Vos webinars workplace pour la gestion du travail à distance
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Catégorie : Digital Workplace
La France comme les autres pays du monde est meurtrie par le coronavirus. Les équipes de Saegus tournent toutes leurs pensées vers les malades, leur entourage et le personnel médical qui affrontent cette crise sanitaire. Nos pensées se dirigent naturellement aussi vers nos entreprises clientes pour qui ce contexte de crise sanitaire est également une crise économique, bouleversant leur activité.
Au vu de de la situation engendrée par la pandémie de coronavirus, et à la suite des réglementations en termes de confinement et de restriction des déplacements, Saegus s’engage auprès de la communauté et souhaite s’associer aux efforts fournis par les entreprises et leur personnel en offrant gratuitement des consultations, des kits malins et des rdv webinars pour apporter toute l’aide nécessaire aux managers et à leurs collaborateurs afin d’assurer au mieux la continuité de leurs activités à distance.
Nous vous proposons donc de vous joindre à notre série de 3 webinars solidaires qui se tiendront régulièrement :
WEBINAR #1 : Comment animer mon comité de direction à distance ? Vendredi 3 avril de 11h00 à 12h00
Comment maintenir vos comités de direction même en étant à distance et assurez la continuité de votre activité ?
Ce webinaire vous permettra de tirer profit des outils disponibles.
Nous vous souhaitons à toutes et tous, ainsi qu’à vos collègues et votre entourage, de passer indemne à travers cette épidémie. Dans les jours et semaines à venir, nos équipes continueront de publier fiches et autres kits malins et des articles pour continuer à vous assister et dépasser cette crise.
Quels sujets ont fait clavarder sur notre channel #Workplace ce mois-ci ? La réponse dans ces nouveaux insights Workplace by Saegus. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à télécharger l’intégralité des insights ci-dessous ! Chaque mois, nos équipes font le tour de la toile et vous dressent avec plaisir ce rapide (mais complet !) “report”.
A découvrir :
#1
Microsoft Teams dévoile ses packages stratégiques pour une meilleure adoption !
…
2020 démarre fort avec les nouvelles fonctionnalités de Microsoft Teams pour améliorer l’expérience collaborative.
Dans la catégorie solution de planification et d’administration pour gérer Teams et assurer la protection des données, nous avons choisi les conseillers pour Teams.
Kézako ? Teams propose une aide pour les administrateurs informatiques afin de réussir le déploiement de la solution au sein des organisations.
Que contient ce package ? On y retrouve des conseils et préconisations, ainsi qu’un espace dédié à la collaboration afin de permettre aux équipes de déployer toutes les fonctionnalités essentielles à leurs cas d’usages, incluant les appels, la messagerie et les réunions. Une solution désormais disponible en avant-première publique !
Pour compléter cette aide, un catalogue d’applications du centre d’administration Microsoft Teams est également disponible pour faciliter leur activation. On y retrouve le nom de l’application, sa description, son statut de certification, son éditeur ainsi que les détails de politique pour celles accessibles depuis l’environnement Teams. Un des points forts est probablement le statut de certification qui offre à la fois une auto-évaluation de l’éditeur et une certification Microsoft 365. Une manière pour Microsoft d’assurer aux administrateurs une visibilité totale sur les bonnes pratiques de sécurité et de conformité des apps.
Pour terminer, une nouveauté qui va vous faire sourire ! Des packages stratégiques sont disponibles pour permettre aux utilisateurs d’accéder plus facilement aux fonctionnalités utiles telles que le bloc-notes, un planning, un formulaire etc.
Pour plus d’informations sur les modalités et l’utilisation des packages : c’est par ici !
#2
Teamplayer:Transformez vos réunions avec Klaxoon !
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Lors du CES Las Vegas 2020, Klaxoon a fait une annonce un peu spéciale et très attendue par les entreprises en quête de nouveauté et de challenge… La sortie de Teamplayer en juin prochain !
De parle-t-on ? Teamplayer est un concept qui rend les écrans intelligents et transforme les espaces de travail collaboratif, notamment pour animer les réunions, grâce à deux outils qui interagissent avec l’écran : le Pad, qui est une console composée de 9 touches permettant de réaliser une action et d’afficher des informations sur un écran, ainsi que le Wheel, qui est un outil composé d’une roulette permettant d’afficher ou de zapper des notifications et les questions posées via Klaxoon. Jusqu’à 7 Wheel peuvent être utilisées avec la console afin que chaque participant montre ce qu’il fait en un temps record.
La personnalisation de Teamplayer rend l’outil incontournable pour créer des réunions ludiques et efficaces. Il est possible notamment de créer des raccourcis vers des actions spécifiques et ainsi de créer un bouton redirigeant vers une solution. Il serait également possible de créer ses propres raccourcis par le biais des API.
Klaxoon souhaite s’imposer de plus en plus dans la vie de l’entreprise avec la dernière version de son application qui encourage un usage hebdomadaire voire quotidien.
Entre l’évolution de ses applications et l’arrivée de Teamplayer sur le marché en juin au prix de 890 dollars… Nous avons hâte de faire le test en avant-première !
#3
L’arrivée au grand galop de l’Intelligence Artificielle dans votre Workplace
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L’essor de l’intelligence artificielle n’a pas dit son dernier mot, et encore lorsqu’il s’agit de Workplace…
Aujourd’hui, les espaces de travail dans les grandes entreprises sont les plus touchées par ce sujet. D’après l’étude de Barco Clickshare, un dispositif IoT permettant de partager son écran en un clic, 77% des cadres pensent que le format vidéo sera la norme pendant les réunions d’ici les trois prochaines années. La reconnaissance vocale fait également parti des technologies privilégiées puisque 83% des cadres souhaitent les utiliser d’ici deux ans et environ 1 cadre sur 3 aimerait bénéficier dès à présent d’une technologie contrôlable d’un simple geste en réunion.
Le futur du travail collaboratif est plus proche que jamais… entre Amazon qui utilise plus de 200 000 robots dans ces entrepôts, ou encore Dominos pizza qui a recours à l’intelligence artificielle pour superviser les pizzaïolos en Australie et en Nouvelle Zélande. D’ici 2030, 70% des entreprises auront adoptées au moins une technologie IA selon la recherche McKinsey.
Les entreprises pensent que l’intelligence artificielle peut apporter de nombreux bénéfices, notamment pour la vérification des informations, l’exploitation des données et la rationalisation du processus de prise de décision. 74% des entreprises pensent que l’IA et les nouvelles technologies impacteront leur industrie et 79% d’entre elles pensent qu’ils impacteront la société dans son ensemble.
Enfin, le lancement en novembre dernier de Power Virtual Agents par Microsoft, pour la conception et la construction de chatbot sans code, ouvre désormais le champ des possibles en termes d’impact et d’amélioration de l’expérience utilisateur.
Pour en savoir plus, téléchargez l’intégralité de nos insights workplace !
Le 30 janvier dernier, nos équipes Digital Workplace ont montré tout ce qu’il est possible d’envisager avec la Power Platform de Microsoft à l’appui de démonstrations concrètes.
Entre les attentes des métiers et les contraintes de la DSI, il existe un fossé qui n’a cessé de se creuser. Avec la Power Platform, Microsoft apporte une solution de Citizen Development, qui vise à doter chaque utilisateur de “super pouvoirs” pour leur permettre de créer eux-mêmes l’application dont ils rêvent au quotidien.
Certes la promesse est séduisante, mais sa mise en œuvre s’accompagne de quelques questions : Comment assurer l’adoption de cette nouvelle technologie ? Comment détecter et accompagner nos futurs Citizen Developers ? Quelle gouvernance mettre en œuvre ? Comment supporter et faire évoluer ces Apps créées par des « non IT » ? Comment mesurer l’impact de cette transformation ? Comment s’assurer de son succès ?
Pour répondre à ces questions nous avons eu le plaisir de faire intervenir nos équipes Workplace et Data. Cédric DAUVILLIER, Expert Power Plateform a précisé les clés pour contrôler la création d’Apps, leur gouvernance et leur gestion, Julien AYRAL, Expert Data et IA, a expliqué la manière d’optimiser l’utilisation de PowerBI au sein des PowerApps et Artus AUVRAY, Senior Consultant Digital Workplace et responsable de l’offre Small Apps, est revenu sur les possibilités données à tout utilisateur de créer des applications “low code”.
Cette soirée chez Saegus a été l’opportunité de découvrir la Power Platform dans sa globalité (Power Apps, PowerBI, Power Automate, …) en assistant à des retours d’expériences grâce à des démonstrations concrètes de réalisations. En parallèle cela a permis aux participants de découvrir la manière de gérer ces nouvelles approches et de ressortir avec de premières idées pour leur plan de travail.
Si vous souhaitez vous lancer, n’hésitez pas à nous contacter pour une présentation !
Lorsqu’on parle de gestion de cycle de vie de l’information en entreprise, on sait que le sujet ne galvanise pas vraiment. Et pourtant, il revêt aujourd’hui une importance toute particulière et même si tous les salariés ne saisissent pas l’importance du concept.
Les difficultés d’une bonne capitalisation
Rappelons d’abord ce qu’est le cycle de vie de l’information. Il va de la création d’une information à sa destination finale : soit sa conservation à des fins mémorielles, soit sa destruction. On observe trois étapes dans ce cycle de vie de l’information : l’élaboration et la production du document, son utilisation, et enfin sa conservation ou sa mise à disposition. Les entreprises doivent avoir la nécessité de gérer leur capital immatériel comme un actif stratégique, tout en capitalisant l’information, car les documents qui sont produits, utilisés, et modifiés font partie du capital de l’entreprise.
Comment gère-t-on ce capital, comment s’assure-ton de sa continuité et de sa pérennité ? Comment est-on sûr de savoir que l’on va pouvoir retrouver tel ou tel document à n’importe quel moment de la vie de l’entreprise ?
La capitalisation nous donne à réfléchir sur l’alimentation du son “stock”. Depuis des décennies les salariés peinent à capitaliser l’information, c’est-à-dire que si on leur demande de mettre à disposition des documents qui nécessitent d’être conservés par l’entreprise, on s’aperçoit que les gens ne le font pas ou très peu. Ce qui change désormais, c’est que beaucoup d’outils nous donnent la possibilité de capitaliser nos données, sans avoir l’impression de les capitaliser.
C’est pourquoi un outil tel que Teams remet sur le devant de la scène la nécessité d’indiquer aux collaborateurs ce qu’ils sont en droit de capitaliser et où l’effectuer.
Prenons l’exemple du document individuel versus le document collectif. Il faut d’abord souligner la différence entre ce qu’on entend de personnel et d’individuel : le personnel c’est ce que l’on garde sur notre ordinateur, les photos, la musique etc … Alors que les documents individuels sont les documents sur lesquels je travaille individuellement, depuis mon poste de travail que je partage épisodiquement. Ils sont stockés pour la plupart dans l’explorateur de fichier dans « mes documents ». Mais que fait-on du document stocké dans ce fameux dossier « mes documents » lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise ? Il y a quelques années lorsque le collaborateur quittait l’entreprise, on extrayait le disque dur, on écrivait le nom du collaborateur, la date et puis on le mettait dans une armoire avec tous les autres disques durs pour le fameux « Ou cas où ? ».
Teams comme outil facilitateur
A l’heure actuelle les documents sont stockés en lecteur réseau. En revanche, ces derniers entrainent un coût de maintenance important, un matériel au coût élevé et surtout des fonctionnalités peu récentes ou manquantes. Dès lors que l’on souhaite travailler à plusieurs et en même temps sur un document en lecteur réseau, le collaborateur est obligé d’attendre qu’une tierce personne ayant ouvert le document, le ferme pour pouvoir y travailler. Cela permet un travail séquentiel, mais pas en simultané.
Ainsi là ou Office 365 se démarque, c’est dans la proposition de fonctionnalités de coédition grâce auxquelles on peut travailler à plusieurs, sans fermer le document et où l’on peut partager et définir les niveaux d’habilitations très facilement. Cela est possible grâce à OneDrive : au lieu de stocker les documents sur des lecteurs réseaux on peut stocker ses données dans le cloud computing et attribuer directement des droits de modification aux collaborateurs. Plus besoin de stocker l’information dans un disque dur, sans compter les nombreux avantages d’accès à l’information, plus besoin de VPN, ni de se connecter avec l’ordinateur de l’entreprise, l’accessibilité à l’information se fait plus simplement, n’importe où et n’importe quand. One drive permet la synchronisation du document individuel de manière transparente. On s’en occupe la première fois, puis plus besoin de s’en occuper par la suite.
Cette première étape constitue simplement le début du cycle de vie du document. Mais pour qu’il évolue correctement, il faut lui apporter des modifications. Le collaborateur va alors envoyer son document dans une pièce jointe d’un mail, (avec le risque que cette pièce jointe ne passe pas à l’envoie à cause de sa taille trop importante). Mais alors que va-t-il faire ? Il utilise d’autres solutions de partage (Dropbox, We Transfer)… Cette pratique, bien que pratique, favorise le shadow IT en entreprise et n’est donc pas souhaitable. La solution adéquate en réponse à ce type de problème (fichier trop lourd, versioning interminable, etc.) est une fois de plus OneDrive qui est intégré à Office et permet la collaboration à plusieurs et en simultanée. Une fois que le document est partagé avec l’autre collaborateur, l’utilisateur peut collaborer, communiquer autour de ce document et même inviter d’autres personnes.
Teams permet de discuter a plusieurs dans une même conversation autour d’un seul document. Ce document va prendre forme et l’on pourra par la suite ajouter d’autres documents, effectuer des corrections, réagir à des suggestions : le fichier va vivre grâce aux interactions des collaborateurs car il sera toujours en « work in progress », le document est en élaboration, il se transforme ainsi en continu. On passe donc d’une dimension individuelle à une dimension collective. Le document appartient donc à un groupe de travail, non plus à une seule personne.
Une gouvernance et des règles à établir
Malgré tout, si on n’insuffle pas au collaborateur ce cheminement de gouvernance, il pourra difficilement acquérir de lui-même ces réflexes. Il Poursuivra l’envoi de pièces jointes trop volumineuses et restera confronté encore et encore au mêmes problèmes de versioning dans laquelle il devra identifier ce qu’un tel a modifié, ajouté, etc. Bien que Teams ai remis sur le devant de la scène le cycle de vie de l’information, il faut continuer d’expliquer aux utilisateurs les cas d’usages associés à la gestion documentaire, mais aussi dans quel cadre (comment et pourquoi j’utilise mon document individuel VS comment et pourquoi j’utilise mon document collectif).
Pour compléter cette approche, dès lors que le document est figé et qu’il est rendu « officiel » ou sert « de référence », reste encore à savoir où l’on va le stocker. On ne peut pas le laisser dans Teams car il est réservé au groupe de travail, or c’est un document de référence, donc il devra être consultable par l’ensemble de l’équipe et potentiellement par toute l’entreprise. Dans la majorité des cas, cet espace est accessible via son intranet. On peut imaginer un site SharePoint ou un autre outil de référentiel (un outil de GED) qui viendra accueillir les documents déposés par les utilisateurs qui pourront les consulter en lecture seule.
De cette manière on fige le document et on attribue des droits de modification à des personnes légitimes, habilitées et peut-être même mandatées pour aller le faire évoluer en fonction de la nature du document (norme, règlementation, référence etc), de la même manière que ce document pourra contenir des flows de « révisions » à tout moment. C’est une indication importante pour l’utilisateur car il peut se repérer et savoir s’il s’agit, ou non, de la dernière version et qu’il peut facilement se repérer dans l’historique des modifications.
Teams permet donc de fournir un espace de travail propice à la collaboration, mais pose forcément le cadre du cycle de vie de l’information. La gouvernance doit être claire, on doit gérer l’information et respecter des règles de bonne conduite associées. Autrement dit, rappeler les règles aux collaborateurs, voire même les définir clairement dans un cahier des charges ou tout support de gouvernance.
Nous espérons que vous y verrez plus clair sur la nécessité de gérer sa bibliothèque documentaire et lui assurer une pérennité afin que le travail de capitalisation soit utile à long terme à tous les collaborateurs.
Quels sujets ont fait clavarder sur notre channel #Workplace ce mois-ci ? La réponse dans ces nouveaux insights Workplace by Saegus. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à télécharger l’intégralité des insights ci-dessous !
#1
Un pas de plus pour Microsoft Teams phones…
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Depuis son lancement il y a maintenant plus de deux ans, Microsoft Teams phones poursuit sa quête de l’intégration native Teams pour une expérience client toujours plus coopérative.
Suite à l’annonce de la fin de prise en charge de Skype pour les téléphones professionnels, les collaborateurs peuvent désormais envisager le virage vers les téléphones d’équipe Teams. Ces derniers permettent ainsi de collaborer et de s’adapter à n’importe quel espace commun ou individuel.
En termes de nouveauté pour 2019, Microsoft Teams phones mets l’accent sur la personnalisation des interfaces téléphoniques. A titre d’exemple, les comptes de salle de réunion peuvent être définis en fonction des politiques téléphoniques IP attribué au compte utilisateur.
La fonctionnalité Hot Desking offre aussi la possibilité à n’importe quel collaborateur en interne de se connecter temporairement à un téléphone afin d’assurer des appels ou réunions d’équipe. Grâce à la configuration de partage de l’appareil, il est possible d’accéder directement à l’agenda, aux réunions et au journal d’appels. Au moment de la déconnexion, les journaux et historiques d’appel sont automatiquement supprimés. Un appel d’urgence ? L’accès au numéro 911 est désormais accessible sans avoir à choisir l’option “Appel d’urgence” sur l’interface utilisateur. Cependant, quelques configurations sont nécessaires afin d’en bénéficier : voir la liste ici.
Quant à la roadmap 2020, Microsoft Teams phones promet d’accélérer la prise de contact. Bientôt, il sera possible aux salariés désignés, nommés “les délégués” par Microsoft, de répondre ou de traiter des appels au nom de leur patron grâce à la fonctionnalité Boss-Admin. Une avancée supplémentaire qui permettra d’ajouter des contacts en favoris et de gérer la délégation à partir des téléphones des équipes.
…Il n’a jamais été aussi simple d’établir des liens au travail !
#2
Zoom sur la vidéo avec Workplace by Facebook…
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Workplace by Facebook n’a pas non plus dit son dernier mot en matière d’expérience d’appel vidéo.
Les utilisateurs auront désormais davantage de moyens d’agir afin de comprendre leur rôle et d’atteindre leurs objectifs par ce canal. Les appels vidéo seront accessibles via Portal, l’écran connecté de Facebook, et permettra aux personnes possédant un compte Facebook de se connecter et téléphoner directement via leur compte. Les autres déclinaisons d’écran, Portal Mini et Portal +, feront également partis de ce changement.
Par ailleurs, la qualité de la voix et du son s’améliore considérablement. D’une part, la voix des interlocuteurs sera de haute qualité grâce à Smart Sound qui permet notamment de réduire les bruits de fond indésirables. D’autre part, les utilisateurs pourront se déplacer et parler librement tout en restant dans l’axe de l’image grâce à une caméra intelligente intégrée, autrement dit la fonctionnalité zooms et visions panoramiques de Portal.
C’est aussi l’occasion pour Workplace de se démarquer grâce à l’usage de l’intelligence artificielle, notamment à travers le sous-titrage automatique des vidéos afin d’aider les personnes malentendantes ou les personnes n’ayant pas activé l’audio dans l’application et ce, avec la traduction disponible jusqu’à 14 langues.
Enfin, Enterprise Live est LA nouvelle solution qui permet de diffuser de la vidéo de haute qualité en direct et sur demande, tout en réalisant d’importante économies sur le réseau de l’entreprise.
#3
Shareplace ou la solution collaborative intelligente certifiée Blockchain
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En matière de sécurité et de traçabilité, la solution SharePlace ravie nos équipes Workplace.
Lancée en juin 2017 par Fabrice Bonan, fondateur du logiciel Talend, SharePlace est la solution collaborative certifiée Blockchain enfin disponible sur le marché.
SharePlace, Kézako ? Il s’agit d’un outil permettant de réunir les équipes et les discussions organisées et structurées en mode projet.
Plus sécurisée, pourquoi ? Côté compliance et RGPD, SharePlace assure l’encryptage des informations et des documents par l’intermédiaire de la Blockchain, c’est-à-dire la technologie de stockage et de transmission de l’informations totalement sécurisée. De plus, deux types d’hébergement sont envisageables : l’hébergement en local chez SharePlace pour les comptes Start et Team, et la possibilité de conserver son propre hébergement pour les comptes Entreprise. Côté traçabilité, un autre atout est la possibilité, pour tous les utilisateurs d’une équipe projet, de voir qui a modifié quoi et à quel moment. Un pas de plus pour rassurer de nombreux clients dont la sécurité est le critère numéro 1 !
Dès décembre, SharePlace promet la disponibilité de la signature électronique afin de faciliter le traitement des contrats à distance. L’entreprise ajoutera également la possibilité de créer des groupes utilisateurs pour les équipes, ainsi que l’attribution des droits pour les utilisateurs.
Nous avons pu tester la solution, et en tirer les bénéfices majeurs suivants :
– La facilité d’utilisation de l’outil qui est très intuitif
– La structuration de l’outil en mode projet
– Des perspectives pour 2020 ?
Les développeurs SharePlace prévoient d’implémenter de l’intelligence artificielle afin de comprendre le comportement des utilisateurs et d’apporter des suggestions en lien avec les actions les plus récurrentes.
Pour aller plus loin, il sera également possible de faire des prescriptions par l’intermédiaire de data points, c’est-à-dire, tous les faits réalisés seront trackés afin de proposer des collaborations entre les membres ou les équipes projet par exemple.
Pour en savoir plus, téléchargez l’intégralité de nos insights workplace !
Quels sujets ont fait clavarder sur notre channel #Workplace ce mois-ci ? La réponse dans ces nouveaux insights Workplace by Saegus. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à télécharger l’intégralité des insights ci-dessous !
#1
Dropbox lance les dossiers partagés “intelligents” avec dropbox spaces
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Dans une optique de simplification de la collaboration en équipe pour les professionnels, Dropbox introduit une toute nouvelle fonctionnalité : Dropbox Spaces !
Disponibles sur les versions desktop et en application mobile, ces espaces de partages intelligents permettent le travail collaboratif. Les utilisateurs pourront accéder à leurs fichiers en local et en ligne et voir apparaitre les fichiers les plus utilisés.
De nouvelles fonctionnalités seront proposées aux utilisateurs pour faciliter l’organisation du travail en équipe et la gestion de leur contenu au quotidien comme :
L’affichage des outils les plus utilisés et recommandations de contenus
La recherche d’images en fonction des éléments que vous voyez sur les contenus et non plus seulement en fonction du nom
L’ajout de l’agenda pour préparer les réunions et proposition de modèle de prise de notes
Dropbox continue ainsi de faire évoluer son interface et n’omet pas d’y intégrer tous les outils nécessaires aux collaborateurs comme Slack pour la messagerie ou encore Zoom permettant la vidéoconférence.
Une nouvelle stratégie pour Dropbox qui s’inscrit dans une transformation plus large de la société souhaitant devenir, plus seulement une plateforme de stockage mais une plateforme de productivité pour les utilisateurs au sein des entreprises. Une concurrence de taille pour ses confrères Workplace (Microsoft, Google ou encore Box…) !
Les solutions se refont une beauté avec la grande tendance de l’été : le mode sombre.
Plus connue sous le nom de dark mode, cette fonction permet de mieux travailler lorsque la luminosité est réduite (vol, salles obscures, le soir…), sans oublier de prendre en compte les problématiques d’accessibilité.
Sortie du dark mode pour la version desktop Slack !
Il y a déjà quelques mois, Slack avait lancé le mode sombre pour ses applications mobiles de messagerie collaborative. C’est maintenant au tour de la version desktop de s’en emparer pour les versions Windows, Mac et Linux.
Slack ne s’arrête pas là ! Il a été annoncé l’arrivée d’une fonction de synchronisation aux paramètres du système d’exploitation pour permettre à l’application de prendre en compte ce qui est configuré sur l’ordinateur.
Office 365 initie le dark mode avec Outlook !
A son tour, Microsoft initie le switch vers le mode sombre sur l’application mobile Outlook IOS et Android ainsi que sur Outlook.com. 1ere solution d’Office 365 permettant cette fonction afin d’améliorer l’économie de la batterie et d’engendrer moins de fatigue pour les yeux.
Elle devrait être suivie de près par les autres applications comme OneDrive et Planner.
#3
Whaller, le réseau social respectueux de la vie privée
…
Créée en 2014, Whaller est une start-up française de la filiale Bolloré.
Pour se différencier des autres plateformes, Whaller a pour mot d’ordre la sécurité des données et le respect de la vie privée de ses utilisateurs. Ces derniers créent et administrent leurs propres réseaux privatifs. Toutes les données issues du profil utilisateur et des messages échangés ne sont pas exploitées. La particularité de Whaller repose sur son usage à la fois privé ou professionnel. Whaller mise sur la cible BtoB et propose de créer son propre intranet collaboratif à travers des communautés dites des sphères.
Nous avons pu tester la partie entreprise de cet outil. Quel est l’avis de Saegus ?
Les bénéfices
La facilité à se connecter et à créer des sphères.
La diversité des types de contenu : sondage, tâche, étiquette, annonce, cadeau, localisation…
Pour en savoir plus, téléchargez l’intégralité de nos insights workplace !
Contextes et défis
Après une utilisation de Jive pendant six ans, la direction du groupe Sodexo a décidé de déployer les services de collaboration d’Office 365. Outre la feuille de route modeste de Jive, Microsoft offrait des avantages notables : une réduction des coûts par l’uniformisation des outils de travail et surtout une expérience de la collaboration plus riche et plus intégrée à l’écosystème de Sodexo. L’enjeu était donc de taille : migrer les données de 1000 communautés Jive vers Office 365 dans un temps restreint, puis accompagner simultanément l’ensemble des utilisateurs vers le nouvel environnement.
Challenge accepté par Saegus ! Nous avons été sollicités pour définir la stratégie de migration et faciliter le transfert des contenus d’une solution à une autre. Notre approche fut d’organiser un POC (Proof Of Concept) de trois mois en collaboration avec Monique Oger, Projects Director chez Sodexo. À l’issue de ce dernier, nous avons pris le parti de réaliser une migration par vagues en ciblant en priorité les responsables de communautés.
Pendant dix mois, notre équipe est entrée en relation avec les 700 responsables de communauté qui ont suivi un coaching personnalisé. Cet accompagnement leurs a permis d’obtenir de l’aide dans la structuration des données dans SharePoint, mais aussi de se former à l’outil. En parallèle, Saegus a mis en œuvre une stratégie d’adoption pour permettre aux autres collaborateurs de monter en compétence sur SharePoint, Teams et Yammer de manière autonome.
Ce travail fut possible grâce à notre connaissance de la partie technique et fonctionnelle des deux solutions, à savoir Jive et Office 365. Avec l’aide de nos experts techniques, le projet a montré notre capacité à construire un programme de migration sur-mesure permettant via un mapping le rapatriement des données Jive vers SharePoint tout en conservant les métadonnées renseignées.
Démarche
Pour répondre aux enjeux de notre client, nous avons réalisé les actions suivantes :
Organiser un pilote du programme de migration auprès d’un échantillon de communautés Jive;
Embarquer les responsables de communauté à l’aide d’un coaching personnalisé : comprendre les enjeux de la migration et leur rôle, réaliser le nettoyage de leurs communautés, organiser le transfert des documents sur SharePoint et enfin se former au nouvel environnement de travail;
Mettre en place une stratégie de communication à destination des responsables de communauté : une campagne e-mailing, une communauté dédiée et un support de proximité;
Accompagner les utilisateurs Jive vers Office 365 avec la mise en place d’un programme d’adoption : des démonstrations, des rencontres informelles, des fiches bonnes pratiques, une plateforme d’e-learning ou encore l’organisation de plusieurs workshops;
Réaliser un reporting sous la forme d’une cartographie afin d’avoir un suivi des migrations par pays.
Résultats
10 mois ont suffi pour migrer l’ensemble des communautés Jive au profit d’Office 365;
1000 communautés ont migré de Jive vers SharePoint, Teams ou Yammer
30 sessions workshops ont été organisé au niveau international pour présenter le projet de migration;
Facteurs clés de succès
Un programme de migration sur-mesure qui bascule des données d’un environnement à un autre tout en conservant les métadonnées facilitant la recherche;
Une écoute attentive des besoins des utilisateurs;
La réalisation d’un plan de communication pour informer et embarquer les responsables de communauté;
Le soutien des relais à disposition pour relayer les communications.
Une cliente satisfaite !
« La migration s’est très bien passée ! Ce fut un succès puisque 95% des utilisateurs étaient satisfaits du programme de migration. Les actions mises en place ont facilité le travail des responsables de communauté. Ils ont apprécié le fait d’être écouté, accompagné et formé sur l’outil SharePoint. Grâce à l’équipe adoption, la migration était automatisée et non “artisanale”. En définitive, je savais que Saegus serait capable de m’accompagner dans cette migration en raison de leur connaissance de Jive, de leur professionnalisme et de leur force de proposition. »
Monique Oger, Projects Director chez Sodexo
Si vous aussi vous souhaitez être accompagné dans votre migration, venez nous rencontrer. Nous nous ferons un plaisir de réponde à vos questions.
En 2016, Microsoft lançait « Skype Room Systems », avec la volonté de simplifier l’expérience en salle de réunion, en s’appuyant sur Skype For Business.
Depuis, Teams s’est imposé comme le Hub de collaboration et communication sur PC, tablettes et smartphones. Il était donc naturel que Microsoft prolonge l’expérience jusqu’aux salles de réunions : c’est ainsi que Skype Room Systems s’est vu rebaptisé en Microsoft Teams Rooms.
Ce changement de marque reflète aussi la volonté de Microsoft d’en améliorer les fonctionnalités et de l’étendre à tous les espaces, des « bulles » aux salles de conférence, en proposant une expérience simple et homogène.
Microsoft Teams Rooms
Voici les améliorations que l’on note :
– Laprise en charge des salles à double écran, permettant de séparer contenu partagé et participants.
– La facilité de programmerdes réunions, en utilisant simplement Microsoft Outlook ou Microsoft Teams pour intégrer les salles de réunion aussi facilement que pour inviter des personnes :
One TouchJoin (rejoindre en un clic) commencez instantanément votre réunion depuis votre application Teams en cliquant sur une seule touche.
L’ajout d’une salle à proximité (et sur mobile) : grâce à un capteur de proximité en Bluetooth qui détecte la pièce, vous pourrez ajouter la salle facilement depuis l’application Teams.
– Le mode « Teams Companion » : qui permet lors d’une conférence de passer du mobile au PC ou vice versa sans aucune coupure de communication (utile pour les retardataires diront certains :))
Au-delà de ces améliorations, Microsoft a récemment introduit une nouvelle fonctionnalité permettant de « digitaliser » un tableau blanc afin de proposer une expérience de réunion inclusive pour tous les participants.
Teams Rooms Whiteboard
La dernière mise à jour apporte le support d’une seconde caméra, la caméra de contenu, détectant intelligemment le tableau blanc présent dans la pièce. Elle est capable de retranscrire le tableau à tous les participants à distance et ce même lorsqu’une personne se positionne devant (dans ce cas la personne apparait en transparence). En fin de réunion, le contenu est digitalisé et sauvegardé dans l’onglet whiteboard de la réunion Teams.
Des appareils Microsoft Teams Rooms pour toutes les salles
Microsoft s’est associé à de nombreux partenaires pour proposer des appareils couvrant tous les scénarios de collaboration et vidéo-conférence en salle de réunion, quelle que soit leur taille. Parmi ces partenaires, on retrouve notamment Logitech, Lenovo, HP, Yealink, Creston. Pour en savoir plus sur les appareils certifiés, c’est ici !
En conclusion
Microsoft Teams Rooms offre aux salles de réunion une expérience de vidéo conférence simplifiée, inclusive et performante. Longtemps restée en retrait en matière de collaboration, de par des investissements matériels souvent couteux et rapidement obsolètes, la salle de réunion se met enfin au niveau des attentes. De quoi finalement ré-enchanter l’expérience utilisateur ?
Venez à notre rencontre pour le tester et vous faire votre propre idée !
A l’heure de l’économie globale ou du télétravail, les environnements de travail s’élargissent, réunissant de plus en plus de collaborateurs distants autour de projets communs, appelant de nouveaux outils toujours plus collaboratifs.
Ce besoin nouveau d’une collaboration plus rapide et plus numériquea vu naître le marché del’écran intelligent etconnecté. De la Flipboard de Samsung à la Jamboard de Google, en passant par la WebexBoard de Cisco, le marché de ces produits est en plein essor et promet une collaboration plus fluide, et sans ordinateurs personnels, pour peu que l’entreprise ait fait le choix de basculer sa plateforme workplace dans le cloud.
Après le succès de la première version, Microsoft a dévoilé en avril sa dernière innovation en la matière : le Surface Hub 2S. Commercialisé dès la rentrée à partir de 9 000 $, il suscite déjà l’intérêt des entreprises de toutes tailles qui, pour beaucoup, cherchent à connecter leur équipement physique à leur plateforme digitale afin de créer une expérience phygitale pour leurs salariés. Mais que promet réellement le dernier-né de Microsoft pour améliorer l’expérience phygitale entreprise ? En quoi s’inscrit-il dans la démarche de transformation digital workplace? Pourquoi considérer ce produit comme une extension du workplace ?
L’écran interactif et connecté, point d’ancrage de la transformation phygitale?
L’écran interactif et connectéva progressivement se développerdans les petites comme dans les grandes entreprises, et pour cause: il s’agit là de l’étape suivante à leur bascule vers un environnement detravail numérique, souvent cloud. Le point d’interaction entre le physique et le digital se joue d’ailleurs beaucoup dans les salles de réunion encore victimes de nombreux écueils dans les premières tentatives de rendre la salle de réunion connectée : matériel inadapté ou obsolète, qui se solde souvent par un retard dans le démarrage de la réunion, ou une expérience douloureuse pour les personnes à distance. Autre douleur commune : la sous-exploitation de la surface professionnelle (les m² de bureaux), dont on considère que 42% n’est pas rentabilisée dans les entreprises d’après une étude menée par Microsoft.
Un environnement physique et multimédia, c’est bien, mais l’essentiel des promesses ne seront exploitées que lorsque ce dernier s’intégrera au workplace digital. Pari encore difficile, l’apanage des équipements est rarement du ressort des DSI et plutôt des services généraux qui n’ont pas encore cette intégration ajoutée à leur cahier des charges.
De leur côté, plusieurs questions se posent encore dans l’esprit des DSI. La première, peut-être la plus importante, est celle du fameux legacy IT, ou comment gérer son “héritage numérique” lorsqu’on aborde une solution phygitale : faut-il abandonner les anciennes solutions de conférence? De téléphonie ? L’ancien et le nouveau peuvent-ils co-exister ? Cette question est évidemment à étudier en prenant en compte les aspects liés àla sécurité, surtout lorsque l’entreprise a déjà monté sa propre infrastructure.
Côté sécurité, les géants du numérique travaillent à offrirdes garanties tant sur la sécurité que sur la localisation des données.Si côté sécurité, les réponses apportées tendent souvent à dépasser ce que l’entreprise moyenne pourrait mettre en place par elle-même, la localisation et l’accès aux données restent un sujet de préoccupation forte pour les entreprises françaises et à plus forte raison pour les entreprises des secteurs régulés et/ ou publics.
Reste alors le questionnement légitime du coût généré par la transformation phygitale. Si l’investissement en matériel reste important, il peut être rapidement rentabilisé par le gain de temps et d’espace, pour peu que les nouveaux usages aient pu être expliqués et diffusés et que le matériel ne reste pas inutilisé…D’après une étude Forrester datant de 2016, les mesures sommaires estimées sont un RSI de 138 % et une période de récupération d’environ neuf mois. Ce retour sur investissement s’observe d’autant plus dans le cadre d’une stratégie d’adoption effective de l’environnement phygital, en continuité de l’adoption d’un environnement Digital Workplace.
Le Surface Hub 2S, un écran pour de nombreux usages… évolutifs !
Pour son Surface Hub 2S, Microsoft couvretoujours sescas d’usage principaux, le tout en un seul écran. L’outil conserve les deuxfonctionnalités de whiteboard et de visioconférence avec partage d’écran (grâce à la fonction One TouchJoin issue de Teams). Ce qui différencie l’écran de ses concurrents, c’est qu’il propose aussi le partage de contenu et la coédition en temps réel et qu’il est complètement intégré à la solution Office 365.Le Surface Hub 2S promet de pouvoir se connecter sur le cloud pour récupérer ses fichiers enregistrés en quelques secondes et poursuivre ensuite le travail avec ou sansson laptop, même après la réunion.
Cette continuité entre le travail collaboratif effectué avant, pendant et après la réunion représente le point fort et différenciant du Surface Hub, lorsqu’il est couplé à Office 365.
Enfin, et c’est bien là que Microsoft compte tirer son épingle du jeu, le Surface Hub 2S va continuer de s’enrichir au rythme de sa suite Office365. Demain, les Surface Hubsseront encore plus riches fonctionnellement qu’au moment de leur achat, comme les smartphones en leur temps.Et lorsqu’on l’on observe l’évolution du taux d’adoption de leur service Teams, ainsi que sa feuille de route fonctionnelle, on peut raisonnablement parier sur un grand succès pour le Surface Hub 2S.
La transformation phygitale, un enjeu déjà identifié par Saegus
Le succès à venir dedevices connectés tels que le Surface Hub 2S de Microsoft va continuer de se confirmer, poussé par les nouvelles plateformes de Digital Workplaceet leurs services collaboratifs. Les outils se multiplient, allant des écrans connectés aux offres complètes de visio-conférences proposées pour des contextes de petites surfaces de bureaux, à prix plus accessibles. Cependant, l’expériencephygitale complète exigera le plus souvent un passage à une plateforme Digital Workplacecloud.
Certaines entreprises peuvent envisager d’opter pour une infrastructure hybride, mais celle-ci peut dégrader l’expérience utilisateur, certains services se retrouvant souvent bridés ou inaccessibles.
Ayant déjà déployé un Phygital Workplace dans nos locaux, nous avons également expérimenté son adoption et ses cas d’usages : nous en avons même fait un article. Parce que notre conviction est d’essayer avant d’adopter, nous vous invitons à venir tester chez nous les devices de votre environnement phygital de demain. Pour de vrai.
N’hésitez pas à contacter nos experts pour plus d’informations !
crédit photo: numerama.com
Le déploiement d’une solution Workplace est plus qu’un investissement financier, c’est le souhait de proposer une meilleure expérience collaborative à ses employés et de standardiser les outils de travail à travers de nouveaux usages. Toutefois, ces outils déployés depuis quelques mois voire des années sont, dans certains cas, peu adoptés par les collaborateurs. En effet, la stratégie actuelle des entreprises s’appuie sur une communication descendante, des méthodes de change management assez classiques ou encore une faible implication des collaborateurs.
À contre-pied de cette méthode traditionnelle, les convictions de Saegus s’appuient, au contraire, sur l’adoption des nouveaux usages par les utilisateurs finaux. Autrement dit, les impliquer en amont à l’aide de méthodes comme le Design Thinking dans le but de répondre à leurs attentes et à l’évolution de leurs usages. La réussite du plan d’adoption passe aussi par sa mesurabilité afin d’évaluer efficacement les actions mises en œuvre. À travers cet article, nos experts Workplace vous donneront trois bonnes pratiques pour s’assurer du succès de votre stratégie d’adoption.
1. « Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va. » Sénèque
La mesurabilité de la stratégie d’adoption commence par définir des objectifs liés aux cas d’usage identifiés en amont du projet. Par exemple, les collaborateurs d’une entreprise utilisent les emails pour envoyer des pièces jointes, mais très peu Teams. L’objectif serait le suivant : Nous souhaiterions que les collaborateurs utilisent moins les emails au profit de partager les documents dans leurs équipes dédiées sur Teams. Nous constatons ici que l’objectif correspond à une action précise. Celle-ci demande d’être clair dans la formulation du résultat attendu.
De nos expériences, nous avons observé que certaines entreprises mettent des objectifs surdimensionnés concernant le taux d’adoption. Ce dernier est en moyenne entre 30 et 50% si nous souhaitons une réelle adoption de l’outil. Il ne faut pas les sous-estimer ou au contraire, les surestimer. Par ailleurs, un objectif se mesure sur trois mois minimum pour laisser le temps au collaborateur d’ancrer les nouvelles habitudes de travail dans son quotidien. L’adoption s’inscrit donc dans le temps afin de générer un fort engagement.
2. « L’histoire est un piètre indicateur de fiabilité. » Stephen Baxter, Titan
La mesurabilité des actions se fait à partir d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs. Comme les objectifs, ils sont pertinents et réalistes. L’usage d’indicateurs quantitatifs sert à chiffrer les actions mises en place. Par exemple, connaître le taux d’adoption des communautés dédiées à l’outil, le pourcentage du nombre de vues par page, le pourcentage du nombre de visiteurs par pays, par métier ou région, le nombre de personnes formées selon les différentes cibles (les utilisateurs finaux, les champions, les relais).En ce qui concerne les indicateurs qualitatifs, il existe plusieurs méthodes comme l’envoi d’un sondage ou d’un questionnaire. Ainsi, on obtient des retours utilisateurs sur les actions menées autour de la démarche d’adoption.
Cependant, ces indicateurs restent sources d’imprécisions sur la compréhension de l’outil. Il n’existe pas de garantie sur l’adoption réelle et son usage. Ils permettent de montrer que les bons moyens sont utilisés et de suivre l’évolution du plan d’adoption pour en estimer l’efficacité. Nous pouvons aussi nousinterroger sur ce qu’est un bon taux d’adoption. Il n’existe pas de définition absolue de l’adoption en soi, puisque cela dépend du contexte et des tendances de l’adoption de l’outil. A titre d’exemple, il peutêtre intéressant de suivre le nombre d’utilisateurs plutôt que le nombre de créations de communautés,lequel stagnera rapidement. Ainsi, c’est à vous de créer vos propres indicateurs.
3. « Dis-moi comment tu me mesures et je te dirai comment je vais me comporter. » Eli Goldratt, physicien
Lorsqu’un Dashboard est en place dans un projet d’adoption, il est important de lire les indicateurs de manière segmentée. Cela offre la possibilité de les filtrer pour comparer selon la culture d’un pays, d’une entreprise ou d’un secteur. Contrairement aux employés d’une banque, les outils digitaux sont peu utilisés dans certains domaines, comme par exemple dans les usines où les collaborateurs ne possèdent pas “d’identité digitale”. De plus, la maturité digitale des employés et les technologies utilisées dans différents pays sont autant de facteurs à prendre en considération. Il est ainsi pertinent de mesurer son plan d’adoption selon des filtres personnalisés et appropriés au contexte plutôt que de l’évaluer dans sa globalité.
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