La méthode en cycle V est au lecteur cassette ce que l’agile est au streaming. Jusqu’à présent la méthode en cycle V fut souvent utilisée par les managers pour gérer les mises à jour d’un service de collaboration. A raison d’une montée de version tous les trois ans environ, les équipes IT avaient le temps de tester les mises à jour et de préparer les supports techniques avant un déploiement. Or avec le Digital Workplace, les mises à jour sont devenues plus fréquentes (une par mois environ) et ont montré les limites de cette méthode basée sur des cycles longs. Car, l’enjeu est aujourd’hui d’être capable de travailler sur des cycles courts à l’aide d’un backlog, destiné à recueillir des tâches et les répartir au sein d’une équipe. La méthode agile semble la solution la plus adaptée puisqu’elle permet cette gestion en continu. Ainsi, il est naturel de se poser des questions liées à la méthode agile, à son application, à la méthodologie à employer pour le déploiement, mais surtout d’être à l’écoute de bonnes pratiques.
Comme évoqué en introduction, le cycle en V ne permet plus de traiter les mises à jour mensuelles contrairement à la méthode agile. Cette dernière offre une meilleure vision des priorités et des tâches à répartir dans les équipes. Dès lors, il convient d’adopter la méthode agile. Le schéma ci-dessous montre l’organisation type de l’équipe Workplace à l’aide de la méthode agile. La partie Vision et Product Ownership est en charge de prioriser les tâches et d’activer ou non les fonctionnalités. Pour cela, elle s’appuie sur le feedback des utilisateurs qui se traduit en expression de besoin. Cette partie est composée aussi d’un Innovation Lab présent pour tester les dernières nouveautés et vérifier que celles-ci correspondent aux besoins exprimés. Le manager Digital Workplace, quant à lui, ajoute des items dans le backlog qui sont traités par l’équipe Plateforme & Infrastructure (IT). Enfin, le Product Management se charge de la partie adoption lorsqu’une mise à jour impacte l’usage du service.
L’objectif de cette méthode est ainsi d’avoir un backlog partagé entre plusieurs acteurs en vue d’offrir une vision commune des activités.
Il est également possible de s’organiser des “Rings”. Cette méthode consiste à un déploiement par population qui reçoit la mise à jour en avant-première. Elles peuvent détecter en amont un éventuel dysfonctionnement et le faire remonter à l’équipe Workplace avant que cela ne pénalise l’entreprise. Par conséquent, l’équipe Workplace doit être réactive et doit agir rapidement sur la propagation de la mise à jour.
Ce type de déroulement reste propre à chaque entreprise bien qu’il soit possible de dégager un modèle type (voir schéma ci-dessus). Cela commence par un premier cercle de population constitué des métiers de l’IT (Ring 0) qui prend en charge les nouveautés durant les premiers jours voire les premières semaines. Ensuite, le déploiement continue auprès des champions (Ring 1) qui sont appétents à recevoir les mises à jour avant de s’étendre aux autres collaborateurs (Ring 2).
Pour bien choisir les cercles de population, il est recommandé de réfléchir à un maillage métier/situation géographique afin d’obtenir une meilleure représentativité des métiers, des attentes et des besoins. Par exemple, vous pouvez choisir des utilisateurs à Paris qui travaillent dans la finance et d’autres collaborateurs dans le marketing situés à Singapour.
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