Aujourd’hui, les projets se multiplient et les méthodes de gestion de projets se diversifient. De ce fait, le pilotage des portefeuilles projets, la mise en place de processus unifiés et l’accompagnement transverse des équipes est un challenge majeur pour les entreprises.

Chez Saegus, notre département Acceleration Tactics accompagne les organisations pour piloter et concrétiser leurs projets en faisant appel à des méthodes basées sur les meilleures pratiques de l’agilité et l’entrepreneuriat. La solution Braineet Workflow de Braineet, un outil user-friendly facilitant la gestion de portefeuilles projets, fait appel à ces approches : intéressons-nous à ses fonctionnalités.

Braineet, start-up française fondée en 2014, propose deux outils complémentaires dédiés au management de l’innovation. Braineet Crowdsourcing donne la parole aux écosystèmes internes et externes des entreprises pour faire émerger de nouveaux partenaires, idées et initiatives. Braineet Workflow répond quant à lui aux besoins de pilotage et structuration des portefeuilles projets pour concrétiser les initiatives collectives. Ces outils sont utilisés dans de nombreux grands groupes comme LVMH, Sodexo, Accor, La Poste, La Caisse des Depots ou le Groupe Vyv.

Un outil conçu pour la gestion de portefeuille projet d’innovation

Conçu pour faciliter le pilotage et la concrétisation des projets, l’outil Braineet Workflow est particulièrement adapté aux cas d’usage associés aux enjeux de gestion des portefeuilles projets. Par exemple :

• Le pilotage d’un portefeuille de quelques dizaines de projets d’innovation ;
• L’implémentation de nouvelles méthodes de gestion de projets centrées utilisateurs et inspirées de l’entrepreneuriat ;
• La standardisation des processus de gestion de projets au sein d’une entité ;
• La facilitation de la collaboration d’équipes projets multi-entités ;
• La mise en place d’un programme d’innovation collaborative inter-entreprises.

Nous avons co-développé Braineet Workflow avec des centaines d’entreprises dans le monde afin de les aider à maximiser la valeur de leur portefeuille de projets, guider les équipes à chaque étape du processus et centraliser toute la connaissance.

Jonathan Livescault, CEO & Co-fondateur de Braineet

Les fonctionnalités clés de l’outil

Pour répondre à ces cas d’usage, Braineet Workflow propose un ensemble de fonctionnalités s’adressant tant au gestionnaire du portefeuille projets qu’aux équipes projets.

Mettre en place et piloter un portefeuille de projets

La fonctionnalité au cœur de Braineet Workflow est le Dashboard regroupant un portefeuille ou une arborescence de portefeuilles de projets. Entièrement personnalisable, il permet de suivre en un coup d’œil le développement et avancement des projets et d’analyser et visualiser rapidement les indicateurs les plus pertinents. Les informations sont exportables en fiches de synthèse structurées autour des KPIs que vous aurez sélectionnés. Ce Dashboard est un excellent moyen d’avoir une vision rapide et synthétique de l’évolution d’un portefeuille projets.

Automatiser le reporting

Braineet Workflow permet d’éviter des copier/coller chronophages et récurrents entre des données brutes (souvent sur Excel) et un format de présentation plus visuel (généralement Powerpoint) : il automatise le reporting visuel sous format 1-pager pour chaque projet et sous format Data Visualization pour chaque portefeuille grâce à l’intégration d’outils de BI comme Microsoft BI.

Définir des processus de gestion de projet

Braineet Workflow unifie et aligne les étapes de gestion de projets et leurs livrables grâce à un “générateur de processus”. Ce générateur permet de définir les étapes, objectifs, livrables et gates par lesquels un projet doit passer.

Entièrement personnalisable, cette fonctionnalité donne la possibilité de partager des outils, matrices de décision et guides aux parties prenantes des projets.

Accompagner les équipes projets grâce à des outils et guides opérationnels

Braineet Workflow propose plus de 30 outils utiles pour guider les équipes dans la concrétisation de leurs travaux. Cette boite à outils comprend des frameworks bien connus, approches traditionnelles et d’autres orientées innovation comme le SWOT, le Product/Market Fit Canva, la User Journey Map… Il est aussi possible d’intégrer vos propres outils et d’en créer de nouveaux. Cette fonctionnalité permet d’initier et partager une boite à outils au sein d’une même plateforme.

Faciliter la collaboration des équipes projets

L’espace projet est administré et structuré par le gestionnaire du portefeuille projets. Il est complété par les équipes projets.

Chaque équipe dispose d’un espace dédié, lui permettant d’avoir une vision claire de la feuille de route et l’état d’avancement du projet et de partager les documents de travail et livrables associés à chaque étape. Vous pouvez également convier des parties prenantes extérieures (consultants, startups, consortium) sur chaque projet : une interface commune pour s’aligner, répartir le travail et suivre l’avancement du projet.

Notre avis

La gestion des portefeuilles projets repose encore souvent sur des tableaux Excel pour les données et présentations Powerpoints pour le reporting. Malheureusement, cette approche ne répond pas à la complexité des dispositifs collaboratifs, fait perdre du temps en tâches manuelles et crée des incohérences et données périmées dues à la multiplicité des fichiers.

Braineet Workflow est une belle découverte : il répond aux besoins de pilotage, coordination et animation de l’innovation. La prise en main de l’outil est aisée et son design est conforme aux standards actuels, facilitant son adoption.

Pour profiter pleinement de l’outil, il est nécessaire d’avoir un premier portefeuille d’initiatives à piloter. De plus, bien que l’outil soit entièrement personnalisable, les contenus proposés par défaut sont surtout adaptés au management de l’innovation.

Ainsi, l’utilisation de Braineet Workflow dans d’autres contextes nécessite un travail d’ajustement préalable, mais qui est réalisable. Le cas d’usage du Groupe Vyv sur des projets qui ne sont pas considérés comme innovants en est la preuve.

Braineet Workflow a suscité l’intérêt de nos consultants expert·e·s Acceleration Tactics. Nous vous le recommandons pour piloter vos portefeuilles projets, mesurer leur impact et mettre en place des méthodes de gestion de projets inspirées de l’entrepreneuriat et des approches centrées utilisateurs comme l’agilité, le Lean Startup et le Design Thinking pour maximiser la création de valeur.

Vous souhaitez en savoir plus sur Braineet Workflow et pour piloter vos processus d’innovation ?

Rédigé par Jean-Baptiste Briand, Consultant Acceleration Tactics