Au cours d’une semaine, 20% du travail d’un·e collaborateur·rice est consacré la recherche d’informations. Sur une année, cela représente 1 personne sur 5 qui passerait son temps à se consacrer à cette tâche.

Une activité chronophage que la méthode 5S se propose de résoudre. Trouvant sa source dans le Lean Management et le Lean Manufacturing, cette méthode est développée dans les années 1960 par Toyota pour améliorer la productivité de ses usines. L’entreprise cherchait alors à optimiser les processus de production en réduisant les temps sans valeur ajoutée, la complexité des actions et les causes de non-qualité. Comment ? En plaçant l’humain au centre de sa réflexion.

Cette méthode a rapidement connu un grand succès au-delà du secteur industriel. On en retrouve par exemple les grands principes dans les méthodes de Marie Kondō. Et pour cause : au travail comme dans la vie, notre environnement est souvent – et rapidement – encombré d’éléments inutiles, impactant notre qualité de vie et notre efficacité.

En quoi consiste la méthode 5S ? Comment l’appliquer pour améliorer et optimiser notre environnement de travail ?

Une méthode en 5 étapes

La méthode 5S puise son nom dans les cinq grands principes qui la constitue, dont chacun commence par la lettre « S » en japonais :

Ces cinq étapes correspondent à :

• Trier : choisir ce qui nous est utile ou non. Garder ce que l’on utilise fréquemment ; à l’inverse, si un élément n’a pas été utilisé depuis un certain temps, l’archiver, le donner, le jeter ou le supprimer ;

• Ranger/organiser : trouver une place logique pour stocker chaque élément, où il pourra facilement être retrouvé ;

• Nettoyer : assurer la propreté à la fois des espaces et des éléments conservés, vérifier leur état et les réparer s’il y a lieu ;

• Standardiser : créer et mettre en place des processus adaptés à la personne, équipe ou structure concernée pour garder les éléments en ordre ;

• Pérenniser : répéter ces processus, régulièrement et rigoureusement, afin de les maintenir dans le temps.

Application dans un environnement de travail

La richesse de la méthode 5S se trouve dans la possibilité de l’appliquer à des contextes variés. Dans un environnement personnel (transitionner une garde-robe de l’hiver au printemps par exemple), certes, mais elle est particulièrement efficace dans un environnement de travail, au sein duquel plusieurs parties prenantes interviennent :

• Matériel : garder son bureau propre et en ordre pour permettre à chacun·e de travailler sereinement et efficacement, ainsi que les espaces de travail communs (une salle de réunion par exemple) ;

• Immatériel : trier et organiser les fichiers et données générés par une entreprise, une équipe ou un projet.

Les avantages de la méthode sont nombreux pour les collaborateur·rice·s :

• Assurer le bien-être : le désordre entraîne une surcharge émotionnelle non-négligeable. Un environnement en ordre, qu’il soit matériel ou immatériel, assure de meilleures conditions de travail ;

• Améliorer la productivité : grâce aux gains de temps et à la capitalisation des contenus. Cela laisse également place à une meilleure communication entre les équipes, à la prise d’initiatives et à une créativité déployée ;

• Combattre la pollution numérique : les données dans le cloud sont stockées dans des data centers qui consomment beaucoup d’énergie et sont refroidis par de grandes quantités d’eau. En réduisant le volume de données, vous réduisez votre besoin de stockage, et donc la pollution numérique qu’il engendre ;

• Réduire les coûts : en réduisant les gaspillages (matériels notamment), en maintenant la durée de vie des équipements et en diminuant les besoins en espaces de stockage.

Cas pratique : organiser un projet ou une équipe sur Teams

Appliquons maintenant cette méthode à la gestion des données et fichiers générés par un projet ou une équipe sur un outil de collaboration comme Teams. Si votre projet est organisé en agile, et donc structuré en instances régulières, la méthode 5S sera d’autant plus facilement applicable.

Nous recommandons d’abord de définir un “porteur” de la méthode : il ou elle sera garant·e de son application au sein de l’équipe, pourra répondre aux questions, donner des directives et surtout, la maintenir dans la durée.

Dans ce cadre, les étapes d’application de la méthode sont les suivantes :

• Triez les documents selon leur statut : utile/en cours, à capitaliser, à supprimer. Si vous ne connaissez pas certaines ressources, vérifiez la date de la dernière modification et la personne concernée afin de pouvoir vous adresser à elle ;

• Organisez vos fichiers : supprimez les documents obsolètes, mettez de côté les documents à capitaliser, ajustez l’arborescence (nous recommandons 3 niveaux d’arborescence maximum) ;

• Vérifiez le bon état des documents à capitaliser : vérifiez que le niveau d’informations est à jour, corrigez les coquilles, anonymisez si besoin, assurez-vous qu’ils sont à la charte ;

•  Harmonisez les noms des documents et dossiers dans lesquels ils sont rangés. Communiquez sur le tri que vous avez effectué et donnez des directives pour garder l’espace de travail Teams en ordre ;

• Réitérez ces étapes à instances régulières, selon les besoins du projet (générant plus ou moins de données) et le fonctionnement de votre équipe. Nous recommandons de le faire une fois par semaine.

À vous de jouer !

Conclusion

Enfin, n’oubliez pas d’impliquer vos équipes ! Formez-les à la méthode et prévoyez des audits d’équipe réguliers. Le secret de la méthode 5S réside dans le fait qu’elle s’applique de façon répétée. Consacrez 15 minutes de votre temps hebdomadaire au tri de votre environnement de travail, plutôt qu’une journée complète tous les six mois : vous gagnerez du temps et la tâche vous paraîtra moins grande.

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Rédigé par Léonie Sokolowski, Consultante EMployee EXperience (EMEX)