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Catégorie : Digital Workplace

Un petit aperçu des sujets qui ont fait clavarder sur notre channel #Workplace ce mois ci.

 

#1

Microsoft Staffhub se retire et laisse sa place à Shifts 

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Avis aux utilisateurs de Microsoft Staffhub, application Office 365 permettant aux employés de terrain de gérer facilement leurs plannings lorsqu’ils sont en déplacement : l’application ne sera plus disponible en téléchargement à compter du 1er avril 2019 et sera retirée de l’App Store d’Apple, du Google Play Store et de tous les autres points d’accès. Les utilisateurs actuels pourront continuer d’utiliser le service jusqu’au 1er octobre 2019, date à laquelle il sera définitivement retiré, mais aucune fonctionnalité supplémentaire ne sera ajoutée d’ici là. 

 

En effet, Microsoft souhaite inciter ses utilisateurs à utiliser les nouvelles fonctionnalités de Microsoft Teams, qui intègrera très bientôt la gestion de la planification et des tâches via Shifts. Prochainement disponible sur les applications bureau et mobile de Teams, cette nouvelle fonctionnalité permettra notamment aux responsables de créer et de gérer les horaires de leurs employés, qui peuvent à leur tour mettre à jour leurs disponibilités, soumettre leurs plannings mais aussi demander des jours de congé sans quitter l’outil. 

 

Chez Saegus, nous avons hâte de pouvoir essayer Shifts afin de vous dire si cette nouvelle fonctionnalité rivalise véritablement avec Staffhub. 

 

 

 

 

#2

Microsoft Teams continue sa croissance phénoménale

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Teams n’a pas fini de faire parler de lui ! Les résultats d’une enquête menée par Spiceworks auprès de 900 entreprises du domaine de l’IT, réparties aux États-Unis et en Europe, montre que l’adoption de la plateforme collaborative connaît une croissance tellement rapide qu’elle devrait devenir la deuxième plus grande application de chat en milieu professionnel d’ici 2020, dépassant à la fois Slack et Google Hangouts.

 

Ainsi, l’étude de Spiceworks met en avant le taux de pénétration de Teams, passé de 3% en 2016 à 21% en 2018. La part de marché de Slack, son principal concurrent, a quant à elle connu une croissance plus modeste en passant de 13% en 2016 à 15% en 2018. Cette croissance phénoménale de l’outil de Microsoft peut être attribuée au fait que la société a décidé de rendre gratuite son application en 2018, au travers d’une version « preview », alors qu’elle était auparavant réservée aux utilisateurs d’Office 365.

 

Mieux encore : la même étude prédit que Teams atteindra 41% de part de marché d’ici 2020, tandis que Slack n’en occupera que 18% et Google Hangouts 12%. De quoi rendre jaloux les pro-Slack et les pro-Google Hangouts !

 

 

 

#3

Witeboard, le nouveau concurrent de Microsoft Whiteboard ?

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Vous cherchez une application en ligne, gratuite et simple d’utilisation pour matérialiser vos idées sur un support commun lors d’une réunion ? Nous avons ce qu’il vous faut !

Avec son design sobre et particulièrement intuitif, Witeboard a de nombreux atouts pour concurrencer la solution de Microsoft.

 

Chez Saegus, nous avons apprécié la possibilité de partager son tableau blanc et de collaborer avec d’autres utilisateurs sans avoir besoin d’installer une quelconque application, la fonctionnalité « détection de figure » qui permet à l’application de détecter un rond, un carré, un rectangle ou un triangle à partir d’une forme grossière, mais aussi la possibilité d’intégrer la web app directement dans Slack via un plugin.

 

Nous ne pouvons que vous recommander de tester l’application en cliquant sur ce lien : Witeboard.

 

 

 

 

#4 

OneDrive désormais intégré à Skype !

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Après To-Do, Spotify ou encore YouTube, OneDrive rejoint la liste des add-ins sur Skype.

A l’heure actuelle, il existe une multitude de solutions de stockage de données dans le cloud, notons les plus célèbres comme Dropbox, Google Drive, iCloud, ou encore…OneDrive.

 

Afin de récupérer un maximum de nouveaux utilisateurs et de les convertir à OneDrive, Microsoft a (enfin) décidé d’intégrer son propre outil de stockage dans Skype.

 

En pratique, cela signifie que vous pouvez maintenant directement depuis l’interface Skype partager vos documents hébergés sur OneDrive à vos collègues via un lien d’accès lors de vos discussions.
A noter qu’il s’agit d’une grande nouveauté car Skype imposait jusqu’alors une limite de taille de fichier de 300 Mo, ce qui n’était pas très pratique pour partager des fichiers volumineux.

 

Pour profiter de cette nouvelle fonctionnalité, il vous suffit de télécharger la dernière version de Skype sur vos appareils !

 

 

 

#5

Microsoft incite ses utilisateurs au stockage en ligne

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Vous est-il déjà arrivé de perdre ou de supprimer malencontreusement votre document Office sur lequel vous avez travaillé d’arrache pieds depuis des heures voire des jours ? La bonne nouvelle c’est que ce genre de situation ennuyeuse ne devrait plus vous arriver !

C’est officiel depuis le 1er février, Microsoft vient de modifier la façon dont ses utilisateurs Office 365 enregistrent leurs fichiers Word, Excel et PowerPoint.

En effet, OneDrive et SharePoint Online deviennent désormais les emplacements par défaut pour enregistrer vos fichiers.

 

Les utilisateurs auront tout de même toujours la possibilité de modifier ce paramètre en choisissant un autre emplacement ou en modifiant le dossier de travail par défaut.

Encore un pas de plus vers le 100% cloud !

 

 

 

 

 

#6 

Klaxoon se lance à la conquête des États-Unis

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Klaxoon a le vent en poupe ! Après avoir fait fureur lors de sa participation au CES (Consumer Electronics Show) à Las Vegas début janvier, Klaxoon ne s’arrête pas là.

En effet, la startup bretonne continue son road trip avec son « truck » à travers les États-Unis !

Le planning est même plutôt chargé, avec notamment des escales prévues à San Francisco, Palo Alto, Boston, New York, Washington ou encore Houston. La tournée s’achèvera dans la ville Austin au Texas du 7 au 9 mars à l’occasion du célèbre festival SxSW Interactive, dédié à la musique, au cinéma et aux nouvelles technologies.

 

La mission principale de ce voyage est de présenter aux entreprises américaines en quoi Klaxoon révolutionne les réunions d’équipes, en les rendant toujours plus efficaces et interactives. Le tout organisé sous forme de court atelier de démonstration et de prise en main à l’outil à bord de son truck fushia bien reconnaissable.

 

Créé en 2014, Klaxoon compte aujourd’hui plus d’un million d’utilisateurs dans environ 120 pays. A savoir, l’entreprise avait déjà réussi à lever 50 millions de dollars en 2018 pour accélérer son développement sur le continent nord-américain.

 

Il faut l’avouer, la solution anti-réunionite n’a pas fini de nous surprendre et nous réserve sûrement de très belles choses pour l’année 2019 !

 

 

 

 

#7

Entrée en bourse imminente pour Slack !

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Slack, la fameuse plateforme de communication collaborative destinée aux professionnels vient d’annoncer son intention de rentrer en bourse, son introduction pourrait intervenir dans les prochains mois !

 

Officialisé le 4 février par l’intermédiaire d’un très court communiqué, la société a bel et bien déposé son dossier d’introduction auprès de la SEC (Securities and Exchange Commission).

Slack souhaiterait passer par ce que l’on appelle une « cotation publique proposée », c’est-à-dire en vendant des actions sans passer par une collecte de fonds. Selon le très sérieux Wall Street Journal, La société californienne viserait une valorisation aux alentours de 7 milliards de dollars. Un chiffre à prendre avec des pincettes qui peut encore grandement évoluer en fonction de l’intérêt exprimé par les investisseurs.

 

A noter, la licorne de la Silicon Valley, qui emploie aujourd’hui 1.200 salariés, a réussi en moins de 7 ans à attirer plus de 10 millions d’utilisateurs dans près de 150 pays.

 

 

 

N’hésitez pas à nous contacter, nos experts en solutions digital workplace seront là pour vous accompagner !

 


 

Un petit aperçu des sujets qui ont fait clavarder sur notre channel #Workplace ce mois ci.

 

 

#1
Les technologies immersives, tendance pour 2019
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Selon la célèbre entreprise américaine de conseil et de recherche Gartner, l’heure est aux technologies immersives. En effet, l’institut prédit que d’ici 2022, 70% des entreprises expérimenteront des technologies immersives destinées aux consommateurs et aux entreprises et 25% en auront déjà déployées.

 

L’avenir des plateformes de conversation, allant des assistants personnels virtuels aux chatbots, intègrera ainsi des canaux sensoriels élargis qui permettront de détecter les émotions des utilisateurs basées sur leurs expressions faciales et elles deviendront plus conversationnelles dans leurs interactions.

 

De plus, Gartner prédit que jusqu’en 2028, ces mêmes plateformes de conversation mais aussi les technologies telles que la réalité augmentée, la réalité mixte et la réalité virtuelle continueront à se développer fortement afin de conduire les utilisateurs à une nouvelle expérience immersive. De nombreuses évolutions à venir que nous ne manquerons pas de vous détailler.

 

 

#2

SharePoint Online : êtes-vous à la page sur les dernières nouveautés ?

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L’équipe de développement SharePoint a annoncé en décembre 2018 sa feuille de route pour l’année 2019, concernant les nouvelles fonctionnalités à venir. Ces dernières commenceront à être implantées dans l’outil dès ce début d’année, êtes-vous prêt à passer à la vitesse supérieure ?

 

Parmi les nouvelles fonctionnalités annoncées : la possibilité de personnaliser la zone de titre de chaque page et des articles de presse des sites SharePoint modernes avec plus d’options en termes de disposition et d’alignement, la possibilité d’ajouter des nuances de couleurs à l’arrière-plan des sections, celle de choisir l’ordre d’affichage des actualités pour les utilisateurs, de créer des webparts avec un affichage personnalisé pour chaque visiteur du site, de bloquer les téléchargements lors du partage d’un lien vers un document hébergé sur SharePoint… et plus encore.

 

Pour en savoir plus, nous vous invitons à écouter l’annonce de cette roadmap par les équipes SharePoint en cliquant ici.

 

 

 

#3

Éditer un document sur Google Drive en mode offline

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Partager et co-éditer un document hébergé sur Google Drive avec des collaborateurs qui ne possèdent pas de compte Google ? Cela sera bientôt possible ! A l’instar de OneDrive, la solution concurrente de Microsoft qui proposait déjà cette fonctionnalité, les utilisateurs de la suite Google pourront prochainement partager leurs ressources par e-mail et collaborer à plusieurs sur un même document sans avoir besoin de s’authentifier sur un compte Google.

D’ailleurs, cette nouvelle fonctionnalité est disponible dès maintenant en version bêta. Cependant, afin de pouvoir y accéder, il y a deux prérequis pour les utilisateurs. Ces derniers devront disposer d’un compte G Suite (payant) et utiliser l’édition de documents dans un cadre professionnel. Si vous remplissez ces deux conditions, vous pouvez exprimer votre intérêt à participer à cette version bêta en complétant ce formulaire.

 

 

 

#4

Skype innove en lançant l’affichage de sous-titres en temps réel

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Lancée le lundi 3 décembre 2018 afin de coïncider avec la Journée mondiale des personnes handicapées 2018, cette nouvelle fonctionnalité de l’outil de communication de Microsoft permet aux sourds et malentendants de lire les mots prononcés lors des appels audio ou vidéo. Une évolution bienvenue, qui montre que les géants du workplace ne manquent pas d’idées pour améliorer l’expérience utilisateur de leurs produits.

L’option peut être activée en quelques clics dans les paramètres de Skype (version 8) en sélectionnant le bouton Plus (+) pendant l’appel et en choisissant “Activer les sous-titres”.

Elle peut également être définie comme paramètre par défaut dans les paramètres de Skype. Une fois activée, les sous-titres défileront automatiquement et en direct pendant l’appel.

 

Encore plus surprenant, Microsoft affirme que l’IA qui génère ces sous-titres a été optimisée afin qu’ils puissent être « améliorés rapidement, en continu, en fonction du contexte, et à mesure que les gens s’expriment ». Ce n’est d’ailleurs que l’une des nombreuses améliorations de l’outil, qui a également étendu ses capacités de traduction en temps réel il y a quelques années et annonce la publication de traductions prenant en charge plus de 20 langues et dialectes à venir prochainement !

 

 

 

#5

Et le vainqueur des systèmes d’exploitation est… Windows 10 !

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Non contente de finir l’année en beauté en se classant comme l’entreprise la plus lucrative du monde, Microsoft peut également se vanter du triomphe de Windows 10 qui est devenu en décembre 2018 le numéro 1 du marché mondial des systèmes d’exploitation, en détrônant son principal rival issu de la même entreprise, à savoir Windows 7.

 

Selon les chiffres du site Net Application, Windows 10 détient désormais 39,22% du marché des systèmes d’exploitation de bureau contre 36,39% pour Windows 7. Des chiffres qui rappellent le succès fou de Windows 7, qui a su tenir tête à Windows 10 pendant 3 ans avant d’être dépassé. Cette victoire est vue d’un bon œil par Microsoft qui a prévu de mettre fin à l’existence de Windows 7 le 14 janvier 2020, ce qui ne laisse qu’un an aux entreprises et aux utilisateurs pour passer le cap.

 

Aujourd’hui, Windows 10 est installé sur plus de 700 millions d’appareils, tels que des ordinateurs, des smartphones, des tablettes, mais aussi sur les consoles Xbox One de Microsoft, mais de nombreux utilisateurs préfèrent encore l’interface de Windows 7.  Et vous, avez-vous adopté Windows 10 ou avez-vous du mal à vous séparer de la précédente version ?

 

 

 

#6

Trello et Butler : un nouveau partenariat au service des utilisateurs

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Bonne nouvelle pour les utilisateurs de Trello qui vont pouvoir gagner du temps dans leur travail au quotidien ! En effet, l’outil de gestion de projet en ligne de la société Atlassian a annoncé le 10 décembre l’acquisition du Power-Up Butler, permettant ainsi aux utilisateurs d’intégrer la puissance de l’automatisation à leurs cartes Trello.

Quels seront les bénéfices concrets pour les utilisateurs ? Avec l’intégration native de Butler, les cartes Trello deviendront entièrement automatisées et pourront ainsi passer de « à faire » à « fait » en fonction de la date d’échéance. De plus, elles pourront être assignées de manière automatique à un utilisateur précis en utilisant des mots ou des phrases simples que le Power Up pourra alors transformer en commandes personnalisables. Cette automatisation permettra ensuite à l’utilisateur de « glisser-déposer » sa carte avec la date d’échéance à terme pour qu’elle se valide d’elle-même.

 

 

 

#7

Traduire en temps réel vos présentations PowerPoint : du rêve à la réalité

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Pour la plupart des professionnels, PowerPoint est l’outil incontournable pour réaliser une présentation. L’une des principales difficultés est de devoir adapter son discours, et notamment la langue employée, en fonction de son public. Ainsi, il faut parfois s’exprimer en anglais alors que la présentation est en français, ce qui représente un exercice difficile pour le présentateur mais aussi pour le public qui peine parfois à comprendre.

 

Mais ce problème sera bientôt de l’histoire ancienne car Microsoft a annoncé, au travers d’une vidéo disponible ici, que des légendes ainsi qu’une traduction en temps réel des présentations se présentant sous la forme de sous-titres seront prochainement disponibles en janvier 2019. L’objectif de cette nouvelle fonctionnalité est double : il permettra tout d’abord au présentateur d’être compris par tous mais également de rendre la présentation accessible aux sourds et aux malentendants. A noter qu’à son lancement, la fonctionnalité sera capable de prendre en charge 12 langues parlées différentes mais aussi d’afficher des sous-titres dans plus de 60 langues différentes !

 

Nous avons hâte de pouvoir tester cette nouvelle fonctionnalité afin de vous en dire plus !

 

 

N’hésitez pas à nous contacter, nos experts en solutions digital workplace seront là pour vous accompagner !


 

Vous vous en êtes très certainement aperçus : attirer, accueillir et retenir des talents ne requiert plus les mêmes ingrédients aujourd’hui que quelques années auparavant. Progressivement, vous voyez arriver sur le marché et dans vos équipes, une population pour qui le digital et la connectivité ne sont pas juste des outils, mais un mode de vie. Et cette population, il va falloir la chouchouter : quand d’ici 2025 elle représentera les trois quarts de la population active, c’est sur elle que reposera toute la croissance de votre organisation.

 

 

Ceci dit, ne vous attendez pas à une course au salaire, car si ce critère conserve une certaine importance, votre priorité se situera tout autre part. Pensez-y : dans un contexte où les entreprises sont à l’affût de tout nouveau levier de rentabilité et où les forces de travail sont de plus en plus dispersées sur le globe, l’enjeu est de faire communiquer vos collaborateurs, de libérer leur potentiel maximum, bref, de les remettre en tant qu’humains au centre de vos préoccupations.

 

D’ailleurs, vous l’aviez sûrement déjà compris et avez investi dans des outils améliorant non seulement la productivité, mais aussi la collaboration. Plateforme de chat pour communiquer, réseau social d’entreprise pour partager, suite d’outils de coédition ou encore espace de stockage partagé dans le cloud : niveau Digital Workplace, vos salariés sont parés. Mais qu’en est-il de leur environnement physique ?

 

Chez Saegus, nous pensons qu’à l’heure où le salarié possède en moyenne 4 terminaux et bien plus d’outils dématérialisés, qu’il navigue chaque jour entre bureaux, salles de travail, domicile et autres activités extérieures, il devient essentiel de pouvoir lui offrir une expérience où tous ses différents lieux et outils se fondent dans une cohérence parfaite. Si en plus, on prend en compte le fait que pour 78 % des représentants de la fameuse « Génération Y », la qualité du lieu de travail est un critère clé dans le choix de son futur employeur, la conclusion vient d’elle-même : plus qu’un espace de travail digital, c’est un espace de vie phygital dont ils ont besoin.

 

 

On vous propose une avance rapide dans les prochaines années, lorsque les entreprises auront réellement investi dans les technologies de l’immobilier, comme elles sont 63 % à en avoir l’intention aujourd’hui.

 

Voici un cas concret d’un espace de travail phygital au service de l’utilisateur :

Aline, manager qualité dans un grand groupe industriel, a prévu une réunion de préparation d’audit dans une usine en Pologne avec les responsables locaux à distance et l’auditeur externe en présentiel. Elle réserve une salle de visio-conférence et avertit de l’arrivée prochaine d’un invité. La salle est prête, la réservation s’affiche le jour J sur le roompad à l’entrée de celle-ci indiquant l’heure de réunion, la durée et le nom d’Aline. A son arrivée, l’auditeur renseigne à l’accueil son nom et celui de son contact dans l’entreprise, et Aline reçoit immédiatement sur son téléphone la notification de sa présence dans les locaux. Finissant une réunion, elle notifie via chat son invité de patienter dans l’espace d’accueil puis vient le chercher. Dans la salle réservée, l’écran connecté a déjà lancé la session de visio-conférence avec les responsables polonais et la réunion peut commencer immédiatement. Durant la session, les interactions et commentaires sont notés sur le tableau numérique, ainsi visibles de chaque côté de la réunion. Chacun en reçoit une copie en fin de réunion. Aline peut retourner travailler sur sa prochaine réunion dans son espace de coworking, non sans avoir vérifié auparavant la disponibilité des postes de travail sur son application dédiée.

 

 

Gain de temps et de productivité seront au rendez-vous, nous en sommes persuadés, tout comme les 65 % de collaborateurs qui estiment que l’alliance du digital et de l’immobilier améliorent leur développement professionnel. Mais au-delà de cela, c’est le bonheur au travail du salarié qui s’en trouvera boosté. Nous y croyons tellement que c’est dans cette logique que nous avons conçu nos nouveaux locaux. Le marché regorge d’acteurs concernés : architectes d’intérieur, revendeurs audio/ vidéo, intégrateurs spécialisés, mais aucun n’est en mesure de garantir que l’ensemble proposera une expérience cohérente, intégrée et compatible avec vos propres plateformes d’entreprises. Alors plutôt que de vous en vanter encore les mérites, pourquoi ne pas passer nous voir et constater par vous-même ce que le phygital peut vous apporter ?

 

Contactez-nous, nous nous ferons un plaisir de vous partager notre vision d’un espace de travail connecté et phygital.

 

Un petit aperçu des sujets qui ont fait clavarder sur notre channel #Workplace ce mois ci.

 

#1
Et si les App d’entreprises intégraient des stories ?
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Depuis plusieurs années, le phénomène de « story » établi par Snapchat en 2011 s’est diffusé parmi les plus grands : Instagram, Facebook, WhatsApp proposent cette fonctionnalité à leurs utilisateurs et les résultats sont plus que satisfaisants : 188 millions d’utilisateurs actifs et 3 milliards de « snaps » envoyés chaque jour dans le monde. La raison ? La tendance du live et de la vidéo qui suscitent plus d’engagement.

Si les applications qui le proposent actuellement sont réservées à la sphère personnelle, il serait intéressant de la diffuser au contexte professionnel.
En effet, son côté ludique permettrait de diffuser de l’information de manière spontanée et créative via une publication photo ou vidéo. Pour le Digital Workplace, cela permettrait de faire des teasers pour des événements à venir, des formations mais également des valorisations de salariés grâce à du « behind the scene ».

Mieux encore, ce serait un moyen de communiquer sur l’avancée d’un projet de manière ludique, ainsi que de publier le début d’une démonstration d’application avec un lien renvoyant vers l’outil collaboratif où la vidéo est diffusée en entier.

Il est important de savoir que 85% des entreprises souhaitent créer plus de vidéos internes selon une étude du State Of Social 2018.
Les fonctionnalités de ce type d’outils sont en constante évolution et de nouvelles sortent régulièrement comme la fonction de sondage pour analyser de nouvelles données liées à la satisfaction, ou encore la possibilité de faire du phygital sur une story pour donner la main à l’utilisateur. Ce serait également un moyen divertissant de communiquer les « best practices » de l’entreprise et les formations accessibles en ligne.

Et vous, qu’en pensez-vous ?

 

 

#2

L’incroyable expansion des chatbot

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En 2021, plus de 50% des entreprises dépenseront davantage par an pour la création de bots et chatbots que pour le développement d’applications mobiles traditionnelles.
Comment l’expliquer ? Parce qu’un chatbot facilite l’expérience utilisateur en agrégeant l’ensemble des applications développées en interne (RH, Intranet, Messagerie, etc.) en une seule et même application. Les salariés pourront donc poser leurs congés, réserver une salle de réunion, envoyer un e-mail, poser une question et faire une recherche depuis la même interface sous forme de SMS. Et bientôt on espère, l’audio ! Mais loin de nous l’idée de papoter avec un robot. L’évolution des technologies a pu rendre les chatbots intelligents et hyper efficaces grâce à l’apprentissage automatique, au traitement automatique du langage naturel et surtout de l’expérience utilisateur conversationnelle. Cela constituerait donc un gain de temps conséquent pour le salarié, permettrait une meilleure organisation et donc meilleure satisfaction.

 

 

#3

Smart building : 
La tendance responsable

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En 2021, plus de 50% des entreprises dépenseront davantage par an pour la création de bots et chatbots que pour le développement d’applications mobiles traditionnelles.
Comment l’expliquer ? Parce qu’un chatbot facilite l’expérience utilisateur en agrégeant l’ensemble des applications développées en interne (RH, Intranet, Messagerie, etc.) en une seule et même application. Les salariés pourront donc poser leurs congés, réserver une salle de réunion, envoyer un e-mail, poser une question et faire une recherche depuis la même interface sous forme de SMS. Et bientôt on espère, l’audio ! Mais loin de nous l’idée de papoter avec un robot. L’évolution des technologies a pu rendre les chatbots intelligents et hyper efficaces grâce à l’apprentissage automatique, au traitement automatique du langage naturel et surtout de l’expérience utilisateur conversationnelle. Cela constituerait donc un gain de temps conséquent pour le salarié, permettrait une meilleure organisation et donc meilleure satisfaction.

Good to know : Le bâtiment connecté utilisera une multitude de technologies !
L’IoT – Internet Of Things – (pour créer de la donnée sans interaction homme-machine), le Cloud (pour stocker les données), l’Intelligence Artificielle (pour l’ensemble des algorithmes), le Big Data (pour analyser la donnée et en faire une information), l’Analytiques pour analyser les informations, l’automatisation (suite à la connaissance du salarié) et la robotique pour exécuter la tâche. Plutôt cool n’est-ce pas ?

 

 

#4

Assistance virtuelle grâce à l’IA et la Voice Activated Search

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Si dans une journée on nous demandait de lister les choses qui nous agacent et nous prennent du temps au bureau, forcément il y aurait : le tri et et le traitement de nos emails (on adore les retours de vacances), la prise de RDV, la réservation des salles de réunion, la rédaction de compte-rendu etc. Mais pas de panique, une solution fait son entrée sur le marché : l’assistance virtuelle ! Elle sera chargée de gérer toutes les tâches administratives et organisationnelles, d’automatiser les processus métier conséquents pour que le salarié puisse se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ! Ainsi, les missions du salarié deviendront plus intéressantes et épanouissantes, créant un gain de temps et de productivité important. Qu’en est-il du ROI nous direz-vous ? Il a été calculé entre 30% et 200% selon la taille de l’entreprise.
A l’assistance virtuelle s’ajoutera l’assistance de réunion intelligente avec la « Voice Activated Search » qui s’occupera d’un certain nombre de tâches qui lui seront demandées pour alléger la charge de travail des participants, comme la prise de notes !

Sur le marché, nous pouvons déjà remarquer EVA, une assistante de réunion intelligente qui enregistre les échanges pendant les réunions et réalise un procès-verbal composé des différentes décisions prises. Selon les tâches qui lui ont été attribuées en amont, elle s’occupe également d’envoyer automatiquement le rapport au public concerné.

 

 

#5

Analytics for everything

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Si on continue dans cette dynamique, on se retrouve avec un salarié qui ne subit plus de tâches fastidieuses et qui est épanoui ! Mais comment vont évoluer les métiers ? Un indice : « La donnée est le pétrole du 21ème siècle ». Donc … vers l’analyse ! D’ici à 2020, 85% des nouveaux postes techniques basés sur les opérations seront sélectionnés pour des compétences d’analyse et d’intelligence artificielle. D’une part, les données seront analysées pour continuellement maintenir un environnement et une expérience digitale optimale pour les salariés ; de l’autre des analyses de sécurité avancées seront réalisées pour anticiper – grâce au croisement de données – toute menace liée à la cybersécurité. Enfin, l’intelligence artificielle sera intégrée à 75% des applications pour pouvoir analyser des données métiers et détecter tous types d’anomalies. Ainsi, les outils d’analyse performants, alliés à l’intelligence artificielle permettront d’avoir une vision claire pour prendre des décisions tout en garantissant un niveau élevé d’adoption et de satisfaction des salariés !

 

 

#6

Quand la réalité virtuelle devient un outil de travail

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D’ici à 2019, les solutions technologiques de réalité virtuelle, réalité augmentée et réalité mixte seront adoptées dans 20% des entreprises. Cela favorisera de nouvelles expériences de travail au salarié mais sera surtout une solution aux entreprises multi-sites afin de projeter des présentations et d’être collaboratifs grâce à la téléprésence. Plutôt cool pour faire du télé-travail sans avoir l’impression d’être isolé dans une grotte … Le recrutement pourra également se faire de manière plus réaliste, avec des mises en situation concrètes où le candidat sera en capacité d’intervenir physiquement et à distance grâce aux technologies intelligentes et intuitives. Ces dernières permettront de vivre une expérience tactile basée sur une vidéo ainsi que d’améliorer la communication et les performances professionnelles des employés grâce aux technologies immersives.

Nous pouvons déjà trouver des outils permettant de profiter de la réalité mixte sur le marché, comme l’offre HoloLens de Microsoft qui permet par exemple de résoudre un bug technique en communiquant avec une assistance via les lunettes, en lui montrant l’ordinateur (le réel) et en voyant apparaître à l’écran les points d’attention sur lesquels l’assistance a cliqué (le virtuel) pour trouver l’origine du bug, et le résoudre. Mais ceci, vous connaissez sans doute.

 

 

#7

Évolution du Cloud vers le tout en un

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Le Cloud n’a pas fini de faire parler de lui ! Le nouveau phénomène ? La démocratisation de l’utilisation des données en temps réel dans l’ensemble de l’entreprise. Actuellement, seul le top management peut utiliser toutes les informations liées à l’entreprise contrairement aux salariés qui n’ont accès qu’aux données qui les concernent directement. Avec un Cloud dit tout en un, l’ensemble des salariés auront accès à toutes les données concernant l’entreprise directement, sans devoir attendre de longues procédures d’autorisation.

Ainsi, l’accessibilité des données permettrait de les analyser sans perdre de temps, en éliminant les longs process de validation.
Si cela paraît attractif sur le papier, on peut tout de même se poser des questions sur le risque que représente des données potentiellement sensibles ou confidentielles accessibles par tous et en nomadisme ?

 

 

N’hésitez pas à nous contacter, nos experts en solutions digital workplace seront là pour vous accompagner !

 

Saegus accompagne depuis 2 ans un acteur majeur de la production et de la fourniture d’énergie dans le monde.

L’objectif de cette mission : mettre en œuvre un Lab afin d’animer en continu l’évolution de l’environnement Digital Workplace et ainsi raccourcir le “time to market” entre un besoin exprimé par les utilisateurs et sa mise à disposition effective.

 

Le challenge de la mission

Un des enjeux majeurs de la DSI est de proposer des services adaptés aux collaborateurs du Groupe pour favoriser  l’innovation et les nouveaux usages, permettant alors une meilleure efficacité, tant au niveau individuel que collectif.

 

L’ancienne organisation ne permettait pas d’apporter des améliorations aux services déjà déployés : le budget devait être prévu très en amont, et de trop nombreuses équipes intervenaient sans réelle synergie.

Résultats ? Une forte inertie et une solution apportée bien tardivement qui ne répondait parfois pas réellement à la problématique initiale.

 

Ainsi, l’organisation et l’industrialisation du processus de  création  et de mise à disposition de nouveaux services était stratégique pour la DSI du Groupe.

 

L’approche Saegus

Pour en finir avec cet effet tunnel et pour replacer l’utilisateur au centre des attentions, Saegus a alors décidé de créer un Lab des usages Workplace en s’appuyant sur son expertise reconnue des démarches d’innovation.

L’équipe s’est appuyée sur sa capacité à exploiter des méthodes agiles, Design Thinking et Lean Startup, avec les solutions de l’écosystème Digital & Phygital Workplace au sens large.

Utiliser une méthode agile permet de présenter en 1 ou 2 sprints un premier Minimum Valuable Product (MVP) à un panel utilisateurs pour valider la pertinence (ou pas) de la solution avant de l’industrialiser (ou de pivoter).

 

En amont du Lab, l’objectif était de créer une User Voice au travers de communautés et d’ateliers d’idéation. Ces ateliers, réalisés en partie grâce à la plateforme de Crowd Thinking Foreseeds (accélérateur développé par la Saegus Factory), ont permis aux clients de prioriser les sujets en identifiant les futurs Products Owners.

 

 

Les actions employées

Afin de développer et animer le Lab Digital Workplace, Saegus est intervenu à différentes étapes :

  • Coaching des équipes (le Product Owner et toute l’équipe Workplace)
  • Mise en œuvre et paramétrage des outils pour supporter la démarche agile du Lab
  • Proposition et définition des différents templates pour les livrables clés de chaque étape du processus
  • Pilotage des projets en méthodologie Scrum
  • Participation active à l’instruction des nombreux sujets en tant que membre de l’équipe Workplace

 

Tout cet accompagnement réalisé grâce au Lab a permis cette fois de conduire une quinzaine de projets dont les bénéfices sont significatifs en interne.

 

Pour avoir plus de détails sur le pourtour de cette mission et quels sont les résultats sur le long terme, n’hésitez pas à nous demander rdv.


79 % des responsables IT déclarent que la satisfaction de leurs utilisateurs est une priorité… mais seuls 34 % de leurs utilisateurs en sont convaincus : en 2018 et depuis quelques années, les DSI ont besoin de redorer leur blason auprès des salariés. La multiplication des outils digitaux utilisés dans la sphère privée, et leur qualité, a créé un besoin de produits faciles à utiliser, et évoluant aussi vite que les usages. La problématique digital workplace, ainsi que toute la mise en place et les services qui vont avec, sont une opportunité unique d’opérer ce changement de perception.

En effet, le digital workplace se décline en une série d’outils à considérer non pas comme des applications, mais comme des produits. Un changement de paradigme qui entraine avec lui une nouvelle manière de penser les évolutions des solutions utilisées, et les services qui peuvent être proposés par la DSI aux utilisateurs afin de comprendre et répondre à leurs besoins métier. Chez certains de nos clients, la mise en place d’un centre de services lié à leur solution de collaboration a montré son efficacité dans cette transformation.

Un centre de service, comme son nom l’indique peu, sous-entend pour vous de mettre en place une série de nouvelles postures et processus en plus de proposer l’offre de services mentionnée. C’est un levier puissant pour enclencher un pivot dans le rôle et la position de votre DSI, afin de passer d’un centre de coûts à un centre valeur qui sait répondre à tous les besoins métiers de son écosystème.

 

Les usages avant tout

 

A tous les moments de conception et d’évolution de votre produit, partir des usages de vos cibles vous garantit a minima de ne pas tomber à côté de leurs besoins. C’est pour cela qu’avant le lancement du produit, il sera enrichissant de le co-concevoir avec les principales cibles auxquelles il s’adressera par la suite, de prendre leurs besoins, leurs douleurs. Vous commencerez ainsi, avant même de déployer l’outil, à leur vendre une réponse qui sera d’autant mieux accueillie qu’elle leur correspondra en tous points. Cet enthousiasme nourrira la viralité cruciale pour l’évangélisation de la solution par la suite.

Une fois déployée, votre solution n’est pas un bloc figé dans le temps, tout comme vos utilisateurs : l’un comme l’autre, ils sont amenés à évoluer régulièrement. En passant par des leviers tels que le design thinking et les méthodes agiles, vous serez à même de récupérer de précieuses informations terrain sur les besoins de vos utilisateurs, de les compiler et de les prioriser dans une feuille de route de cas d’usage. Ce backlog, puisque c’en est un, sera la base qui vous permettra de piloter les équipes en charge de répondre aux besoins exprimés, selon une démarche et des instances agiles.

 

 

Revoyez la gouvernance du produit

 

La récupération, centralisation et priorisation des évolutions attendues par votre cible demandent une équipe bien précise pour garantir un bon déroulement et une livraison dans les temps.

Afin de capter et comprendre au mieux vos clients finaux, mettez en place un système de gouvernance qui sera adapté à votre manière de fonctionner. Elle doit se composer :

  • D’un Product Owner, chargé de définir et de porter la vision de son produit, tout en sachant prioriser les actions
  • D’une équipe de product management qui gèrera le déploiement opérationnel de la solution,
  • Une équipe pour le marketing produit afin de sensibiliser les cibles à votre outil, de leur donner envie de l’utiliser et de proposer des évolutions allant dans ce sens
  • D’une équipe IT garante de la disponibilité technique de la solution et de la faisabilité des évolutions demandées
  • De relais locaux (parfois appelés Enterprise Community Managers ou ECM) qui seront chargés de porter la vision du product owner en local et auxquels vous déléguerez des droits d’administrateurs plateforme

 

Cette équipe diversifiée et forte de plusieurs points de vue et métiers vous permettra in fine d’aboutir à une solution à la fois désirable, viable et fiable.

 

 

Des services pour tous

 

Tout comme les caractéristiques et les évolutions de votre produit, les services que vous offrez avec celui-ci nécessitent d’être pensés en fonction des besoins de vos cibles : là aussi, il peut être intéressant de passer par le design thinking pour définir des profils type à qui s’adresser. On trouvera chez nos clients des gammes de services spécialement pensés pour les commerciaux ou les chefs de projet par exemple.

 

Chaque gamme de services doit donc être adaptée à votre contexte, mais pouvez entre autres les décliner en offre « freemium », avec :

  • Un support de premier niveau type « self-service » comprenant une FAQ, ainsi que des formations « quick start » gratuites afin d’offrir une belle première impression
  • Un éventail de prestations sur étagère, ex : programme de coaching pour les aspirants community managers
  • Une offre de prestations complètement personnalisées pour coller au plus près des besoins, ex : création et design d’une communauté pour une équipe avec définition d’une ligne éditoriale et formation à l’utilisation de la communauté et de ses spécificités.

 

Ces services seront d’autant plus efficaces que tous vos utilisateurs, quelle que soit leur localisation, pourront bénéficier du même accompagnement de proximité. C’est dans cette problématique qu’interviennent vos relais. Dans les faits, une équipe centrale ne sera pas suffisante si vous utilisateurs sont éclatés sur un large territoire, voilà pourquoi il est crucial que vous puissiez former des Product Owner locaux qui seront à leur tour chargés de porter la vision produit auprès d’un réseau de champions. Ceux-ci auront à cœur de relayer auprès de leurs pairs les bonnes pratiques d’usage de la solution et de remonter les besoins et cas d’usage qu’ils identifient.

 

 

Les DSI sont en pleine transformation et la gestion adaptée des outils collaboratifs de l’entreprise, renforcée par la mise en place d’une offre de services, sont de ces actions qui embrayent le pivot nécessaire à cette transition. Avoir un catalogue de services vous fait passer d’un centre consommateur de ressources à un centre créateur de valeur, tout en permettant d’améliorer l’adoption de votre solution par les utilisateurs en leur proposant de bout en bout des produits et services pensés pour eux et avec eux. Les entreprises accompagnées par Saegus ont pu constater des résultats tangibles suite à la création des leurs : 50 % de temps en moins passé sur le pilotage d’un programme grâce à une communauté dédiée, 1000 personnes formées sur une année ou encore 300 community managers accompagnés. Ainsi, la transformation des usages s’installe peu à peu dans l’entreprise, et avec elle une meilleure collaboration et un gain de temps permettant à vous et à vos utilisateurs de vous concentrer sur les tâches qui font réellement votre valeur ajoutée.

 

Vous souhaitez mettre en place un centre de services ? N’hésitez pas à contacter gaelle.pommereau@saegus.com

A l’heure de la transformation digitale, les Directions des Systèmes d’Information sont au centre de toutes les attentions dans l’entreprise.

 

Bloquées entre son SI « legacy » ou SI historique et l’innovation attendue par les métiers, comment doivent-elles se positionner face aux forces de la consumérisation et de la technologie numérique, celle-ci mettant quasiment tout le monde aux manettes d’un département informatique ? Nous constatons des budgets marketing bientôt plus important que celui du DSI, alors guerre ou reconquête ?

 

Le Directeur des systèmes d’information a pour première priorité de maintenir la robustesse et la fiabilité des services informatiques de l’entreprise. Mais pas que !

 

Il doit à présenter gérer sa propre transformation en se dirigeant vers des nouvelles méthodes de travail et une nouvelle position de partenaires des métiers de l’entreprise ! Sa cible et sa transformation ultime : être considérer comme centre de services et non plus comme un centre de coûts, ce changement de paradigme entrainant bons nombres de profonds changements :

  • Le partenariat avec les métiers n’est plus une option
  • Changer de méthode de travail afin d’être plus agile, plus flexible, plus réactif est indispensable
  • Favoriser le « test & learn »
  • Mettre en avant les réussites de la DSI mais aussi ses échecs
  • Changer sa relation avec le reste de l’entreprise : ce sont aussi ses clients, qu’il doit entretenir, satisfaire, viser l’amélioration continue, faire vivre une expérience client tout en marketant et en faisant la promotion de ses services à forte valeur ajoutée
  • Innover pour servir, apporter de la valeur, répondre aux enjeux du « time to market » des métiers, doit être une motivation quotidienne et le leitmtov de ses équipes

 

Le risque à ne pas opérer cette transformation s’observe déjà dans de nombreuses entreprises ou les métiers sous traitent à l’extérieur tous les projets innovants, laissant s’éteindre les équipes de la DSI dans son legacy.

 

Pour redynamiser la DSI, il faut donc une profonde modification de son organisation, qu’elle anticipe les nouveaux besoins d’intégration en proposant une architecture qui répondra aux enjeux du développement d’apps et des nouveaux usages digitaux de type Business Apps utilisant le Big Data et les Data Analytics pour les métiers mais aussi le Cloud.

 

Dernier point mais non le moindre, la nécessité et la liberté pour la DSI de recruter et/ou de former ses équipes digitales à ces nouvelles technologies et usages : des Scrum Masters pour développer des projets en mode agile, des Cloud Managers pour gérer les hébergements, des Data Scientists pour analyser les données et en tirer des nouveaux modèles économiques, des designers (UX/UI – Expert Design Thinking) pour penser, créer et améliorer sans cesse l’expérience utilisateur interne comme externe.

 

La DSI « nouvelle génération » est une entreprise dans l’entreprise (pourquoi pas une startUp) qui sait explorer, industrialiser, mais aussi marketer et vendre ses produits et services. Elle sait parler technologie et métier et travaille en mode collaboratif.

 

Vous avez besoin d’être accompagné dans votre démarche Workplace ? N’hésitez pas à contacter gaelle.pommereau@saegus.com, nos consultants seront ravis de répondre à vos questions.

Un petit aperçu des sujets qui ont fait clavarder sur notre channel #Workplace ce mois ci.

#1
OneDrive bien classé, Microsoft récompensé
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« D’ici à 2022, 50 % des moyennes à grandes entreprises passeront par des plateformes collaboratives pour concevoir leurs documents et améliorer la collaboration et la productivité » : c’est avec ce constat en tête que Gartner a publié récemment sa matrice des solutions de stockage et de partage de documents. Bonne nouvelle pour Microsoft, sa solution OneDrive ressort comme grand leader du tableau, devançant de quelques points des concurrents tels que DropBox et Google. On salue un progrès remarquable pour la solution qui était encore à la traîne il y a quelques années.

#2

Messageries : la guerre est déclarée

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Après le coup d’éclat de Microsoft qui lançait, le mois dernier, une version gratuite de Teams pour les TPE et PME, Slack prépare sa contre-offensive. Coup sur coup, la start-up déclare racheter les messageries HipChat et Stride au géant Atlassian – avec qui elle resserre les liens en annonçant une réflexion commune sur leurs offres – et lève en plus la coquette somme de 427 millions de dollars, hissant sa valorisation à plus de 7 milliards de dollars. Chez Saegus, la #TeamTeams et la #TeamSlack se frottent les mains dans l’anticipation de cette épique bataille de David contre Goliath.

 

#3

Oubliez ce que vous savez sur les tableurs Excel et les documents Word

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Ce mois-ci, certaines et certains d’entre nous ont testé la version bêta de Coda, le produit créé par deux anciens de YouTube et Google qui ambitionnent de révolutionner le document comme on l’entend, rien que ça. Savant mélange d’un tableur et d’un éditeur de texte, l’outil va encore plus loin que ça et se propose d’être « un document si puissant qu’on peut y concevoir une app ». Si chez Saegus on cherche encore à maîtriser complètement leur système de formules (différent de celui d’Excel), on apprécie l’aspect ludique de pouvoir travailler à plusieurs sur un tableau classique, de passer à un kanban ou encore un diagramme de Gantt synchronisés en un seul clic, le tout sans affecter les vues des autres. Un monde de possibilités offertes dans le traitement des données, pour nous et pour nos clients !

#4

Un chatbot pour les élus

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L’attrait pour les chatbots ne faiblit pas et atteint jusqu’aux institutions étatiques : la Petite Marianne, née de la société Les Petits Bots, vient répondre au besoin des élus locaux de trouver la bonne information au bon moment, sans avoir à se perdre dans les méandres de leur boite mail. Personnalisable et évolutive, elle permet à la fois aux élus de rester informés sur les dernières évolutions de l’agenda politique, les éléments de langage ou les projets en cours afin de mieux communiquer auprès de ses parties prenantes, et de de disposer d’une boîte à outils qui les accompagne au quotidien dans leur mission. De notre côté, on se demande jusqu’à quel point pousser cette bonne idée sans poser de problèmes de confidentialité… A suivre !

#5

L’IA arrive dans le Digital Workplace

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Google l’a bien compris, l’intelligence artificielle est le prochain chantier que les éditeurs de solutions digital workplace se doivent de lancer si elles ne veulent pas se faire distancer par leurs concurrentes. Lors de sa conférence Google Cloud Next, le géant de Mountain View a annoncé injecter de l’IA dans plusieurs briques de sa solution G-Suite. Les fonctions Smart Compose et et Smart Reply se greffent à vos messageries email et instantanée pour analyser vos messages, les prioriser et vous proposer des réponses ainsi que des formules adaptées à votre interlocuteur, et même à votre style d’écriture. Ajoutez à ça un correcteur grammatical dopé à l’IA lui aussi pour éditer vos documents, et vous avez là un nouveau standard à égaler. La fonctionnalité est déjà disponible depuis quelques mois sur la messagerie Inbox de Google, et on a été bluffés plus d’une fois par la pertinence des réponses automatiques très adaptées au contexte de la discussion !

 

#BONUS

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On le sait, pour nos clients, les données sont ce qu’ils ont de plus précieux et leur sécurité est un enjeu de taille, donc l’idée de passer à une solution basée sur le Cloud peut sembler inquiétante de prime abord. Mais les éditeurs de solutions en ont bien conscience et ne sont pas en reste : retrouvez les différentes fonctionnalités de sécurité de Microsoft, notamment pour sa suite Office 365 recouvrant la messagerie, le chiffrement des données, la protection des informations, la sécurisation des identités et des périphériques, et enfin la supervision des comportements. Un doute persiste, une confusion se crée ?

 

 

N’hésitez pas à nous contacter, nos experts en solutions Cloud seront là pour vous accompagner !