Deux ateliers à distance pour contribuer à accélérer votre reprise
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Étiquette : accelerationtactics
Depuis la fin du confinement, la reprise de l’activité et l’adaptation aux nouvelles contraintes sanitaires sont au cœur des préoccupations de chacun.
Pour vous aider dans l’accélération de votre reprise, Saegus a organisé des ateliers à distance dans le but de vous faire découvrir des outils utiles lors de la phase de cadrage de nouveaux projets et expérimenter une animation digitale d’ateliers à distance.
Ces deux ateliers ont été organisés en juin, et ont réuni un total de 45 participants et de 7 coaches. Applicables à de nombreux défis actuels, nous avons ici orienté ces ateliers autour d’une seule problématique : l’expérience de travail des collaborateurs, bouleversée par la Covid.
#1 atelier : Analyser la problématique et aider la prise de décisions à l’aide de l’Experience Map.
Parce qu’il faut d’abord comprendre une problématique pour y apporter des solutions pertinentes, ce premier atelier avait pour objectif de lancer une réflexion collective autour de l’expérience de retour sur site des collaborateurs après le confinement.
C’est pourquoi nous avons décidé d’introduire un outil particulièrement efficace pour restituer la compréhension d’une expérience et l’illustrer de bout en bout : l’Experience Map.
Après une introduction théorique, les 22 participants ont réfléchi en groupes réduits à la problématique. Ils ont pu choisir un persona représentant un type de collaborateurs et imaginer son expérience de retour dans les locaux dans ce nouveau contexte sanitaire.
En collaborant sur Miro* et supervisés par 4 experts, les participants ont disposé de plus d’une heure pour réaliser leur première Experience Map.
La partie pratique a permis à chaque groupe d’expérimenter par eux-mêmes les avantages de cet outil : ils ont confronté leurs connaissances pour s’aligner sur une vision commune de l’expérience de leur persona et ont pu prendre du recul en considérant l’ensemble des variables qui peuvent influencer cette expérience.
Mais ce que les participants ont avant tout retenu, c’est la capacité de se projeter dans l’expérience vécue par leur persona et la possibilité d’identifier rapidement des opportunités pour optimiser cette expérience.
Pourquoi avons-nous choisi l’Experience Map pour introduire ce sujet ?
Issue de l’UX et du Design Thinking, l’Experience Map s’inscrit dans une démarche centrée utilisateur et permet de formaliser un ensemble de données récoltées sur l’expérience d’un persona. Par son caractère visuel et holistique, elle permet d’aligner les équipes sur une vision objective de l’expérience vécue, d’identifier rapidement les axes d’amélioration possibles et de rester centrés sur la valeur qu’elles peuvent apporter au persona. L’Experience Map peut ainsi faciliter l’estimation de l’impact de solutions sur une expérience et est donc particulièrement puissante lors du processus de prise de décision.
Nous avons choisi de présenter l’Experience Map car il est facile de se l’approprier et donc d’expérimenter rapidement ses bénéfices. Pourtant, elle peut aussi être adaptée à des contextes complexes via à une récolte de données poussée. En effet, nous avons notamment pu l’utiliser, au cours de missions, pour restituer l’expérience sanitaire maternelle et néonatale de femmes au Sénégal ou pour comparer des expériences de recrutement entre des entreprises aux Etats-Unis et aux Emirats Arabes Unis.
*Pourquoi avons-nous choisi Miro pour animer cet atelier ?
Miro est un outil digital qui permet à des personnes de collaborer simultanément sur un tableau blanc. Il permet donc à tous les participants de réfléchir ensemble, d’annoter ou de poser des post-its virtuels dans cet espace. Particulièrement simple de prise en main, les participants se le sont rapidement appropriés au cours de cet atelier. Nous apprécions particulièrement utiliser cet outil, autant en interne qu’avec nos clients, car il permet de collaborer à distance sur des sujets divers : lors de phases d’idéation ou lors de formalisation de processus complexes par exemple. De plus, il est possible de restituer facilement le travail fourni tout en garantissant un accès permanent à tous les participants.
#2 atelier : Trouver des solutions en animant une session de co-création à distance grâce à Foreseeds
Ce second atelier avait un objectif différent, celui de générer rapidement des solutions, même à distance, pour une problématique clairement définie : « Comment remobiliser ses collaborateurs pour la reprise d’activité ? »
Durant cette session interactive d’1h30, les 23 participants ont pu suivre une présentation de Foreseeds**, avant de laisser place à leur créativité pour co-créer ensemble des solutions. Guidés par nos coaches et un parcours gamifié de plusieurs exercices, les participants sont parvenus à créer 18 solutions, avant de les classer en fonction de leur désirabilité.
Ce cas pratique leur a permis de prendre en main l’outil, de se projeter dans ses usages, ses avantages et découvrir son efficacité lors de la création de projets.
La co-création de solutions peut sembler compliquée, surtout à distance. Pourtant, dans un contexte actuel en permanente évolution, il est important de générer des solutions rapidement. Foreseeds, une application gamifiée et participative, permet cette accélération des démarches d’innovation, en utilisant des techniques du Design Thinking, du Lean ou encore de l’Agile. Utilisée dans le cadre de réflexion d’un projet, celle-ci permet de prendre en compte les diverses opinions des parties prenantes, tout en permettant une collaboration efficace, aussi bien en présentiel qu’à distance.
Pour quels sujets peut s’appliquer Foreseeds ?
Foreseeds peut s’adapter à des problématiques très diverses. Cet outil digital nous a permis d’organiser de nombreuses sessions d’idéation auprès de nos clients, et ce, même dans des contextes internationaux. Foreseeds a notamment facilité la co-création de plus de 200 solutions pour repenser l’expérience d’une agence bancaire ou a mobilisé plus de 400 participants répartis sur 25 pays pour un challenge d’entreprise.
Quelles conclusions ?
Ces ateliers nous ont permis de démontrer concrètement la valeur de ces activités et outils tout en témoignant de leur efficacité à distance. Chacun de ces outils porte un usage différent :
L’Experience Map permet de restituer les données d’une expérience pour identifier les opportunités, estimer l’impact de solutions et aider à la prise de décisions. Elle a donc permis d’aligner les participants autour de principaux axes d’amélioration et sur une vision commune de l’existant.
Foreseeds a accéléré le processus d’idéation et d’élaboration de projets à l’aide d’une démarche Design Thinking gamifiée et digitale. Cela a aidé les participants à répondre aux défis du premier atelier en générant un maximum de solutions.
Nous sommes convaincus que ces ateliers peuvent accélérer le cadrage de vos nouveaux produits ou services, votre collaboration ou des réorganisations stratégiques plus complètes. Par leurs approches centrées utilisateurs, ils garantissent l’engagement des personnes ciblées et maximisent la valeur des solutions générées. Ce sont donc des outils puissants pour embarquer vos équipes vers une vision commune, aussi bien sur des projets nouveaux qu’existants.
Vous pouvez nous rejoindre sur notre groupe Meetup Digital Design Thinking et sur notre page LinkedIn sur lesquels vous retrouverez la majorité de nos contenus et invitations à nos prochains ateliers.
Et pour davantage d’informations, n’hésitez pas à nous contacter :
Rédigé par Pierrick Gamichon, Consultant Accélération Tactics chez Saegus.
On aurait tort de considérer les ateliers distanciels comme les parents pauvres des ateliers physiques. Ceux que l’on anime à défaut de ne pouvoir se déplacer. Si le passage au télétravail généralisé depuis Mars 2020 a mis en valeur une certitude, c’est bien celle-ci : il est temps de répandre la pratique des ateliers à distance ou en format hybride, c’est-à-dire avec plusieurs participants en présentiel avec l’animateur et des participants à distance.
Les ateliers à distance ont de nombreux avantages. Leur durée plus courte oblige à aller droit au but et à concentrer les activités. Un atelier de 3h30 en présentiel avec accueil des participants et pauses devient un atelier multi-distanciel de 1h30 à 2h. Le ratio temps passé / valeur ajoutée est donc plus grand. Deuxièmement, vos participants (entre 4 et 12 en moyenne) ne se déplacent pas, certains de loin, et donc économise des frais logistiques non négligeables. Et je ne parle même pas de l’impact carbone ou plastique des ateliers “traditionnels” ! De ces deux éléments s’en dégage un autre, fondamental pour la co-création. Vous parvenez à mobiliser plus de personnes, et à toucher une cible plus large.
Un atelier à distance de 2 heures est un événement auquel l’on peut plus facilement concéder une place dans son agenda qu’un déplacement physique d’une demi-journée ou plus. Alors, c’est parti ! Il ne vous reste plus qu’à préparer, préparer, préparer. Et animer, bien sûr.
Que vous ayez ou pas l’habitude d’animer des ateliers présentiels, les ateliers à distance présentent leur lot de challenges, mais surtout, d’opportunités. Dans cet article vous retrouverez une expérience condensée des ingrédients essentiels pour des ateliers à distance réussis, efficaces et pertinents. Certains seront des évidences, mais les plus grandes évidences sont aussi souvent les plus invisibles et ont besoin d’être rappelées. J’ajouterai des notes spécifiques pour les ateliers hybrides qui apportent une couche supplémentaire de complexité.
#1 Qu’attendez-vous de cet atelier ?
Pourquoi faites-vous cet atelier ? Quel est votre objectif ? Celui des participants ? Dessinez ce à quoi vous souhaitez parvenir en fin d’atelier : comment ? De quoi vos participants auront-ils besoin ? Quels seront les freins de la distance (ex : le fait de ne pas se connaître) ? Les opportunités (ex : travailler sur un format directement exportable) ?
Tout atelier peut tenir en 2 à 3 heures, quitte à avoir plusieurs modules sur la semaine. S’en tenir à cette durée permet d’éviter la “fatigue de la visioconférence” qui survient beaucoup plus rapidement qu’un atelier présentiel. Du fait de ce format court, c’est à vous de vous adapter et de clarifier vos objectifs. Ce travail amont est indispensable pour enlever tout superflu.
Une fois que vous avez une vision claire des objectifs et de l’aboutissement de l’atelier, il sera beaucoup plus simple de séquencer les bons exercices. Est-ce que vous faites une session de validation des apprentissages de votre immersion ? Est-ce un atelier collaboratif de découverte d’un sujet ? Est-ce un atelier d’idéation, de prototypage ? De priorisation de backlog ?
Dans un format présentiel, on peut se permettre d’être exhaustif, de raconter l’histoire du projet et donner de nombreux exemples. En atelier à distance, vous devez prouver rapidement à vos participants qu’ils sont au bon endroit et qu’ils vont mener des exercices à haute valeur ajoutée pour eux. Clarifier vos objectifs vous contraindra à réfléchir différemment car vous devrez renoncer à certains exercices, à certaines introductions, sans déprécier la qualité de l’atelier. Prioriser vos objectifs clés et séparer le grain de l’ivraie est votre point d’entrée pour aller droit au but et concevoir des ateliers condensés et utiles pour tous.
Note pour les ateliers hybrides : réfléchissez à vos objectifs comme si votre atelier était uniquement à distance, cela vous évitera un biais commun qui nous amène à privilégier inconsciemment les participants physiques.
#2 Quelle expérience participant vous permettra d’atteindre ces objectifs ?
Les ateliers à distance ne laissent aucune place à l’improvisation. Une fois vos objectifs en tête, vous devez travailler et itérer sur le format de l’atelier. Est-ce un format plutôt libre d’expression tour à tour sur des thèmes ? Une succession d’exercices de co-création ou d’idéation ?
Réfléchir au format des exercices et leur matérialisation pour les préparer est clé. Surtout à distance, il est très difficile de partir de la page blanche. Avoir un canevas, un template, des guides et exemples pré-remplis à disposition aident à se projeter. L’équipe de participants peut ainsi plus facilement s’organiser et parvenir au résultat attendu.
Grâce à des outils de collaboration, de tableau blanc ou de design thinking digitalisé, vous pouvez concevoir pas-à-pas un atelier personnalisé. Cela permettra aussi de rendre visible le parcours de bout-en-bout de l’atelier et donner le sentiment de progression des participants. Vous pouvez ainsi parsemer vos canevas de conseils, d’ice-breakers, insérer un minuteur.
Une fois le format de l’atelier clarifié, sélectionnez le meilleur outil pour y parvenir. Les plus utilisés sont Miro, Klaxoon, Foreseeds ou encore Whiteboard. Certains outils correspondront davantage à un type d’atelier que d’autre, donc le choix n’est pas anodin. Un article suivra très bientôt sur des recommandations d’outils à utiliser en fonction de vos objectifs, types d’exercices et cible participante. Vérifiez bien que les accès sont possibles si les participants sont sur des connexions sécurisés. Souvent, les groupes et organisations limitent les connexions aux outils, et ce n’est pas quelque chose qu’il vous faut découvrir le jour de l’atelier.
Note pour les ateliers hybrides : Assurez-vous que les outils que vous choisissez sont utilisables à la fois pour un participant seul derrière son écran, comme un ensemble de participants en présentiel dans une salle. Réservez, si vous le pouvez, du matériel adapté comme des outils tactiles et interactifs, des pieuvres pour garantir une qualité de son si plusieurs personnes sont dans la pièce. Les Surface Hubs de Microsoft garantissent une expérience de qualité pour les ateliers à distance ou hybrides.
#3 Tout le monde, notamment les participants, est-il au même niveau d’information ?
Lors d’une préparation d’ateliers multi-distanciels, nous avions demandé et rappelé aux participants de réserver la salle de leur département qui contenait une Surface Hub, l’écran géant tactile Microsoft qui permet d’améliorer la qualité des réunions. Nous avions indiqué cette consigne plusieurs fois, jusque la veille, où nous envoyons un dernier mail récapitulatif. En fin de journée, nous recevons un appel de l’un des participants nous expliquant qu’il sera en télétravail, pourra-t-il se connecter ? Or, tout l’atelier avait été spécifiquement pensé sur l’outil “Tableau Blanc” (Whiteboard) dont la plupart des fonctionnalités ne sont disponibles que sur Surface Hub.
Loin de moi l’idée ou l’intention critiquer ce participant ou bien d’autres. Cet exemple met en valeur une règle universelle de la préparation des ateliers : tout ce qui est évident pour vous, les informations que vous êtes certain(e) d’avoir passé et rappelé, tout cela ne suffit pas. Car les participants n’ont pas les mains dans la préparation de l’atelier, ils oublient. Rien de plus humain. Vous, préparateur, avez la vue holistique, globale, les participants ne voient eux que leur participation, le moment t de l’atelier.
Ne sous-estimez jamais l’importance de la redondance de l’information : au-delà des emails textuels, privilégiez des appels direct si vous le pouvez, et des informations dont la mise en forme visuelle attirera davantage l’attention que du texte simple. J’ai l’habitude de toujours rédiger un email mis en forme sur MailChimp qui reprend les objectifs, les horaires, les participants, toutes les informations de connexion. Dans le cadre des formations, j’ajoute des éléments concrets introductifs, liens vers des vidéos ou articles.
Ces différents rappels doivent être progressifs et ne pas surcharger les participants d’une masse d’information. D’abord, rappelez l’atelier et ses horaires, demandez par exemple de confirmer la présence. Ensuite, rappelez les objectifs et validez l’accès aux outils. Enfin, renvoyez les liens vers les invitations de visioconférence et donnez des conseils et guides d’utilisation des outils qui seront utilisés lors de l’atelier. Vous ne “spammez” pas vos participants, vous les informez.
Conseils pour les ateliers hybrides : soyez très clairs sur vos consignes pour les personnes en présentiel et à distance. Par exemple, ne donnez pas RDV aux participants présentiels à 9h si votre atelier commence à 9h, car vous savez qu’ils iront prendre un café, discuteront avec vous. Clarifiez bien les règles de l’hybride , comme de limiter les discussions en aparté dans la pièce qui parasitent l’écoute des personnes en ligne.
#4 Avez-vous répété avec l’ensemble des co-animateurs ?
“J’ai animé des dizaines d’ateliers. Je sais parfaitement quoi faire, quoi dire, je n’ai pas besoin de répéter.” J’ai plusieurs fois entendu cette remarque, souvent exprimée sur un ton moqueur, de la part de quelqu’un d’expérimenté. Et j’ai malheureusement souvent assisté à des ateliers à distance désorganisés, avec des moments de flottement, des consignes peu claires, des facilitateurs qui se retrouvaient débordés. Il est beaucoup plus difficile d’avoir une dynamique engageante, fluide et humaine à distance qu’en physique.
Or, la clé d’un bon atelier où chacun prend du plaisir et où l’intelligence collective prend tout son sens est un atelier préparé et répété. Prenez l’habitude de faire des répétitions complètes, et si possible d’y inviter des personnes extérieures qui pourront vous donner un avis. Si vous êtes plusieurs facilitateurs, répartissez-vous les prises de parole, qui projette, qui prend des notes à quel moment, comment passer d’un outil à l’autre, quelles consignes donner à quel moment. Lors de ces exercices, anticipez les potentiels problèmes et questions, et surtout, discutez de comment y répondre. Cela renforce la dynamique d’équipe solidaire des facilitateurs.
Répéter les ateliers permet à d’autres personnes qui ont peut-être moins d’expérience que vous sur l’animation de gagner en confiance et de se faire la main, car rien ne vaut la pratique. Si chacun a en tête le déroule précis, que celui-ci est noté dans un fichier détaillé (par exemple un excel), chacun pourra se sentir en confiance. Cadrer, préparer, répéter sont le secret du dynamisme et de la force de certains ateliers dont on ne voit pas le temps passer, et de s’adapter si survient le moindre problème.
Il nous est arrivés lors de la préparation d’une série de webinaires solidaires que le Wi-Fi d’un collègue le lâche juste avant le lancement du webinaire. Grâce à la préparation millimétrée, nous avons pu ré-ajuster les rôles pour que le webinaire se déroule sans anicroche.
Conseils pour les ateliers hybrides : répartissez-vous bien les rôles entre les facilitateurs dédiés aux participants en ligne, et ceux davantage tournés vers les participants présentiels, pour vous assurer que vous savez qui aider à quel moment sans vous marcher sur les pieds.
#5 Et l’animation en tant que telle ?
Si vos participants se connaissent en amont, parce qu’ils travaillent dans la même équipe, cela vous facilitera grandement l’animation. Mais qu’ils se connaissent ou pas, les règles et bonnes pratiques de facilitation sont assez différentes du présentiel. Ayez en tête 3 aspects qu’un bon facilitateur à distance doit avoir en tête : le lien, la collaboration et les conseils.
Tout d’abord, le lien. Commencez par une introduction, un tour de table, un ice-breaker ou energizer si le groupe s’y prête. Assurez-vous, avant de rentrer dans le vif de l’atelier, que chacun a pu prendre la parole au moins une fois. Commencez par un discours, une question simple qui peut recréer le lien social informel qui se crée naturellement en physique. Lors d’un webinaire pendant le confinement en France, nous avions commencé en demandant aux participants de répondre à une question (quel est l’endroit qu’ils souhaiteraient visiter dès le confinement levé) qui a tout de suite décontracté l’atmosphère. Assurez-vous, surtout sur des outils comme Miro ou Klaxoon, que chacun est bien identifié et reconnaissable de ses pairs.
Prenez toujours le temps de présenter les consignes pas-à-pas, d’où l’importance du travail amont, et de choisir les outils adaptés. Donnez des exemples concrets, illustrez de manière très simple. Vos participants doivent écrire des post-its digitaux ? Créez-en un avec eux, en montrant chacune des étapes, écrivant le texte et le plaçant au bon endroit. Face à un tableau digital, nous pouvons vite nous sentir submergés et ne plus savoir que faire.
Ne laissez jamais vos participants face à une page blanche ou un moment de doute. En début d’exercice, le plus simple est souvent de laisser les participants travailler un temps individuel, puis collectif. Graduellement, la dynamique s’installe et les discussions seront de plus en plus naturelles et spontanées. Idéalement, selon les possibilités de chacun, la caméra permet d’identifier quand quelqu’un s’apprête à parler et d’éviter de se couper la parole. Zoom et Teams développent de plus en plus de fonctionnalités (chat, système de vote) qui permet de pallier l’absence de vidéo.
Lors du déroulé de l’atelier, pensez à nommer directement les gens. Interpellez-les, posez-leur des questions. Sinon, il est fort possible d’arriver à cette situation mainte fois vécue, la question posée, le blanc gênant qui se prolonge, et plusieurs personnes qui se coupent la parole en voulant répondre.
Récapitulez toujours le pourquoi de l’exercice, ce à quoi il faut parvenir, ainsi que ce qui vient d’être réalisé, et tentez de parvenir à une dynamique naturelle et constante.
Conclusion
Et le moment de grâce arrive. Des individus assis chacun derrière leur écran deviennent le temps d’un atelier un collectif engagé, pour qui la distance n’est plus un frein.
Le conseil que vous retrouverez systématiquement quant à l’animation d’ateliers est l’importance de la pratique. A chacun de se faire son expérience, d’être entouré, au début, de recevoir des feedbacks, et d’être dans une démarche d’amélioration continue. Lors d’un atelier à distance, j’ai toujours l’impression de devoir être deux fois plus alerte, deux fois plus attentive à la dynamique globale et son avancée. C’est un moment qui consomme beaucoup d’énergie, différemment que les ateliers présentiels.
J’ai vu d’excellents facilitateurs en présentiel se prendre les pieds dans le tapis sur des ateliers à distance car ils étaient persuadés que “ça irait” comme toujours sur leurs ateliers habituels. Mais l’exercice est déroutant et nécessite qu’on s’y attarde, qu’on y mette une énergie différente. Un excellent facilitateur d’ateliers en présentiel ne sera peut-être pas excellent sur le même exercice à distance. Alors préparez, répétez, entraînez-vous. Et surtout, prenez du plaisir à animer ces ateliers à distance qui ne doivent pas vous effrayer.
During these challenging times, almost all companies had to completely change their work environment. COVID-19 has turned a lot of teams into remote teams and that can become a lonely experience for employees who are used to being around their co-workers.
At Saegus, digital transformation, collaborative tools and doing things remotely is part of our work. Although, with the spread of the health crisis, we had to adapt even more. That’s why we have challenged ourselves to stay innovative and bring new ideas upfront. Our goal? Keep what matters most to us: human connection.Since the beginning of the lockdown, every Thursday at 6pm, our team has been doing team building activities. We had monthly team buildings before, we just had to adapt them to the situation in both frequency and remoteness.
How do we keep closeness that makes a team great? How can team members connect and keep up with what is going on with the distance? How do you keep team building activities fun and not repetitive? These are all questions we asked ourselves as a team. We also wanted for everybody to get involved in the creation of these activities and to keep the team united.
We have put together a list of 5 remote team-building ideas which we have tested, and that we would like to share. These ideas have been tried, tested and adopted in a remote environment, but could easily be tried physically.
Every week a team of two co-workers (different duo every week) are designated to organize and lead the challenge. At 6pm, we all connect to a video meeting on any communication and collaboration platform. The organizers start by explaining the rules of the challenge and the activity starts. Team buildings last between 45 minutes and 1 hour.
The surprise challenge is a good challenge to start team building activities or to allow the team members to express themselves and show a part of their personality that may not have been known by others. People will have an opportunity to express themselves for a few minutes without constraints. The main part of this challenge consists in giving the opportunity to every member of the team to show of a talent, a part of them or just something fun to their co-workers.
How it unfolds:
1 — Each person enters the meeting with their camera turned off.
2 — One by one, each person has 2 minutes to turn on their camera and surprise everybody in any way possible. Here are a few examples:
This is the first challenge we did remotely, it is easy to do, and it paved the way for the next challenges. It builds a will to be creative and motivates the next team to come up with a more creative challenge.
Tip: Go further in this challenge by adding questions about your co-worker’s way of working from home. Adapt these questions to your team’s mood and how comfortable they are in sharing a part of their personality as you don’t want make it intrusive.
The “guess the slippers” challenge is very entertaining and easy to do. The goal is to figure out which pair of slippers belongs to which team member. You will be surprised to discover what your co-workers have on their feet while on professional meetings!
For this challenge we used a whiteboard and a personalized template where everybody could collaborate simultaneously.
The organizers prepare a template for everyone to first post a picture of themselves, then one of their slippers.
How it unfolds:
1 — Everyone uploads a picture of themselves on the template
2 — Everyone takes a picture of their slippers/footwear they are wearing during the meeting and uploads it to the template. Then the figuring out which slipper belongs to whom game starts.
Tip: This challenge can be adapted to bigger teams or teams that are in different scenarios than working from home, you can divide people in small groups and compare the results of each team for example. Plus, using slippers is just an example to stimulate communication within your team. I would be curious to know what you can come up with!
The challenge speaks for itself, playing a board game, but remotely. The good thing about this challenge is that you can make your own rules. The game explained in this example is a game that was created by two of my co-workers who came up with the board and who adapted all the questions to the team.
You can download the board and adapt it to your team using here.
Each square has a meaning which needs to be determined by the organizers. Here are a few examples:
The squid squares are questions referring to the team like: How many team members are 25 years or younger?
The ghost squares make you go backwards 2 squares.
The diamond squares make you move 2 squares forward.
The squares with pictures are dares like: Singing a song or miming something the others have to guess.
The “save” squares are general knowledge questions like: when was Barack Obama elected?
How it unfolds:
1- Divide the group into smaller teams
2- Share the digital dice link and the link to the white board to the team
3- Ask the first team to roll the dice
4- Each team has a color on the template and the organizers place the color on the box the dice indicated. The first team to reach the end wins.
This game can bring some positive competition within the team. If you can adapt the dares and questions to your team, you will end up with a very implicated and motivated team.
Tip: This challenge can be time consuming; to keep this game entertaining, it is important to keep track of time and anticipate how to accelerate certain parts of it, especially if you have more than 4 teams.
#4 Team Building Challenge 4: #GettyMuseumChallenge
The #GettyMuseumChallenge is a popular challenge which flooded social media during this period of lockdown. The goal of this challenge is to recreate famous paintings at home by taking a picture of yourself or with your family. You can find some examples here.
How it unfolds:
1- Paintings are presented to the team
2- Each team member has a designated painting which they have to re-create in 15 minutes
3- After 15 minutes, the pictures are taken and revealed to the team
You will be surprised of what people can come up within 15 minutes. These creative moments often allow people to reveal themselves and their personality.
Tip: There are times in this challenge when it can take time to receive the pictures or downloading them on the prepared presentation. That is why our team came up with a little quiz on art history that was the perfect way to distract everyone while updating the pictures.
#5 Team Building Challenge 5: “How well do you know your co-workers?”
This challenge is a theme-oriented challenge. It can be about music, movies, art, hobbies or any topic. My team came up with this innovative way of sharing their taste in music.
How it unfolds:
1- Through a form, asl a few questions to your team before the challenge: what song reminds them of their childhood or their “secret song” that they love listing to but won’t disclose it when asked.
2- A few songs are played of each category of questions, the team then has to guess which song corresponds to which member of the team
This game is often a way of unifying a team, through music or art or whatever the theme you chose, people can learn more about their co-workers.
Tip: You can create a team playlist after the challenge for everyone to listen to. Be wary of the time, every song will not be played within 45 minutes or 1 hour, it is important to listen to at least one song per person.
Your turn!
Within our team and Saegus as a whole, we have tried to adapt our team building activities remotely. We found innovative and creative ways to keep this contact between the co-workers that is so important and believe me, it works. It’s important to keep these team building moments engaging and short so that the will to join and be part of them never fades.
We are very curious to see what you can come up with in your team! Feel free to share in the comments what you have done to find fun and innovative ways of keeping your team motivated.
L’Expérience Utilisateur est au cœur des préoccupations des entreprises. Né dans les années 1990, le terme « Expérience Utilisateur » englobe toutes les interactions de l’utilisateur final avec l’entreprise, ses services et ses produits. Produire un contenu en phase avec les attentes des utilisateurs est un moyen d’améliorer l’expérience utilisateur.
Le feedback permet justement de comprendre ces attentes. Il va venir mettre en exergue les points d’amélioration possibles afin d’améliorer l’expérience initiale de l’utilisateur. Le feedback est donc considéré comme un outil stratégique incontournable d’amélioration continue de l’expérience utilisateur.
Tirant ses sources du verbe “to feed” qui signifie “nourrir dans le but de faire progresser”, la notion de feedback apparaît lors des tous premiers ateliers avec la mise en place de questionnaires (Kurt Lewin, A dynamic theory of personality, 1935).
Depuis, outre les ateliers, la récolte de feedbacks est apparue dans d’autres types de situations. L’intention derrière la récolte de feedback demeure cependant identique : améliorer l’expérience de l’utilisateur.
La récolte de feedbacks est aujourd’hui entrée dans les habitudes des utilisateurs. Si nous connaissons tous les questionnaires de satisfaction et les sondages, d’autres techniques de récolte de feedback ont vu le jour ces dernières années afin d’assurer une récolte de feedbacks pertinente en termes de contexte, timing, questions posées, etc.
Pensées pour être plus interactives et engageantes, elles permettent de s’intégrer de manière plus subtile dans l’expérience de l’utilisateur, tout en ayant gare à la sursollicitation. L’objectif ? Donner envie aux utilisateurs de donner leur avis afin de récolter un plus grand volume de feedbacks, et plus qualitatifs.
Avant de se lancer dans la récolte de feedbacks, il est indispensable de se poser quelques questions :
A-t-on déjà effectué une demande de feedbacks auprès des utilisateurs cibles ? Dans quel contexte ?
Si oui, quels ont été les retours ? Ont-ils été suffisants ? Ont-ils été éclairants ? Pourquoi ? Quelles ont été les stratégies d’amélioration mises en place suite à cette récolte de feedbacks ?
Si non, pourquoi aucun feedback n’a été récolté jusqu’à ce jour ? Y a-t-il des obstacles à la récolte de feedbacks ? Lesquels ? Comment les contourner ?
Quelles sont les questions que l’on se pose aujourd’hui ? A-t-on déjà des KPIs sur lesquels s’appuyer ?
Quelle est la nature des feedbacks que l’on souhaite récolter (quantitatifs ou qualitatifs) ?
Est-il possible d’exploiter certains outils de récolte de feedbacks déjà été en place auprès des utilisateurs ?
Une fois avoir pris du recul sur ces questions, un travail préparatoire est entamé afin de cadrer la récolte de feedback.
#1 La récolte de feedbacks : les fondamentaux
Dans quel contexte récolter des feedbacks ?
Les contextes dans lesquels la récolte de feedbacks est importante sont variés. À titre d’exemple, nous pouvons retrouver :
Des tests sur prototype
Un produit, service ou espace (nouveau ou existant)
Des ateliers de co-création
Des activités de formation
Des évènements
Des prestations
Qui récolte les feedbacks ?
Tout le monde a la possibilité de récolter des feedbacks.
Chacun peut, à son échelle, demander un feedback à quelqu’un. Cela peut valoir dans le cadre professionnel mais aussi personnel, sur une tâche réalisée, une activité, ou autre. Si l’on adhère aux philosophies agiles et aux nouvelles approches user-centric, la récolte de feedback doit devenir un automatisme et faire partie intégrante de notre manière d’aborder une situation.
Auprès de qui récolte-t-on les feedbacks ?
Pour que la récolte d’un feedback et son analyse soient les plus précises possibles, il est important de savoir qui est la personne qui va émettre le feedback. Plus on souhaite que le feedback soit qualitatif, plus la qualification de la personne qui émet le feedback est importante.
#2 Bien préparer la récolte de feedbacks pour des retours de qualité au profit de l’expérience
Préparer la mise en contexte : expliquer aux utilisateurs la raison pour laquelle leur feedback est important
Les feedbacks doivent être honnêtes et sincères, et sans jugement de la part de la personne qui les récolte.
Avant tout chose, il est important de mettre la personne à l’aise et de préciser qu’elle peut s’exprimer librement, et de manière anonyme. Il est également important de rappeler le contexte (pourquoi le feedback est récolté) sans trop en dire pour ne pas influencer l’utilisateur.
Préparer les questions : la qualité des questions va définir la qualité des feedbacks
Des questions trop orientées peuvent introduire un biais dans les réponses. Des questions peu précises entraîneront des réponses floues et peu applicables.
Pour définir les questions à poser, il faut se demander si l’information récoltée permettra de mettre en place des actions concrètes.
Appliquer la technique de l’entonnoir pour poser des questions de plus en plus précises :
Poser des questions introductives, générales et simples pour comprendre le contexte : “Que pensez-vous de… ?”
Poser des questions ouvertes mais dirigées pour comprendre le besoin : “Quels sont les éléments les plus appréciés ?”, “Quels sont les éléments les moins appréciés ?”
Demander des notations, toujours avec une question de suivi pour justifier : “Sur une échelle de 1 à 10, dans quelle mesure êtes-vous satisfait de cette page ?”, “Pourquoi ?”
Ouvrir le champ des possibles : “Avez-vous quelque chose à rajouter ?”, “Avez-vous des suggestions d’amélioration ?”
Après avoir récolté les feedbacks, n’oubliez pas de remercier les utilisateurs !
Préparer l’observation de l’utilisateur dans son environnement :
L’observation est plus efficace si elle est réalisée directement sur le terrain, dans le contexte des utilisateurs afin de récolter les données issues des comportements, d’attitudes, de verbalisation… Elles offrent la possibilité de tester ses hypothèses sur les utilisateurs.
Anticiper l’analyse et l’intégration des feedbacks
Une fois les feedbacks demandés auprès des utilisateurs, ils doivent être retranscrits. Il est important de préparer une méthodologie d’analyse via des grilles par exemple. La retranscription va dépendre des objectifs. Mais une méthode simple pourra vous permettre d’analyser le contenu.
Après avoir retranscrit et lu les données, vous pouvez les trier en quatre catégories :
Les éléments les plus appréciés
Les éléments les moins appréciés
Les questions en suspens
Les idées d’amélioration
Après les avoir analysés et priorisés, la personne en charge de récolter les feedbacks pourra les intégrer dans l’expérience cible de l’utilisateur. Attention, tous les feedbacks ne doivent pas être systématiquement intégrés !
#3 Choisir le bon outil de récolte de feedback
À l’ère du digital, les utilisateurs sont de plus en plus bombardés par les demandes de feedbacks. Comment faire pour que les feedbacks de vos utilisateurs soient aussi nombreux que qualitatifs ?
Pour ce faire, des outils à contre-courant existent pour récolter des feedbacks engageants pour les utilisateurs.
Récoltez des feedbacks à chaud
Qu’est-ce la récolte de feedbacks à chaud ?
La personne en charge de récolter les feedbacks peut demander ce qui a été apprécié, moins bien apprécié ou mérite d’être amélioré, pendant ou immédiatement après l’action, la tâche ou l’activité réalisée. Cela permet de récolter des feedbacks non biaisés par d’éventuels échanges ultérieurs entre les utilisateurs.
Voici quelques exemples d’outils de feedbacks à chaud que vous pourriez utiliser pour disrupter la récolte de feedbacks.
L’observation est une méthode de recherche qualitative qui tire ses sources de l’ethnographie.
Elle consiste à observer activement les personnes, les interactions qui entrent en jeu dans les situations d’usage des produits, projets ou activité.
La richesse de cette méthode réside dans l’aspect exploratoire qui permet de découvrir, sans hypothèses initiales et à partir d’une grille de critères, le comportement des utilisateurs dans des situations réelles.
Il existe de nombreuses techniques d’observation des participants. L’observation peut ensuite être accompagnée de questions de suivi.
La « Heat Map » est une carte thermique qui permet d’observer le comportement des utilisateurs sur une plateforme web.
Par l’intermédiaire d’un code de tracking intégré à votre plateforme, c’est un moyen de récolter les feedbacks en comprenant ce qui intéresse le plus les utilisateurs et, au contraire, ce qui ne fonctionne pas. Il est également possible de filmer automatiquement les visiteurs du site pour comprendre ce sur quoi ils cliquent.
L’emoji Exit Strategy
Cette technique de récolte de feedback est utilisée en fin d’activité et consiste à entourer un émoticône qui reflète l’état d’esprit de l’utilisateur.
Les cartes postales
Une carte postale vierge est remise à chaque participant au début de l’événement et sur un côté de la carte postale, ils sont invités à noter trois objectifs ou trois éléments qu’ils souhaitent apprendre ou atteindre lors de l’événement.
Lorsque l’événement est terminé, les participants sont invités à brièvement noter de l’autre côté de la carte postale dans quelle mesure l’événement les avait aidé à atteindre leurs objectifs.
Récolter des feedbacks à froid
Qu’est-ce que la récolte de feedbacks à froid ?
La personne en charge de récolter les feedbacks peut demander les retours quelques jours, semaines, voire mois, après la réalisation d’une activité, action ou tâche. Cette prise de recul de la part des utilisateurs est importante. Les apprentissages issus de ce type de feedbacks sont généralement différents et viennent compléter les feedbacks à chaud déjà récoltés.
Il est donc recommandé de combiner ces deux pratiques.
Quelques exemples d’outils de feedbacks à froid :
Voici quelques exemples d’outils de feedbacks à froid que vous pourriez utiliser pour disrupter votre récolte de feedbacks. Ces outils peuvent être utilisés également à chaud. Sachant qu’ils peuvent être automatisés, ils peuvent utilisé à froid, une fois que l’utilisateur aura fait son inscription sur la plateforme par exemple.
Le questionnaire
On ne présente pas plus le questionnaire. Pas facile de disrupter le questionnaire mais il existe des outils de questionnaires qui vous permettront de révolutionner le design en personnalisant l’interface.
Typeform est un exemple.
Le Chatbot Feedback permet de demander un feedback directement sur la plateforme. Il peut être demandé suite à un évènement ou un achat sur la plateforme.
Le NPS est une échelle de 1 à 5 qui demandent aux utilisateurs de jauger leur expérience suite à leur interaction avec une plateforme, produit ou service. Vous trouverez des outils qui demandent seulement d’attribuer une note et parfois de justifier avec un commentaire leur note.
Il existe plusieurs autres outils de feedbacks possibles pour disrupter votre récolte de feedbacks :
Campagne CRM : Puisque la campagne est personnalisée, elle vous permettra d’obtenir une conversation des utilisateurs, cela veut dire que ces derniers reviennent sur la plateforme. Par exemple, quand l’utilisateur s’enregistre sur une plateforme, vous pourrez paramétrer un e-mail automatique pour poser une question simple.
Les réseaux sociaux : Certains utilisateurs partagent leurs opinions directement sur les réseaux sociaux. Prenez le temps de les écouter en cherchant les mots clés de votre activités.
At first sight, it seems difficult to apply design thinking in health care since the power granted to the medical community is huge. Traditionally, the relation between a doctor and a patient is top-down, hierarchical. Yet, in recent years, roles have begun to change. For instance, diabetic patients are often very aware of their disease. They require a service that allows them to access their medical data almost instantly. Patient-centricity emerges from a strong desire of patients to be considered in the process. Moreover, the raise of digital devices and usages sets the frame for patient-centric tools and approach. So, how design thinking and technology, through patient-centricity, are reshaping health care?
A mediatic example of this transformation could be the new Netflix documentary TV show Diagnosis. It follows Dr. Lisa Sanders as she attempts to help patients with unique illnesses. Her experience is anything but traditional. For instance, she inspired the Fox program Dr House with her popular Diagnosis column for the New York Times Magazine. In contrast to the Dr House series, which highlights a doctor who has all the knowledge, the 8-hour documentary Diagnosis focuses on researches for a diagnosis and cure using wisdom of the crowd methods. The principle consists in linking a medical case submitted by a patient on the Internet platform with a host of “medical detectives” who each offer their diagnosis or bet on a diagnosis. In this process, the patient is placed at the center and benefits from collective and collaborative intelligence to meet his needs.
#1 What is patient-centric approach?
Definition
Patient-centric or Patient Led approaches are about challenging health care’s thinking and practice to put the needs and perspective of the patient at the heart of the innovation process. It is also about prompting health care organizations to include the patient at the center of the process as opposed to somewhere down the line. The patient is co-creating his experience and his diagnostic, he is no longer a simple object of study but rather an active stakeholder of his disease.
Furthermore, patient and family-centered care ensures the active collaboration and collective decision-making between patients, families, and providers to design and manage a customized and comprehensive care plan. In this model, Patient and Family preferences, Values, Cultural traditions, and Socioeconomic conditions are respected.
Patients require services that go “beyond the pill“. By engaging directly with patients and partnering with them across the entire pharma value chain, pharma companies can re-invent their business and operating models. Healthcare providers had to change and were made more flexible to meet patients’ needs. For example,a new position has emerged in pharmaceutical companies: Chief Patient Officer. The responsibilities include ensuring that the voices of the patients and patient associations are heard by the group, from the early stages of research and development to the commercialization of new health solutions.
Patient centricity is rooted in design thinking
I would like to share with you a very well-known example of design thinking that I find very meaningful and appropriate for this article.
After spending two and a half years working on an MRI machine project for GE Healthcare, Doug Dietz went to the hospital to observe the first use of his machine. He witnessed a little girl in tears getting prepared for anesthesia. Doug learned then that 80% of pediatric patients have to be sedated for their scans because — out of fear — they can’t lie still long enough. If an anesthesiologist isn’t available, the scan has to be postponed, creating additional costs and a new worrying episode for the patient and his family.
In collaboration with IDEO, the leading design thinking company, Doug started by observing and talking to young children at a daycare center, and life specialists to understand what pediatric patients went through. Next, he created the first prototype of what would become the “Adventure Series” scanner. Indeed, Doug helped transform the MRI “horror machine” into a kid’s adventure story, with the patient in a starring role. They also created a script for machine operators so they could lead their young patients through the adventure. Not only did it reduce the fear of young patients, but it also reduced the costs of anesthesia and rescheduling.
The patient is the “expert in living with his condition“
Patients with a chronic health condition, “live with” it 24 hours a day and 7 days a week. Therefore, they know more about its physical, psychological, and social impact on their lives than anyone else. “The University of Patients” proposes to rely on the expertise of patients to share the diagnosis and cure of their disease. Launched 8 years ago, the University of Patients allows people with chronic diseases to train at university alongside medical students. The University started in 2009 and to this day, such universities exist in Paris, Marseille, Grenoble, California and Montreal.
#2 Patient-centricity and technology
Patient-centricity could also be referred to as on-demand healthcare, a healthcare revolution wherein patients are more proactive concerning their health care and require obtaining the services they need, at the preferred time based on their feasibility and availability. One of the best to do so is to resort to new technologies.
Innovative healthcare initiatives that put the patient at the center
“EldriCare”, in India
The role of follow-up care companies like EldriCare has proven indispensable as life coaches. It is a patient centric technology platform based in Bengaluru and servicing all of India which allows hospitals, doctors, nurses and patients to access related medical information in a secured manner. EldriCare follows up with patients over the phone, counsels them and reminds them about their medications, nutrition and the need to visit their doctor.
As a result, it also helps to reduce hospital readmissions. It enables a doctor to arrest the complications early enough and mitigate issues at the outset, thus keeping patients out of the hospital. Reducing hospital readmissions also had positive financial outcomes for health care organization. Thus, the benefit is twofold: it strengthens the doctor-patient relationship and lowers the cost for chronic treatment.
“Connecting to Care”, in Canada
Launched as pilots in two cities in 2015 with initial government funding of 1.5 million Canadian dollars, Connecting to Care mines administrative data to identify the subset of patients who account for an outsized proportion of health care utilization and costs. According to the Health Quality Council of one of the pilot cities, 1% of patients accounted for approximately 21% of hospital costs. Connecting to Care uses proactive outreach to prevent hospitalizations and emergency room visits by focusing on timely use of community-based services, including support for medical, mental health, and addiction treatments, as well as assistance with social needs. A team of providers coordinates personalized plans for each patient in the Connecting to Care program. Technology plays a critical role, including use of electronic health records (EHRs), connections with community support partners, and mobile phones to check in with clients, such as reminding upcoming appointments.
Results: hospital inpatient days were reduced by 84% (from 120 days to 20). Each day spent out of the hospital versus in it saved an average of 1,400 Canadian dollars. The Connecting to Care program shows that liaisons focusing on an individual’s needs, rather than the provision of a particular type of medical service, can be effective in averting costly hospitalizations and ER admissions.
“PatientsLikeMe”, in the USA
As discussed in the introduction with Diagnosis, collective intelligence is a valuable tool in health care. The Heywood brothers understood this when they launched PatientsLikeMe, an online portal and mobile application that allow people with health conditions to share information and data relating to health and clinical trials with other patients and researchers with the aim to improve patient outcomes and involvement in research. Currently, the platform has a network of over 600,000+ patients who have collectively contributed 40 million points of data about disease. PatientsLikeMe has collaborated on a number of projects with pharma companies in an endeavor to be closer to what concerns patients most, including with UCB to create a patient community around epilepsy, and Shire Pharmaceuticals to track and share experiences for patients and their care givers living with rare diseases.
The company uses patient-generated data, big data and AI so everyone can understand how their medical, behavioral and environmental factors may advance or mitigate disease and optimize health. Indeed, one of the most promising fields where big data can be applied to make a change is health care. Big health care data has considerable potential to improve patient outcomes, predict outbreaks of epidemics, gain valuable insights, avoid preventable diseases, reduce the cost of healthcare delivery and improve the quality of life in general.
However, deciding on the allowable uses of data while preserving security and patient’s right to privacy is a difficult task. Some 76% of patient groups who responded to a Deloitte study stated that patients have ‘high’ or ‘some’ trust in health apps developed by patient groups, but only 32% could say the same for apps produced by pharma.Thus, it is essential for pharma companies to find a way to ensure the security and confidentiality of these sensitive data and gain patients’ trust.
#3 The future of health care: is any technology desirable for a patient-centric approach?
The biggest innovations of the 21st century will be at the intersection of biology and technology.
Steve Jobs
Pharma is seeing digital technology’s potential for creating a new patient-centric business model that combines connected devices with big data analytics and AIto develop new, more personalized, drugs for smaller groups of patients while monitoring and managing patient adherence and health outcomes.
Gamification and Wearables: flourishing sectors
Several studies have shown that gamification can have significant, positive effects on patients’ health by promoting adherence to treatment, fostering resilience, and increasing motivation to fight diseases. Global healthcare gamification market is planned to exceed USD 40 billion by 2024; according to a research report by Global Market Insights, Inc.
Wearables (or clinical-grade wearable technology) contribute to pharma’s ability to engage with patients to create a more patient-centric ecosystem, often in tandem with smartphone apps. Wearables are smart electronic devices worn on, or implanted in, the body, such as: fitness-tracking bands, smartwatches, smart glasses, etc. They incorporate practical functions and features that can be used to identify changes in vital signs at an early stage.
Here are more precisions to understand this graphic, by type:
The smart watches occupied a major share of 29.82% in 2018
Exoskeletons are expected to register the highest growth rate of 37.35% on the forecast period.
And geographically:
North America accounted for a share of 35.73% of the market studied in 2018
The Asia-Pacific regional segment is expected to register the fastest growth, up to 23.85%, over the forecast period.
Neuralink: when technology supplants humans
An example of a futuristic wearable: Elon Musk is developing a way to merge your brain with a computer with his startup Neuralink. At an event in San Francisco in July 2019, the Neuralink team revealed it has been developing a brain-computer interface (BCI) made of thin, thread-like implants. This could one day work with (or, more specifically, within) humans, allowing us to control technology with our thoughts.
The Neuralink team believes the medical uses of its brain-computer interface could be the most promising. Potential applications could include amputees regaining mobility with prosthetics, or the tech being used to treat spinal cord injuries, as well as aiding vision, hearing and other sensory issues.
If commercialized on humans, this technology would be extremely powerful. But is the creation of brain-machines part of a design thinking approach? Rather than human-centered, wouldn’t it be more transhuman-centered?
To conclude, health care is clearly redefining itself with the patient-centricity revolution, which is accelerated by cutting-edge technologies. However, digital tools can sometimes exceed human capacities and create an ambiguity on whether they are used in humans’ service. The question of health care data privacy also arises here. We live in a world where personal data is increasingly debated and there are attempts to control it. Health care data is the most sensitive of all and yet sharing and using it can save lives.
However, even before discussing the benefits of certain technological advances in the medical field, there are solutions that are quite simple to implement to undertake a design thinking approach. Indeed, setting up a multidisciplinary team makes it possible to tackle an issue by considering all the areas it may concern. The “One Health“ approach designs and implements programs in co-creation with professionals with a range of expertise who are active in different sectors. One Health promotes multi-sectoral responses, for example with the OhTicks! multidisciplinary project bringing together veterinarians, doctors, scientists and sociologists to better characterize tick-borne pathogens. Even though patient-centricity is key, one must not forget about breaking silos and think across expertise as health is complex and multifactorial and no one detains all of the keys to improve it.
Bibliography – Monitor Deloitte, “Gamification study”, 2015 – Deloitte report, “High-value health care: Innovative approaches to global challenges”, 2016 – Deloitte Centre for Health solutions, “Pharma and the connected patient: how digital technology is enabling patient centricity”, 2017 – IDEO – Eldricare – PatientsLikeMe
I don’t know about you, but I’m an avid reader of articles about tools. I’ve discovered so many thanks to these long lists that uncover so many new names.
Yet, taking a step back and reflecting on my own practice, I’ve realized that in the end, I use less than 10 tools in total in my daily Design Thinking practice. I am an experienced human-centered design consultant. I’ve been working on complex projects for a wide range of organizations from non-profit to supply chain to health.
So, how do I explain this gap? While I’m always willing to try new things, most of these tools don’t last very long for different reasons, but in the end, they’re not a perfect match with what I really do.
From unoriginal ones to unicorn ones, I want to take you through the tools and softwares I use and how. Sometimes, simple things do the job, but I do hope this article will broaden your tooling horizon and will start a conversation about what we really use daily.
#1 For User Research (interviews, observation, surveys…)
I remember when, a few years ago, I was frustrated because I felt we weren’t doing enough user research to gather valuable insights. Yet, now, I’ve conducted in total more than half a year on research in 5 different countries.
I’ve tried many things in terms of tools. I don’t think we’re quite there yet. Nobody has cracked the code when it comes to field, user research. I do hope something comes along that will ease both capturing data in real-time, and helping curate the enormous quantitative and qualitative data gathered.
Research is all about observing, listening, capturing. You need to capture what’s going on on the field or during in an interviews because taking notes isn’t enough. You need to be able to immerge yourself back into your research.
Whenever I can, I bring a GoPro or any non-intrusive camera with me, to make sure that people won’t be uncomfortable. When I don’t have it, I’d rather snap a quick shot or start recording voices with my phone instead of using it as a camera because it’s unconvenient.
I haven’t find a better tool that OneNote to capture notes on the go. It’s great for quick, collaborative editing and has features to make sense of the data on the go such has indicators, inserting vocal recordings, pictures etc.
When I’m conducting long-distance interviews, I usually use Teams. It’s reliable, easy to use. I can share my screen and record the meeting. It works wonder at the condition that you’ve tested firewalls before and explained how to connect to a teams meeting for those who aren’t familiar with it.
User Research Tools: Are We There Yet?
I’ll admit I’m a bit frustrated when it comes to User Research Tools. It’s such a huge and important part of my job that I wish something existed that would make my life easier as a researcher. I have to use many tools to capture and analyze information. I always feel a sense of discouragement at first when I look at all of the data I have in hands.
The goal of research is to find patterns in the data collected. It helps identify existing and conscious pain points and uncover unconscious areas of improvement or pain. We will always need our human intelligence and experience to process data qualitative and quantitative data, but having something to help making sense of the data would accelerate the process and reduce cognitive biaises.
#2 For Co-creation Workshops
Ah, the workshops! If you’re a Design Thinking practionner, chances that you spent time re-writing post-its are high. I had high hopes in the Post-It application for a while, but in the end, it doesn’t change how you’re facilitating the workshop and the experience participants live. Many people have experienced co-creation workshops now. They’ve written more post-its than imaginable. And yet, of the ideas and solutions generated, how many are lived through? How many ended up in a powerpoint slide and forgotten?
I used to believe that paper and writing were key parts of the co-creation process, but that was before I discovered what digital Design Thinking can achieve. I mainly use Foreseeds for this as its algorithm has no match on the market, and I use Klaxoon on the side for workshops animation.
Foreseeds
Foreseeds is a Digital Design Thinking platform, or, how they brand it, a crowdthinking platform. They managed to solve design thinking pain points by creating a series of activities to be played in real-time by participants. A session has to be coached and facilitated, it’s not an ideation platform where you simply post ideas.
How does it happen and what does it do? You, the coach, start by creating your personas and add their pain points based on your user research. This is your co-creation workshop input. With 10 to 30 participants, mostly end users, you create teams of 2 to 3 people, each team will play on their computer. Then, you take teams through a series of activities and games that will generate solutions based on the pain points, so you’re always user-centered. Teams will then play with the solutions to rank them by desirability, and create projects where they assess feasibility.
I find that Foreseeds sessions have many advantages over post-its workshops. It creates emulation thanks to gamification, allow people to be more focused and not lose interest because of time-constraints games. The solutions and ideas are also very rich because you play with innovation levers, which open the minds of participants and encourage them to think deeper. And the magic is that at the end of a session, participants are energized, pumped up, and the next steps are very clear. Also, everyone can access the Foreseeds platform after the workshop. All of the information remain on the platform and it can be enriched again and again, throughout all of the project.
That’s the beauty of Digital Design Thinking: not only is the information capitalized, but it also accelerates analysis to a great extent. No more copying post-its notes!
Klaxoon
Once I’ve started to enjoy Digital Design Thinking, it was hard to go back. I use Klaxoon for short exercises like hopes and fears, problem statement or feedback gathering. It’s easier when you’re facing large groups. At first I was afraid it would disconnect people from one another but I find it brings more openness as it’s what’s displayed on the screen that matters. Focusing people’s attention at a large screen where you display live results helps maintaining and fostering a group dynamics.
The only downside to Klaxoon is their exercises designing experience. I find it quite complex and counter-intuitive. I don’t really enjoy it and I don’t think many people do, but it’s still quite useful for meetings animation.
#3 For Analysis and Deliverables
When I started creating experience maps and customer journeys in 2014, it was very new to many clients. We mostly used them as a pre-sales effort to show the clients the to-be journey they had to aim. Thus, I created gigantic maps that were printed to be showcased around. It was mostly a great marketing tool as I later realized, not so much used in operational work by teams, but to be showcased and to impress. Printed maps are perfect in environments where people don’t have access to digital tools or a way to foster curiosity and interest.
Now, I’m more about impact. The analysis need to be easily accessible and editable. They need to reflect the current state of the research and project, and to be constinously fueled. Design Thinking shouldn’t be restricted to project framing. That’s why I kind of turned my back from Illustrator and InDesign or any tool that isn’t collaborative and need training to be used, and went looking for collaborative, experiential tools. I tried many, many of them, but Miro and PowerPoint are the ones that work best for me and for the teams I work with.
Powerpoint
I know what you may think. Powerpoint, really? Well, this isn’t an article about all of the great tools that exist, but practical ones for daily work. So, yes, Powerpoint is one of my main tools. I do have one rule though: I only create slides that are necessary. I’ve got my marks with it after several years of use, and I’m impressed by how much it has evolved and keeps being updated with new features.
Throughout the years, I’ve created templates for personas, impact matrix and other analysis tools. The magic of it is that it’s widely used and can be quickly updated and adapted.
Miro
Miro is a fantastic tool. Think of a mix of Adobe Illustrator and Powerpoint in terms of features, all accessible online, and collaboratively editable in real-time. I use it to create experience maps and visualize complex journeys and interactions. I also use it for digital co-creation and fast prototyping, for example we’ve animated cards sorting workshops with Miro, and we’ve prototyped to-be processes.
Their free plan is very generous with up to 5 team members and unlimited access to preview for anyone with the link. There are always pre-made canevas such as mind maps or Kanban, which I have not yet used, but plan to do so.
Miro is one of the tools that are exactly in the spirit of Design Thinking: it’s collaborative, easy to use and has many features to help vizualize information.
#4 For Project Management
Especially as a consultant, following up planning, resources and risks is key to the success Design Thinking approach. Being excellent at conducting a user-centric approach is not enough if it’s not backed-up by the solid backbone of project management, which translates into tools adapted to the kind of project.
I use Teams as a collaborative space, to discuss, share documents and track project progress, and it works wonders both for internal and external projects. It’s part of the Microsoft suite so other tools (planner for example) can easily be pluged, as well as outside tools (RSS flows for example).
I do enjoy Trello as well. The interface is smooth and very practical. I usually have a lot of ideas flowing and Trello work a bit as my “personal backlog” with bliss moments when I archive many tasks that have been there for a long time. There are usually no firewall issues when using clients, so that’s also a plus.
I’ve recently discovered and started using Clickup for more complex projects with several streams. It’s quite close to JIRA Software in terms of spirit, but the interface is more friendly. I especially enjoy the possibility of creating subtasks that can each be attributed to a specific member.
Conclusion
Yeah, tools. We talk about them often, complain about them always, but rely on them everyday. We don’t always have the choice of the ones we use, and in a sense, it’s good: it forces us to try new things, to adapt and to discover new, useful stuff. We grow to use them so much that when I had no choice but to make a presentation on Google slides, I was so grumpy about it all. I was just not my tool.
This put into perspective the fact that when you’re conducting a Design Thinking approach, you design and co-create solutions, some of which happen to be tools. Most of us are change-averse when it comes to tools because they take a long time to master, and we develop an emotional attachment to them. So when we’re designing new tools, whatever they are, digital or not, we should remain aware that changing tools is a journey itself that can be accelerated but can’t be rushed, that can be accompanied but can’t be delegated.
I’ve recently joined Saegus, a consulting start-up whose expertise include human-centered design such as Design Thinking, UX, User Research and more. As I am interested in social issues, I wanted to reflect on how design thinking can be an extremely effective tool for solving social problems. One of the fundamental problems of humanitarian aid in my opinion is the gap between those who shape projects and programs and the realities on the ground. For example, more than 150 million mosquito nets were given to countries where malaria exists in 2015. However, ground studies revealed that many people used these nets to fish, and fisherman blocked entire river spans with mosquito nets. This practice became illegal in many places as it threatens the safety of fish population, and thus, threatens food security for many communities.
What is in this article ?
Thereby, you’ll find in this article the results of my researches — a non-exhaustive overview — on methodologies that already exist and how they are implemented. The first part of this article is devoted to defining Design Thinking so that everyone understands what it is all about. If you are already familiar with design thinking, I invite you to go straight to the second part, in which I will discuss the following question: how can Human-Centered Design (HCD) be a privileged approach for social innovation?
A brief introduction to human-centered design
HCD is a methodology that can be applied in practice through many different approaches (Design thinking, Circular Design, Jugaad, Positive Deviance, etc.). In order to understand HCD and its correlation with social innovation, I will first focus on design thinking, which is an approach of the HCD methodology.
#1 The origins of design thinking
If the term design thinking was popularized in the 1990s, its philosophy began in the 1950s. The origins of design thinking are closely linked to the desire to contribute to sustainable development and improve human well-being.
Back in 1956, Buckminster Fuller began teaching Design Science at MIT. His Design Science lab aimed at using the potential of science and its methods to generate designs conscious of our environment and improve the standard of living of everyone.
In Design for the Real World, 1971, Victor Papanek considers design as a political tool for Human Ecology and Social Change: “Design must be an innovative, highly creative, cross-disciplinary tool responsive to the needs of men. It must be more research-oriented, and we must stop defiling the earth itself with poorly-designed objects and structures.“
Tim Brown — IDEO’s CEO — is often credited with inventing the term “design thinking” and its practice. IDEO — an international design and consulting firm — was formed in 1991 as a merger between David Kelley Design, which created Apple Computer’s first mouse in 1982, and ID Two, which designed the first laptop computer, also in 1982.
Traditionally, designers were focused on enhancing the look and functionality of products. With design thinking, they have begun using design tools to solve real problems. By putting the end user at the center, they uncovered solutions and possibilities beyond enhancing only its look. “Design is not about how it looks, it’s about how it works”, as defined by Steve Jobs.
There are more and more examples of design thinking projects for social impact. Allow me to tell you about the one that I know more, because Saegus was a part of it. This mission was conducted jointly with theSanofi Espoir Foundationonmaternal and newborn health in Senegal. From 2010 to 2017 the Foundation funded many training projects, especially for midwives. But because of no evidence of real and sustainable impact, the Sanofi Espoir Foundation decided to take a step back. All together, we aimed to approach maternal and newborn health as a complex social process wich requires a multisector-field approach, centered on the local experience of women and health practitioners. We started a human-centered approach mission in 2018 that you can discover in this interview of Valérie Faillat, Executive Director of the Sanofi Espoir Foundation, talking about this mission.
#2 Human-Centered Design: a tool to find systemic solutions to social challenges
In 2008, the Bill & Melinda Gates Foundation asked IDEO to codify the process of design thinking so that every organization can use that methodology to undertake the design thinking process themselves. A team of IDEO designers summarized their approach in theHuman-Centered Design Toolkit. HCD — including design thinking — isn’t a perfectly linear process, but you’ll always move through the following three main phases:
Human-Centered Design is a mindset, “it means believing that all problems, even the seemingly intractable ones like poverty, gender equality, and clean water, are solvable. Moreover, it means believing that the people who face those problems every day are the ones who hold the key to their answer.”
Extract from the Human-Centered Design Toolkit by IDEO.
“Seemingly intractable” problems such asinequality, political instability, death, disease, or famine are called “wicked problems”. The term was coined by Horst Rittel and refers to a social or cultural problem that is difficult or impossible to solve because of incomplete or contradictory knowledge, the number of people and opinions involved, the large economic burden, and the interconnected nature of these problems with other problems.
Nonprofit organizations are discovering design thinking as a way to find high-impact solutions to wicked problems. As the article Design Thinking for Social Innovation, by Tim Brown and Jocelyn Wyat, says, “social challenges require systemic solutions“. These problems can’t be “fixed”, but designers can play a central role in mitigating the negative consequences of wicked problems and positioning the broad trajectory of culture in new and more desirable directions. Thus, Human-Centered Design is a privileged approach for companies and organizations seeking to address wicked problems thanks to deeply creative and innovative solutions.
#3 Human-Centered Design approaches for Social Innovation
Below are 3 human-centered approaches that I find particularly impactful. I hope that these examples will inspire you too.
Jugaad: “doing more with less”
“Jugaad” is about solving concerning problems with limited resources and means “doing more with less” in Hindi. It requires that “the entrepreneur becomes blind, he must think about using the object other than for its original function,” explains Abhinav Agarwal, consultant at the Jugaad Lab, a “frugal innovation laboratory” he created in January 2017. Jugaad is not a concept limited to India: the American version of a jugaad is a “hack”, and in France it is called the “Système D”.
The start-up Go Energyless applied this principle by inventing “FRESH’IT”, a refrigerator that runs without electricity, based on clay and sand.
Jugaad has to be a quick fix, with little to no cost. However, this aspect of short-term fix makes it extremely difficult to discover all existing initiatives. Since these innovations are limited in time, they are very often limited geographically too. It complicates and limits their generalization and scaling up. I think that all these great ideas created from a strong need and little — if any — means can be extremely beneficial to a large number if replicated on a large scale. An open source library could be a valuable tool to share these innovations happening every day.
Circular Design: promoting sustainable production and consumption
Designing for the circular economy is about designing reusable materials that will create new value by enabling your own, as well as other businesses, to reuse those materials. An example is Shoey Shoes: children’s shoes made and produced entirely from waste materials, and engineered to be disassembled, be reused, and recycled. They were invented by Thomas Leech, an industrial designer in London who has embraced the principles of a circular economy.
Circular Design allows a responsible consumption pattern that reduces waste production, and design better products for consumer health. The approach is explained more in-depth in the Circular Design Guide, a collaboration between the Ellen MacArthur Foundation and IDEO.
Positive deviance: observing positive behaviors in order to generalize them
Positive deviance is based on the observation that in any community, certain individuals confronting similar challenges, constraints, and resource deprivations than their peers, will nonetheless employ uncommon and successful behaviors which enable them to find better solutions.
In 1990, Jerry Sternin — founder of the Positive Deviance Initiative — and his wife Monique were working in Vietnam to decrease malnutrition among children. The Sternins observed the food preparation, cooking, and serving behaviors of six families “very, very poor” whose children were healthy. They found few consistent yet rare behaviors: thepositive deviants. Parents of well-nourished children collected tiny shrimps, crabs, and snails from rice paddies and added them to the food, along with the greens from sweet potatoes. Although these foods were readily available, they were typically not eaten because they were considered unsafe for children. The positive deviants also fed their children multiple smaller meals, which allowed small stomachs to hold and digest more food each day. By offering cooking courses to families, 80% of the 1,000 enrolled children became adequately nourished.
This is an approach that is very much rooted in local realities. The solution is already owned by a few inhabitants, it is not innovation — unlike jugaad — but rather discovering the solution among the habits of the positive deviants.
To conclude, Human-Centered Design approaches help companies and organizations generate impactful solutions for users as well as uncover unknown ways to fix complex issues. Returning to the example of mosquito nets used as fishing nets, responses to social problems cannot be enforced by outsiders far from field realities, even if the response itself is great in its essence. We need to co-create solutions with local populations: design thinking is proving to be particularly effective in addressing social problems and is becoming a key tool for social innovation.
“L’Excellence tant sur la qualité des animateurs que sur la qualité des animations de sont au rendez-vous !”
3 collaborateurs de l’Observatoire des Réseaux Sociaux d’Entreprise sont venus se former chez Saegus. Pendant 2 jours de formation intensive, les stagiaires ont appris les fondamentaux du Design Thinking, une approche itérative centrée sur l’humain et l’utilisateur final. Elle est constituée de 5 phases : comprendre, définir, imaginer, créer et tester.
Cette approche permet de générer des solutions en mettant les personnes qui vont les utiliser au centre du processus de conception. Le Design Thinker va d’abord s’atteler à comprendre l’utilisateur, son contexte, ses attentes, ses difficultés. Cela passe par l’empathie. Cette compréhension du besoin va faire émerger une problématique précise. Pour répondre à cette problématique, une phase d’idéation, ou de génération d’idées, va ensuite apporter des prémices de solutions qui seront immédiatement prototypées et testées auprès des utilisateurs, sur le terrain.
Dans les faits, un Design Thinker fait et apprend perpétuellement. Tout comme nos apprenants !
Revenons ensemble sur les moments forts de la formation en 3 points clés.
#1 Le contexte de l’Observatoire au centre de la formation
“La formation avec une problématique réelle permet de mieux comprendre le Design Thinking.”
Dans le but de créer une cohérence entre ce qui est vu en formation et le contexte professionnel des apprenants, une problématique servant de base de travail a été définie en amont de la formation. Nous avons choisi, avec l’Observatoire, une problématique stratégique : repenser les Learning Expéditions menées par l’Observatoire des Réseaux Sociaux d’Entreprise.
L’une des principales activités de l’Observatoire est effectivement l’organisation de Learning Expeditions. Celles-ci donnent à des groupes de collaborateurs l’opportunité de vivre une expérience tournée vers la découverte de nouvelles approches de travail et d’aller à la rencontre d’entreprises à la pointe de l’innovation.
En faisant tourner les cas pratiques de la formation autour de leurs besoins concrets, les membres de L’Observatoire ont pu facilement ramener les concepts du Design Thinking à leur contexte.
#2 Une rencontre : une équipe d’apprenants composée de membres de l’Observatoire et de Saegusiens
“Très intéressant et agréable de suivre la formation avec d’autres Saegusiens.”
Le principe des formations intra-entreprises est essentiel pour la Saegus Institute afin de rester centré sur la problématique de l’entreprise formée. Il est cependant possible d’associer des collaborateurs de Saegus, également apprenants, à ces formations, notamment lorsque celle-ci requiert un nombre minimum pour constituer une véritable équipe.
C’est ainsi que les 3 membres de l’Observatoire, Jean-Marie, Widad et Mathilde, ont travaillé pendant deux jours aux côtés de 4 Saegusiens aux compétences variées, Yanni, Laure, Nicolas et Raphaël. Ensemble, ils ont, dès le début de la formation, trouvé un nom d’équipe et créé leur propre mascotte. Les Saegusiens, quant à eux, ont pu travailler sur un cas réel avec le client et découvrir un nouvel univers.
Les formatrices, des consultantes en activité sur leurs domaines d’expertise, ont également eu un rôle très important à jouer pour apporter du dynamisme à l’équipe et libérer la créativité de chacun. Les ice-breakers qu’elles ont animés ont par exemple été essentiels pour détendre l’atmosphère et établir une relation de confiance. Elles ont aussi beaucoup insisté sur des principes clés du Design Thinking :
Pas de jugement ;
Le « non, mais » est proscrit, pour laisser place au « oui, et » ;
Toutes les idées sont les bienvenues, même les plus folles.
Grâce à la réunion de ces différents ingrédients, dynamisme, écoute, créativité et bienveillance ont prédominé tout au long de la formation. Cette cohésion d’équipe a permis aux apprenants de véritablement se mettre dans la peau de Design Thinkers, habitués à travailler en équipe hétérogène et à adopter ces principes.
#3 Théorie, pratique… et pratique !
“Très bon rythme entre théorie et pratique.”
Pour véritablement comprendre et intégrer les concepts du Design Thinking, il est essentiel de donner des exemples concrets et d’appliquer immédiatement les apprentissages par la pratique. Ice breakers, cas pratiques, moments d’échanges et de co-création : tous ces éléments viennent rendre tangibles des notions complexes.
Tout au long de la formation, la théorie et la pratique s’entrecroisent ainsi afin de créer un équilibre entre l’écoute et la création. Pendant les phases de pratique, les formatrices ont pu s’assurer que les enseignements avaient bien été intégrés. Le rôle des formateurs est essentiel pour contribuer à la prise d’autonomie de l’équipe et à maintenir un bon rythme de travail.
Pendant ces moments dédiés à la pratique, toujours centrés sur la problématique de départ, les apprenants ont créé leurs personas sont repartis du besoin, ont généré de nouvelles idées, les ont priorisées, et ont créé les parcours cibles des futures Learning Expeditions. En deuxième jour de formation, grâce au travail réalisé la veille, ils ont créé leur premier prototype !
Le passage de la certification Saegus au Design Thinking est venu conclure la formation et ancrer les concepts clés du Design Thinking. Bien entendu, parce que la récolte de feedbacks est un élément essentiel du Design Thinkinget de la Saegus Institute, nous avons demandé les retours à chaud des apprenants. Un questionnaire de satisfaction a été envoyé par la suite.
Si vous aussi vous avez envie de vous former au Design Thinking, renseignez-vous sur le site de la Saegus Institute ou contactez-nous directement !
Les approches de Design Thinking et d’User Experience (UX) Design se propagent dans toutes les organisations et entreprises.
Si la promesse des approches centrées sur les utilisateurs est, de prime abord, plutôt simple : mieux comprendre les besoins des utilisateurs finaux, quels qu’ils soient, pour y apporter des solutions adaptées, force est de constater que les périmètres de l’une ou l’autre approche demeurent complexes à cartographier et donc, parfois, à comprendre.
Les notions de Design Thinking et d’UX sont assimilées étroitement au design dans un sens esthétique, ou bien sous l’angle seul de l’animation d’ateliers avec des posts-it. De plus trop souvent, nous avons entendu, dans des contextes divers, opposer l’un à l’autre, ou diminuer l’un en faveur de l’autre. Or, Design Thinking et UX sont intrinsèquement liés, c’est pourquoi cet article a pour objectif de prendre un peu de recul et nous interroger sur la manière dont nous mettons en œuvre ces approches au quotidien, pour mettre en évidence leur complémentarité et possibles recouvrements.
Pour bien comprendre ce que sont les disciplines que sont l’UX et le Design Thinking, intéressons-nous à l’émergence de la notion de design.
“Design is not just what it looks like and feels like. Design is how it works.”
Steve Jobs, New York Times, 2003
Le sens originel du mot design, designare en latin, est étroitement lié à l’idée d’un dessin qui dessert un dessein. Le design est un processus de conception qui a pour objectif de répondre aux besoins des utilisateurs. Il invente, améliore et facilite l’utilisation d’un produit ou service tout en offrant l’expérience la plus pertinente et la plus agréable possible. Avec l’essor des ordinateurs, smartphones ou encore objets connectés, il a été nécessaire de penser les interactions spécifiques entre l’humain et la machine, dans leur diversité et complexité grandissante.
C’est à Donald Norman, psychologue cognitif et employé d’Apple dans les années 1990 que l’on doit le terme de “User Experience” (UX, ou “expérience utilisateur” en français). Ce concept qualifie tous les aspects de l’interaction de l’utilisateur final avec une organisation, ses services et ses produits (définition de Nielsen Norman Group). C’est aussi à cette époque que se démocratise le terme de Design Thinking, popularisé et propagé par IDEO. De fait, ces termes sont proches et recouvrent une même réalité sous-jacente : le besoin de penser et d’approcher les problèmes différemment, pour y apporter de meilleures solutions.
#1 UX Design, Design Thinking, du pareil au même ?
L’UX Design
Étant donné les définitions parfois variables de l’UX, commençons par énoncer ce que cela n’est pas : la réalisation de maquettes graphiques, la conception d’une architecture d’information, la création d’interactions, un outil marketing… Cependant, l’UX Design pioche dans toutes ces disciplines et activités pour concevoir une expérience utilisateur, de bout-en-bout, dans tous ses aspects.
Axé sur l’interaction entre les utilisateurs humains, les machines et les environnements contextuels, l’UX Design englobe la conception traditionnelle de l’interaction homme-machine (IHM) et la complète en abordant tous les aspects d’un produit ou d’un service tels qu’ils sont perçus par les utilisateurs. Cela implique non seulement la production de l’architecture d’information et de prototypes, des recommandations sur les interactions et interfaces mais aussi des aspects de la stratégie des marques, du design d’espaces…
L’objectif consiste à améliorer la satisfaction des utilisateurs à l’égard d’un produit en facilitant la convivialité, l’accessibilité et le plaisir procurés par l’interaction avec le produit ou service.
Le Design Thinking
Et le Design Thinking dans tout cela ? Le Design Thinking est une approche structurée qui place l’utilisateur, quel qu’il soit, au centre d’une démarche de conception pour générer des solutions innovantes, partant de la désirabilité (pour les utilisateurs, donc), abordant la faisabilité (technique, opérationnelle…) et la viabilité (économique, financière, environnementale…).
Loin d’être des frères ennemis, le Design Thinking structure une partie des outils et activités de l’UX design pour propager ce changement de paradigme au cœur des organisations et accélérer les phases préliminaires du processus de conception. De la même manière, le Design Thinking apporte une approche structurée aux activités d’UX Design pour parvenir à la conception d’une expérience utilisateur innovante et co-construite avec les utilisateurs finaux.
#2 Comment l’UX Designer et l’expert Design Thinking peuvent travailler ensemble ?
Deux profils complémentaires
Face à l’importance de penser systématiquement l’expérience utilisateur, les organisations font appel à des profils spécialistes comme les UX designers et les consultants experts en Design Thinking. Pour certains UX designers, le Design Thinking est un effet de mode nocif à la compréhension et la valorisation de leur métier.
Mais la popularisation du Design Thinking dans les organisations, loin de porter préjudice aux UX designers, leur offre un nouvel allié dans l’acculturation progressive vers la systématisation d’aborder l’innovation comme la résolution de problèmes en étant centrés sur les utilisateurs. L’expert Design Thinking aide à structurer les activités, à animer les ateliers, à co-construire. Il apporte un point de vue qui dialogue plus facilement avec le reste de l’organisation sur les notions de viabilité et faisabilité.
L’UX designer, quant à lui, ne peut être remplacé, car c’est bien lui qui réalise l’expérience future et travaille de pair avec les développeurs ou ingénieurs en charge de faire exister les éléments de l’expérience. En dialoguant ensemble de manière continue sur un projet, et cela dès le début, les deux experts se répondent et s’enrichissent en permanence, tout en se faisant ambassadeurs du changement de paradigme.
Des synergies à tous les moments d’un projet de transformation digitale
Si l’on se replace dans une perspective de transformation digitale et des différents projets que cela implique, alors les synergies entre l’UX designer et l’expert Design Thinking apparaissent comme essentielles. Les produits et les utilisateurs diffèrent d’un projet à l’autre, ce qui oblige à adapter constamment l’approche globale de conception aux besoins réels. Le Design Thinking est alors une approche essentielle à la disposition de l’UX Designer qui doit intégrer une démarche continue d’apprentissage et d’évolution.
Le Consultant Expert Design Thinking joue donc un rôle primordial : il se fait alors garant de l’approche, tandis que l’UX Designer est le garant de la conception. En travaillant de concert dans une démarche de co-création d’un produit, service, projet, les deux experts co-construisent pour réaliser la meilleure expérience utilisateur.
La confusion entre les périmètres peut s’expliquer par le fait que l’UX designer est souvent aussi un “UI designer”, c’est-à-dire le concepteur des interfaces avec lesquelles va interagir l’utilisateur. Ces deux métiers peuvent s’exercer séparément, car l’UX designer va s’intéresser avant tout aux comportements et à l’expérience globale, là où l’UI designer va être chargé de traduire tout cela dans des interfaces innovantes, conviviales, répondant aux bonnes pratiques d’ergonomie et d’utilisabilité.
En définitive, l’expert Design Thinking et l’UX designer doivent toujours être intégrés dès la phase initiale d’un projet, et travailler l’un avec l’autre en toute complémentarité à tous les moments d’un projet.
À la question de l’article, la réponse est sans ambiguïté non. Le Design Thinking est une approche structurée pour approcher les problèmes rencontrés par les utilisateurs, et l’UX Design est la notion plus large de tout ce qui a trait à la conception de l’expérience utilisateur.
L’UX designer et l’expert Design Thinking sont deux ambassadeurs qui œuvrent pour mettre l’utilisateur au centre des démarches de conception et, à ce titre, loin de s’opposer, ils sont complémentaires. Ils doivent s’écouter et comprendre les spécificités de l’un comme de l’autre pour travailler au mieux ensemble. Loin de devoir choisir entre les deux métiers, les entreprises et organisations ont tout intérêt à les mettre en musique pour apporter de la valeur dans l’ensemble de leurs problématiques.
Sources : • Plonka, Laura; Sharp, Helen; Gregory, Peggy and Taylor, Katie (2014). UX design in agile: a DSDM case study. In: Agile Processes in Software Engineering and Extreme Programming: 15th International Conference, XP 2014, Lecture Notes in Business Information Processing, Springer. • Design d’expérience utilisateur: Principes et méthodes UX, Sylvie Daumal, Editions Eyrolles, 18 janv. 2018 • Design Thinking: A Fruitful Concept for IT Development?, Tilmann Lindberg, Christoph Meinel, and Ralf Wagner, 2011 • Design Thinking et UX pour les Products Owners, Matthieu Gioani, Expert en Renouveau / Design, Innovation & Management, FENIKSO, 12 oct. 2017 • What Is Design Thinking? A Comprehensive Beginner’s Guide, Emily Stevens, CareerFoundry, September 5th, 2018 • Culture Crunch, 12 février 2019, Nouvelle économie https://culture-crunch.com/2019/02/12/quest-ce-que-lux-experience-utilisateur-design • Lean UX: Designing Great Products with Agile Teams (English Edition) Format Kindle de Jeff Gothelf , Josh Seiden
