Nous remarquons qu’il n’existe aujourd’hui pas de solution clé en main pour piloter une mission d’adoption. Si l’on prend comme exemple les outils Microsoft 365, nous avons observé chez nos clients qu’il était compliqué de piloter une mission en analysant de près les usages, comme l’évolution de la communication chez les collaborateurs. Par exemple : l’envoi des emails diminue-t-il au profit de la collaboration sur Teams ?

Se pose alors la question : comment mieux mesurer l’engagement des collaborateurs pour l’utilisation des outils M365 et comment le faire vivre ?

Définir des indicateurs clés pour suivre les actions d’accompagnement sur le terrain

Nous sommes partis de deux constats. Tout d’abord, peu d’indicateurs clés sont aujourd’hui disponibles pour suivre les évolutions d’une mission. Microsoft propose un Dashboard figurant l’évolution et utilisation des outils Office 365, mais il contient beaucoup d’informations qui ne sont pas assez explicites pour nos clients ; granularité d’analyse pas assez fine, méthodes de calculs complexes et la donnée n’est rafraîchie qu’une fois par mois.

Au sein de nos missions, nous accompagnons les collaborateurs en suivant un plan d’adoption sur-mesure défini en accord avec les besoins et la culture de l’entreprise. Or pour en assurer la réussite, il est primordial de suivre les actions d’adoption de près (utilisateurs actifs, récurrents, département) et les actions menées (fréquence des accompagnements, sujets proposés, participants, taux de collaborateurs touchés par les accompagnements). Il était donc nécessaire de développer un outil pour faciliter cette tâche : le Dashboard d’adoption.

Dans le cadre d’une mission au dispositif complexe (24 sites différents en France et à l’étranger, plusieurs langues à traiter, plus de 16 000 collaborateurs), nous avons mis en place un Dashboard pour avoir une vision globale sur les accompagnements menés sur les outils M365 (coachings personnalisés pour prendre en main les options de réunion sur Teams, ateliers d’équipe pour mettre en place un flux automatisé pour des tâches à faible valeur ajoutée par exemple). Les équipes étant décentralisées, le Dashboard a pallié le manque de lien qu’il y avait entre le plan d’adoption établi et les actions sur le terrain. Plusieurs accompagnements avaient par exemple lieu en même temps sur des sites différents, menées par des personnes différentes. Il a donc fallu créer un cadre pour que la remontée d’informations par chaque intervenant soit faite de manière identique.

Nous avions maintenant des chiffres concrets à présenter (le nombre de participants aux accompagnements par site, pays et entité). Sur deux sites d’un même pays, nous avons constaté que l’un était très investi alors que l’autre moins : les chiffres étaient respectivement très élevés et très bas. En comprenant que d’un côté, une personne transmettait les communications aux collaborateurs du site, nous avons mis en place de l’autre les actions adaptées : contacter les relais, comprendre pourquoi les communications n’étaient pas relayées, trouver des solutions et adapter le programme à cette population. C’est le Dashboard qui nous a permis de mieux identifier les zones de risque, ainsi que les actions concrètes à mettre en place en face de résultats non concluants.

Faire vivre l’engagement fait pleinement partie du plan d’adoption. Le piloter de près permet de se rendre compte du niveau d’engagement à des moments clés. La mission précédemment citée a été menée en période de COVID : grâce à ce Dashboard de pilotage, nous avons pu identifier les zones de risque, être plus agiles et restructurer notre stratégie plus rapidement. Le dispositif initial devait avoir lieu en présentiel à 100% (chaque intervenant devait se rendre sur les sites pour accompagner les collaborateurs), mais le confinement nous a obligé à le revoir sur la base de nouveaux indicateurs. Une liste de personnes clé a été formée en priorité aux outils. Nous avons adapté le Dashboard pour suivre de près l’engagement de ces personnes. Avec du recul, nous avons aussi observé les limites des accompagnements à distance. Dès que les conditions sanitaires l’ont permis, nous avons accompagnés sur site les pays qui en avaient le plus besoin.

Forts de cette expérience sur le terrain, nos équipes EMEX et Data ont ensemble créé une solution clé en main visant à donner une vision globale sur l’engagement et utilisation des outils des collaborateurs ainsi que le pilotage des actions menées par les consultants sur le terrain. L’objectif : faciliter la prise de décision en cours de mission et mettre en lumière l’évolution des usages au sein de l’entreprise.

L’outil : un Dashboard clé en main au service du client

L’objectif de ce nouvel outil est de répondre aux problématiques d’accompagnement mentionnées, mais aussi d’être une solution flexible. Le déploiement des outils de la suite Office 365 n’est pas toujours fait en une seule fois ; certains clients migrent progressivement leur architecture On-Premises vers le cloud. Cette phase de transition peut être monitorée avec des sources de données différentes (une source On-Premises et une source cloud) en adaptant l’outil à cet effet. Les outils à monitorer ne sont pas forcément tous sur Office (salles de réunions, installation des logiciels sur les postes de travail). Un produit agile est tout naturel dans un tel contexte.

Cette solution clé en main comporte plusieurs avantages :

• Le Dashboard clé en main s’adapte aux outils déjà existants dans l’entreprise, sur le principe des “composants sur étagère“. Le client peut choisir les outils qu’il souhaite monitorer ;
• Un déploiement accéléré de la solution en entreprise grâce à des composants technologiques disponibles par exemple sur la plateforme Azure ;
• Des choix technologiques variés selon le contexte de déploiement. Le client peut par exemple choisir d’utiliser une base de données déjà existante pour minimiser les coûts de fonctionnement liés à la création et maintenabilité du produit ;
• La chaine de valeur de la donnée étant totalement maitrisée, il est tout à fait envisageable de se servir de ce produit comme un socle solide pour l’adoption, puis d’y ajouter des extensions pour des usages internes à l’entreprise ;
• Le produit suit les évolutions des API Microsoft pour que ses indicateurs soient à jour ;
• Le design visuel du rapport est adaptable aux besoins du client pour qu’il s’intègre au mieux à l’écosystème déjà en place.

Concernant la partie technique :

• Stockage de données : PostgreSQL sur Azure. La solution est flexible et peu onéreuse ;
• Extraction des données : nous utilisons l’API Graph de Microsoft ;
• Langage : nous utilisons Python couplé à Azure Data Factory pour les traitements et Azure Blob Storage pour le stockage des fichiers ;
• Accès aux données : nous utilisons un Service Principal qui nous donne la possibilité de ne pas attribuer de droits à un utilisateur en particulier ;
• Visualisation : notre choix s’est naturellement tourné vers Power BI pour compléter cette suite Microsoft/Azure.

Dans ce contexte, l’avantage de Power Bi est qu’il est parfaitement intégré aux outils de la suite Office 365. Nous bénéficions ainsi à la fois de Metrics (visuels d’objectifs de Power BI) et des fonctionnalités d’intégration dans Teams. Les données vont à l’utilisateur – et non l’inverse. L’utilisateur peut par exemple intégrer des visuels dans PowerPoint pour présenter des chiffres clés (grâce à la dernière mise à jour Power BI).

Conclusion

Forts de notre expertise et nos expériences sur le terrain, nous sommes convaincus que ce Dashboard de pilotage clé en main permet à nos clients d’avancer avec une meilleure visibilité. C’est une vraie valeur ajoutée pour piloter plus précisément une mission, identifier des zones de risque plus rapidement et donc être plus agile pour se réorganiser et structurer. Ne l’oublions pas : il est plus simple pour les parties prenantes de se rendre compte de l’évolution des usages au sein de leur entreprise à l’appui d’éléments concrets et résultats clairs.

Vous souhaitez en savoir plus ou être accompagnés par nos équipes EMEX et Data ?

Rédigé par Pauline Zimon, Consultante Employee Experience, et Maxime Mauray, Consultant Data Driven