en conséquence.

Nouvelle brique de Power Automate, Power Automate Desktop pour Windows 10 enregistre les clics et les actions répétitives. À partir de ses analyses, elle automatise les tâches manuelles directement sur l’ordinateur d’un collaborateur – comme le transfert d’informations d’une base de données à une autre, par exemple -, entraînant un gain de temps considérable.

#3 Power BI : Teams et Goals 

Deux nouveautés principales de la Power BI, outil de visualisation des données interactives de Microsoft, sont en prévision publique : 

D’une part l’intégration de Power Bi dans le hub de collaboration Teams. Cela a un double avantage. Premièrement, elle facilite la collaboration et la transmission d’information. Les collaborateurs peuvent par exemple diffuser un rapport dans un canal ou partager un lien directement dans une discussion. Deuxièmement, elle permet d’analyser l’activité d’un utilisateur ou d’une équipe sur Teams. Un responsable peut donc visualiser l’activité d’une équipe à laquelle il appartient et décider par exemple de la supprimer s’il la juge inactive depuis trop longtemps.  

La fonctionnalité Goals dans Power BI Premium permet d’avoir une vue unifiée des principaux indicateurs d’entreprise à suivre en fonction d’objectifs définis. Un commercial dans une entreprise peut suivre le nombre de ventes quotidiennes qu’il fait en fonction de ses objectifs annuels. Pour cela, il crée une carte de score, renseigne son objectif et lie cette carte à une base de données. Elle génèrera automatiquement un graphe qui lui indiquera sa progression. 

#4 Intégration du Bot Framework Composer dans Power Virtual Agent

Power Virtual Agent est le dernier arrivé de la suite Power Platform : il permet de créer des Chatbots intelligents. La compréhension de langage naturel étant nativement intégrée à l’application, l’utilisateur n’a pas à être formé en intelligence artificielle. Jusqu’alors, l’application était disponible et éditable uniquement depuis le logiciel Power Virtual Agent et Teams. Désormais, cette application est également disponible depuis la Power Apps. Microsoft a annoncé l’alimenter en intelligence artificielle pour que ses performances s’améliorent au fur et à mesure de son utilisation.

L’intégration du Bot Framework Composer à Power Virtual Agent rapproche les équipes opérationnelles des équipes techniques, l’objectif étant d’améliorer l’expérience conversationnelle d’un chatbot créé sur Power Virtual Agent. Depuis Bot Framework Composer, les développeurs pourront gérer la compréhension du langage naturel et améliorer ainsi le flux de conversation.

#5 Language de programmation « low code » Power Fx

Microsoft va plus loin dans la démocratisation d’outils destinés originellement à des populations techniques en créant Fx, un nouveau langage de programmation à faible code. Fx est concis et naturel, très proche du langage VBA utilisé dans Excel. Il permet ainsi à des collaborateurs sans compétence technique d’aller plus loin dans le développement de leurs applications, notamment pour ceux qui maîtrisent déjà les feuilles de calculs. Comme Microsoft l’a stipulé : “Power Fx décrit la logique métier dans des formules concises mais puissantes.”

Si ce langage existe déjà sur PA, Microsoft souhaiterait l’étendre à PVA, PA et la base de données Dataverse. Désormais disponible pour les développeurs, ce langage leur permet par exemple d’éditer une application canevas déjà créée par un “citizen dev” via Fx dans VSC. Ils n’auront ainsi pas à se préoccuper des problématiques de changement d’environnement.

#6 Aller plus loin grâce à Visual Code et Visual Studio Code

La Power Platform sera nativement intégrée à Visual code et VSC (Visual Studio Code). Ces deux éditeurs de textes sont compatibles sur différents systèmes d’exploitation, dont IOS et Windows. Les développeurs pourront ajouter la Power Platform comme extension et gérer depuis ces éditeurs l’environnement, la création et le déploiement de solutions. L’extension existe déjà sur Visual Code et Visual Studio Code en prévision.

Parallèlement, cette intégration facilite la gestion des demandes d’API qui est en forte croissance dans les entreprises. En effet, il sera possible d’externaliser la gestion des API en les enregistrant depuis VSC. Grâce à cela, les « citizen dev » pourront accéder plus facilement aux données de leur entreprise.

Cette année a donc été riche pour la Power Platform de Microsoft. En brisant la barrière entre la technique et les métiers, l’entreprise poursuit son projet de démocratisation des outils originellement destinés à une population restreinte.

Pour plus de détails sur la fonctionnalité Goals et l’intégration de la Power BI dans Teams, consultez très prochainement notre article “Power BI : Teams, Goals, Smart Narrative et SharePoint”.

Vous souhaitez permettre à vos équipes de développer des applications et des chabots, d’automatiser des tâches ou de maîtriser simplement et rapidement les données de votre entreprise ? N’hésitez-plus, contactez nos équipes Saegus Workplace et Data !

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Rédigé par Laura Homsi, Consultante Workplace

Sources :
· https://news.microsoft.com/march-2021-ignite/
· https://powerapps.microsoft.com/fr-fr/blog/
· https://powerautomate.microsoft.com/fr-fr/blog/
· https://powerbi.microsoft.com/fr-fr/blog/introducing-goals-in-power-bi/
· https://www.blogdumoderateur.com/microsoft-build-2021-nouveautes-developpeurs-windows-teams-power-platform/
· https://www.lemondeinformatique.fr/actualites/lire-microsoft-build-2021-la-power-platform-joue
· la-fusion-des-equipes-de-developpement-83045.html

Power Platform, le service Microsoft qui permet aux utilisateurs d’analyser les données, de développer des solutions, d’automatiser des processus et de créer des agents virtuels avec des outils “low code” devient de plus en plus accessible à tout le monde. 

En déployant des outils Power Platform à l’échelle d’entreprise, il arrive très souvent que les ressources (flows, apps, bots, rapports…) restent non gérées ou mal gérées : par conséquent, la sécurité de l’information risque d’être négligée. En plus d’établir une stratégie d’adoption des outils, il faut mettre en place un système de gouvernance autour de Power Platform. 

Chez Saegus, nous profitons de multiples leviers pour atteindre cet objectif : 

Tout d’abord, nous établissons une architecture cible de la Power Platform en définissant les environnements à créer et la stratégie pour les gérer, reposant sur un audit réalisé sur les besoins potentiels dans les départements métier.  

Dans un second temps, l’objectif est de restreindre la circulation de données au sein de l’entreprise. Nous utilisons des règles de DLP (Data Loss Prevention), qui limitent les connecteurs de données autorisés pour chaque environnement. 

Enfin, nous utilisons Center of Excellence (CoE) Starter Kit, un outil recommandé par Microsoft pour faciliter la gouvernance de Power Platform. Avec CoE Starter Kit, les administrateurs peuvent monitorer les activités (connexions, publications, création des ressources, etc) dans le tenant, gérer les permissions des ressources, et suivre les KPIs sur l’utilisation de Power Platform. Une autre partie de CoE Starter kit sert au nettoyage des ressources non utilisées et à la gestion de la communauté des utilisateurs à travers des applications qui récoltent des idées, des cas d’usages, et qui partagent des bonnes pratiques et des modèles de solution. Nous aidons nos clients à personnaliser ces solutions pour les adapter au contexte de l’entreprise. 

Grace à ces leviers, nous déployons des environnements organisés et sécurisés, tout en créant une communauté d’utilisateurs connaissant les bonnes pratiques d’utilisation de Power Platform. 

En résumé, la gouvernance de Power Platform n’est jamais négligeable. Elle est la base d’une meilleure adoption des outils Power Platform et doit donc être au cœur de la stratégie Power Platform de l’entreprise.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à contacter nos expert·e·s Digital Workplace !

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Rédigé par Yuan QI, Consultant Workplace

Notre mission auprès d’un grand acteur de la construction, comptant plus de 220 000 collaborateurs à travers le monde, a commencé en février 2020. Dans ce cadre, nous avons travaillé en étroite collaboration avec l’équipe chargée d’accompagner l’ensemble des collaborateurs du groupe souhaitant améliorer et maîtriser leur environnement de travail grâce aux outils digitaux. Après deux semaines en immersion pour comprendre le fonctionnement du service, nous avons rendu un rapport d’étonnement concentrant les actions des six mois à venir.

Notre proposition visait à compléter et à booster une base solide d’adoption : masterclasses, formations, fiches pratiques, support fonctionnel VIP et utilisateurs, programme ambassadeur, etc. Le principal objectif était de multiplier par trois le nombre de personnes accompagnées par l’équipe en interne.

À l’heure du confinement, il fallut repenser les méthodes d’accompagnement largement basées sur le présentiel : créer une dynamique d’équipe solide et efficace, répondre à une soudaine augmentation de sessions et de guides d’accompagnement et construire un cadre propice à l’apprentissage à distance étaient au centre de notre réflexion. Nous devions aussi déjà penser à préparer « l’après confinement ».

Cette conjoncture particulière a permis à l’équipe interne d’être identifiée par un grand nombre de collaborateurs, notamment sur les sujets Microsoft 365. En septembre, il était nécessaire de proposer une solution rapide et peu onéreuse pour faciliter le travail des managers, des assistants et du département des ressources humaines pour mieux gérer le retour ponctuel sur site des collaborateurs.

Développée en 1 mois avec l’aide du département Data Saegus et des services applicatifs du groupe, en utilisant les licences Microsoft déjà à disposition, nous avons proposé une Power App visant à faciliter l’organisation du télétravail : accessible sur mobile et desktop depuis Teams, elle permet à chacun d’ajouter ses jours de télétravail sur les quatre semaines à venir. Chaque jour, un récapitulatif des saisies est automatiquement envoyé à chaque manager via Power Automate. Enfin, un tableau de bord Power BI offre une vue d’ensemble spécifique à chaque manager et permet de télécharger un récapitulatif en format pdf. Plusieurs parcours sont disponibles et activés selon les directives gouvernementales : présence ponctuelle sur site, présence ponctuelle à distance, etc.

Grâce à une collaboration entre l’équipe interne, les ressources humaines et les services infrastructures et applicatifs, l’ensemble du dispositif fut livré 1 mois après la réception de la demande. L’ensemble des collaborateurs concernés l’ont adopté en 1 semaine.

Dans l’élan du lancement de la Power Platform, le projet a aussi su dépasser son propre cadre : aujourd’hui, un an seulement après le début de la mission, plusieurs équipes du groupe travaillent à la mise en place d’un centre de service dédié à l’automatisation des processus individuels et d’équipe, notamment grâce aux outils de la Power Platform.

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Rédigé par Sihem Fayard et Maïlys Richard, Consultantes Digital Workplace

Si le principe de travail hybride n’est pas nouveau, il a récemment connu une nouvelle impulsion. La crise sanitaire a provoqué un profond bouleversement dans l’organisation du travail en entreprise, nécessitant la mise en place de nouveaux usages. Les meetings dits  hybrides, distanciels et présentiels, se sont développés. Dans un même temps, les outils qui permettent de les mettre en place se sont déployés. Grâce à leur utilisation, il est possible de travailler sereinement, à distance comme en entreprise, sans perdre en productivité et en rendement.

#1 La mise en place de nouveaux usages

Travailler en hybride implique l’utilisation d’outils adaptés permettant de capitaliser les méthodes de travail mises en place, puis de les pérenniser. En télétravail, un bon équipement (ordinateur avec webcam, casque de qualité avec micro), et la possibilité de pouvoir accéder à distance aux données de l’entreprise sont essentiels. Dans un même temps, la simplification des outils de travail permet une meilleure collaboration des équipes entre elles, et donc d’optimiser la productivité. Les applications interactives telles que Whiteboard, Klaxoon, Forms ou Planner facilitent ce travail en équipe. Le déploiement offert par Teams est intéressant pour les meetings à distance, auxquels il apporte une fluidité et une sécurité optimales. Pour des réunions à plus grande échelle, Live Event est particulièrement adapté. 

Pour être simple et efficace, l’expérience de travail doit être intégrée à un environnement plus global. En effet, si les moyens mis à disposition en entreprise ne permettent pas de travailler de manière performante, le développement du travail hybride ne sera pas concluant, entraînant à terme un désintérêt pour l’utilisation des outils déployés. Par le phygital, l’organisation des réunions à distance est simplifié, ce qui est d’autant plus nécessaire aujourd’hui car les équipes sont souvent réparties à travers le monde.

Pour assurer la performance et la productivité des collaborateurs, la configuration et l’équipement des salles en entreprise devient donc essentielle. Depuis l’apparition du Cloud, les terminaux traditionnels comme l’ordinateur, devenus de simples transmetteurs d’information, ne sont plus aussi indispensables qu’avant. Les Microsoft Teams Rooms offrent par exemple une meilleure expérience de collaboration  : équipées de caméras directionnelles (que vous pouvez découvrir chez Saegus ici) et pouvant être complétées par des outils comme le Surface Hub, ces salles permettent de mieux communiquer et échanger tous ensemble. Les logiciels tels que Klaxoon, Miro ou Foreseeds, utilisant la gamification pour accroître l’intelligence collective, complètent cette expérience hybride du travail.

#2 Les bonnes pratiques

L’engagement de tous les collaborateurs est nécessaire à la réussite de cette expérience de travail globale. Il faut accompagner et former chacun à l’utilisation de ces outils, afin que les méthodes de travail mises en place soient bien ancrées. Des temps de formation doivent être envisagés, et des espaces d’échange créés afin de pouvoir discuter des difficultés rencontrées. Dans les Microsoft Teams Rooms, des supports explicatifs et des cas d’usage peuvent être mis à disposition. En favorisant cette adoption à long terme, la productivité sera maintenue en distanciel comme en présentiel.

Piloter ou participer à des meetings hybrides  de qualité peut se révéler ardu, car ils peuvent aussi faire perdre le contact entre les collaborateurs d’une équipe. L’organisation et la durée idéales pour conserver l’attention de chacun sont des points à réfléchir. Pour répondre à ces problématiques, les principes de l’agilité et de la transparence permettent de mieux travailler en équipe. Il est important d’avoir une bonne prise de contact avec les membres de son équipe en étant disponible et en échangeant régulièrement avec eux afin de connaître l’avancée de leurs projets. Il faut aussi veiller à donner de la visibilité sur le travail réalisé pour clarifier certains points, reformuler une demande ou s’assurer de la bonne compréhension d’une tâche donnée. Cette transparence est nécessaire afin de bien faire avancer chaque projet.

#3 Maintenir le relationnel

Pour maintenir un bon relationnel avec ses collaborateurs, plusieurs habitudes peuvent être adoptées. Il est important d’activer sa caméra, notamment lors de meetings avec des personnes que l’on rencontre pour la première fois. Afin de gagner en efficacité, il est préférable d’inviter exclusivement les personnes concernées par les sujets abordés, et de poser des questions ouvertes afin de ne pas monopoliser la parole. En équipe, des temps de partage informel, permettant d’échanger sur la semaine de chacun, peuvent être bénéfiques. En créant ces moments privilégiés, il est possible de mieux échanger ensuite sur les projets, les points d’alerte et les succès. Il convient également de respecter les temps de travail de chacun, en ne prévoyant pas de meeting pendant la pause déjeuner ou après les horaires habituels. Lorsque cela est possible, le maintien d’espaces physiques de rencontre s’intègre pleinement à ces pratiques.

Le mode de travail en hybride, véritable accélérateur de l’efficacité collective, accompagne un changement profond des méthodes et pratiques à tous les niveaux d’une organisation. Dans ce cadre, les pratiques managériales doivent également être transformées. C’est d’ailleurs un enjeu fondamental aujourd’hui : bien piloter et accompagner des équipes (pouvant travailler complètement à distance), afin de veiller à leur bien-être et s’assurer de leur engagement et de la qualité du «  delivery  ».

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Rédigé par Khaled Loumi, Manager Digital Workplace, et Laura Jimenez, Consultante Digital Workplace.

À l’heure où le travail à distance prend de plus en plus d’importance, l’efficacité et la performance des équipes sont mises à l’épreuve et ce, dans n’importe quel secteur. Le management d’une équipe peut prendre plusieurs formes : il nécessite un meilleur partage des informations, un suivi des indicateurs, l’animation de réunions ou d’ateliers… des faits qui requièrent des éléments visuels telles que des affiches, des tableaux ou bien d’autres procédures schématisées. Dans un contexte où les échanges paraissent difficiles, l’adoption des outils de communication et de collaboration adaptés est nécessaire, ainsi qu’une démarche pour poursuivre les activités au travers d’un management visuel.

#1 Les principes du management visuel

Le concept de management visuel consiste à s’appuyer sur la perception visuelle des informations, en la rendant plus concrète, lisible et mémorisable. Il a pour objectif de faciliter la prise de décision et de capitaliser l’essentiel de vos activités.

En pratique, il fait appel à différents outils et méthodes pour assurer le suivi d’un projet, des activités ou encore, soutenir la conception de nouveaux produits. C’est aujourd’hui un appui essentiel à la réussite des projets d’équipe.

Les bénéfices de ce concept ? Plus de visibilité sur les activités et leurs planifications, identification rapide des points de blocage des processus en cours et leurs causes, une vision 360° d’un projet, mise en place d’une culture du feedback en continu et bien plus encore.

Des années 50 à aujourd’hui, plusieurs méthodes ont vu le jour, telle que « Kanban » inventée par Toyota. Une méthode incrémentale qui a fortement marqué les premiers modes organisationnels et de production industrielle. Fondée sur ses fameuses étiquettes, elle permet d’optimiser la production en indiquant sur chacune d’entre elles les tâches à réaliser dès qu’une nouvelle commande arrive. Plus tard, l’apparition du Lean management consiste à partir directement des problèmes à résoudre à tous les niveaux de l’entreprise. Elle repose sur le principe d’amélioration continue. Enfin aujourd’hui, le Framework (cadre de travail) Scrum agile s’appuie sur une approche itérative qui fait appel à des équipes pluridisciplinaires et proactives.

Comment faire adopter les outils de productivités et rendre votre management visuel efficace ? Par où commencer et à travers quelle démarche ? La suite de cet article vous conduit pas à pas dans une démarche d’implication de vos équipes dans la mise en place de votre management visuel.

#2 Les cas d’usages du management visuel ou l’art d’identifier les besoins de votre organisation dans le cadre d’un projet

Lorsque l’on pense management visuel, on peut penser au partage d’informations, au suivi de tâches, ou encore à l’animation d’ateliers. Voici quelques exemples pouvant être couverts par la mise en place d’un management visuel :

  • Je souhaite suivre les indicateurs d’avancement de mon projet ; 
  • J’aimerais animer un atelier de brainstorming pour trouver de nouvelles idées ;
  • J’ai besoin de suivre l’avancée des tâches d’un projet initié avec mon équipe ;
  • Je souhaite résoudre une problématique rencontrée lors d’un échange avec un client ;
  • Dans une logique d’amélioration continue, je voudrais mettre à jour le processus de recrutement de mon entreprise ;
  • Je souhaite faciliter la prise de décision à travers un dashboard adapté.

Cette liste n’est évidemment pas exhaustive et toutes les activités, du Commerce au Juridique en passant par les Ressources Humaines, y sont confrontées. L’usage identifié doit correspondre aux besoins de l’organisation et aux objectifs de vos équipes. Ce point de départ est fondamental.

Vous hésitez encore dans la définition de vos usages ? Interrogez vos collègues, pensez à vos propres priorités, à ce qui vous anime au quotidien ou devrait vous animer davantage.  

Vous êtes habitué au fameux tableau avec les post-it pour trouver de nouvelles idées que vous avez accroché au-dessus de votre bureau ? Des solutions existent afin de regrouper à la fois les usages de visualisation (reportings, tableaux de performance, roadmap…) et d’animation (projets, comités, ateliers…) et ce, aussi bien physiquement qu’à distance.

Dans un contexte hybride, il est difficile pour les équipes de se rassembler autour d’une table. Pourtant, de nombreuses entreprises ont réussi à déployer des outils leur permettant aujourd’hui de gérer la majorité voire la totalité de leur activité à distance, notamment en ayant recours au management visuel.

#3 Mise en œuvre du concept à travers les outils de productivité

Aujourd’hui, de nombreux outils permettent de gérer et de suivre les projets des entreprises à distance. En voici quelques-uns qui pourraient faciliter la visualisation de vos activités.

Jira Software, outil historique de la gestion de projet IT agile, s’est adapté à l’évolution du marché, aussi bien dans les domaines IT que non IT, couvrant une majorité des besoins tels que : suivi de la charge des membres de l’équipe, automatisation, rapport, roadmap projet, utilisation Kanban ou Scrum, Jira répond aux besoins de suivi de projet et s’adapte à tous les concepts.

Trello, qui se différencie par sa simplicité, compte aujourd’hui plus de 50 millions d’utilisateurs actifs à travers le monde dont plus de 500 000 en France. À travers des tableaux très visuels, organisés en listes et comprenant elles-mêmes des cartes, son usage pour la gestion des tâches est très apprécié par de nombreuses entreprises de par sa prise en main rapide. Rachetée par Atlassian début 2017, Trello porte depuis l’image d’une solution plus sécurisée du fait de sa connexion à Jira. Enfin, son intégration avec des éditeurs tiers, tels que les outils Office 365 ou d’autres solutions de gestion de projet, renforce son positionnement et le rend plus accessible.

Plus compétitive encore, ClickUp est également la plateforme de management de projet dédiée aux équipes. Née à San Diego en 2016, ClickUp est une solution très visuelle qui permet un grand nombre de vues disponible dès sa version gratuite : mind map, diagramme de gantt, liste, tableau, calendrier… ainsi qu’un espace conversationnel dans chaque espace de travail. Elle s’adapte aussi bien aux projets IT que non IT. Ces nombreuses intégrations et fonctionnalités la positionne aujourd’hui comme un service d’excellence avec la volonté de rassembler tous les usages de la gestion de projet en un seul espace. Grâce à une stratégie freemium poussée, aujourd’hui des millions d’utilisateurs et plus de 100 000 entreprises sont conquis par son offre.

Microsoft, le leader des solutions workplace, met à disposition Planner un peu plus tardivement et se positionne directement en concurrence de Trello et Jira. Avec plus de 260 millions d’utilisateurs actifs, Planner bénéficie pleinement de son intégration à l’écosystème Microsoft 365, aux côtés des outils de communication et de collaboration essentiels à la situation actuelle tels que Microsoft Teams et Sharepoint Online. Son gros + ? Sa combinaison avec Power Automate qui permet d’automatiser l’avancée de chaque tâche une fois terminée.

Cependant, le déploiement de ces outils nécessite une approche et des techniques d’adoption permettant de faciliter l’implication de vos équipes. En voici un exemple concret.

#4 L’adoption des outils pour un management visuel efficace

Pour embarquer vos équipes, osez mettre en œuvre votre intelligence collective. C’est ce qu’à réalisé récemment une grande entreprise pharmaceutique avec le soutien de Saegus pour l’adoption de Jira Software et ce, en 4 étapes.

Étape 1 : Comprendre et analyser 

Démarrez par une analyse de votre environnement et de votre fonctionnement actuel (outils, culture, organisation). Quels sont vos pain points et vos besoins ? Quelles solutions vous aideraient à y remédier ? L’implication de vos équipes est cruciale : la compréhension de leurs attentes et besoins permettra d’adapter le processus et de choisir les bons outils. 

Étape 2 : Co-construire 

Participez aux ateliers de paramétrage et à la configuration des outils adaptés à votre environnement de travail. Pour cela, identifiez des collaborateurs volontaires avec une appétence pour les outils digitaux qui prendront en main les outils avant la phase d’adoption par l’ensemble de l’équipe. L’objectif de cette équipe pilote sera de tester ces outils et de les valider avant de l’étendre à plus grande échelle.

Étape 3 : Déployer 

Pour la phase d’adoption, mettez à la disposition de vos équipes les ressources adaptées à leur niveau de maturité pour appréhender les outils et les rendre autonomes : sessions de découvertes des outils et démonstrations de cas d’usages les ciblant, puis mise à disposition de guides utilisateurs et communication des bonnes pratiques. Et, pourquoi pas y ajouter une FAQ avec les questions fréquentes de vos utilisateurs ? Dans cette phase, prenez le temps de récolter les retours utilisateurs pour faire évoluer votre dispositif.

Étape 4 : Étendre à plus grande échelle 

Enfin, redéfinissez votre organisation en intégrant de nouvelles équipes dans la démarche, avec l’aide de votre équipe pilote.

En résumé, l’adoption des outils passe par celle des usages. Par exemple, les ateliers de Design Thinking permettent d’identifier les pain points et d’adopter à terme une démarche par itération fondée sur les retours utilisateurs.

Aujourd’hui, après plus de 10 ateliers de cadrage, 10 guides utilisateurs, l’ouverture de 5 258 tickets et la création de 24 projets Jira, plus d’une centaine d’utilisateurs ont adopté et pris en main l’outil. Une adoption réussie qui permet à l’organisation d’assurer son management visuel à distance et ce, grâce à l’implication et à l’engagement de tous les acteurs du projet.

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Rédigé par Laura Morisseau, Consultante Digital Workplace

Sources :
https://www.lesechos.fr/2016/07/taiichi-ohno-la-revolution-du-juste-a-temps-1112071
https://www.latribune.fr/opinions/tribunes/agile-lean-management-quelle-methode-pour-l-innovation-821137.html
https://cutt.ly/mhIWcNl
https://www.atlassian.com/fr/software/jira/guides/use-cases/who-uses-jira
https://www.journaldunet.com/management/efficacite-personnelle/1417796-le-visual-management-la-performance-par-l-implication-des-equipes/
https://www.zdnet.fr/actualites/atlassian-s-empare-de-trello-pour-425-millions-de-dollars-39846918.htm
https://www.presse-citron.net/clickup-le-service-de-gestion-de-projet-par-excellence-realise-une-belle-levee-de-fonds/

Le 30 janvier dernier, nos équipes Digital Workplace ont montré tout ce qu’il est possible d’envisager avec la Power Platform de Microsoft à l’appui de démonstrations concrètes.

 

 

 

 

Entre les attentes des métiers et les contraintes de la DSI, il existe un fossé qui n’a cessé de se creuser. Avec la Power Platform, Microsoft apporte une solution de Citizen Development, qui vise à doter chaque utilisateur de “super pouvoirs” pour leur permettre de créer eux-mêmes l’application dont ils rêvent au quotidien.

 

Certes la promesse est séduisante, mais sa mise en œuvre s’accompagne de quelques questions : Comment assurer l’adoption de cette nouvelle technologie ? Comment détecter et accompagner nos futurs Citizen Developers ? Quelle gouvernance mettre en œuvre ? Comment supporter et faire évoluer ces Apps créées par des « non IT » ? Comment mesurer l’impact de cette transformation ? Comment s’assurer de son succès ?

 

Pour répondre à ces questions nous avons eu le plaisir de faire intervenir nos équipes Workplace et Data. Cédric DAUVILLIER, Expert Power Plateform a précisé les clés pour contrôler la création d’Apps, leur gouvernance et leur gestion, Julien AYRAL, Expert Data et IA, a expliqué la manière d’optimiser l’utilisation de PowerBI au sein des PowerApps et Artus AUVRAY, Senior Consultant Digital Workplace et responsable de l’offre Small Apps, est revenu sur les possibilités données à tout utilisateur de créer des applications “low code”.

 

Cette soirée chez Saegus a été l’opportunité de découvrir la Power Platform dans sa globalité (Power Apps, PowerBI, Power Automate, …) en assistant à des retours d’expériences grâce à des démonstrations concrètes de réalisations. En parallèle cela a permis aux participants de découvrir la manière de gérer ces nouvelles approches et de ressortir avec de premières idées pour leur plan de travail.

Si vous souhaitez vous lancer, n’hésitez pas à nous contacter pour une présentation !