Comme le disait Pasteur “Le hasard ne favorise que les esprits préparés”. C’est ce qui se passe aujourd’hui dans les entreprises qui, depuis toujours ont fait le choix courageux d’engager une profonde transformation digitale.

Bien que nous ne puissions pas dire que la crise sanitaire touche à sa fin, nous pouvons d’ores et déjà constater certains changements majeurs sur le marché du Digital Workplace. S’il est peu risqué de dire que les grands acteurs du secteur des nouvelles technologies seront moins impactés par cette crise, on ne peut pas en dire autant de tous les secteurs, dont celui des sociétés de conseil en technologie et ESN qui, selon la dernière étude Syntec publiée en juillet dernier, risquent d’enregistrer une décroissance de près de 7% cette année. Et pourtant, en cette période si particulière, nous constatons qu’une véritable révolution numérique s’est engagée : le Digital Workplace fait sa mue en attestent la valorisation de Slack, le nombre d’active users de la solution Teams de Microsoft ou encore de Zoom.

Mais qui dit changement, dit accompagnement de ce changement. Des grands groupes de conseil internationaux aux cabinets spécialisés dans l’adoption des nouveaux usages digitaux, tous ont une carte à jouer dans ce marché en pleine mutation. Mais pour cela, il leur faudra réussir à composer avec trois nouveautés majeures. Pour illustrer ces propos, Yoann Bourges, responsable des usages numériques chez Eramet, groupe français minier et métallurgique côté au SBF 120, nous apportera son témoignage : les équipe IT Eramet ont décidé la généralisation de la solution Teams, deux jours avant le début du confinement pour les collaborateurs en Europe, résultat d’une stratégie de transformation de l’IT lancée en 2018. Quelles conclusions en tirer ? Quels résultats ? Il nous livrera ses réponses au fil de l’article.

Un gain de maturité dans le domaine de collaboration en entreprise

La première des nouveautés majeures est la maturité acquise par les décideurs et collaborateurs de leurs clients. Avec la crise sanitaire une première étape a été franchie avec succès dans le Digital Workplace. L’acceptation et la réussite du télétravail et des outils qui vont avec en sont les preuves évidentes.

En 6 mois, des HR, des CIO, des CDO ont réussi à faire adopter un nouveau mode de management, de nouveaux outils – pour la plupart en mode dégradé – et de nouvelles façons de travailler en équipe. Par conséquent la maturité a fait un bond en avant de plusieurs mois et les offres stars de certains cabinets de conseil sont devenues des offres mainstream. Il faut désormais se concentrer sur l’après et proposer aux clients des offres nouvelles ou celles qu’on ne pensait pas sortir avant l’année prochaine.

La gestion automatisée des processus dans les outils de communication collaborative ou encore la gouvernance des données de ces derniers sont sans doute une réponse aux futurs besoins clients. La société Salestim l’a bien compris et propose à ses clients d’optimiser les processus de collaboration à grande échelle au travers de template Teams avancés et de logiques de gouvernance, permettant ainsi de rendre efficace et structuré le travail collaboratif pour l’ensemble de l’organisation.

Une première étape à relativiser

Le deuxième constat, en contradiction avec le premier, vise à relativiser le gain de maturité. La première hausse notable est importante mais il ne s’agit là que d’une première étape. Lorsque l’on discute avec des CDO de grandes et moyennes entreprises, il transparait que l’on peut se réjouir de cette avancée mais que le chemin reste long vers une transformation profonde des méthodes de travail – au-delà même de la simple manière de communiquer. Car derrière cette transformation globale se trouvent des sujets bien plus spécifiques : l’adoption des bons réflexes agiles et des nouveaux usages, par exemple, sont de ces sujets pour lesquels il reste encore une vraie marge de progrès. Il en va de même pour l’adoption de certains usages qui n’ont pas encore été mis à disposition des collaborateurs.

Comme évoqué précédemment, la majorité des directions informatiques et digitales des grandes entreprises ont dû ouvrir des services collaboratifs dans un laps de temps très court. Yoann Bourges affirme que « le déploiement des outils a été trèsrapide . Ils ont été introduits auprès des collaborateurs dans un temps très limité, ce qui n’a pas permis dès le départ une adoption des meilleures pratiques d’utilisation. Les collaborateurs n’ont pas eu le temps d’intégrer tous les bons réflexes en termes de positionnement des outils les uns par rapport aux autres. Les collaborateurs sont montés en compétence très rapidement, ce dont on peut se féliciter. Désormais, il faut consolider l’effort avec une bonne gouvernance de l’information. »

Les usages plus pointus proposés par les plateformes et qui permettraient de profondément transformer la manière de travailler, ne sont donc pas encore accessibles à tous ou correctement adoptés. Les sociétés spécialisées dans l’adoption de ces usages et proposant des expertises pointues seront encore très sollicitées. C’est ce que fait Saegus au quotidien en proposant à ses clients des interventions d’experts pour favoriser l’adoption des usages les plus disruptifs et souvent porteurs de valeur ajoutée.

La sécurité à double tranchant

Le troisième et dernier point avec lequel composer est la sécurité. Là encore nous sommes face à un paradoxe sans commune mesure. Pas une journée sans une tentative de hacking d’une grande entreprise. Et avec le boom du télétravail, nous avons pu observer une croissance notable du Shadow it, anglicisme définissant l’ensemble des outils technologiques non sécurisés et non-connus des services informatiques utilisés par les collaborateurs d’une entreprise. Ces outils – le plus connu étant WhatsApp – sont utilisés comme outil de communication et de partage par les collaborateurs. Si WhatsApp n’est évidemment pas à l’origine de l’ensemble des tentatives de hacking de systèmes d’informations mais pose plutôt problème vis-à-vis de réglementations de type RGPD, Dodd-Franck Act et autres, d’autres solutions viennent poser problèmes. C’est notamment le cas des applications SaaS – Software as a Service – qui peuvent être achetées par une Business Line avec la carte bleue de l’un de ses membres sans aucun respect des processus de sécurité dictés par les équipes informatiques, mettant alors en péril la sécurité de l’ensemble de l’entreprise.

Enfin, et surtout, le dernier risque vient du fait que les éditeurs informatiques d’envergure internationale ont senti le rôle clef du collaboratif chez leurs clients et se sont donc mis eux aussi à proposer des solutions de collaboration pour maintenir l’utilisateur dans un même univers. On se retrouve ainsi avec une pléiade d’outils collaboratifs et une gouvernance de la donnée qui demeure toujours plus complexe.

En revanche, le point positif est qu’il semblerait que l’adoption réussie des nouveaux outils puisse aussi aider à éliminer ces pratiques dangereuses : « Même s’il est trop tôt pour chiffrer la part d’utilisation des outils que l’on pourrait qualifier de « Shadow IT », on remarque que depuis l’adoption de Teams au sein de notre entreprise – avec un taux d’utilisation multiplié par 5 en 3 mois – et donc depuis la généralisation d’outils plus performants, , la partdu trafic d’outils précédemment utilisés de manière ponctuelle et non-vérifiée a considérablement diminué depuis quelques mois. La diminution de l’usage d’outils de visioconférence non référencés dans notre entreprise en est le meilleur exemple », se félicite Yoann Bourges.

Le chemin reste long vers une réelle transformation des usages

Le marché du Digital Workplace connait ainsi une véritable avancée dans sa maturité. Pour faire face aux mesures sanitaires mais aussi pour répondre à une demande antérieure à la crise, les offres phygitales hybrides (associant le digital et l’humain) se sont multipliées. Partant du principe que les premiers vaccins contre la COVID ne sont pas attendus avant le milieu de l’année prochaine et que le « tout digital » n’est pas encore dans les mœurs, une approche entre les deux trouve toute sa pertinence et un marché disponible. Cette accélération de la maturité n’a pas non plus réussi à embarquer tout le monde : les écarts entre ceux qui maitrisent encore mieux les outils, processus et moyens et ceux qui commencent à peine à se faire à l’idée qu’une visio-conférence est pratique se sont accrus.

Et c’est sur la réduction de cet écart que travaillent déjà de nombreux CDO et HR pour continuer à avancer sur leur plan de transformation globale.  À ce titre, Yoann Bourges explique ainsi la différence dans ce qu’il nomme l’hybridation des organisations : « on a d’un côté la bulle des personnes connectées et de l’autre celle des personnes déconnectées (avec en première ligne celle des frontline workers, qui pour la plupart n’ont même pas encore d’identité numérique, pas d’adresse mail…). C’est pourtant ces mêmes collaborateurs qui ont aussi un rôle à jouer dans la transformation : l’enjeu étant de les impliquer davantage sur des cas d’usage terrain. Il y a donc une passerelle à créer pour que l’employé de terrain, celui qui se trouve à l’usine ou sur mine, puisse continuer de collaborer avec les équipes à distance. Sans compter que les managers de proximité vont devoir manager à distance et continuer d’animer leurs équipes qui ne sont pas connectées. C’était un point sur lequel nous réfléchissions, mais le confinement l’a vraiment exacerbé ».

Ainsi la transformation du Digital Workplace a de beaux jours devant elle…

Par Yoann Bourges, Responsable des usages numériques, Eramet et Sébastien Mazin Pompidou, Directeur du développement, Saegus

Depuis presqu’un an, les grèves dans les transports et la situation sanitaire sans précèdent ont conduit à une pratique massive du télétravail dans les entreprises. Cela a conduit à l’avènement d’une application alors encore peu connu du grand public : Microsoft Teams. L’application de collaboration développée par Microsoft a connu pendant cette période une adoption massive avec des chiffres qui donnent le vertige : une augmentation de 1000% des visioconférences, 200 millions de connections à des réunions virtuelles sur une journée en avril, et 75 millions d’utilisateurs quotidiens (contre 20 millions en juillet 2019). Mais s’il est vrai que l’application a permis aux collaborateurs de garder le contact pendant cette période de confinement, qu’en est-il véritablement des pratiques collaboratives, dimension majeure et différenciante de Microsoft Teams et de la gestion de sa généralisation ?  

L’adoption massive et récente d’un outil à forte valeur ajoutée dans un contexte inédit.  

Les chiffres évoqués plus haut ne mentent pas, Teams a connu un véritable « boum » ces derniers mois. Peu étonnant venant d’une plateforme s’appuyant sur des briques parmi les plus matures sur le marché. Teams est en effet conçu pour être un Hub de centralisation de l’essentiel des informations et des données utiles à la réalisation des tâches quotidiennes des collaborateurs d’une entreprise. 

Si la période de confinement a mis en évidence la nécessité de pouvoir accéder simplement aux informations essentielles – qu’elles soient documentaires ou autres – les millions d’utilisateurs avaient en priorité besoin d’une chose : communiquer et garder le contact. Naturellement, ils se sont donc tournés vers l’utilisation la plus simple de l’application : le chat ou les réunions virtuelles (que pouvaient proposer des outils comme Skype) sans véritablement prendre toute la mesure de ce que Teams pouvait leur offrir et en s’arrêtant donc aux fonctionnalités de communication. 

Un outil de collaboration sous-exploité et limité à un outil de communication 

C’est ainsi que  des millions d’utilisateurs se retrouvent à n’exploiter, en réalité, qu’une partie infime du potentiel réel de l’application. On observe autour de Teams – et cela est valable pour un bon nombre d’applications – une utilisation que l’on pourrait qualifier d’ « à double facette ». Là où certaines applications sont à usage unique, Teams a vocation à être polyvalent. Il permet aux équipes de pouvoir travailler ensemble sur leurs projets ou dans leurs équipes en co-éditant, corrigeant et partageant l’ensemble de leurs documents. Teams permet en plus de pouvoir intégrer des applications métiers et des briques Office 365. Une multitude de fonctionnalités, donc, pour une application qui centralise l’ensemble. Le problème qu’ont rencontré les équipes qui devaient maintenir l’activité pendant le confinement est que l’application a été déployé pendant une période inédite et ce essentiellement pour compenser le fait qu’il était devenu impossible de se rencontrer.  

En d’autres termes, les collaborateurs ont pour la plupart vu en Teams un moyen de communiquer, continuant d’envoyer des mails pour partager des fichiers ou pour organiser leurs projets, là où Teams aurait permis, comme expliqué plus tôt de tout centraliser. Peu inquiétant à première vue puisque de nombreuses applications ne sont pas complètement exploitées. Sauf que l’adoption est un véritable enjeu dans la mise en place de ce type d’application, et sans adoption, les dérives peuvent rapidement mettre en péril l’ensemble de l’investissement d’origine.  

Le caractère exceptionnel de la période d’essor a mené les entreprises à accorder la priorité aux fonctionnalités les plus urgentes et accessibles. Une fois la période d’acceptation passée, les utilisateurs découvrent par eux-mêmes les autres usages. C’est à ce moment précis qu’un accompagnement structuré est primordial afin de structurer les pratiques et de transmettre les meilleures règles d’usage. 

Des dérives rapidement observées par nos experts 

Il est vrai que Teams est riche en fonctionnalités. Apparait donc naturellement une nécessité de gouvernance globale de son utilisation. Les collaborateurs vont naturellement aller au plus simple : envoyer un chat, créer une équipe, puis un canal. Ils vont ensuite vite se perdre et ne plus être capable de retrouver l’information. Ainsi, bien qu’il faille laisser l’utilisateur découvrir et s’approprier l’application, cela doit être cadré pour éviter qu’il se perde dans les multiples fonctionnalités offertes par cette dernière. 

Mais le risque peut être plus important, en fournissant aux collaborateurs une application sans les former. Il y a, en effet, de fortes chances qu’apparaisse ce que l’on cherchait à éviter, notamment des brèches de sécurité. Si un collaborateur ne fait pas encore la différence entre les canaux privés et publics, on peut se retrouver avec des documents confidentiels partagés à l’ensemble de l’entreprise. Une fois cette brèche de sécurité atteinte, les équipes vont se méfier et in fine réutiliser les anciens outils en abandonnant celui qui leur permettait de tout centraliser. Alors qu’une application permettait finalement de facilement partager en interne et en externe, cette dernière va rapidement être délaissée à cause du manque d’accompagnement des utilisateurs.   

L’utilisateur seul ne peut pas (ni ne sait) aller plus loin naturellement dans l’usage d’une application. S’il y a parfois un problème de communication et de gouvernance avec les équipes dans certaines entreprises, il n’en ressort par moins que la solution première reste la formation à l’outil. Si l’on n’explique pas, étape par étape, comment s’approprier un tel hub – un des seuls sur le marché proposant autant de fonctionnalités sur une même interface – l’utilisateur est perdu.  

Les enjeux directs et indirect d’une formation efficace et par étapes 

Ainsi, la formation s’impose comme véritable complément à l’investissement dans Teams. Elle permet d’une part d’éviter une mauvaise utilisation de l’application ou une utilisation limitée et d’autre part permet d’éviter de payer pour une multitude d’applications non-utilisées. Il est dommage de payer pour une application pour n’en utiliser que 50%, tout en continuant à payer d’autres produits. N’oublions pas qu’avant tout, Teams est un hub de collaboration. La communication n’est qu’un cas d’usage : seule une véritable formation permet aux équipes de découvrir l’ensemble des fonctionnalités majeures.  

En plus d’éviter toutes les dérives dont nous parlions au-dessus, l’accompagnement limite également le risque d’abandon de l’outil par les équipes par manque d’engagement. Les formations de nos équipes Workplace fournissent de surcroit énormément de « tips » qui font gagner un temps précieux dans la mise en place de l’application au sein des équipes et qui, même si elles semblent être connues par la plupart, ne sont que très rarement utilisés.  

Avec la roadmap de Microsoft qui évolue constamment et très rapidement, même nos équipes découvrent chaque jour de nouvelles fonctionnalités. Se former à Teams permet finalement de se rendre compte de la toute puissance et du potentiel qu’offre cet outil aux collaborateurs.   

Si le pétrole se négocie en cette fin de premier semestre 2020 juste en dessous des 40 dollars pour le WTI, ce dernier a connu d’importantes variations de prix depuis le début de l’année passant de 65 dollars à -37 dollars lors du krach fin avril.

Une situation du marché sans précédent

Cette volatilité s’explique par l’incertitude qui règne autour de cette matière première qui s’avère être toujours autant indispensable au développement économique mondiale. 

Si par le passé, la question que se posaient de nombreux observateurs était de savoir quand serait épuisé le pétrole, il semblerait que depuis quelques mois – à cause notamment de l’apparition de nouvelles techniques d’extraction et de nouveaux champs pétroliers exploités – c’est maintenant le « pic pétrolier » qui intéresse les spécialistes : quand allons-nous le dépasser, ou plutôt,  à partir de quand allons-nous finalement moins consommer de pétrole, et ce de façon durable , sans mauvais jeux de mot. 

Depuis la fin de l’année dernière, entre le ralentissement de la croissance en Chine et la crise sanitaire inédite que nous traversons, notre consommation journalière de brut diminue, il n’est toutefois pas certain que cela s’inscrive dans le temps. En effet, si la crise sanitaire impacte fortement le secteur du transport  au sens large, il y a fort à parier que d’ici quelques mois, nous retrouvions dans ce secteur une consommation similaire à celle de 2019.  

Plus important encore, depuis 10 ans, la croissance asiatique ne cesse de prendre une part mondiale toujours plus importante. En 2020, d’après le World Economic Forum, le PIB de l’Asie dépassera le PIB du reste du monde et pourrait même atteindre 60% d’ici 2030.  Il n’est donc plus surprenant que Vincent Coleen, dans un article publié en juin dernier et intitulé «  Le pétrole a-t-il entamé un inexorable déclin  ?  » nous apprenne que les vols Kuala Lumpur-Singapour sont deux fois plus nombreux que ceux entre Londres / New York.  Or pour les pays asiatiques, les énergies fossiles sont encore un mal nécessaire. Aussi, pour faire face à ces changements, il est presque certain que les principales majors pétrolières – dont la française Total fait partie – vont encore avoir un rôle important à jouer dans les prochaines décennies.  

Les nouveaux usages digitaux pour pallier à la crise

Pour faire face à cette baisse temporaire de la demande, les projections des Majors pour 2020/2025 ont été recalculées avec de nouveaux prix moyens pour le brut. Ces derniers viennent réduire les marges opérationnelles et incitent davantage à la réduction et à la rationalisation des coûts. Pour ce faire, la période est plus que propice.

En effet, avec le confinement de plus d’un milliard de travailleurs dans le monde, ces grandes sociétés ont pu tester, à grande échelle, le télétravail. Trois mois plus tard, il se dit chez Total que cela s’est fait sans douleur et que l’adoption des nouveaux usages, principalement l’utilisation de Teams pour la partie collaborative s’est avérée un vrai succès. Dés lors, nous sommes en mesure de nous demander ce qui pourrait empêcher un changement plus profond dans l’adoption du digital mais aussi du phygital dont Saegus est précurseur et spécialiste. 

Notons enfin, pour une green conclusion, que la plupart des compagnies pétrolières se sont engagées à devenir neutre en carbone d’ici 2050. De quoi leur laisser le temps de continuer la transition énergétique qu’elles mènent doucement et de permettre à notre leader français de devenir la Major de l’énergie responsable en fournissant cette énergie à une population en croissance tout en limitant l’impact du changement climatique. 

Rédigé par Sébastien Mazin-Pompidou, Client Executive Director chez Saegus et contributeur Les Echos.