Le déploiement d’un outil à l’international est complexe. Les challenges sont nombreux et rien ne garantit le succès et l’adoption finale par les utilisateurs. Les stratégies classiques de change management s’appuient toutes sur le recrutement de champions locaux et leur montée en compétence sur les outils à déployer. Cependant, bien peu accordent de l’importance à la transmission de la philosophie de déploiement, qui est pourtant un élément clé. Saegus a construit une méthodologie spécifique qui joue sur les leviers humains pour favoriser l’adoption des nouveaux usages, plus particulièrement sur des outils du Workplace. Cette capacité à faire adopter de nouveaux outils doit être exportée en local pour changer les habitudes de travail du collaborateur. À travers cet article, nous vous invitons à découvrir les grandes idées directrices de notre programme de déploiement et d’adoption du Digital Workplace à l’international. 

Un peu de contexte :

En 2015, une entreprise internationale dans le domaine de l’industrie (37 000 collaborateurs présents dans plus de 30 pays), a entamé sa transformation digitale sur différentes thématiques dont le Workplace, en choisissant Office 365 pour répandre de nouvelles méthodes de travail. Cette solution, pourtant déployée depuis plusieurs années, n’a jamais été véritablement adoptée par les collaborateurs, engendrant des coûts importants sans retour sur investissement. 

Fort de ses méthodologies et convictions autour de l’adoption tactique, Saegus a été sollicité pour accompagner les différentes entités de l’entreprise à l’usage des nouvelles méthodes de collaboration, en vivant l’expérience utilisateur et en cherchant les bons moments pour pousser des messages clés avec les bons leviers. 

Afin d’éviter les écueils d’un projet “BIG BANG“, nous avons eu une approche type “Lean start up” avec un premier pilote sur Paris afin de tester notre méthodologie et la contextualiser. Ceci dans le but d’être au plus près des attentes des collaborateurs pour ensuite l’adapter à chacun des pays d’implantation de l’entreprise. Ce travail fut possible avec l’aide de relais en charge de déployer le programme au niveau local. Ces derniers ont été formés et certifiés par l’équipe d’adoption tactique du programme menée par Saegus. 

Quelques réalisations :

Pour répondre aux enjeux de notre client, nous avons réalisé les actions suivantes :

• La création d’une application permettant aux collaborateurs de trouver le bon outil selon le bon usage. En complément, nous avons proposé un accès à des fiches “bonnes pratiques”, des vidéos, des formations, etc…

• La mise en place d’une plateforme en ligne d’adoption d’Office 365 permettant à tout utilisateur de se former et de monter en compétence à son rythme et selon ses besoins

• L’organisation et la planification de l’intervention d’une équipe de déploiement à l’international afin de déployer le pilote Paris, mais adapté et contextualisé à chaque pays (dimension, contexte, culture, etc.)

• La réalisation d’un kit de déploiement composé des supports de communication on line et off line

• La réalisation d’un pack pédagogique (formation et certification) afin que les équipes locales maîtrisent les solutions d’Office 365, les actions d’adoption et la temporalité du programme

• L’accompagnement des équipes locales par l’équipe centrale lors du lancement du déploiement

• Le recrutement et la fédération d’un réseau d’ambassadeurs en local et la formation de ces derniers

• L’intégration du programme dans le quotidien des collaborateurs, à travers des pilotes métiers concrets accompagnés et suivis dans le temps

Que cela a-t-il permis concrètement ?

• Le programme est devenu une marque interne identifiée par tous les collaborateurs

• Le déploiement d’une stratégie d’adoption adaptée aux différentes cultures

• Un meilleur accompagnement des collaborateurs pour comprendre les nouvelles méthodes de travail et la transformation digitale

• Une méthode d’adoption qui veut être reprise sur d’autres sujets et d’autres outils métier

• La transformation des habitudes de travail des collaborateurs et des usages

• L’agrégation de nouvelles demandes et constitution d’un catalogue de nouveaux usages

• La mise en place d’une gouvernance agile et globale (dont une “Use Case Factory” qui consiste à agréger les nouveaux usages), des tests et enfin leur déploiement

• L’agrégation des nouveaux usages pour capitaliser et généraliser des bonnes pratiques entres les différents pays et entités

En définitive, voilà quelques facteurs clés de succès : 

• Nous sommes parvenus à un haut niveau de Sponsoring global (niveau COMEX)

• Nous avons permis l’engagement des sponsors locaux du projet sous la forme d’influenceurs

• Nous avons pris en considération les particularités de chaque culture, chaque pays, chaque entité, chose qui a été triviale

• Nous avons su adapter la communication selon les pays

• Nous avons impliqué l’IT pour connaître le contexte technique des différentes entités

• Nous avons embarqué et formé les relais afin qu’ils soient des facilitateurs et ambassadeurs du programme

Nous vous avons proposé un aperçu en quelques faits et chiffres d’un projet mené par notre équipe Digital Workplace après le déploiement, à l’international, d’Office 365 chez un de nos clients. Ceci est juste une mise en bouche, n’hésitez pas à nous solliciter pour avoir davantage de précisions sur la méthodologie employée et le bilan complet de la mission.

Notre équipe Digital Workplace se tient à votre disposition pour vous accompagner dans votre transformation digitale !