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Mois : juin 2022

Nous remarquons qu’il n’existe aujourd’hui pas de solution clé en main pour piloter une mission d’adoption. Si l’on prend comme exemple les outils Microsoft 365, nous avons observé chez nos clients qu’il était compliqué de piloter une mission en analysant de près les usages, comme l’évolution de la communication chez les collaborateurs. Par exemple : l’envoi des emails diminue-t-il au profit de la collaboration sur Teams ?

Se pose alors la question : comment mieux mesurer l’engagement des collaborateurs pour l’utilisation des outils M365 et comment le faire vivre ?

Définir des indicateurs clés pour suivre les actions d’accompagnement sur le terrain

Nous sommes partis de deux constats. Tout d’abord, peu d’indicateurs clés sont aujourd’hui disponibles pour suivre les évolutions d’une mission. Microsoft propose un Dashboard figurant l’évolution et utilisation des outils Office 365, mais il contient beaucoup d’informations qui ne sont pas assez explicites pour nos clients ; granularité d’analyse pas assez fine, méthodes de calculs complexes et la donnée n’est rafraîchie qu’une fois par mois.

Au sein de nos missions, nous accompagnons les collaborateurs en suivant un plan d’adoption sur-mesure défini en accord avec les besoins et la culture de l’entreprise. Or pour en assurer la réussite, il est primordial de suivre les actions d’adoption de près (utilisateurs actifs, récurrents, département) et les actions menées (fréquence des accompagnements, sujets proposés, participants, taux de collaborateurs touchés par les accompagnements). Il était donc nécessaire de développer un outil pour faciliter cette tâche : le Dashboard d’adoption.

Dans le cadre d’une mission au dispositif complexe (24 sites différents en France et à l’étranger, plusieurs langues à traiter, plus de 16 000 collaborateurs), nous avons mis en place un Dashboard pour avoir une vision globale sur les accompagnements menés sur les outils M365 (coachings personnalisés pour prendre en main les options de réunion sur Teams, ateliers d’équipe pour mettre en place un flux automatisé pour des tâches à faible valeur ajoutée par exemple). Les équipes étant décentralisées, le Dashboard a pallié le manque de lien qu’il y avait entre le plan d’adoption établi et les actions sur le terrain. Plusieurs accompagnements avaient par exemple lieu en même temps sur des sites différents, menées par des personnes différentes. Il a donc fallu créer un cadre pour que la remontée d’informations par chaque intervenant soit faite de manière identique.

Nous avions maintenant des chiffres concrets à présenter (le nombre de participants aux accompagnements par site, pays et entité). Sur deux sites d’un même pays, nous avons constaté que l’un était très investi alors que l’autre moins : les chiffres étaient respectivement très élevés et très bas. En comprenant que d’un côté, une personne transmettait les communications aux collaborateurs du site, nous avons mis en place de l’autre les actions adaptées : contacter les relais, comprendre pourquoi les communications n’étaient pas relayées, trouver des solutions et adapter le programme à cette population. C’est le Dashboard qui nous a permis de mieux identifier les zones de risque, ainsi que les actions concrètes à mettre en place en face de résultats non concluants.

Écran d’accueil : vue globale de l’utilisation de Microsoft 365 sur le nombre d’utilisateurs actifs par application sur les 30 derniers jours

Faire vivre l’engagement fait pleinement partie du plan d’adoption. Le piloter de près permet de se rendre compte du niveau d’engagement à des moments clés. La mission précédemment citée a été menée en période de COVID : grâce à ce Dashboard de pilotage, nous avons pu identifier les zones de risque, être plus agiles et restructurer notre stratégie plus rapidement. Le dispositif initial devait avoir lieu en présentiel à 100% (chaque intervenant devait se rendre sur les sites pour accompagner les collaborateurs), mais le confinement nous a obligé à le revoir sur la base de nouveaux indicateurs. Une liste de personnes clé a été formée en priorité aux outils. Nous avons adapté le Dashboard pour suivre de près l’engagement de ces personnes. Avec du recul, nous avons aussi observé les limites des accompagnements à distance. Dès que les conditions sanitaires l’ont permis, nous avons accompagnés sur site les pays qui en avaient le plus besoin.

Forts de cette expérience sur le terrain, nos équipes EMEX et Data ont ensemble créé une solution clé en main visant à donner une vision globale sur l’engagement et utilisation des outils des collaborateurs ainsi que le pilotage des actions menées par les consultants sur le terrain. L’objectif : faciliter la prise de décision en cours de mission et mettre en lumière l’évolution des usages au sein de l’entreprise.

Vue générale de l’utilisation de Teams

L’outil : un Dashboard clé en main au service du client

L’objectif de ce nouvel outil est de répondre aux problématiques d’accompagnement mentionnées, mais aussi d’être une solution flexible. Le déploiement des outils de la suite Office 365 n’est pas toujours fait en une seule fois ; certains clients migrent progressivement leur architecture On-Premises vers le cloud. Cette phase de transition peut être monitorée avec des sources de données différentes (une source On-Premises et une source cloud) en adaptant l’outil à cet effet. Les outils à monitorer ne sont pas forcément tous sur Office (salles de réunions, installation des logiciels sur les postes de travail). Un produit agile est tout naturel dans un tel contexte.

Vue détaillée de l’utilisation des applications Microsoft 365

Cette solution clé en main comporte plusieurs avantages :

  • Le Dashboard clé en main s’adapte aux outils déjà existants dans l’entreprise, sur le principe des “composants sur étagère“. Le client peut choisir les outils qu’il souhaite monitorer ;
  • Un déploiement accéléré de la solution en entreprise grâce à des composants technologiques disponibles par exemple sur la plateforme Azure ;
  • Des choix technologiques variés selon le contexte de déploiement. Le client peut par exemple choisir d’utiliser une base de données déjà existante pour minimiser les coûts de fonctionnement liés à la création et maintenabilité du produit ;
  • La chaine de valeur de la donnée étant totalement maitrisée, il est tout à fait envisageable de se servir de ce produit comme un socle solide pour l’adoption, puis d’y ajouter des extensions pour des usages internes à l’entreprise ;
  • Le produit suit les évolutions des API Microsoft pour que ses indicateurs soient à jour ;
  • Le design visuel du rapport est adaptable aux besoins du client pour qu’il s’intègre au mieux à l’écosystème déjà en place.

Concernant la partie technique :

  • Stockage de données : PostgreSQL sur Azure. La solution est flexible et peu onéreuse ;
  • Extraction des données : nous utilisons l’API Graph de Microsoft ;
  • Langage : nous utilisons Python couplé à Azure Data Factory pour les traitements et Azure Blob Storage pour le stockage des fichiers ;
  • Accès aux données : nous utilisons un Service Principal qui nous donne la possibilité de ne pas attribuer de droits à un utilisateur en particulier ;
  • Visualisation : notre choix s’est naturellement tourné vers Power BI pour compléter cette suite Microsoft/Azure.

Dans ce contexte, l’avantage de Power Bi est qu’il est parfaitement intégré aux outils de la suite Office 365. Nous bénéficions ainsi à la fois de Metrics (visuels d’objectifs de Power BI) et des fonctionnalités d’intégration dans Teams. Les données vont à l’utilisateur – et non l’inverse. L’utilisateur peut par exemple intégrer des visuels dans PowerPoint pour présenter des chiffres clés (grâce à la dernière mise à jour Power BI).

Conclusion

Forts de notre expertise et nos expériences sur le terrain, nous sommes convaincus que ce Dashboard de pilotage clé en main permet à nos clients d’avancer avec une meilleure visibilité. C’est une vraie valeur ajoutée pour piloter plus précisément une mission, identifier des zones de risque plus rapidement et donc être plus agile pour se réorganiser et structurer. Ne l’oublions pas : il est plus simple pour les parties prenantes de se rendre compte de l’évolution des usages au sein de leur entreprise à l’appui d’éléments concrets et résultats clairs.

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Rédigé par Pauline Zimon, Consultante Employee Experience, et Maxime Mauray, Consultant Data Driven

Qu’est-ce que Pika ?

Pika (prononcé pi-kuh) est une petite application open-source pour pipeter les couleurs. Le concept défendu par son créateur, Charlie Gleason, est de donner à l’utilisateur·rice la possibilité d’instantanément pipeter une couleur sur son écran dans le format de son choix. L’application est exclusive à MacOS.

Comment accéder à Pika et l’utiliser ?

En bonne application open-source, le code de Pika est disponible sur la page Github de son créateur. Pour ce qui est de l’accès direct à l’application téléchargeable, visitez ce site-ci. L’installation et la prise en main est quasi immédiate et c’est ce qui fait son charme :

  • Téléchargez le fichier de l’application ;
  • D’un double-clique, installez Pika ;
  • Dans la foulée, configurez un raccourci clavier pour pouvoir l’activer quand vous le souhaitez ;
  • Et vous êtes paré•e !

Les avantages ?

  • La rapidité de manière générale : le lancement de l’application, la sélection de votre couleur et la consultation des résultats se font sans temps de chargement. Dans votre flow de travail quotidien, ce gain de temps est vraiment appréciable ;
  • Il vous est possible de sélectionner une couleur de premier plan et une couleur de second plan. Très utile pour les comparer ou en analyser le ratio de contraste et la conformité WCAG, propres aux bonnes pratiques de l’accessibilité numérique ;
  • Vous pouvez également choisir d’un clic le format des couleurs : HEX, RGB, HSB et même HSL. Chaque couleur apparaîtra alors avec son code et son nom. Exemple : Blanc, #FFFFFF.

Les inconvénients ?

Même si son créateur a – dès le départ – ouvertement clamé son amour pour MacOS et l’ensemble de son écosystème, il est vraiment regrettable que cette application si pratique ne soit pas accessible aux utilisateur·rice·s de Windows et Linux. Croisons les doigts quand même !

Ce que j’ai apprécié en tant que Designer

En tant que Designer, j’ai beaucoup apprécié le gain de temps notable qu’offre Pika. Pas de tergiversation, d’un simple clic l’outil s’active en mode pipette prêt à l’action. Ce qui est encore mieux, c’est que cette application ne s’adresse pas uniquement aux Designers, bien au contraire ! Chacun·e est en capacité d’employer cet outil dans son travail quotidien pour monter en compétences et veiller au bon respect de l’accessibilité numérique par exemple. Enfin, il est possible de remonter des commentaires et suggestions au créateur afin de l’aider à faire évoluer le produit.

Alors, qu’attendez-vous pour le tester ?

Rédigé par Joseph Deffayet, Consultant Senior Factory

Pour une entreprise du CAC40 présente dans 68 pays comptant 170 000 collaborateur·rice·s, nous avons créé et développé une app centralisant l’ensemble des métiers de la finance au sein de cette entreprise multinationale : pour chacun d’entre eux sont listées les offres d’emploi, compétences et formations correspondantes. Elle présente également le parcours professionnel et les évolutions de carrière au sein du groupe.

Toutefois, cette app était figée et non-administrable par les collaborateur·rice·s IT en interne. Il a donc été rapidement nécessaire de créer une seconde app – un back-office – afin qu’ils·elles puissent gérer la base de données et modifier le contenu de la première (ajouter de nouveaux métiers, compléter les compétences et formations…).

Comment avons-nous abordé et travaillé sur ce projet ? Quels en ont été les enseignements ? Éric Bauman, développeur à la Factory chez Saegus, vous raconte.

Un défi technique

Le back-office a été pensé comme une app à part entière. La base de données est commune entre les deux applications. La première application étant internationale, le back-office devait donc être pensé en plusieurs langues – nous l’avons pour l’instant développé en français et anglais, l’objectif étant d’ajouter de nouvelles langues dans le futur. Cela entraîne un défi technique : penser différemment la base de données. Pour chaque langue, nous avons créé une table distincte pour les métiers, compétences et formations.

La maquette du back-office, designée par l’équipe de la Factory, était assez complexe à développer : il y avait beaucoup d’éléments très customisés, rendant leur intégration complexe. Par exemple, les listes déroulantes ont un style par défaut qui n’est pas modifiable ; il nous a donc fallu recréer une liste déroulante à la main, ce qui prend forcément plus de temps. Ce type de problème s’est posé sur plusieurs fonctionnalités de l’application.

Dans cette application, le menu permet de naviguer parmi tous les types de données que les administrateur·rice·s peuvent ajouter, modifier ou supprimer :

  • Les univers (“universes”), qui sont des sous-domaines de la finance ;
  • Les métiers (“jobs”) ;
  • Les compétences (“skills”) ;
  • Les formations (“trainings”) ;
  • Les évolutions de carrière (“career paths”).

Par exemple, pour modifier un univers, l’utilisateur·rice arrive à partir du menu sur un écran permettant de sélectionner un univers existant ou d’en ajouter un nouveau. Dans les deux cas, un formulaire contenant tous les attributs d’un univers s’affiche, permettant de le personnaliser en modifiant chaque champ. Cette fonctionnalité est la même pour tous les types de données.

Les métiers ont pour particularité d’être reliés aux formations, compétences et profils inspirants : des onglets permettent de naviguer parmi ces attributs et de les lier au métier sélectionné.

Nous avons utilisé Angular pour le front, en framework JavaScript ; Node.js et NestJS pour le backend ; et PostgreSQL pour la base de données. L’app est hébergée sur Azure.

Une app née de la collaboration

Au sein d’un projet de cette envergure, la relation avec le client est essentielle. Nous avons organisé plusieurs ateliers pour bien comprendre les besoins (parcours utilisateur, interactions) et avoir une image d’ensemble de l’interface à créer. Dans ce cadre, le client est un véritable collaborateur du projet ; les daily meetings et méthodes agiles, permettant d’avancer par itérations, sont clés pour pouvoir échanger. C’est aussi un moment au cours duquel le client peut tester les features une à une, permettant d’ajuster l’app au fur et à mesure. Sinon, le test unitaire est une bonne pratique : les lignes de test sont enregistrées et rejouées à l’ajout de chaque nouvelle fonctionnalité, automatisant les tests. Il convient de noter que cela demande du développement supplémentaire, mais fait gagner du temps à terme.

Il est essentiel que les designers et développeur·se·s travaillent en collaboration. Pour ce projet, pendant la création de la maquette, nous avons beaucoup échangé sur la faisabilité technique du front imaginé.

Après une livraison de la première version, nous avons fait des changements mineurs sur la base du retour client. Comme nous l’avons vu, l’app est pensée pour que l’on puisse y ajouter des langues supplémentaires à l’avenir, ce qui devra être fait par un·e développeur·se.

Conclusion

La gestion de projet et celle d’équipe se sont rencontrées au cours de ce projet. Une mission de cette envergure demande de la rigueur et du cadrage, ainsi qu’une collaboration régulière entre toutes les parties prenantes (client, métiers, designers). Nous sommes fier·ère·s de ce projet qui est une belle réussite.

Vous souhaitez vous aussi être accompagné·e·s par nos équipes de la Factory ? Contactez-nous !

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Rédigé par Éric Bauman, Développeur à la Factory