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Auteur/autrice : Hermine Loignon

Signes du dérèglement climatique, les conflits géopolitiques, catastrophes naturelles ou encore les difficultés d’approvisionnement de certaines denrées se multiplient. Ils semblent malheureusement nécessaire à la prise de conscience mondiale sur l’impact environnemental de nos activités, en tant que société et individu. En conséquence, les comportements évoluent : si nous sommes de plus en plus nombreux à ajuster nos comportements, ce changement de mentalité doit désormais s’appliquer à l’échelle de l’entreprise.

Cependant, réduire l’empreinte carbone d’une entreprise grâce à une meilleure gestion de sa consommation énergétique ou une optimisation de ses processus métiers n’est pas aussi simple qu’éteindre ses lumières, trier ses déchets ou limiter l’utilisation de sa voiture.

En conséquence, des réglementations sont mises en place pour aider les entreprises à mieux comprendre et maitriser leurs activités et faciliter le pilotage et l’optimisation de leur empreinte carbone. Depuis 2017, un grand nombre d’entreprises a pour obligation de communiquer sur leur performance RSE (responsabilité sociétale des entreprises), à l’appui d’un reporting extra-financier (remplaçant le rapport RSE).

Cette mesure n’est obligatoire que pour les entreprises de plus de 500 salariés et dont le chiffre d’affaires est supérieur à 40 millions d’euros pour les entreprises cotées en bourse ou 100 millions d’euros pour celles qui ne le sont pas. Toutefois, de nombreuses entreprises qui n’atteignent pas ces seuils font preuve d’initiative pour montrer l’image positive d’un groupe conscient et responsable auprès de ses clients et fournisseurs.

On ne peut que saluer ces initiatives : la conscience écologique doit être au cœur des stratégies des entreprises. Parce que les réglementations évoluent aussi vite que se dérègle le climat, ces mesures seront sans aucun doute appliquées à l’ensemble des entreprises dans les années à venir.

Comment la réglementation va-t-elle évoluer ?

Dès 2024, la CSRD – Corporate Sustainability Reporting Directive (remplaçant l’actuelle NFRD – Non Financial Reporting Directive) imposera la mise en place de nouveaux reporting extra-financiers. On estime qu’environ cinq fois plus d’entreprises seront concernées par cette nouvelle réglementation (par exemple les sociétés de plus de 250 salariés ou toutes les sociétés cotées en bourse).

Les entreprises doivent se préparer dès maintenant : c’est là que la Data entre en jeu. Afin de s’y préparer au mieux, les entreprises n’auront pas d’autres choix que de s’appuyer sur la donnée pour justifier leur conformité face au CSRD. On parle de Data Sustainability.

La Data Sustainability, un réel challenge pour les entreprises

Les lois se durcissent. Elles exigent la mise à disposition d’informations extra-financières, nécessitant plus de transparence dans le reporting et donc dans les données à identifier, collecter, préparer et diffuser. Là est la contradiction de ce système : diminuer l’empreinte carbone des entreprises tout en augmentant sa culture digitale et Data pour pouvoir y faire face.

L’hétérogénéité de la provenance des données, leur raffinement ou leur niveau de qualité est un casse-tête pour les entreprises. Cette complexité est associée à de grands challenges sous-jacents :

  • Le challenge réputationnel pour garantir des collaborations saines et durables auprès des fournisseurs, partenaires et clients, ainsi que des organismes de financement pour assurer les dépenses et la croissance de l’entreprise ;
  • Le challenge culturel de transformation de l’entreprise vers une stratégie digitale centrée sur la Data impliquant de nouvelles organisations pour répondre aux enjeux environnementaux de demain ;
  • Le challenge technologique d’implémentation de plateformes Data décentralisées en tirant parti d’une conception orientée produits, facilitant l’agilité dans la gestion, la maintenance et l’évolution des données.

Pour répondre à ces différents challenges, la mise en place d’une gestion robuste de la donnée est nécessaire. Elle doit être basée sur les 5 piliers de la gouvernance des données.

Les processus Data

Afin de garantir une maitrise des données tout au long de leur cycle de vie, il est indispensable de lancer des chantiers de cartographie des processus Data intégrant les sources internes et externes, des systèmes producteurs de données jusqu’aux systèmes consommateurs (dans l’exemple que nous prenons, jusqu’à l’utilisation des données dans les reportings extra-financiers).

La maitrise des processus Data garantit la traçabilité de la donnée, permet la mise en lumière d’éventuelles causes de non-qualité ou identifie les étapes de collectes manuelles en vue d’une industrialisation technologique.

L’organisation Data

La mise en place d’une organisation Data implique des rôles standardisés et partagés à l’ensemble de l’entreprise. À chaque rôle est affectée une fiche de poste caractérisée et reconnue en tant que position légitime par le management et les ressources humaines. Ces nouveaux rôles doivent être pilotés et accompagnés par un Data Office garant des instances de gouvernance pour assurer la cohérence et vision Data du groupe.

Cette organisation a pour objectif de faciliter les échanges entre les parties prenantes Data et garantir une collaboration étroite entre les domaines fonctionnels et la DSI coordonnée par le Data Office. Elle est indispensable à la mise sous contrôle du patrimoine de données.

La connaissance du patrimoine de données

Le patrimoine de données doit être intelligible et accessible à tous les collaborateurs de l’entreprise. Il assure la véracité et l’intégrité des données transmises lors des exercices extra-financiers. Il se décompose principalement en deux activités : le glossaire des données dans le lequel on retrouve un certain nombre d’attributs permettant de qualifier les objets métiers (définition, responsable, règle de gestion, etc). Il permet de définir un langage commun. Le dictionnaire des données, quant à lui, répertorie la localisation physique des données, les traitements associés et le type de collecte indispensable à la conception des processus Data.

Le catalogue de données apporte de nombreux bénéfices pour la capitalisation du patrimoine. Il a pour rôle d’améliorer la transparence des informations liées à la collecte des données de reporting et, dans notre contexte, prouver la traçabilité en cas d’audit.

La qualité des données

Les équipes Data sont responsables de la formation des collaborateurs aux grand principes de la qualité, aux dimensions suivies ou aux techniques de saisies de la Data. Ils sont indispensables à l’application des processus de qualité intégrant des plans d’actions correctifs et préventifs.

L’implémentation des plans de remédiation repose sur des processus de suivi itératifs à l’appui de tableaux de bord ou outils de gestion de la qualité. L’amélioration de la qualité des données passe par l’implémentation d’outils et de contrôles, mais surtout par la sensibilisation des équipes.

L’augmentation de la quantité, la diversité et la complexité des données des entreprises – dans notre cadre extra-financier où de nombreuses données sont collectées en provenance d’OTI (Organisme Tiers Indépendant) – rendent indispensable la mise en place d’une gestion rigoureuse de la qualité.

L’accessibilité des données

L’accessibilité des données se caractérise comme suit : d’une part elle requiert la définition d’un modèle documenté et partagé d’exploitation des données (Data Operating Model) ; d’autre part elle nécessite la mise à disposition de données qualifiées, dont l’intégrité et la disponibilité est assurée par des systèmes de gestion de la donnée adaptée et une mise en gouvernance robuste.

Le Data Operating Model, couplé à une infrastructure bien pensée, est essentiel dans l’équilibre de la gouvernance de données et favorise l’implémentation de nouveaux usages.

Les équipes de notre département Data vous accompagnent dans l’élaboration de stratégies liées à la Data Sustainability grâce à ses expertises techniques et méthodologiques. L’objectif : vous apporter des solutions Data clés en main répondant à des usages métiers spécifiques comme l’élaboration des reportings extra-financiers ou la mise sous gouvernance des données liées aux stratégies RSE.

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Rédigé par Martin Éliard, Manager Data Driven

La Factory, notre département de designers et développeur·se·s, prend la parole pour vous : aujourd’hui, Julie, Motion Designer chez Saegus, nous présente une mission récemment menée auprès de notre client Ip Directions.

À partir de 2023, la loi française obligera tous les opérateurs à transmettre à leurs clients des appels et sms certifiés, c’est-à-dire non-usurpés. Cette législation est une réponse aux sollicitations intrusives par téléphone qui se sont multipliées au cours de la décennie.

Dans ce cadre, Ip Directions propose aux opérateurs un service de certification d’appels propres et certifiés. L’entreprise a développé un système automatisé pour sécuriser les appels en bloquant ceux qui ne sont pas validés en amont.

C’est dans ce contexte qu’Ip Directions a fait appel à Saegus. L’objectif : créer une vidéo de présentation de ce nouveau service pour adresser les opérateurs, informer les consommateurs et favoriser l’engagement sur les webinaires informatifs proposés par l’entreprise.

Le Motion Design pour communiquer sur une notion technique

Par nature, nos interlocuteurs principaux étaient ingénieurs de formation. Ils utilisaient donc un langage très technique, qu’il fallait rendre compréhensible à un large public. C’est là tout l’avantage du Motion Design : simplifier et illustrer une notion complexe pour faciliter la réception d’un message clé à une audience cible, à l’appui du storytelling.

Par ailleurs, la nécessité de créer deux vidéos s’est imposée pour adresser la diversité des publics cibles : une première présentant le contexte existant et les enjeux ; et une seconde plus technique sur le processus de la clarification de la donnée.

Après avoir défini le contexte, le processus de création de chaque vidéo a été découpé en plusieurs étapes :

  • Le script : il permet de choisir et valider les éléments écrits de la vidéo (wording, ton of voice). Le challenge était de traduire une terminologie technique en un langage compréhensif par le grand public ;
  • Le storyboard : ou la mise en image. C’est à cette étape que le propos est animé pour illustrer les propos complexes. Nous avons également choisi de faire intervenir un speaker pour favoriser la pédagogie et faciliter la compréhension du propos.
  • La musique de fond : le choix de musique intervient à cette étape car le tempo des animations est désormais défini ;
  • La voix-off : pour la cohérence de la vidéo, nous avons gardé une même voix pour l’ensemble de la vidéo ;
  • L’animation : soit la symbiose entre ce qui a été composé (illustrations, musique, voix-off) ;
  • Le sous-titrage : cette étape assure l’accessibilité de la vidéo.

Découvrez les livrables

Ce deuxième livrable mixe des compétences multiples (After Effects, Premiere Pro, Powerpoint…). Pour faciliter la co-édition des éléments de vocabulaire avec le client, nous avons choisi d’utiliser PowerPoint. Cette souplesse était d’autant plus nécessaire pour ce projet : parce que le contexte technique et les éléments de vocabulaire évoluent rapidement, notre client pourra mettre à jour la vidéo en autonomie dès qu’il le souhaitera.

Conclusion

Les formats que nous avons créés ont été visionnés plus de 8 000 fois et partagés une centaine de fois ; 130 personnes se sont inscrites sur l’ensemble des six webinaires. “C’est un plaisir de découvrir de nouveaux univers professionnels, comprendre les rouages d’un domaine pointu et ouvrir ces connaissances au grand public grâce à des méthodes d’écriture et des illustrations graphiques ludiques”, indique Julie, Motion Designer chez Saegus.

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La conférence annuelle d’Adobe, au cours de laquelle l’entreprise présente ses innovations pour le Creative Cloud, s’est tenue du 18 au 20 octobre dernier. Pour cette édition hybride, l’événement proposait plus de 200 sessions et labs pour les participants sur site à Los Angeles et plus d’une centaine d’ateliers gratuits pour ceux à distance.

Une thématique était au cœur des innovations annoncées : inventer le futur de la création collaborative et immersive en s’appuyant sur l’intelligence artificielle.

Les innovations à retenir

Notre équipe de designers à la Factory revient pour vous sur les grandes nouveautés à retenir :

  • Rachetée par Adobe à la mi-septembre pour 20 milliards de dollards, Figma se pare de nouvelles fonctionnalités : on notera notamment l’arrivée promise d’Adobe Fonts sur la plateforme et la possibilité d’intégrer prochainement des vidéos dans les prototypes. Pour asseoir l’intégration de l’outil dans l’écosystème Adobe, il est désormais possible – en version bêta pour l’instant – de copier un travail destiné à être commenté par d’autres personnes sur Photoshop et Illustrator. Une bonne nouvelle pour nos équipes, Figma étant très prisé par nos designers : permettant de centraliser les retours sur un projet, ces nouvelles fonctionnalités entraîneront un gain de temps et une facilité d’organisation considérables ;
  • Substance 3D : le logiciel dédié à la création de textures de haute qualité (jeux vidéos, effets spéciaux…) se tourne vers le métavers en collaborant avec Meta. L’outil sera intégré à la plateforme Quest pour permettre la création et le partage d’expériences immersives dans les casques de réalité virtuelle du géant américain ;
  • Photoshop :
    – Lancement de “Content Credentials” : la fonctionnalité bêta permet aux abonnés d’ajouter des détails d’attribution à leurs images exportées (modifications, activité et nom du créateur). Ces informations sont ensuite associées à l’image en tant que données d’attribution et d’historique inviolables ;
    – La fonctionnalité “Sélectionner un sujet” sait maintenant reconnaître automatiquement les personnes, animaux et objets – et corriger seul les détails.
  • Premiere Pro : “Project Instant Add” permet maintenant de retoucher en post-production le contenu d’une vidéo comme cela est possible sur une image. Les utilisateurs choisissent une image ou texture sur laquelle ils souhaitent ajouter du texte ou des images, puis l’IA répercute ces modifications sur l’ensemble de la vidéo ;
  • L’entreprise a également présenté une technologie en cours de développement : “Project Artistic Scenes”, visant à faciliter la création de contenus 3D immersifs. Derrière cette innovation, une intelligence artificielle transformant des illustrations 2D en scènes 3D ; les créateurs pourraient ainsi développer simplement du contenu pour créer des expériences en réalité virtuelle et en réalité augmentée.

Nos designers ont hâte de tester ces nouveautés qui annoncent de belles perspectives pour l’avenir de la collaboration. À suivre !

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Pour une expérience de collaboration innovante et créatrice de valeur

Une évolution majeure des modes de collaboration est en cours depuis plus de deux ans. Avec l’évolution croissante du télétravail, les équipes ont su recréer des espaces de collaboration innovants, fluides et propices à l’intelligence collective, qu’ils soient hybrides, à distance ou en présentiel.

Selon une étude menée par L’Observatoire des nouveaux usages, le travail hybride est la situation idéale de 36% des actifs ; la moitié d’entre eux affirmant même qu’ils pourraient quitter ou choisir une entreprise en fonction de sa politique en la matière.

Dans ce contexte, les outils de collaboration visuelle sont un réel levier pour accompagner les équipes, et pas seulement lorsqu’elles sont à distance. Ils sont maintenant ancrés dans leur quotidien pour le brainstorming, l’idéation, le prototypage, l’animation de rituels agiles ou la gestion de projet. Au-delà du tableau blanc digital, les équipes souhaitent accéder à des fonctionnalités qui facilitent l’animation de leurs réunions, à des bibliothèques de templates pour accélérer leur créativité ou à des connecteurs avec leurs autres outils quotidiens (comme Jira, par exemple) pour une expérience cross-produit.

Chez Saegus, nous avons commencé à utiliser Miro pour nos missions en tableau blanc ; mais la plateforme est rapidement devenue pour nos équipes un outil de gestion de projet complet.

L’enjeu est également de répondre aux besoins de collaboration des équipes pour les aider à accélérer l’efficacité de leurs activités, qu’il s’agisse d’équipes organisées en mode agile, experts (designers, data…) ou métiers (marketing, RH) et ce, pour tous les secteurs d’activité.

Créer des synergies au service des équipes, explorer les nouveaux usages et co-construire les nouvelles pratiques de collaboration : c’est bien l’ambition du nouveau partenariat entre Saegus et Miro.

Pour Saegus, il s’agit aussi d’innover dans les formats d’animation d’ateliers : Miro propose fréquemment de nouvelles fonctionnalités et une bibliothèque de templates qui semble infinie (MiroVerse). Forts de cette expérience, nous accompagnerons nos clients sur l’utilisation et l’adoption des évolutions de la plateforme. Enfin, la capitalisation et sécurisation des données est un enjeu fort des équipes : nous vous proposerons un accompagnement sur-mesure sur le choix de licences adaptées à vos besoins.

La force de ce partenariat est qu’il est venu de nos usages : nous utilisons Miro chez Saegus depuis 2019. Les usages de nos consultants ont repoussé les possibilités de l’outil appliquées à tout type de projet et de secteur d’activité. Ils nous permettent d’affirmer qu’aujourd’hui, Miro est un outil indispensable pour le travail en équipe et complémentaire aux autres outils collaboratifs grâce à ses nombreux connecteurs. Nos équipes sont là pour vous montrer tout ce qu’il est possible de faire demain avec Miro : dites-nous votre problématique, et je suis sûre que nous trouverons un board pour vous inspirer.

Marouchka Hebben, Manager Acceleration Tactics chez Saegus

Pour Miro, ce partenariat sera l’occasion de récolter davantage de retours d’expériences et pourra augmenter la connaissance de ses utilisateurs, pour proposer à terme des solutions encore plus innovantes et adaptées aux besoins des équipes.

Nous sommes très heureux de ce nouveau partenariat avec Saegus, l’un des experts Miro en France. Depuis plusieurs années, les habitudes de travail se transforment et évoluent. Dans un monde aujourd’hui hybride, l’expertise Agile de Saegus, couplée aux fonctionnalités de Miro, saura accompagner les utilisateurs pour faciliter la collaboration en équipe. Quel que soit le lieu où vous vous trouvez, Saegus et Miro vous accompagneront pour créer une expérience inclusive en faveur de l’engagement de vos collaborateurs.

Britt Wilhelmus, Responsable des partenariats France chez Miro

À propos de Saegus

Saegus s’est donné pour mission de faire découvrir, essayer et adopter le meilleur des usages du digital, et créer des approches uniques et innovantes centrées sur les utilisateurs pour résoudre les problématiques complexes de ses clients.  

Pour un savoir plus : https://saegus.com/fr/  

À propos de Miro

Miro est une solution de tableau blanc collaboratif proposant une multitude de fonctionnalités et répondant à de multiples besoins d’équipes : réunions, ateliers, brainstorming, workflows agiles, UX design, mind mapping…

Pour en savoir plus : https://miro.com/app/dashboard/

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Rédigé par Chloé Berthier, Consultante Acceleration Tactics

Au cours d’une semaine, 20% du travail d’un·e collaborateur·rice est consacré la recherche d’informations. Sur une année, cela représente 1 personne sur 5 qui passerait son temps à se consacrer à cette tâche.

Une activité chronophage que la méthode 5S se propose de résoudre. Trouvant sa source dans le Lean Management et le Lean Manufacturing, cette méthode est développée dans les années 1960 par Toyota pour améliorer la productivité de ses usines. L’entreprise cherchait alors à optimiser les processus de production en réduisant les temps sans valeur ajoutée, la complexité des actions et les causes de non-qualité. Comment ? En plaçant l’humain au centre de sa réflexion.

Cette méthode a rapidement connu un grand succès au-delà du secteur industriel. On en retrouve par exemple les grands principes dans les méthodes de Marie Kondō. Et pour cause : au travail comme dans la vie, notre environnement est souvent – et rapidement – encombré d’éléments inutiles, impactant notre qualité de vie et notre efficacité.

En quoi consiste la méthode 5S ? Comment l’appliquer pour améliorer et optimiser notre environnement de travail ?

Une méthode en 5 étapes

La méthode 5S puise son nom dans les cinq grands principes qui la constitue, dont chacun commence par la lettre « S » en japonais :

Ces cinq étapes correspondent à :

  • Trier : choisir ce qui nous est utile ou non. Garder ce que l’on utilise fréquemment ; à l’inverse, si un élément n’a pas été utilisé depuis un certain temps, l’archiver, le donner, le jeter ou le supprimer ;
  • Ranger/organiser : trouver une place logique pour stocker chaque élément, où il pourra facilement être retrouvé ;
  • Nettoyer : assurer la propreté à la fois des espaces et des éléments conservés, vérifier leur état et les réparer s’il y a lieu ;
  • Standardiser : créer et mettre en place des processus adaptés à la personne, équipe ou structure concernée pour garder les éléments en ordre ;
  • Pérenniser : répéter ces processus, régulièrement et rigoureusement, afin de les maintenir dans le temps.

Application dans un environnement de travail

La richesse de la méthode 5S se trouve dans la possibilité de l’appliquer à des contextes variés. Dans un environnement personnel (transitionner une garde-robe de l’hiver au printemps par exemple), certes, mais elle est particulièrement efficace dans un environnement de travail, au sein duquel plusieurs parties prenantes interviennent :

  • Matériel : garder son bureau propre et en ordre pour permettre à chacun·e de travailler sereinement et efficacement, ainsi que les espaces de travail communs (une salle de réunion par exemple) ;
  • Immatériel : trier et organiser les fichiers et données générés par une entreprise, une équipe ou un projet.

Les avantages de la méthode sont nombreux pour les collaborateur·rice·s :

  • Assurer le bien-être : le désordre entraîne une surcharge émotionnelle non-négligeable. Un environnement en ordre, qu’il soit matériel ou immatériel, assure de meilleures conditions de travail ;
  • Améliorer la productivité : grâce aux gains de temps et à la capitalisation des contenus. Cela laisse également place à une meilleure communication entre les équipes, à la prise d’initiatives et à une créativité déployée ;
  • Combattre la pollution numérique : les données dans le cloud sont stockées dans des data centers qui consomment beaucoup d’énergie et sont refroidis par de grandes quantités d’eau. En réduisant le volume de données, vous réduisez votre besoin de stockage, et donc la pollution numérique qu’il engendre ;
  • Réduire les coûts : en réduisant les gaspillages (matériels notamment), en maintenant la durée de vie des équipements et en diminuant les besoins en espaces de stockage.

Cas pratique : organiser un projet ou une équipe sur Teams

Appliquons maintenant cette méthode à la gestion des données et fichiers générés par un projet ou une équipe sur un outil de collaboration comme Teams. Si votre projet est organisé en agile, et donc structuré en instances régulières, la méthode 5S sera d’autant plus facilement applicable.

Nous recommandons d’abord de définir un “porteur” de la méthode : il ou elle sera garant·e de son application au sein de l’équipe, pourra répondre aux questions, donner des directives et surtout, la maintenir dans la durée.

Dans ce cadre, les étapes d’application de la méthode sont les suivantes :

  • Triez les documents selon leur statut : utile/en cours, à capitaliser, à supprimer. Si vous ne connaissez pas certaines ressources, vérifiez la date de la dernière modification et la personne concernée afin de pouvoir vous adresser à elle ;
  • Organisez vos fichiers : supprimez les documents obsolètes, mettez de côté les documents à capitaliser, ajustez l’arborescence (nous recommandons 3 niveaux d’arborescence maximum) ;
  • Vérifiez le bon état des documents à capitaliser : vérifiez que le niveau d’informations est à jour, corrigez les coquilles, anonymisez si besoin, assurez-vous qu’ils sont à la charte ;
  •  Harmonisez les noms des documents et dossiers dans lesquels ils sont rangés. Communiquez sur le tri que vous avez effectué et donnez des directives pour garder l’espace de travail Teams en ordre ;
  • Réitérez ces étapes à instances régulières, selon les besoins du projet (générant plus ou moins de données) et le fonctionnement de votre équipe. Nous recommandons de le faire une fois par semaine.

À vous de jouer !

Conclusion

Enfin, n’oubliez pas d’impliquer vos équipes ! Formez-les à la méthode et prévoyez des audits d’équipe réguliers. Le secret de la méthode 5S réside dans le fait qu’elle s’applique de façon répétée. Consacrez 15 minutes de votre temps hebdomadaire au tri de votre environnement de travail, plutôt qu’une journée complète tous les six mois : vous gagnerez du temps et la tâche vous paraîtra moins grande.

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Rédigé par Léonie Sokolowski, Consultante EMployee EXperience (EMEX)

Ces dernières années ont accéléré le changement des modes de travail, faisant évoluer avec eux les usages. Les interactions à distance se sont multipliées (télétravail, équipes réparties à travers le monde…) ; la présence physique, sur site, est moins fréquente qu’avant ; les bureaux des entreprises servent désormais des usages plus précis (atelier d’idéation, entretien d’évaluation, revue de carrière).

Cet éloignement physique a transformé le rapport des collaborateur·rice·s à leur entreprise. Le sentiment d’appartenance est moins fort, impactant l’engagement des salarié·e·s. Les signaux RH se sont transformés : ce désengagement, ou “démission silencieuse”, est difficile à percevoir. Les entreprises s’étant adaptées à ces nouveaux modes de travail (télétravail, outils de réunion à distance…) attirent et conservent plus de talents que celles qui ne les ont pas adoptés.

Les 3 piliers de l’expérience employé

Cette adaptation repose sur 3 piliers que Saegus combine dans la notion d’expérience employé :

  • Technologique : proposer les outils de communication et collaboration adaptés aux besoins des collaborateur·rice·s. Ces outils s’appuient aujourd’hui principalement sur le cloud, les rendant accessibles n’importe où, n’importe quand.
  • Physique : ou le phygital, soit l’optimisation ou l’aménagement de l’environnement de travail. Le but ? Obtenir une expérience sans couture entre le numérique et le physique, en y intégrant les prochains standards technologiques.
  • Humain : le maintien du lien, de la solidarité et l’engagement à l’appui des outils de collaboration et communication (intranets…). Cette expérience employé n’est possible que si les Ressources Humaines se saisissent des sujets de formation et d’adoption, à l’appui d’une culture d’entreprise solide et transparente. Enfin, faire en sorte que l’outboarding se passe aussi que l’onboarding : préserver la relation avec ses collaborateur·rice·s est essentiel, car un départ n’est pas forcément définitif aujourd’hui.

Accompagner les nouveaux usages digitaux est l’essence de Saegus. C’est pourquoi notre département Digital Workplace devient EMployee EXperience (EMEX) : en s’appuyant sur ces 3 piliers, nous accompagnons nos clients dans l’adoption de ces nouveaux modes de travail.

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Rédigé par Rafaël Stofer, Directeur EMployee EXperience (EMEX)

Cette rentrée 2022 est marquée par une série d’annonces montrant que le rôle de la data dans les initiatives RSE – et en premier lieu celles destinées à lutter contre le réchauffement climatique – est en passe d’être reconnu essentiel par tous les acteurs du secteur.

Martin Alteirac, Senior Manager au sein de notre département Data Driven et en charge de notre offre Data for Sustainability, nous présente la plus impactante d’entre elles : la présentation des conclusions du forum 2022 du Cercle de Giverny.

Qu’est-ce que le Cercle de Giverny ?

Le Cercle de Giverny est un laboratoire d’idées hybride agissant en faveur du déploiement opérationnel de la RSE systémique. Il a dévoilé cette semaine 30 nouvelles propositions pour accélérer la transformation écologique et sociale de notre pays. Parmi ces propositions, 6 d’entre elles témoignent du rôle crucial de la data dans cette transformation.

Le groupe de travail du Cercle de Giverny, co-présidé par Come Perpère (Directeur du développement durable Microsoft France) et Rim Tehraoui (Chief Data Officer BNP Paribas), rappelle quelques chiffres :

  • 9% des entreprises évaluent leur impact environnemental de manière précise et complète, c’est-à-dire en mesurant les scopes 1, 2 et 3. En moyenne, le taux d’erreur dans leurs mesures d’émissions est de 30 % à 40 %. (Source : Rapport « Carbon Measurement Survey » 2021 de BCG Gamma)
  • Dans le monde, seulement 7% des entreprises ont combiné leur stratégie tech, RSE et business. 18% d’entre elles n’ont pas de politique de numérique responsable ou en appliquent les principes basiques. (Source : “Uniting Technology And Sustainability”, Accenture, 2022)

Pour dépasser ce constat, le groupe de travail formule 6 recommandations qui sont des leviers pour rendre actionnables les données nécessaires à la mise à l’échelle du développement durable.

En quoi consiste ces recommandations ?

Ces recommandations constituent les 6 grands axes à travailler au cours des prochaines années pour faciliter la collecte, la valorisation et l’échange des données qui doivent permettre aux entreprises et à la société de diminuer son empreinte environnementale :

  • Créer des consortiums sectoriels multi-parties prenantes pour normaliser les indicateurs d’impact environnemental,
  • Inclure dans le standard CSRD (développé par l’EFRAG) les indicateurs liés à l’empreinte environnementale des produits,
  • Améliorer l’interopérabilité et le partage des données environnementales (ex. : biodiversité et carbone) pour favoriser leur échange,
  • Assurer la qualité et la clarté de la donnée,
  • Rendre le processus de contribution au sourcing et à la gouvernance de la data attrayant pour tous les acteurs de la chaine de valeur,
  • Considérer la data comme un levier pour mesurer et modéliser l’impact extra-financier d’un projet à but social ou environnemental.

Ces grands axes sont ensuite complétés par une série de déclinaisons opérationnelles dont certaines me paraissent particulièrement intéressantes :

  • Imposer aux entreprises européennes la publication de leur empreinte environnementale pour une part croissantes des produits commercialisés : il est essentiel de permettre aux entreprises (comme aux particuliers) de prendre en compte ce critère lorsqu’elles comparent leurs fournisseurs. Comment y arriver si celles-ci ne se plient pas à l’exercice pour leurs propres produits ? Ce premier point commence à être pris en compte dans de plus en plus de solutions technologiques de mesure et réduction d’impact carbone, comme celle de la plateforme Sweep. Cette solution permet à ses clients d’engager leurs fournisseurs dans la démarche en leur permettant de saisir ou d’injecter automatiquement leurs données dans la plateforme. Cette possibilité fournit ainsi une solution de mesure des émissions de Scope 3 efficace et transparente à ses clients.
  • Créer un protocole d’interopérabilité d’échange des données incluant un modèle de données standard qui pourra servir de base à des APIs (Application programming interfaces) et promouvoir l’interopérabilité́ des plateformes inter-médiatrices (plateformes dédiées carbone, plateformes règlementaires) : interopérabilité et automatisation sont des enjeux clés pour déployer la mesure d’impact environnemental à l’échelle. La société Kabaun propose déjà une partie de la solution avec une plateforme entièrement APIsée permettant cette automatisation.
  • Le rôle crucial de la data gouvernance est souligné : la création de dictionnaires et référentiels ad-hoc, la mise en place de contrôle de qualité et d’explicabilité des variations tout comme la mise en place de rôles et responsabilités définis sont des facteurs de succès incontournables.

Comment appliquer concrètement ces recommandations ?

En commençant par prendre conscience de l’importance que vont prendre les données liées à ces sujets au cours des prochaines années, voire mois tant l’urgence à agir sur ces sujets se fait sentir.

Une fois cette prise de conscience effectuée, vient le temps de l’action et la constitution d’équipes réunissant les expertises nécessaires :

  • L’expertise carbone, afin de garantir la qualité et la compliance des analyses effectuées,
  • L’expertise technique indispensable au sourcing, au processing et à la valorisation des données récoltées, qu’il s’agisse de données internes ou de facteurs d’émission,
  • L’expertise méthodologique pour gérer ce type de projets à l’échelle dans des organisations complexes.

Ce tryptique d’expertise est à mon sens la clé pour garantir le fait que les enjeux sur ces sujets, parfaitement résumés par le Cercle de Giverny, puissent être pris en compte.

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Rédigé par Martin Alteirac, Senior Manager Data Driven

Nous remarquons qu’il n’existe aujourd’hui pas de solution clé en main pour piloter une mission d’adoption. Si l’on prend comme exemple les outils Microsoft 365, nous avons observé chez nos clients qu’il était compliqué de piloter une mission en analysant de près les usages, comme l’évolution de la communication chez les collaborateurs. Par exemple : l’envoi des emails diminue-t-il au profit de la collaboration sur Teams ?

Se pose alors la question : comment mieux mesurer l’engagement des collaborateurs pour l’utilisation des outils M365 et comment le faire vivre ?

Définir des indicateurs clés pour suivre les actions d’accompagnement sur le terrain

Nous sommes partis de deux constats. Tout d’abord, peu d’indicateurs clés sont aujourd’hui disponibles pour suivre les évolutions d’une mission. Microsoft propose un Dashboard figurant l’évolution et utilisation des outils Office 365, mais il contient beaucoup d’informations qui ne sont pas assez explicites pour nos clients ; granularité d’analyse pas assez fine, méthodes de calculs complexes et la donnée n’est rafraîchie qu’une fois par mois.

Au sein de nos missions, nous accompagnons les collaborateurs en suivant un plan d’adoption sur-mesure défini en accord avec les besoins et la culture de l’entreprise. Or pour en assurer la réussite, il est primordial de suivre les actions d’adoption de près (utilisateurs actifs, récurrents, département) et les actions menées (fréquence des accompagnements, sujets proposés, participants, taux de collaborateurs touchés par les accompagnements). Il était donc nécessaire de développer un outil pour faciliter cette tâche : le Dashboard d’adoption.

Dans le cadre d’une mission au dispositif complexe (24 sites différents en France et à l’étranger, plusieurs langues à traiter, plus de 16 000 collaborateurs), nous avons mis en place un Dashboard pour avoir une vision globale sur les accompagnements menés sur les outils M365 (coachings personnalisés pour prendre en main les options de réunion sur Teams, ateliers d’équipe pour mettre en place un flux automatisé pour des tâches à faible valeur ajoutée par exemple). Les équipes étant décentralisées, le Dashboard a pallié le manque de lien qu’il y avait entre le plan d’adoption établi et les actions sur le terrain. Plusieurs accompagnements avaient par exemple lieu en même temps sur des sites différents, menées par des personnes différentes. Il a donc fallu créer un cadre pour que la remontée d’informations par chaque intervenant soit faite de manière identique.

Nous avions maintenant des chiffres concrets à présenter (le nombre de participants aux accompagnements par site, pays et entité). Sur deux sites d’un même pays, nous avons constaté que l’un était très investi alors que l’autre moins : les chiffres étaient respectivement très élevés et très bas. En comprenant que d’un côté, une personne transmettait les communications aux collaborateurs du site, nous avons mis en place de l’autre les actions adaptées : contacter les relais, comprendre pourquoi les communications n’étaient pas relayées, trouver des solutions et adapter le programme à cette population. C’est le Dashboard qui nous a permis de mieux identifier les zones de risque, ainsi que les actions concrètes à mettre en place en face de résultats non concluants.

Écran d’accueil : vue globale de l’utilisation de Microsoft 365 sur le nombre d’utilisateurs actifs par application sur les 30 derniers jours

Faire vivre l’engagement fait pleinement partie du plan d’adoption. Le piloter de près permet de se rendre compte du niveau d’engagement à des moments clés. La mission précédemment citée a été menée en période de COVID : grâce à ce Dashboard de pilotage, nous avons pu identifier les zones de risque, être plus agiles et restructurer notre stratégie plus rapidement. Le dispositif initial devait avoir lieu en présentiel à 100% (chaque intervenant devait se rendre sur les sites pour accompagner les collaborateurs), mais le confinement nous a obligé à le revoir sur la base de nouveaux indicateurs. Une liste de personnes clé a été formée en priorité aux outils. Nous avons adapté le Dashboard pour suivre de près l’engagement de ces personnes. Avec du recul, nous avons aussi observé les limites des accompagnements à distance. Dès que les conditions sanitaires l’ont permis, nous avons accompagnés sur site les pays qui en avaient le plus besoin.

Forts de cette expérience sur le terrain, nos équipes EMEX et Data ont ensemble créé une solution clé en main visant à donner une vision globale sur l’engagement et utilisation des outils des collaborateurs ainsi que le pilotage des actions menées par les consultants sur le terrain. L’objectif : faciliter la prise de décision en cours de mission et mettre en lumière l’évolution des usages au sein de l’entreprise.

Vue générale de l’utilisation de Teams

L’outil : un Dashboard clé en main au service du client

L’objectif de ce nouvel outil est de répondre aux problématiques d’accompagnement mentionnées, mais aussi d’être une solution flexible. Le déploiement des outils de la suite Office 365 n’est pas toujours fait en une seule fois ; certains clients migrent progressivement leur architecture On-Premises vers le cloud. Cette phase de transition peut être monitorée avec des sources de données différentes (une source On-Premises et une source cloud) en adaptant l’outil à cet effet. Les outils à monitorer ne sont pas forcément tous sur Office (salles de réunions, installation des logiciels sur les postes de travail). Un produit agile est tout naturel dans un tel contexte.

Vue détaillée de l’utilisation des applications Microsoft 365

Cette solution clé en main comporte plusieurs avantages :

  • Le Dashboard clé en main s’adapte aux outils déjà existants dans l’entreprise, sur le principe des “composants sur étagère“. Le client peut choisir les outils qu’il souhaite monitorer ;
  • Un déploiement accéléré de la solution en entreprise grâce à des composants technologiques disponibles par exemple sur la plateforme Azure ;
  • Des choix technologiques variés selon le contexte de déploiement. Le client peut par exemple choisir d’utiliser une base de données déjà existante pour minimiser les coûts de fonctionnement liés à la création et maintenabilité du produit ;
  • La chaine de valeur de la donnée étant totalement maitrisée, il est tout à fait envisageable de se servir de ce produit comme un socle solide pour l’adoption, puis d’y ajouter des extensions pour des usages internes à l’entreprise ;
  • Le produit suit les évolutions des API Microsoft pour que ses indicateurs soient à jour ;
  • Le design visuel du rapport est adaptable aux besoins du client pour qu’il s’intègre au mieux à l’écosystème déjà en place.

Concernant la partie technique :

  • Stockage de données : PostgreSQL sur Azure. La solution est flexible et peu onéreuse ;
  • Extraction des données : nous utilisons l’API Graph de Microsoft ;
  • Langage : nous utilisons Python couplé à Azure Data Factory pour les traitements et Azure Blob Storage pour le stockage des fichiers ;
  • Accès aux données : nous utilisons un Service Principal qui nous donne la possibilité de ne pas attribuer de droits à un utilisateur en particulier ;
  • Visualisation : notre choix s’est naturellement tourné vers Power BI pour compléter cette suite Microsoft/Azure.

Dans ce contexte, l’avantage de Power Bi est qu’il est parfaitement intégré aux outils de la suite Office 365. Nous bénéficions ainsi à la fois de Metrics (visuels d’objectifs de Power BI) et des fonctionnalités d’intégration dans Teams. Les données vont à l’utilisateur – et non l’inverse. L’utilisateur peut par exemple intégrer des visuels dans PowerPoint pour présenter des chiffres clés (grâce à la dernière mise à jour Power BI).

Conclusion

Forts de notre expertise et nos expériences sur le terrain, nous sommes convaincus que ce Dashboard de pilotage clé en main permet à nos clients d’avancer avec une meilleure visibilité. C’est une vraie valeur ajoutée pour piloter plus précisément une mission, identifier des zones de risque plus rapidement et donc être plus agile pour se réorganiser et structurer. Ne l’oublions pas : il est plus simple pour les parties prenantes de se rendre compte de l’évolution des usages au sein de leur entreprise à l’appui d’éléments concrets et résultats clairs.

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Rédigé par Pauline Zimon, Consultante Employee Experience, et Maxime Mauray, Consultant Data Driven

Qu’est-ce que Pika ?

Pika (prononcé pi-kuh) est une petite application open-source pour pipeter les couleurs. Le concept défendu par son créateur, Charlie Gleason, est de donner à l’utilisateur·rice la possibilité d’instantanément pipeter une couleur sur son écran dans le format de son choix. L’application est exclusive à MacOS.

Comment accéder à Pika et l’utiliser ?

En bonne application open-source, le code de Pika est disponible sur la page Github de son créateur. Pour ce qui est de l’accès direct à l’application téléchargeable, visitez ce site-ci. L’installation et la prise en main est quasi immédiate et c’est ce qui fait son charme :

  • Téléchargez le fichier de l’application ;
  • D’un double-clique, installez Pika ;
  • Dans la foulée, configurez un raccourci clavier pour pouvoir l’activer quand vous le souhaitez ;
  • Et vous êtes paré•e !

Les avantages ?

  • La rapidité de manière générale : le lancement de l’application, la sélection de votre couleur et la consultation des résultats se font sans temps de chargement. Dans votre flow de travail quotidien, ce gain de temps est vraiment appréciable ;
  • Il vous est possible de sélectionner une couleur de premier plan et une couleur de second plan. Très utile pour les comparer ou en analyser le ratio de contraste et la conformité WCAG, propres aux bonnes pratiques de l’accessibilité numérique ;
  • Vous pouvez également choisir d’un clic le format des couleurs : HEX, RGB, HSB et même HSL. Chaque couleur apparaîtra alors avec son code et son nom. Exemple : Blanc, #FFFFFF.

Les inconvénients ?

Même si son créateur a – dès le départ – ouvertement clamé son amour pour MacOS et l’ensemble de son écosystème, il est vraiment regrettable que cette application si pratique ne soit pas accessible aux utilisateur·rice·s de Windows et Linux. Croisons les doigts quand même !

Ce que j’ai apprécié en tant que Designer

En tant que Designer, j’ai beaucoup apprécié le gain de temps notable qu’offre Pika. Pas de tergiversation, d’un simple clic l’outil s’active en mode pipette prêt à l’action. Ce qui est encore mieux, c’est que cette application ne s’adresse pas uniquement aux Designers, bien au contraire ! Chacun·e est en capacité d’employer cet outil dans son travail quotidien pour monter en compétences et veiller au bon respect de l’accessibilité numérique par exemple. Enfin, il est possible de remonter des commentaires et suggestions au créateur afin de l’aider à faire évoluer le produit.

Alors, qu’attendez-vous pour le tester ?

Rédigé par Joseph Deffayet, Consultant Senior Factory

Pour une entreprise du CAC40 présente dans 68 pays comptant 170 000 collaborateur·rice·s, nous avons créé et développé une app centralisant l’ensemble des métiers de la finance au sein de cette entreprise multinationale : pour chacun d’entre eux sont listées les offres d’emploi, compétences et formations correspondantes. Elle présente également le parcours professionnel et les évolutions de carrière au sein du groupe.

Toutefois, cette app était figée et non-administrable par les collaborateur·rice·s IT en interne. Il a donc été rapidement nécessaire de créer une seconde app – un back-office – afin qu’ils·elles puissent gérer la base de données et modifier le contenu de la première (ajouter de nouveaux métiers, compléter les compétences et formations…).

Comment avons-nous abordé et travaillé sur ce projet ? Quels en ont été les enseignements ? Éric Bauman, développeur à la Factory chez Saegus, vous raconte.

Un défi technique

Le back-office a été pensé comme une app à part entière. La base de données est commune entre les deux applications. La première application étant internationale, le back-office devait donc être pensé en plusieurs langues – nous l’avons pour l’instant développé en français et anglais, l’objectif étant d’ajouter de nouvelles langues dans le futur. Cela entraîne un défi technique : penser différemment la base de données. Pour chaque langue, nous avons créé une table distincte pour les métiers, compétences et formations.

La maquette du back-office, designée par l’équipe de la Factory, était assez complexe à développer : il y avait beaucoup d’éléments très customisés, rendant leur intégration complexe. Par exemple, les listes déroulantes ont un style par défaut qui n’est pas modifiable ; il nous a donc fallu recréer une liste déroulante à la main, ce qui prend forcément plus de temps. Ce type de problème s’est posé sur plusieurs fonctionnalités de l’application.

Dans cette application, le menu permet de naviguer parmi tous les types de données que les administrateur·rice·s peuvent ajouter, modifier ou supprimer :

  • Les univers (“universes”), qui sont des sous-domaines de la finance ;
  • Les métiers (“jobs”) ;
  • Les compétences (“skills”) ;
  • Les formations (“trainings”) ;
  • Les évolutions de carrière (“career paths”).

Par exemple, pour modifier un univers, l’utilisateur·rice arrive à partir du menu sur un écran permettant de sélectionner un univers existant ou d’en ajouter un nouveau. Dans les deux cas, un formulaire contenant tous les attributs d’un univers s’affiche, permettant de le personnaliser en modifiant chaque champ. Cette fonctionnalité est la même pour tous les types de données.

Les métiers ont pour particularité d’être reliés aux formations, compétences et profils inspirants : des onglets permettent de naviguer parmi ces attributs et de les lier au métier sélectionné.

Nous avons utilisé Angular pour le front, en framework JavaScript ; Node.js et NestJS pour le backend ; et PostgreSQL pour la base de données. L’app est hébergée sur Azure.

Une app née de la collaboration

Au sein d’un projet de cette envergure, la relation avec le client est essentielle. Nous avons organisé plusieurs ateliers pour bien comprendre les besoins (parcours utilisateur, interactions) et avoir une image d’ensemble de l’interface à créer. Dans ce cadre, le client est un véritable collaborateur du projet ; les daily meetings et méthodes agiles, permettant d’avancer par itérations, sont clés pour pouvoir échanger. C’est aussi un moment au cours duquel le client peut tester les features une à une, permettant d’ajuster l’app au fur et à mesure. Sinon, le test unitaire est une bonne pratique : les lignes de test sont enregistrées et rejouées à l’ajout de chaque nouvelle fonctionnalité, automatisant les tests. Il convient de noter que cela demande du développement supplémentaire, mais fait gagner du temps à terme.

Il est essentiel que les designers et développeur·se·s travaillent en collaboration. Pour ce projet, pendant la création de la maquette, nous avons beaucoup échangé sur la faisabilité technique du front imaginé.

Après une livraison de la première version, nous avons fait des changements mineurs sur la base du retour client. Comme nous l’avons vu, l’app est pensée pour que l’on puisse y ajouter des langues supplémentaires à l’avenir, ce qui devra être fait par un·e développeur·se.

Conclusion

La gestion de projet et celle d’équipe se sont rencontrées au cours de ce projet. Une mission de cette envergure demande de la rigueur et du cadrage, ainsi qu’une collaboration régulière entre toutes les parties prenantes (client, métiers, designers). Nous sommes fier·ère·s de ce projet qui est une belle réussite.

Vous souhaitez vous aussi être accompagné·e·s par nos équipes de la Factory ? Contactez-nous !

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Rédigé par Éric Bauman, Développeur à la Factory