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Étiquette : Digital Workplace

A l’heure de l’économie globale ou du télétravail, les environnements de travail s’élargissent, réunissant de plus en plus de collaborateurs distants autour de projets communs, appelant de nouveaux outils toujours plus collaboratifs.  

 

Ce besoin nouveau d’une collaboration plus rapide et plus numérique a vu naître le marché de l’écran intelligent et connecté. De la Flipboard de Samsung à la Jamboard de Google, en passant par la Webex Board de Cisco, le marché de ces produits est en plein essor et promet une collaboration plus fluide, et sans ordinateurs personnels, pour peu que l’entreprise ait fait le choix de basculer sa plateforme workplace dans le cloud.  

 

Après le succès de la première version, Microsoft a dévoilé en avril sa dernière innovation en la matière : le Surface Hub 2S. Commercialisé dès la rentrée à partir de 9 000 $, il suscite déjà l’intérêt des entreprises de toutes tailles qui, pour beaucoup, cherchent à connecter leur équipement physique à leur plateforme digitale afin de créer une expérience phygitale pour leurs salariés. Mais que promet réellement le dernier-né de Microsoft pour améliorer l’expérience phygitale entreprise ? En quoi s’inscrit-il dans la démarche de transformation digital workplace ? Pourquoi considérer ce produit comme une extension du workplace ?  

 

L’écran interactif et connecté, point d’ancrage de la transformation phygitale? 

 L’écran interactif et connecté va progressivement se développer dans les petites comme dans les grandes entreprises, et pour cause : il s’agit là de l’étape suivante à leur bascule vers un environnement de travail numérique, souvent cloud.  Le point d’interaction entre le physique et le digital se joue d’ailleurs beaucoup dans les salles de réunion encore victimes de nombreux écueils dans les premières tentatives de rendre la salle de réunion connectée : matériel inadapté ou obsolète, qui se solde souvent par un retard dans le démarrage de la réunion, ou une expérience douloureuse pour les personnes à distance. Autre douleur commune : la sous-exploitation de la surface professionnelle (les m² de bureaux), dont on considère que 42% n’est pas rentabilisée dans les entreprises d’après une étude menée par Microsoft.  

 

Un environnement physique et multimédia, c’est bien, mais l’essentiel des promesses ne seront exploitées que lorsque ce dernier s’intégrera au workplace digital. Pari encore difficile, l’apanage des équipements est rarement du ressort des DSI et plutôt des services généraux qui n’ont pas encore cette intégration ajoutée à leur cahier des charges.  

 

De leur côté, plusieurs questions se posent encore dans l’esprit des DSI. La première, peut-être la plus importante, est celle du fameux legacy IT, ou comment gérer son “héritage numérique” lorsqu’on aborde une solution phygitale : faut-il abandonner les anciennes solutions de conférence ? De téléphonie ? L’ancien et le nouveau peuvent-ils co-exister ? Cette question est évidemment à étudier en prenant en compte les aspects liés  à la sécurité, surtout lorsque l’entreprise a déjà monté sa propre infrastructure. 

 

Côté sécurité, les géants du numérique travaillent à offrir des garanties tant sur la sécurité que sur la localisation des données. Si côté sécurité, les réponses apportées tendent souvent à dépasser ce que l’entreprise moyenne pourrait mettre en place par elle-même, la localisation et l’accès aux données restent un sujet de préoccupation forte pour les entreprises françaises et à plus forte raison pour les entreprises des secteurs régulés et/ ou publics.   

 

Reste alors le questionnement légitime du coût généré par la transformation phygitale. Si l’investissement en matériel reste important, il peut être rapidement rentabilisé par le gain de temps et d’espace, pour peu que les nouveaux usages aient pu être expliqués et diffusés et que le matériel ne reste pas inutilisé… D’après une étude Forrester datant de 2016, les mesures sommaires estimées sont un RSI de 138 % et une période de récupération d’environ neuf mois. Ce retour sur investissement s’observe d’autant plus dans le cadre d’une stratégie d’adoption effective de l’environnement phygital, en continuité de l’adoption d’un environnement Digital Workplace.  

 

Le Surface Hub 2S, un écran pour de nombreux usages… évolutifs !  

Pour son Surface Hub 2S, Microsoft couvre toujours ses cas d’usage principaux, le tout en un seul écran. L’outil conserve les deux fonctionnalités de whiteboard et de visioconférence avec partage d’écran (grâce à la fonction One Touch Join issue de Teams). Ce qui différencie l’écran de ses concurrents, c’est qu’il propose aussi le partage de contenu et la coédition en temps réel et qu’il est complètement intégré à la solution Office 365. Le Surface Hub 2S promet de pouvoir se connecter sur le cloud pour récupérer ses fichiers enregistrés en quelques secondes et poursuivre ensuite le travail avec ou sans son laptop, même après la réunion.  

Cette continuité entre le travail collaboratif effectué avant, pendant et après la réunion représente le point fort et différenciant du Surface Hub, lorsqu’il est couplé à Office 365. 

 

Enfin, et c’est bien là que Microsoft compte tirer son épingle du jeu, le Surface Hub 2S va continuer de s’enrichir au rythme de sa suite Office365. Demain, les Surface Hubs seront encore plus riches fonctionnellement qu’au moment de leur achat, comme les smartphones en leur temps. Et lorsqu’on l’on observe l’évolution du taux d’adoption de leur service Teams, ainsi que sa feuille de route fonctionnelle, on peut raisonnablement parier sur un grand succès pour le Surface Hub 2S. 

 

La transformation phygitale, un enjeu déjà identifié par Saegus 

Le succès à venir de devices connectés tels que le Surface Hub 2S de Microsoft va continuer de se confirmer, poussé par les nouvelles plateformes de Digital Workplace et  leurs services collaboratifs. Les outils se multiplient, allant des écrans connectés aux offres complètes de visio-conférences proposées pour des contextes de petites surfaces de bureaux, à prix plus accessibles. Cependant, l’expérience phygitale complète exigera le plus souvent un passage à une plateforme Digital Workplace cloud.  

 

Certaines entreprises peuvent envisager d’opter pour une infrastructure hybride, mais celle-ci peut dégrader l’expérience utilisateur, certains services se retrouvant souvent bridés ou inaccessibles. 

 

Ayant déjà déployé un Phygital Workplace dans nos locaux, nous avons également expérimenté son adoption et ses cas d’usages : nous en avons même fait un article. Parce que notre conviction est d’essayer avant d’adopter, nous vous invitons à venir tester chez nous les devices de votre environnement phygital de demain. Pour de vrai. 

 

N’hésitez pas à contacter nos experts pour plus d’informations !  

 

 

crédit photo: numerama.com

Le déploiement d’une solution Workplace est plus qu’un investissement financier, c’est le souhait de proposer une meilleure expérience collaborative à ses employés et de standardiser les outils de travail à travers de nouveaux usages. Toutefois, ces outils déployés depuis quelques mois voire des années sont, dans certains cas, peu adoptés par les collaborateurs. En effet, la stratégie actuelle des entreprises s’appuie sur une communication descendante, des méthodes de change management assez classiques ou encore une faible implication des collaborateurs. 

 

À contre-pied de cette méthode traditionnelle, les convictions de Saegus s’appuient, au contraire, sur l’adoption des nouveaux usages par les utilisateurs finaux. Autrement dit, les impliquer en amont à l’aide de méthodes comme le Design Thinking dans le but de répondre à leurs attentes et à l’évolution de leurs usages. La réussite du plan d’adoption passe aussi par sa mesurabilité afin d’évaluer efficacement les actions mises en œuvre. À travers cet article, nos experts Workplace vous donneront trois bonnes pratiques pour s’assurer du succès de votre stratégie d’adoption. 

 

1. « Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va. »  Sénèque 

La mesurabilité de la stratégie d’adoption commence par définir des objectifs liés aux cas d’usage identifiés en amont du projet. Par exemple, les collaborateurs d’une entreprise utilisent les emails pour envoyer des pièces jointes, mais très peu Teams. L’objectif serait le suivant : Nous souhaiterions que les collaborateurs utilisent moins les emails au profit de partager les documents dans leurs équipes dédiées sur Teams. Nous constatons ici que l’objectif correspond à une action précise. Celle-ci demande d’être clair dans la formulation du résultat attendu. 

 

De nos expériences, nous avons observé que certaines entreprises mettent des objectifs surdimensionnés concernant le taux d’adoption. Ce dernier est en moyenne entre 30 et 50% si nous souhaitons une réelle adoption de l’outil. Il ne faut pas les sous-estimer ou au contraire, les surestimer. Par ailleurs, un objectif se mesure sur trois mois minimum pour laisser le temps au collaborateur d’ancrer les nouvelles habitudes de travail dans son quotidien. L’adoption s’inscrit donc dans le temps afin de générer un fort engagement. 

 

2. « L’histoire est un piètre indicateur de fiabilité. » Stephen Baxter, Titan 

La mesurabilité des actions se fait à partir d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs. Comme les objectifs, ils sont pertinents et réalistes. L’usage d’indicateurs quantitatifs sert à chiffrer les actions mises en place. Par exemple, connaître le taux d’adoption des communautés dédiées à l’outil, le pourcentage du nombre de vues par page, le pourcentage du nombre de visiteurs par pays, par métier ou région, le nombre de personnes formées selon les différentes cibles (les utilisateurs finaux, les champions, les relais). En ce qui concerne les indicateurs qualitatifs, il existe plusieurs méthodes comme l’envoi d’un sondage ou d’un questionnaire. Ainsi, on obtient des retours utilisateurs sur les actions menées autour de la démarche d’adoption.  

 

Cependant, ces indicateurs restent sources d’imprécisions sur la compréhension de l’outil. Il n’existe pas de garantie sur l’adoption réelle et son usage. Ils permettent de montrer que les bons moyens sont utilisés et de suivre l’évolution du plan d’adoption pour en estimer l’efficacité. Nous pouvons aussi nous interroger sur ce qu’est un bon taux d’adoption. Il n’existe pas de définition absolue de l’adoption en soi, puisque cela dépend du contexte et des tendances de l’adoption de l’outil. A titre d’exemple, il peut être intéressant de suivre le nombre d’utilisateurs plutôt que le nombre de créations de communautés, lequel stagnera rapidement. Ainsi, c’est à vous de créer vos propres indicateurs.  

 

 

3. « Dis-moi comment tu me mesures et je te dirai comment je vais me comporter. » Eli Goldratt, physicien  

Lorsqu’un Dashboard est en place dans un projet d’adoption, il est important de lire les indicateurs de manière segmentée. Cela offre la possibilité de les filtrer pour comparer selon la culture d’un pays, d’une entreprise ou d’un secteur. Contrairement aux employés d’une banque, les outils digitaux sont peu utilisés dans certains domaines, comme par exemple dans les usines où les collaborateurs ne possèdent pas “d’identité digitale”. De plus, la maturité digitale des employés et les technologies utilisées dans différents pays sont autant de facteurs à prendre en considération. Il est ainsi pertinent de mesurer son plan d’adoption selon des filtres personnalisés et appropriés au contexte plutôt que de l’évaluer dans sa globalité. 

 

N’hésitez pas à contacter si vous souhaitez en savoir plus !

 

Je t’aime, moi non plus. Cette phrase pourrait résumer le constat réalisé par le cabinet Deloitte dans une étude menée en 2014 auprès de 900 DSI dans 49 pays. Celle-ci démontrait que les directions métiers avaient une image négative des DSI, considérant ces dernières comme contraignantes, lentes et coûteuses. Les DSI ne semblaient guère avoir une image plus positive de leurs homologues, et ce, pour plusieurs raisons : le manque de priorisation des sujets, le manque d’appétence technique ou encore les demandes d’évolutions tardives. Les deux parties entretenaient alors une relation compliquée, ce qui semble être toujours le cas à ce jour. Pourtant, la transformation digitale qu’elles vivent actuellement pourrait être l’opportunité de les réconcilier, et de montrer que la relation a évolué depuis. C’est en tout cas ce que nos experts vont démontrer.  

 

Pour comprendre ce constat, il convient de remonter au début de l’informatisation des entreprises, dont les DSI avaient la charge. Cela a débuté par l’intégration de solutions au sein de l’organisation. Installer une solution était une chose, mais encore fallait-il que celle-ci fonctionne dans le temps. A cet effet, les DSI ont commencé à faire de la maintenance et à gérer les mises à jour à l’aide d’équipes dédiées et formées à ces tâches. Avec l’émergence d’internet, les DSI ont dû adapter leurs normes de sécurité pour ouvrir leurs systèmes d’information tout en tenant compte des nouvelles régulations de leurs métiers et de leur secteur d’activité.  

Les DSI tâchaient donc de répondre à des contraintes de plus en plus complexes, tout en proposant à leurs utilisateurs finaux des solutions fonctionnelles, disponibles et sécurisées. Avec ces garanties, les DSI sont progressivement devenues incontournables concernant les orientations à prendre en termes de solutions métiers. 

De plus, avec l’arrivée du cloud computing, d’autres changements majeurs se sont produits. D’abord circonspectes, toutes les DSI n’ont pas immédiatement réagi, optant souvent pour la prudence dans un premier temps. Devant ce qu’elles considéraient comme un manque d’agilité, certaines directions métiers ont alors décidé de se doter d’un Chief Digital Officier (CDO), avec des missions se situant à cheval entre celles des métiers et des DSI.  

 

Dans ce même temps, les directions métiers, souvent séduites par les promesses du cloud, ont dressé de nouveaux constats :  

  • L’inéquation grandissante entre les solutions proposées par la direction des systèmes d’information et les attentes métiers ; 
  • Le fait que les métiers n’ont pas toujours connaissance des solutions offertes par la DSI, ne savent pas laquelle choisir, ou considèrent qu’elles ne sont pas adaptées ;  
  • Les solutions parfois incompatibles avec les exigences métiers ;  
  • La pauvreté de l’expérience utilisateur par rapport aux standards du marché dans la sphère privée.   

 

 

 

Il semble ainsi compréhensible que ces changements soient perçus avec circonspection par les DSI. En effet, elles sont de plus en plus challengées par des métiers attentifs aux dernières solutions du marché, qui pensent pouvoir avancer plus vite sans aide et imaginent s’extraire des contraintes imposées. À titre d’exemple, nous savons que l’envoi d’une pièce jointe possède un poids limité, mais il arrive, dans certaines circonstances, qu’une direction métier ait le besoin d’envoyer des documents dont le poids est supérieur à celui autorisé. Pour contourner cette contrainte, les collaborateurs utilisent des applications non homologuées comme We Transfer, WhatsApp ou Dropbox. C’est en cela que consiste le principe du “Shadow IT”, à savoir utiliser des applications réputées « non conformes » selon les directions des systèmes d’information.  

Face à ces comportements, la DSI est parfois contrainte de bloquer les accès à ce type de sites pour des raisons de sécurité. Elle a cette double mission de faire respecter les règles tout en favorisant le partage et les échanges entre les collaborateurs. En outre, elle ne bénéficie toujours pas des ressources nécessaires pour communiquer et mettre en avant les produits et services à disposition. Ces circonstances complexifient sa mission et peuvent susciter une incompréhension des métiers voire, à terme, ternir son image.  

 

Pour y remédier, les directions des systèmes d’information se tournent vers des expertises marketing et embrassent surtout une approche orientée vers leurs clients finaux. Ceci afin de rendre leurs impératifs accessibles à tous, d’expliquer facilement certains choix ou encore de sensibiliser les directions métiers aux nouveaux usages. Elles revoient également leurs feuilles de route en intégrant de nouvelles missions pour s’aligner davantage sur les objectifs des métiers, tout en améliorant les compétences de leurs équipes. De ce fait, elles apprennent à être agile, à avoir une approche centrée utilisateur à l’aide de l’UX ou du Design Thinking, et commencent à faire de l’adoption pour être plus efficaces. Ces équipes, qui n’avaient initialement pas ces compétences, sont de plus en plus à même de travailler sur ces thématiques. 

Par ailleurs, leur transformation se poursuit et s’organise autour d’une nouvelle gouvernance sous forme d’un centre de services. Ce nouveau mode de fonctionnement permet d’être au plus près des métiers, de piloter efficacement les projets et de mesurer concrètement la qualité de la relation, c’est-à-dire la réactivité dans le traitement des demandes et l’efficacité du service rendu.  

 

 

Chez Saegus, nous sommes convaincus que la transformation doit aller plus loin en proposant une approche inspirée du marketing produit. Elle s’articule autour de différentes compétences : co-construire des services avec les utilisateurs métiers, savoir les faire évoluer, réaliser une veille constante des nouvelles tendances et tester ces dernières pour les mettre en œuvre. Cette démarche doit également répondre aux trois critères suivants, inspirés du Design Thinking : la désirabilité, la faisabilité et la viabilité. Ainsi, la charge de travail est considérablement réduite en termes d’adoption puisqu’elle s’appuie sur un réseau d’utilisateurs, d’acteurs et de promoteurs du changement durablement engagés. 

Ces différents éléments tendent finalement à montrer que les DSI restent des acteurs majeurs de la transformation digitale et se doivent d’être au plus proche des métiers en devenant un centre de services tout en adoptant une approche de “conseil” et de “business partner”. Par ailleurs, le maintien d’une bonne entente avec les métiers réside dans la capacité de chacun à établir des relations de collaboration constantes.  L’objectif commun étant d’assurer le succès des projets et de créer de la valeur ajoutée. Cela amène souvent à créer des équipes mixtes qui travaillent ensemble sur les mêmes référentiels méthodologiques tels que l’Agile. Cette organisation permet de pouvoir itérer sur des solutions proposées tout en partageant leurs contraintes respectives.  

 

En définitive, ces évolutions amèneront certainement à se demander si le CDO n’est pas simplement une DSI nouvelle génération, ayant fait sienne cette approche “offre de service”, co-construite, co-marketée et co-gérée avec ses clients finaux.  

 

 

Notre équipe Digital Workplace se tient à votre disposition pour vous accompagner dans votre transformation digitale !  

 


Quels sujets ont fait clavarder sur notre channel #Workplace ce mois-ci? La réponse dans ces nouveaux insights Workplace by Saegus. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à télécharger l’intégralité des insights ci-dessous!

 

#1

BlackHole : le nouvel outil Workplace basé sur la blockchain

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Si le partage de fichiers sur Internet est devenu une tâche très simple, avec de nombreuses solutions disponibles sur le marché comme WeTransfer, Dropbox, ou encore Google Drive, ces plateformes sont-elles toutes sécurisées ?

 

Une sécurisation nécessaire des données

Les facteurs de sécurité sur Internet doivent être pris en compte, car les informations sont vulnérables aux fuites et aux vols. En ce sens, si vous souhaitez partager des informations sensibles, il est préférable d’utiliser un mécanisme garantissant une sécurité maximale des données.

BlackHole File Transfer, l’application sécurisée par le réseau blockchain

Saegus vous présente ce mois-ci BlackHole File Transfer. Il s’agit d’une application pour Windows et Mac, avec laquelle vous pouvez partager des informations rapidement en utilisant la sécurité fournie par le réseau blockchain.

 

BlackHole File Transfer est une application chargée de chiffrer et de télécharger des données sur la blockchain afin qu’elles soient téléchargées par le destinataire. L’application fonctionne directement sur le PC, vous en aurez donc besoin pour charger et chiffrer les données. Pour sa part, le destinataire doit uniquement accéder au lien partagé pour obtenir les informations.

 

À vous de jouer !

 

#2

Wrike : la plateforme collaborative de gestion du travail configurable

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En quoi consiste Wrike ? Le fondateur de la plateforme collaborative, Andrew Filev, l’évoque comme le Digital Workplace le plus configurable du marché. En effet, il décrit le logiciel comme une plateforme de gestion du travail avec une approche globale proposant des rapports personnalisés et s’intégrant avec d’autres outils tels que Gmail ou Dropbox.

 

Vinci adopte Wrike pour ses projets IT à l’international

La DSI de Vinci Energies a notamment choisi Wrike pour gérer ses projets IT de manière transversale. Ils souhaitent en effet disposer d’un seul outil pour l’ensemble de leurs projets. Leurs équipes sont réparties sur plusieurs sites en France et à l’étranger et ils ont décidé d’implémenter la plateforme Wrike. Celle-ci permet en effet de gérer les utilisateurs de manière transparente et elle dispose de paramétrages avancés, s’adaptant parfaitement aux modes de fonctionnement de la DSI de Vinci.

 

Le point fort de Wrike selon Saegus

Le gros point fort de Wrike selon Saegus est de proposer des versions de sa plateforme reposant sur des besoins métiers (IT, marketing, RH…). Pour info, il y a actuellement 18 000 entreprises qui utilisent Wrike à travers le monde.

Nous avons la conviction chez Saegus que Wrike a de beaux jours devant lui puisqu’ il connait une croissance importante et prévoit l’arrivée de nouvelles fonctions prédictives. Celles-ci permettront d’estimer le temps que certaines tâches vont prendre par exemple.

 

 

 

#3

Fuze : communication unifiée sur le Cloud

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Si le Digital Workplace a connu un « boom » ces dernières années, plusieurs études récentes affirment qu’il est dû en grande partie aux communications unifiées dans le Cloud.

Ce mois-ci, nous vous présentons Fuze, un spécialiste des communications unifiées en mode SaaS c’est-à-dire dans le Cloud.

Fuze vous propose d’unifier tout simplement les services de téléphonie, vidéo, messagerie instantanée et collaboration au sein d’une même plateforme sur le Cloud.
Son ambition est de simplifier le déploiement en entreprise en ayant une solution unifiée. En effet, nous savons à quel point il est important pour les collaborateurs d’avoir une seule application permettant de regrouper plusieurs besoins. Plus de pertes de temps à switcher d’une application à l’autre. Fuze permet de simplifier ainsi leur quotidien. La mise en place pour les services IT est aussi un gain de temps puisque hébergé sur le Cloud.

 

#4

Zoho affiche des belles ambitions pour le marché français

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Envie d’en savoir plus sur les ambitions de Zoho ? Téléchargez notre veille et découvrez l’intégralité de nos insights workplace !


La méthode en cycle V est au lecteur cassette ce que l’agile est au streaming. Jusqu’à présent la méthode en cycle V fut souvent utilisée par les managers pour gérer les mises à jour d’un service de collaboration. A raison d’une montée de version tous les trois ans environ, les équipes IT avaient le temps de tester les mises à jour et de préparer les supports techniques avant un déploiement.  Or avec le Digital Workplace, les mises à jour sont devenues plus fréquentes (une par mois environ) et ont montré les limites de cette méthode basée sur des cycles longs. Car, l’enjeu est aujourd’hui d’être capable de travailler sur des cycles courts à l’aide d’un backlog, destiné à recueillir des tâches et les répartir au sein d’une équipe. La méthode agile semble la solution la plus adaptée puisqu’elle permet cette gestion en continu.  Ainsi, il est naturel de se poser des questions liées à la méthode agile, à son application, à la méthodologie à employer pour le déploiement, mais surtout d’être à l’écoute de bonnes pratiques.  

 

Comme évoqué en introduction, le cycle en V ne permet plus de traiter les mises à jour mensuelles contrairement à la méthode agile. Cette dernière offre une meilleure vision des priorités et des tâches à répartir dans les équipes. Dès lors, il convient d’adopter la méthode agile. Le schéma ci-dessous montre l’organisation type de l’équipe Workplace à l’aide de la méthode agile. La partie Vision et Product Ownership est en charge de prioriser les tâches et d’activer ou non les fonctionnalités. Pour cela, elle s’appuie sur le feedback des utilisateurs qui se traduit en expression de besoin. Cette partie est composée aussi d’un Innovation Lab présent pour tester les dernières nouveautés et vérifier que celles-ci correspondent aux besoins exprimés. Le manager Digital Workplace, quant à lui, ajoute des items dans le backlog qui sont traités par l’équipe Plateforme & Infrastructure (IT). Enfin, le Product Management se charge de la partie adoption lorsqu’une mise à jour impacte l’usage du service. 

 

 

 

 

L’objectif de cette méthode est ainsi d’avoir un backlog partagé entre plusieurs acteurs en vue d’offrir une vision commune des activités. 

Il est également possible de s’organiser des “Rings”. Cette méthode consiste à un déploiement par population qui reçoit la mise à jour en avant-première. Elles peuvent détecter en amont un éventuel dysfonctionnement et le faire remonter à l’équipe Workplace avant que cela ne pénalise l’entreprise. Par conséquent, l’équipe Workplace doit être réactive et doit agir rapidement sur la propagation de la mise à jour.   

 

 

Ce type de déroulement reste propre à chaque entreprise bien qu’il soit possible de dégager un modèle type (voir schéma ci-dessus). Cela commence par un premier cercle de population constitué des métiers de l’IT (Ring 0) qui prend en charge les nouveautés durant les premiers jours voire les premières semaines. Ensuite, le déploiement continue auprès des champions (Ring 1) qui sont appétents à recevoir les mises à jour avant de s’étendre aux autres collaborateurs (Ring 2).  

Pour bien choisir les cercles de population, il est recommandé de réfléchir à un maillage métier/situation géographique afin d’obtenir une meilleure représentativité des métiers, des attentes et des besoins. Par exemple, vous pouvez choisir des utilisateurs à Paris qui travaillent dans la finance et d’autres collaborateurs dans le marketing situés à Singapour. 

 

Notre équipe Digital Workplace se tient à votre disposition pour vous accompagner dans votre transformation digitale !


Le déploiement d’un outil à l’international est complexe. Les challenges sont nombreux et rien ne garantit le succès et l’adoption finale par les utilisateurs. Les stratégies classiques de change management s’appuient toutes sur le recrutement de champions locaux et leur montée en compétence sur les outils à déployer. Cependant, bien peu accordent de l’importance à la transmission de la philosophie de déploiement, qui est pourtant un élément clé. Saegus a construit une méthodologie spécifique qui joue sur les leviers humains pour favoriser l’adoption des nouveaux usages, plus particulièrement sur des outils du Workplace. Cette capacité à faire adopter de nouveaux outils doit être exportée en local pour changer les habitudes de travail du collaborateur. À travers cet article, nous vous invitons à découvrir les grandes idées directrices de notre programme de déploiement et d’adoption du Digital Workplace à l’international. 

 

Un peu de contexte :

En 2015, une entreprise internationale dans le domaine de l’industrie (37 000 collaborateurs présents dans plus de 30 pays), a entamé sa transformation digitale sur différentes thématiques dont le Workplace, en choisissant Office 365 pour répandre de nouvelles méthodes de travail. Cette solution, pourtant déployée depuis plusieurs années, n’a jamais été véritablement adoptée par les collaborateurs, engendrant des coûts importants sans retour sur investissement. 

Fort de ses méthodologies et convictions autour de l’adoption tactique, Saegus a été sollicité pour accompagner les différentes entités de l’entreprise à l’usage des nouvelles méthodes de collaboration, en vivant l’expérience utilisateur et en cherchant les bons moments pour pousser des messages clés avec les bons leviers. 

Afin d’éviter les écueils d’un projet “BIG BANG“, nous avons eu une approche type “Lean start up” avec un premier pilote sur Paris afin de tester notre méthodologie et la contextualiser. Ceci dans le but d’être au plus près des attentes des collaborateurs pour ensuite l’adapter à chacun des pays d’implantation de l’entreprise. Ce travail fut possible avec l’aide de relais en charge de déployer le programme au niveau local. Ces derniers ont été formés et certifiés par l’équipe d’adoption tactique du programme menée par Saegus. 

Quelques réalisations :

Pour répondre aux enjeux de notre client, nous avons réalisé les actions suivantes :

  • La création d’une application permettant aux collaborateurs de trouver le bon outil selon le bon usage. En complément, nous avons proposé un accès à des fiches “bonnes pratiques”, des vidéos, des formations, etc…

  • La mise en place d’une plateforme en ligne d’adoption d’Office 365 permettant à tout utilisateur de se former et de monter en compétence à son rythme et selon ses besoins

  • L’organisation et la planification de l’intervention d’une équipe de déploiement à l’international afin de déployer le pilote Paris, mais adapté et contextualisé à chaque pays (dimension, contexte, culture, etc.)

  • La réalisation d’un kit de déploiement composé des supports de communication on line et off line
  • La réalisation d’un pack pédagogique (formation et certification) afin que les équipes locales maîtrisent les solutions d’Office 365, les actions d’adoption et la temporalité du programme
  • L’accompagnement des équipes locales par l’équipe centrale lors du lancement du déploiement

  • Le recrutement et la fédération d’un réseau d’ambassadeurs en local et la formation de ces derniers

  • L’intégration du programme dans le quotidien des collaborateurs, à travers des pilotes métiers concrets accompagnés et suivis dans le temps

Que cela a-t-il permis concrètement ?

  • Le programme est devenu une marque interne identifiée par tous les collaborateurs

  • Le déploiement d’une stratégie d’adoption adaptée aux différentes cultures

  • Un meilleur accompagnement des collaborateurs pour comprendre les nouvelles méthodes de travail et la transformation digitale

  • Une méthode d’adoption qui veut être reprise sur d’autres sujets et d’autres outils métier
  • La transformation des habitudes de travail des collaborateurs et des usages
  • L’agrégation de nouvelles demandes et constitution d’un catalogue de nouveaux usages
  • La mise en place d’une gouvernance agile et globale (dont une “Use Case Factory” qui consiste à agréger les nouveaux usages), des tests et enfin leur déploiement
  • L’agrégation des nouveaux usages pour capitaliser et généraliser des bonnes pratiques entres les différents pays et entités

En définitive, voilà quelques facteurs clés de succès : 

  • Nous sommes parvenus à un haut niveau de Sponsoring global (niveau COMEX)

  • Nous avons permis l’engagement des sponsors locaux du projet sous la forme d’influenceurs

  • Nous avons pris en considération les particularités de chaque culture, chaque pays, chaque entité, chose qui a été triviale

  • Nous avons su adapter la communication selon les pays

  • Nous avons impliqué l’IT pour connaître le contexte technique des différentes entités

  • Nous avons embarqué et formé les relais afin qu’ils soient des facilitateurs et ambassadeurs du programme

 

Nous vous avons proposé un aperçu en quelques faits et chiffres d’un projet mené par notre équipe Digital Workplace après le déploiement, à l’international, d’Office 365 chez un de nos clients. Ceci est juste une mise en bouche, n’hésitez pas à nous solliciter pour avoir davantage de précisions sur la méthodologie employée et le bilan complet de la mission.

Notre équipe Digital Workplace se tient à votre disposition pour vous accompagner dans votre transformation digitale !  


Un petit aperçu des sujets qui ont fait clavarder sur notre channel #Workplace ce mois ci.

 

#1

Que retenir de Viva Technology 2019 ?

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Depuis sa création en 2016, Viva Technology est devenu le rendez-vous incontournable des start-ups et des passionnés de nouvelles technologies. Pour l’Institut du Commerce Connecté (ICC), Viva Technology fut l’opportunité de mettre en lumière les nouvelles tendances, dont trois ont retenu notre attention :

 

Le machine learning

L’intelligence artificielle est plus qu’une tendance, il s’agit d’une profonde mutation de notre façon de vivre et de travailler. Cette évolution significative est due à la fabrication d’ordinateurs de plus en plus puissants, d’un investissement massif des entreprises dans ce domaine, de solutions cloud où il est possible de stocker plus de données et de notre quotidien devenu plus connecté.

 

De nouvelles interfaces

Que ce soit dans le monde du travail ou chez le particulier, les personnes interagiront avec des interfaces faisant appel à la voix, aux gestes, à la réalité virtuelle et augmentée. Avec l’aide de l’IA, les technologies deviendront de plus en plus intuitives et aideront mieux les utilisateurs à communiquer avec leur environnement.

 

L’intégration de l’IA dans le marché du travail

Le marché du travail est confronté à une contradiction : aujourd’hui, les entreprises font face à un manque de certains profils qualifiés, tandis que dans le même temps, le chômage touche les jeunes et les seniors en recherche d’emploi. Dans ce contexte, l’IA peut apporter une plus-value en automatisant certaines tâches et ainsi permettre au DRH de se concentrer sur celles plus importantes. Par ailleurs, ce sujet a fait l’objet d’une analyse par trois de nos saegusiens lors d’une expédition à Viva Technology en mai dernier.

@VivaTechnology

 

 

#2

Voici quelques notions sur Notion

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Le marché des applications Workplace, bien que dominé par des acteurs majeurs, laisse encore de la place à de nouvelles solutions peu connues des entreprises. C’est pourquoi, ce mois-ci, nous avons décidé de vous présenter une de nos trouvailles : Notion.

Notion, c’est d’abord son fondateur Yvan Zhao qui décrit son produit comme l’alter-ego de Slack. Il part du constat que Slack peut se connecter à d’autres outils, mais qu’il ne fait qu’envoyer des notifications. Le fondateur de Notion observe aussi que les collaborateurs utilisent trop d’outils différents pour réaliser plusieurs tâches. En se basant sur ces faits, il développa une solution permettant aux personnes de retrouver leur travail en un seul et même endroit et de booster leur productivité à travers quatre dimensions : la prise de notes et la rédaction de documents, la capitalisation des connaissances, la gestion de projets et les bases de données.

Sans savoir coder, les collaborateurs seront en mesure de personnaliser rapidement leur propre environnement de travail à l’aide de « modules » basés sur des données. Ils peuvent ainsi créer des tableaux de tâches, des requêtes clients et des pages wiki. Par ailleurs, Notion s’adresse avant tout à du travail de collaboration en équipes plutôt qu’individuel : « Lorsque nous travaillons en équipe, le plus important est que les données soient bien structurées » explique Zhao dans une interview accordée au site The Verge.

Disponible aussi sur smartphone, le produit existe en version gratuite et payante. Le prix de la version payante commence à 4 dollars par mois pour la version individuelle et jusqu’à 8 dollars par mois et par membre pour une équipe. Il y a enfin la version “full package” pour les entreprises à partir de 20 dollars par mois et par membre.

 

@Notion

 

 

#3

Spatial n’est pas le nom d’un programme de la Nasa…

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… mais celui de notre deuxième trouvaille que nous souhaitons vous présenter. Cette jeune pousse de la tech veut révolutionner la collaboration à l’aide de la réalité augmentée. L’idée d’Anand Agarawala et Jinha Lee, les fondateurs, est de transformer l’environnement de travail en un lieu augmenté et partagé autour de trois piliers : la téléportation, la visualisation d’idées et les extensions sur les appareils électroniques.

Nous n’en sommes pas encore à un système de téléportation digne de celui de Star Trek, mais celui de Spatial pose les bases. La solution propose aux employés de collaborer, créer des idées ou partager du contenu comme si d’autres collaborateurs étaient présents physiquement dans la pièce ou seulement virtuellement, sous forme d’avatar. Ce dernier est généré à partir d’une photo en 2D en moins de deux minutes.

Spatial offre la possibilité d’organiser des idées et de partager des contenus depuis un serveur local ou OneDrive, où les documents sont sauvegardés. Les industriels devraient s’intéresser davantage à la partie immersion qui permet de visualiser des modèles en 3D. La projection, quant à elle, se fait soit sur le mur soit au centre d’une pièce. Il est aussi possible d’avoir accès à ses contenus depuis n’importe quel appareil : smartphone et ordinateur.

Aujourd’hui, la solution est disponible sur Teams, mais la start-up souhaite à l’avenir s’intégrer dans plus de logiciels comme Slack. Elle veut également augmenter le nombre de participants possibles, qui est limité jusqu’à présent à 16 participants par session. Le seul hic reste son prix élevé (somme à six chiffres).

 

@Spartial

 

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Contexte et défis

Au sein d’une institution bancaire comme la Société Générale, les moyens de communication peuvent pâtir de limitations sécuritaires, notamment avec l’extérieur. Partager, via une application interne, des informations telles que des postes de réseaux sociaux Twitter n’était possible, a priori, qu’au prix d’études de faisabilité longues et fastidieuses. Dans ce contexte, notre client a fait appel à nos équipes pour vérifier rapidement si une telle application était réalisable et quelle en serait sa proposition de valeur, au travers d’un MVP (Minimum Viable Product).

 

Démarche

Nos équipes ont procédé par étape et ont été capables, en 2 jours, de livrer un MVP selon la logique suivante :

 

• 1ère demi-journée :  l’interview des utilisateurs cibles.

Assurer la pertinence du projet et suivre une démarche user-centric.

 

• 2ème demi-journée :  le prototypage de l’application.

Création de l’arborescence et des premiers contenus.

 

• 3ème demi-journée :  revue de l’application.

Test de l’application auprès des utilisateurs cibles et du commanditaire.

 

• 4ème demi-journée :  l’intégration des retours.

Livraison d’un MVP répondant à l’ensemble des besoins exprimés par le commanditaire et les utilisateurs.

 

Résultats

  • Validation de la désirabilité du produit par les futurs utilisateurs

  • Élaboration d’un backlog et estimation du budget nécessaire au projet en une semaine

  • 30K€ de budget débloqué pour développer l’application par un développeur

  • Vision produit enrichie entre le product owner et les développeurs grâce au MVP et au backlog

 

 

 

 

 

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À l’occasion de son événement Microsoft Ignite en 2017, Lori Wright, General Manager pour les produits Teams et Skype, avait annoncé le remplacement de Skype for Business (online) par Teams. Si la nouvelle a été accueillie de manière positive par les experts IT, elle a cependant soulevé des interrogations et des inquiétudes chez les clients. En parallèle, la montée en puissance de nouveaux concurrents tels que Slack a fait prendre conscience à Microsoft qu’il devait frapper fort en proposant un produit capable de les concurrencer. Teams est ainsi né.  

 

Depuis, Teams n’a cessé de faire parler de lui. Les résultats d’une enquête menée en juillet 2018 par Spiceworks, réseau de professionnels du secteur des technologies de l’information, montre que l’adoption de la plateforme collaborative connaît une croissance tellement rapide qu’elle devrait devenir la deuxième plus grande application de chat en milieu professionnel d’ici 2020, dépassant à la fois Slack, Facebook Workplace et Google Hangouts. L’étude met aussi en avant le taux de pénétration de Teams, passé de 3% en 2016 à 21% en 2018. Mieux encore, elle prédit que Teams atteindra 41% de part de marché d’ici 2020, tandis que Slack n’en occupera que 18% et Google Hangouts 12%. Ainsi se pose la question de l’avenir de Skype for Business face à Teams.  

 

Aujourd’hui, la roadmap de Microsoft s’inscrit dans la volonté de rationaliser, de mieux intégrer entre eux les différents services du Digital Workplace. Contrairement à Skype for Business, Teams a été conçu pour être plus qu’un simple outil de communication. Il propose un hub de collaboration complet, favorisant le travail en équipe et la communication. Maintenant, les collaborateurs ont la possibilité de créer des équipes par projet, de centraliser et partager les documents, de fixer des rendez-vous, de participer à des téléconférences audios et vidéos… L’écosystème permet aussi d’ajouter les connecteurs d’Office 365 tels que SharePoint, Power BI, Planner mais aussi des connecteurs externes (Trello, Adobe ou encore open Agora). Microsoft passe ainsi d’un outil dédié aux communications (Skype) à un service qui devient le point central de la collaboration dans l’entreprise. C’est pourquoi l’éditeur a tout intérêt à encourager ses clients à migrer de Skype for Business vers Teams. 

 

 

Comment migrer de Skype à Teams ? Il est nécessaire de prévoir un projet de transition et son adoption.  

La transition consiste à établir le plan permettant de passer d’un environnement “full Skype” à un environnement “full Teams” soit de manière progressive en ajustant les fonctionnalités disponibles dans Skype et Teams pour qu’il n’y ait jamais de doublons (messagerie instantanée, appels, visioconférences), soit de manière plus agressive si le taux d’utilisation de Teams est déjà conséquent. La phase d’adoption consiste à faciliter l‘appropriation des nouveaux services. Compte tenu des changements conséquents entre Skype et Teams, que ce soit au niveau de l’interface que des services proposés, l’accompagnement utilisateur n’est pas à sous-estimer. 

 

Avec les nouveaux usages apportés par Teams, les entreprises ont aujourd’hui l’opportunité d’accélérer leur transformation digitale. Si ces dernières décident de rester sur Skype for Business, elles doivent avoir conscience qu’elles se privent de leviers d’efficacité et de productivité pour leurs collaborateurs, et se ferment également à toutes les futures mises à jour (Microsoft a confirmé que Skype ne proposerait plus d’évolutions fonctionnelles). Ainsi, Microsoft affiche clairement son ambition d’encourager les entreprises à continuer les migrations vers Teams. Le but étant d’en faire LA plate-forme qui réunit les fonctionnalités de communication offertes par Skype for Business et les exigences en matière de collaboration pour les professionnels.  

 

Alors, êtes-vous prêt à faire le grand saut ? 

 

Notre équipe Digital Workplace se tient à votre disposition pour vous accompagner dans votre transformation digitale, contactez-nous !  

Le 18 mai dernier, Saegus a envoyé trois explorateurs au Salon Viva Technology afin de découvrir et de tester les dernières innovations. Cette année, le programme est chargé en mettant à l’honneur plusieurs thématiques : la place des femmes dans la tech, les start-ups licornes, la santé, la mobilité ou encore les nouveaux talents. C’est ce dernier thème, qui a principalement retenu l’attention de notre équipe d’exploration.

 

Si vous souhaitez découvrir l’impact des nouvelles technologies dans le recrutement des nouveaux talents, téléchargez notre analyse !

 

 

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