Les Insights Workplace by Saegus de février 2020 !
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Tag: Innovation
Quels sujets ont fait clavarder sur notre channel #Workplace ce mois-ci ? La réponse dans ces nouveaux insights Workplace by Saegus. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à télécharger l’intégralité des insights ci-dessous ! Chaque mois, nos équipes font le tour de la toile et vous dressent avec plaisir ce rapide (mais complet !) “report”.
A découvrir :
#1
Microsoft Teams dévoile ses packages stratégiques pour une meilleure adoption !
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2020 démarre fort avec les nouvelles fonctionnalités de Microsoft Teams pour améliorer l’expérience collaborative.
Dans la catégorie solution de planification et d’administration pour gérer Teams et assurer la protection des données, nous avons choisi les conseillers pour Teams.
Kézako ? Teams propose une aide pour les administrateurs informatiques afin de réussir le déploiement de la solution au sein des organisations.
Que contient ce package ? On y retrouve des conseils et préconisations, ainsi qu’un espace dédié à la collaboration afin de permettre aux équipes de déployer toutes les fonctionnalités essentielles à leurs cas d’usages, incluant les appels, la messagerie et les réunions. Une solution désormais disponible en avant-première publique !
Pour compléter cette aide, un catalogue d’applications du centre d’administration Microsoft Teams est également disponible pour faciliter leur activation. On y retrouve le nom de l’application, sa description, son statut de certification, son éditeur ainsi que les détails de politique pour celles accessibles depuis l’environnement Teams. Un des points forts est probablement le statut de certification qui offre à la fois une auto-évaluation de l’éditeur et une certification Microsoft 365. Une manière pour Microsoft d’assurer aux administrateurs une visibilité totale sur les bonnes pratiques de sécurité et de conformité des apps.
Pour terminer, une nouveauté qui va vous faire sourire ! Des packages stratégiques sont disponibles pour permettre aux utilisateurs d’accéder plus facilement aux fonctionnalités utiles telles que le bloc-notes, un planning, un formulaire etc.
Pour plus d’informations sur les modalités et l’utilisation des packages : c’est par ici !
#2
Teamplayer:Transformez vos réunions avec Klaxoon !
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Lors du CES Las Vegas 2020, Klaxoon a fait une annonce un peu spéciale et très attendue par les entreprises en quête de nouveauté et de challenge… La sortie de Teamplayer en juin prochain !
De parle-t-on ? Teamplayer est un concept qui rend les écrans intelligents et transforme les espaces de travail collaboratif, notamment pour animer les réunions, grâce à deux outils qui interagissent avec l’écran : le Pad, qui est une console composée de 9 touches permettant de réaliser une action et d’afficher des informations sur un écran, ainsi que le Wheel, qui est un outil composé d’une roulette permettant d’afficher ou de zapper des notifications et les questions posées via Klaxoon. Jusqu’à 7 Wheel peuvent être utilisées avec la console afin que chaque participant montre ce qu’il fait en un temps record.
La personnalisation de Teamplayer rend l’outil incontournable pour créer des réunions ludiques et efficaces. Il est possible notamment de créer des raccourcis vers des actions spécifiques et ainsi de créer un bouton redirigeant vers une solution. Il serait également possible de créer ses propres raccourcis par le biais des API.
Klaxoon souhaite s’imposer de plus en plus dans la vie de l’entreprise avec la dernière version de son application qui encourage un usage hebdomadaire voire quotidien.
Entre l’évolution de ses applications et l’arrivée de Teamplayer sur le marché en juin au prix de 890 dollars… Nous avons hâte de faire le test en avant-première !
#3
L’arrivée au grand galop de l’Intelligence Artificielle dans votre Workplace
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L’essor de l’intelligence artificielle n’a pas dit son dernier mot, et encore lorsqu’il s’agit de Workplace…
Aujourd’hui, les espaces de travail dans les grandes entreprises sont les plus touchées par ce sujet. D’après l’étude de Barco Clickshare, un dispositif IoT permettant de partager son écran en un clic, 77% des cadres pensent que le format vidéo sera la norme pendant les réunions d’ici les trois prochaines années. La reconnaissance vocale fait également parti des technologies privilégiées puisque 83% des cadres souhaitent les utiliser d’ici deux ans et environ 1 cadre sur 3 aimerait bénéficier dès à présent d’une technologie contrôlable d’un simple geste en réunion.
Le futur du travail collaboratif est plus proche que jamais… entre Amazon qui utilise plus de 200 000 robots dans ces entrepôts, ou encore Dominos pizza qui a recours à l’intelligence artificielle pour superviser les pizzaïolos en Australie et en Nouvelle Zélande. D’ici 2030, 70% des entreprises auront adoptées au moins une technologie IA selon la recherche McKinsey.
Les entreprises pensent que l’intelligence artificielle peut apporter de nombreux bénéfices, notamment pour la vérification des informations, l’exploitation des données et la rationalisation du processus de prise de décision. 74% des entreprises pensent que l’IA et les nouvelles technologies impacteront leur industrie et 79% d’entre elles pensent qu’ils impacteront la société dans son ensemble.
Enfin, le lancement en novembre dernier de Power Virtual Agents par Microsoft, pour la conception et la construction de chatbot sans code, ouvre désormais le champ des possibles en termes d’impact et d’amélioration de l’expérience utilisateur.
Pour en savoir plus, téléchargez l’intégralité de nos insights workplace !
Les transports sont un sujet d’actualité brûlante, que nul habitant, ou visiteur, d’Île-de-France, peut ignorer. Le but ici n’est pas de débattre sur la grève, mais plutôt de la voir comme une opportunité pour repenser nos façons de se déplacer en ville, voire même “une opportunité de changer d’habitudes de transports et choisir des plus vertueux“, selon Frédéric Rodriguez, président de GreenFlex, un cabinet qui favorise l’accélération des transitions environnementale, énergétique et sociétale des entreprises.
Je souhaite aujourd’hui me pencher sur les transformations que vivent les villes en termes de transports, et sur celles à venir. En effet, les changements sont inévitables puisque nous assistons à une croissance toujours plus importante des villes. À ce jour, 80% de la population française est urbaine, impliquant une désertion des campagnes, mais cela pourrait être le sujet d’un prochain article.
L’urbanisation transforme le paysage des villes et nos habitudes de vie, ces mutations créent de nouvelles problématiques qui nécessitent des solutions viables. Voici les principaux axes problématiques qui me viennent à l’esprit :
Des villes de plus en plus denses avec un fort trafic — comment choisir son transport ?
Des villes de plus en plus étendues — comment faciliter une mobilité multimodale ?
Des transports polluants — comment réduire son empreinte écologique ?
L’objectif de cet article est d’aborder diverses solutions avec un regard analytique sur l’expérience utilisateur, particulièrement dans la ville de Paris. Il existe aujourd’hui un large maillage de solutions pour se déplacer en zone urbaine, qu’elles soient à leurs prémices, à la pointe de la technologie, ou ancestrales.
#1 Comment choisir son transport ?
Cette vaste diversité de solutions est le constat duquel partent les plateformes de Mobility as a Service(MaaS) qui regroupent l’ensemble des offres de mobilité d’une ville. MaaS simplifie et améliore l’expérience voyageur afin de favoriser l’utilisation des transports en commun. Il s’agit d’un grand changement pour les voyageurs puisque l’on regroupe les solutions d’une multitude d’acteurs (publics et privés) pour que l’individu puisse construire sa propre mobilité.
Prenons CityMapper par exemple, l’application mobile de déplacements urbains et calculs d’itinéraires, elle a été créée en 2011 et incarne le principe du MaaS. Elle est active dans de nombreuses villes, notamment dans les capitales Londres, Paris, New-York, Berlin et Tokyo. L’application s’adapte à chaque ville en combinant les différents modes de transports existants (RER, métro, bus, taxis, à pied, etc.), mais doit rester à jour en intégrant des événements imprévus (#grève) mais aussi les nouveaux arrivants, notamment les “transports flottants”.
Les transports flottants, ou free floating, font référence aux véhicules que l’usager géolocalise en libre-service et démarre grâce à une application mobile. Ces transports ont explosé dans les capitales européennes et semblent sans limites, entre trottinettes, vélos et scooters. Ils présentent des avantages certains : les voyageurs utilisent de nouveaux moyens de transport (notamment avec l’électrique), plus besoin de chercher la station la plus proche pour le déposer et pas d’abonnement, donc j’ai la liberté d’utiliser autant de moyens différents que je souhaite. Cependant, ces avantages pour l’utilisateur peuvent se convertir en cauchemar pour les villes, dont certaines comme Londres ou Valence (Espagne) qui ont fait le choix d’interdire les trottinettes électriques, à cause de parkings sauvages, et de circulation dangereuse.
Face à ces nombreuses options, il s’agit ensuite de comprendre comment l’utilisateur va faire son choix de transport. Plusieurs facteurs influencent le choix du transport, certains peuvent paraître assez évidents, notamment : la rapidité (le transport est souvent considéré comme une perte de temps), le prix, le confort, mais aussi la sécurité, la validation sociale (comment je suis perçu(e) par les autres en utilisant ce moyen-là) et les événements de la vie (mon travail, mon domicile, ma situation familiale).
Actuellement, aucune plateforme ne pourrait considérer absolument tous les moyens de transport possibles sans perdre le voyageur, il s’agit alors de rassembler les plus grands acteurs du marché.
Mais ne serait-il pas possible de rassembler toutes ces solutions et les proposer selon les critères d’importance ? Donc de mettre en place une personnalisation des critères évoqués ci-dessus afin de proposer la meilleure offre à l’utilisateur.
Par exemple, si l’on considère que le critère primordial de Madame X pour choisir sa mobilité c’est “me sentir en sécurité”, on pourra lui proposer un acteur comme Kolett. C’est une plateforme de VTC entre femmes (conductrices et clientes) disponible à Paris et qui a pour ambition de s’étendre à toute l’Île-de-France. Mais d’autres solutions seront également proposées à Madame X, selon ses autres critères d’importance, et le degré d’importance accordé au critère “me sentir en sécurité”. Notamment, des services de covoiturages qui ont intégré une option “entre femmes”, comme BlablaCar et Karos.
#2 Comment faciliter une mobilité multimodale ?
Il est très agréable d’avoir un éventail d’options avant de faire son choix, on peut trouver celui qui nous convient le mieux, le plus adapté à nos attentes et nos envies. Cependant, lorsque l’on choisit son transport on essaie de s’y tenir, car nous nous sommes engagés en payant un abonnement ou titre de transport. Vous conviendrez qu’il est rare de posséder une voiture, un abonnement de métro / bus, un autre de vélib’ et d’utiliser régulièrement des VTC et trottinettes électriques.
Ce constat traduit une frustration assez répandue : le fait de devoir acheter différents types de tickets de transport ou abonnements selon les moyens utilisés. Cela rend le choix et le trajet parfois plus difficiles, particulièrement lorsque l’on est touriste et que l’on ne connaît pas bien une ville. De plus, l’expérience d’achat du titre de transport elle aussi peut être très désagréable : la queue en station, des machines défectueuses, un mauvais titre ou abonnement acheté, etc.
Pour répondre à cet irritant, il faudrait une solution pour se déplacer dans une ville ou zone urbaine grâce à un ticket unique, qui comprend tous les moyens de transport utilisés. Il faudrait également faciliter l’expérience d’achat du ticket et sa conservation durant le voyage.
Dans ma tête, cela pourrait s’articuler autour d’une application de MaaS qui accomplirait les tâches suivantes :
(1) on vous demande de renseigner votre heure et lieu de départ & d’arrivée ;
(2) on vous propose plusieurs itinéraires et moyens de transport en précisant plusieurs critères que vous pouvez personnaliser (temps de transport, temps de marche, distance, prix, etc.). Voir illustration ci-dessous ;
(3) vous choisissez votre moyen de transport qui vous convient le mieux ;
(4) on vous fournit un e-billet unique qui couvre tous les transports utilisés (que ce soit voiture, taxi, VTC, covoiturage, scooter, vélo, trottinette), payable et téléchargeable directement depuis votre smartphone ou ordinateur.
Cette idée n’est pas une illusion, puisque le concept de ticket unique est déjà commercialisé par Whim, considéré comme l’un des précurseurs en matière de MaaS. L’application mobile, développée par MaaS Global, une entreprise finlandaise, propose plusieurs types d’abonnements : du ticket unique pour un voyage unique (pay as you go), à l’utilisation illimitée de tous types de transports pour 499€ par mois. Les adhérents peuvent ainsi planifier, réserver et payer leur trajet en bus, en train, en taxi ou encore en vélo libre-service, et ce, sur une même plateforme. Après avoir validé l’itinéraire, l’application génère des e-billets sous forme de QR code. L’utilisateur a ensuite accès au récapitulatif de son trajet et peut visualiser ses déplacements sur une carte intégrée. Lorsqu’autorisée par l’utilisateur, l’application peut également se synchroniser aux agendas des utilisateurs afin de planifier à l’avance leurs futurs voyages. Si l’application a fait ses débuts à Helsinki, elle s’étend désormais dans de nombreux pays d’Europe, d’Amérique du Nord et d’Asie.
Ce type de service permet de briser les frontières entre différents acteurs du transport, qu’ils soient publics, privés, innovants ou plus traditionnels. C’est une approche qui pourrait se révéler essentielle dans de nombreuses villes pour faciliter les déplacements. Notamment en France, je pense au projet le « Grand Paris Express ». Il s’agit du plus grand projet urbain d’Europe, qui prévoit 200 km de lignes automatiques, soit autant que le métro actuel, et 68 gares. L’objectif est de faciliter les déplacements au sein de la métropole, mais également de faciliter l’accès depuis les périphéries, souvent oubliées dans les grandes villes. Ce projet de développement du réseau des transports publics se présente également comme une alternative à la voiture en zone urbaine, et une occasion de réduire les embouteillages et la pollution.
#3 Comment réduire son empreinte écologique ?
L’écologie est une préoccupation grandissante chez les utilisateurs et devient donc un critère de plus en plus important lors du choix de la mobilité. Il s’agit maintenant d’un sujet inévitable lorsque l’on parle d’expérience voyageur.
Le covoiturage
La ministre de la Transition écologique et solidaire Elisabeth Borne a annoncé récemment qu’elle voulait faire tripler la part du covoiturage domicile-travail en cinq ans, en multipliant les initiatives pour faire reculer “l’autosolisme”. “Aujourd’hui, nous nous engageons avec une ambition : 3 millions de covoitureurs du quotidien d’ici cinq ans”, a-t-elle relevé, rappelant qu’”ils sont déjà un million chaque matin pour aller travailler”.
Plusieurs initiatives de covoiturage se développent au sein des villes pour les trajets du quotidien (travail, maison, activités, gare, etc.), on les appelle les courts-voiturages. Ces trajets de moins de 5km représentent 75% des déplacements que l’on fait en ville. Une des applications les plus connues est BlaBlaLines, qui propose des covoiturages domicile-travail partout en France. Et pour continuer à inciter les individus à arrêter “l’autosolisme”, tous les trajets BlaBlaLines en Île-de-France sont offerts par Île-de-France Mobilités !
Prenons un autre exemple : l’application Karos. Ce service de co-voiturage fonctionne grâce à une intelligence artificielle. On vous demande de renseigner les adresses de départ, d’arrivée, ainsi que les horaires, et l’intelligence artificielle analyse les trajets des autres covoitureurs pour vous proposer automatiquement les meilleurs courts-voiturages. Il s’agit d’un service également à destination d’entreprises pour covoiturer entre collaborateurs. Karos peut aussi accompagner l’entreprise dans l’adoption du produit et les changements que cela engendre aux niveaux individuel et collectif.
Le vélo
Moyen de transport dès le début du 19ème siècle, il n’est pas révolutionnaire, et pourtant l’utilisation du vélo a doublé durant ces 10 dernières années en moyenne dans le monde. Quels sont les facteurs influençant cette explosion ? Une conscience écologique qui se propage, la volonté de se déplacer plus facilement en ville (sans embouteillages, les villes favorisent les pistes cyclables et les points relais vélos à l’entrée des villes) mais également les innovations que connaissent le vélo. Par exemple, le développement du vélo électrique. En effet, les ventes de VAE (Vélo à Assistance Électrique) ne cessent d’augmenter (+ 21% entre 2017 et 2018).
Mais le vélo est en proie à d’autres innovations, comme un guidon intelligent par exemple, notamment celui développé par l’entreprise Velco. L’objectif est de proposer une mobilité sécurisée et personnalisée, grâce à une navigation GPS directement sur votre guidon, des phares automatiques et un système d’alerte et de géolocalisation directement accessible sur votre smartphone en cas de mouvement suspect.
Certains vélos vont encore plus loin dans les fonctionnalités, jusqu’à devenir quasiment un produit de luxe. C’est le cas d’Angell, le smart bike de Marc Simoncini, papa de Meetic (la plateforme de rencontres), de Sensee (les lunettes), d’Heroïn (le vélo) et du fonds d’investissement Jaïna Capital. Sa volonté est de révolutionner la mobilité citadine, et selon lui, “le vélo partagé n’est pas un business model qui peut fonctionner, quand l’objet ne vous appartient pas vous n’êtes pas respectueux. Un service public ne peut pas être piloté par une entreprise privée”.
Pour conclure, il existe beaucoup de solutions afin de se déplacer en ville ainsi que de produits et services pour faciliter ce choix. Mais pour chaque innovation qui répond à certains besoins, d’autres pains ou irritants sont créés. Il faut donc replacer le voyageur au centre de l’innovation, et cela passe par une recherche utilisateur appliquée (quantitative & qualitative), un process de cocréation de la solution en incluant les voyageurs, ainsi que des prototypages rapides afin de pouvoir les tester et les améliorer, les adapter, les affiner, dans un fonctionnement agile.
Quels sujets ont fait clavarder sur notre channel #Workplace ce mois-ci ? La réponse dans ces nouveaux insights Workplace by Saegus. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à télécharger l’intégralité des insights ci-dessous !
#1
Un pas de plus pour Microsoft Teams phones…
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Depuis son lancement il y a maintenant plus de deux ans, Microsoft Teams phones poursuit sa quête de l’intégration native Teams pour une expérience client toujours plus coopérative.
Suite à l’annonce de la fin de prise en charge de Skype pour les téléphones professionnels, les collaborateurs peuvent désormais envisager le virage vers les téléphones d’équipe Teams. Ces derniers permettent ainsi de collaborer et de s’adapter à n’importe quel espace commun ou individuel.
En termes de nouveauté pour 2019, Microsoft Teams phones mets l’accent sur la personnalisation des interfaces téléphoniques. A titre d’exemple, les comptes de salle de réunion peuvent être définis en fonction des politiques téléphoniques IP attribué au compte utilisateur.
La fonctionnalité Hot Desking offre aussi la possibilité à n’importe quel collaborateur en interne de se connecter temporairement à un téléphone afin d’assurer des appels ou réunions d’équipe. Grâce à la configuration de partage de l’appareil, il est possible d’accéder directement à l’agenda, aux réunions et au journal d’appels. Au moment de la déconnexion, les journaux et historiques d’appel sont automatiquement supprimés. Un appel d’urgence ? L’accès au numéro 911 est désormais accessible sans avoir à choisir l’option “Appel d’urgence” sur l’interface utilisateur. Cependant, quelques configurations sont nécessaires afin d’en bénéficier : voir la liste ici.
Quant à la roadmap 2020, Microsoft Teams phones promet d’accélérer la prise de contact. Bientôt, il sera possible aux salariés désignés, nommés “les délégués” par Microsoft, de répondre ou de traiter des appels au nom de leur patron grâce à la fonctionnalité Boss-Admin. Une avancée supplémentaire qui permettra d’ajouter des contacts en favoris et de gérer la délégation à partir des téléphones des équipes.
…Il n’a jamais été aussi simple d’établir des liens au travail !
#2
Zoom sur la vidéo avec Workplace by Facebook…
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Workplace by Facebook n’a pas non plus dit son dernier mot en matière d’expérience d’appel vidéo.
Les utilisateurs auront désormais davantage de moyens d’agir afin de comprendre leur rôle et d’atteindre leurs objectifs par ce canal. Les appels vidéo seront accessibles via Portal, l’écran connecté de Facebook, et permettra aux personnes possédant un compte Facebook de se connecter et téléphoner directement via leur compte. Les autres déclinaisons d’écran, Portal Mini et Portal +, feront également partis de ce changement.
Par ailleurs, la qualité de la voix et du son s’améliore considérablement. D’une part, la voix des interlocuteurs sera de haute qualité grâce à Smart Sound qui permet notamment de réduire les bruits de fond indésirables. D’autre part, les utilisateurs pourront se déplacer et parler librement tout en restant dans l’axe de l’image grâce à une caméra intelligente intégrée, autrement dit la fonctionnalité zooms et visions panoramiques de Portal.
C’est aussi l’occasion pour Workplace de se démarquer grâce à l’usage de l’intelligence artificielle, notamment à travers le sous-titrage automatique des vidéos afin d’aider les personnes malentendantes ou les personnes n’ayant pas activé l’audio dans l’application et ce, avec la traduction disponible jusqu’à 14 langues.
Enfin, Enterprise Live est LA nouvelle solution qui permet de diffuser de la vidéo de haute qualité en direct et sur demande, tout en réalisant d’importante économies sur le réseau de l’entreprise.
#3
Shareplace ou la solution collaborative intelligente certifiée Blockchain
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En matière de sécurité et de traçabilité, la solution SharePlace ravie nos équipes Workplace.
Lancée en juin 2017 par Fabrice Bonan, fondateur du logiciel Talend, SharePlace est la solution collaborative certifiée Blockchain enfin disponible sur le marché.
SharePlace, Kézako ? Il s’agit d’un outil permettant de réunir les équipes et les discussions organisées et structurées en mode projet.
Plus sécurisée, pourquoi ? Côté compliance et RGPD, SharePlace assure l’encryptage des informations et des documents par l’intermédiaire de la Blockchain, c’est-à-dire la technologie de stockage et de transmission de l’informations totalement sécurisée. De plus, deux types d’hébergement sont envisageables : l’hébergement en local chez SharePlace pour les comptes Start et Team, et la possibilité de conserver son propre hébergement pour les comptes Entreprise. Côté traçabilité, un autre atout est la possibilité, pour tous les utilisateurs d’une équipe projet, de voir qui a modifié quoi et à quel moment. Un pas de plus pour rassurer de nombreux clients dont la sécurité est le critère numéro 1 !
Dès décembre, SharePlace promet la disponibilité de la signature électronique afin de faciliter le traitement des contrats à distance. L’entreprise ajoutera également la possibilité de créer des groupes utilisateurs pour les équipes, ainsi que l’attribution des droits pour les utilisateurs.
Nous avons pu tester la solution, et en tirer les bénéfices majeurs suivants :
– La facilité d’utilisation de l’outil qui est très intuitif
– La structuration de l’outil en mode projet
– Des perspectives pour 2020 ?
Les développeurs SharePlace prévoient d’implémenter de l’intelligence artificielle afin de comprendre le comportement des utilisateurs et d’apporter des suggestions en lien avec les actions les plus récurrentes.
Pour aller plus loin, il sera également possible de faire des prescriptions par l’intermédiaire de data points, c’est-à-dire, tous les faits réalisés seront trackés afin de proposer des collaborations entre les membres ou les équipes projet par exemple.
Pour en savoir plus, téléchargez l’intégralité de nos insights workplace !
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#1
Dropbox lance les dossiers partagés “intelligents” avec dropbox spaces
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Dans une optique de simplification de la collaboration en équipe pour les professionnels, Dropbox introduit une toute nouvelle fonctionnalité : Dropbox Spaces !
Disponibles sur les versions desktop et en application mobile, ces espaces de partages intelligents permettent le travail collaboratif. Les utilisateurs pourront accéder à leurs fichiers en local et en ligne et voir apparaitre les fichiers les plus utilisés.
De nouvelles fonctionnalités seront proposées aux utilisateurs pour faciliter l’organisation du travail en équipe et la gestion de leur contenu au quotidien comme :
L’affichage des outils les plus utilisés et recommandations de contenus
La recherche d’images en fonction des éléments que vous voyez sur les contenus et non plus seulement en fonction du nom
L’ajout de l’agenda pour préparer les réunions et proposition de modèle de prise de notes
Dropbox continue ainsi de faire évoluer son interface et n’omet pas d’y intégrer tous les outils nécessaires aux collaborateurs comme Slack pour la messagerie ou encore Zoom permettant la vidéoconférence.
Une nouvelle stratégie pour Dropbox qui s’inscrit dans une transformation plus large de la société souhaitant devenir, plus seulement une plateforme de stockage mais une plateforme de productivité pour les utilisateurs au sein des entreprises. Une concurrence de taille pour ses confrères Workplace (Microsoft, Google ou encore Box…) !
Les solutions se refont une beauté avec la grande tendance de l’été : le mode sombre.
Plus connue sous le nom de dark mode, cette fonction permet de mieux travailler lorsque la luminosité est réduite (vol, salles obscures, le soir…), sans oublier de prendre en compte les problématiques d’accessibilité.
Sortie du dark mode pour la version desktop Slack !
Il y a déjà quelques mois, Slack avait lancé le mode sombre pour ses applications mobiles de messagerie collaborative. C’est maintenant au tour de la version desktop de s’en emparer pour les versions Windows, Mac et Linux.
Slack ne s’arrête pas là ! Il a été annoncé l’arrivée d’une fonction de synchronisation aux paramètres du système d’exploitation pour permettre à l’application de prendre en compte ce qui est configuré sur l’ordinateur.
Office 365 initie le dark mode avec Outlook !
A son tour, Microsoft initie le switch vers le mode sombre sur l’application mobile Outlook IOS et Android ainsi que sur Outlook.com. 1ere solution d’Office 365 permettant cette fonction afin d’améliorer l’économie de la batterie et d’engendrer moins de fatigue pour les yeux.
Elle devrait être suivie de près par les autres applications comme OneDrive et Planner.
#3
Whaller, le réseau social respectueux de la vie privée
…
Créée en 2014, Whaller est une start-up française de la filiale Bolloré.
Pour se différencier des autres plateformes, Whaller a pour mot d’ordre la sécurité des données et le respect de la vie privée de ses utilisateurs. Ces derniers créent et administrent leurs propres réseaux privatifs. Toutes les données issues du profil utilisateur et des messages échangés ne sont pas exploitées. La particularité de Whaller repose sur son usage à la fois privé ou professionnel. Whaller mise sur la cible BtoB et propose de créer son propre intranet collaboratif à travers des communautés dites des sphères.
Nous avons pu tester la partie entreprise de cet outil. Quel est l’avis de Saegus ?
Les bénéfices
La facilité à se connecter et à créer des sphères.
La diversité des types de contenu : sondage, tâche, étiquette, annonce, cadeau, localisation…
Pour en savoir plus, téléchargez l’intégralité de nos insights workplace !
Depuis plus de 2 ans, Ayno & Saegus collaborent sur des projets tel que le programme d’innovation salariés Oz chez Orange, ou la démarche d’Intrapreneurs League en interne chez Saegus. Pierre & Ofer partagent tous les deux la même passion et la même vision autour de l’innovation et de l’intrapreneuriat, nous avons donc souhaité faire avec eux un point d’étape sur cette tendance qui prend de l’ampleur pour nos clients.
Dès 1996 Ofer Attali se lance dans l’aventure internet. En 1998 il cofonde la startup Langages Virtuels et découvre le monde du B2B, des médias et de l’événementiel. Suite à sa revente en 2000 au groupe Genesys Conferencing, au sein de laquelle il sera le CTO de Genesys Open Media quelques mois, Ofer co-fonde l’agence de communication plurimédia Awak’iT. En 2006 il fonde POPSIIT, société spécialisée dans le conseil et le développement de solutions B2B d’intelligence collective.
Pierre Mallein est consultant chez Saegus depuis 4 ans et l’un de nos premiers salariés. Passionné par l’innovation et l’intrapreneuriat, il a porté plusieurs projets de nouveaux produits ou services en interne. Afin de faire vivre cette culture intrapreneuriale dans un contexte de forte croissance, il a monté l’Intrapreneurs League au sein du cabinet, une approche à l’origine dédiée aux consultants, qui accompagne aujourd’hui nos clients dans la définition et la conduite de programmes dédiés à la création de nouveaux produits et services
Nous avons pensé que vous seriez curieux de découvrir le point de vue de 2 intrapreneurs, aussi Ofer et Pierre se sont prêtés au jeu des questions. C’est parti !
Selon vous, où en est l’intrapreneuriat dans les grandes entreprises aujourd’hui en France ?
Pierre :
Il y a eu, depuis 3 ou 4 ans, beaucoup d’expérimentations soit en se tournant vers l’externe (partenariats avec des startups ou des incubateurs externes), soit via des « boites à idées digitales » pour faire émerger les ébauches de nouveaux produits et services de demain. Les bénéfices en termes d’image (marque employeur notamment) pour l’entreprise sont indéniables, cependant il existe encore peu de réelles success-stories avec un impact business fort. Les véritables démarches intrapreneuriales ayant connu un succès sont celles qui ont su combiner à la fois les ressources, tant financières qu’humaines, les outils ainsi que la méthodologie.
Ofer:
Effectivement le premier effet induit par cette démarche est bel et bien le bénéfice en termes d’image que ce soit interne à l’entreprise ou en externe. C’est un effet qu’il ne faut pas négliger, c’est un argument fort mis en avant par les grandes entreprises pour recruter des talents.
Une transformation d’entreprise vers une culture plus intrapreneuriale passe par un message clair et bien perçu par les salariés pour les engager activement et par le marché (au sens large, clients, partenaires, futurs talents) pour les séduire. Ce qui pose problème ce sont les démarches qui s’arrêtent là ! Comme l’a mentionné Pierre, c’est une démarche qui implique des ressources, des outils et une méthodologie précise. Dans ce sens-là, l’intrapreneuriat en France au sein des grandes entreprises a encore du chemin à parcourir !
En quoi les outils sont-ils essentiels pour ce type de démarche ?
Pierre:
J’enfonce une porte ouverte en le disant, mais le point de départ d’un projet intrapreneurial c’est l’idée. Sauf que l’idée en soit ne vaut rien, c’est l’exécution autour de cette idée qui sera clé.La première étape pour passer de l’idée à un projet c’est de pouvoir la partager, la faire challenger, l’enrichir ! Pour faire cela il faut s’outiller, sinon les idées restent à l’échelle d’une équipe, sans outil, il est impossible d’impliquer tous les collaborateurs, d’avoir une démarche à l’échelle et non silotée.
Ofer:
L’intrapreneuriat c’est un travail collectif à l’initiative d’un salarié passionné par son métier et son entreprise. Le point de départ en effet c’est le talent qu’il faut amener à concevoir l’idée, mais elle n’aura de valeur que si elle se transforme en projet collectif. L’outil digital est un formidable moyen de créer des passerelles entre les talents de l’entreprise (voire avec l’externe) pour faire évoluer l’idée vers le concept et constituer l’équipe idéale pour mener à bien le projet.
L’un des écueils fréquent est de se retrouver avec beaucoup d’ébauches de projets dans les cartons, mais rien qui ne créé in-fine de la valeur pour l’entreprise. Comment éviter cela ?
Pierre:
Une fois les projets amorcés (sous forme de PoC par exemple), l’accompagnement des intrapreneurs est souvent limité et ceux-ci peuvent se sentir isolés : c’est un nouveau métier donc il ne maitrise à priori ni les codes, ni les outils ! Le coaching et le suivi doivent se faire sur la durée, pour aider les porteurs à s’approprier les méthodologies (Agile, Design Thinking, Lean Startup), la culture et les outils, mais l’effort doit aussi être cadencé pour donner du rythme aux projets. Nous mettons par exemple en place des Growth Boards, comparables à des investisseurs à qui les intrapreneurs présentent leurs avancées (chiffrées) tous les mois pour débloquer de nouvelles ressources, ou pivoter si la direction n’est pas la bonne.
Ofer:
Je partage ce que dit Pierre, il faut éviter de transformer la démarche intrapreneuriale en machine à PoC. Un projet intrapreneurial est avant tout un projet. Il doit suivre des règles, parfois plus souples du fait de sa nature, et bénéficier à la fois des moyens (ressources, budgets), des objectifs (de réalisation et de rentabilité) et d’un suivi similaire aux autres projets de l’entreprise. Le risque serait de considérer ces projets intrapreneuriaux comme des initiatives hors sol voir même « hors la loi ».
Quels sont les autres écueils principaux à éviter lorsqu’on lance une démarche intrapreneuriale ?
Ofer:
Une erreur trop fréquente est de négliger l’impact sur le management intermédiaire et la capacité des organisations à se braquer face à des projet intrapreneuriaux venus de “nulle part”, qui vont potentiellement impacter le business d’une BU. Un nouveau produit ou service disruptif étudié et expérimenté dans un incubateur sans coordination avec la direction métier qui sera in fine concernée, conduira celle-ci à rejeter le projet (pour tout un tas de bonnes raisons) alors même que la direction souhaite le mener à terme. Si les managers des Business Unit directement concernés par le futur produit/service ne sont pas associés en amont dans la prise de décision initiale, le rejet lié au syndrome « Not invented here » est inévitable. Le plus souvent les comités de sélection sont généralement composés de membres du comité exécutif et d’externes qui ne seront pas impactés directement par le projet, d’où l’importance d’avoir l’ensemble des parties prenantes impliqué dans les projets qui les concerne.
Pierre:
Je pense que l’écueil le plus courant est de ne pas donner assez de temps ou de moyens aux projets les plus prometteurs. La plupart des projets sont coachés, mais l’accompagnement est souvent sous-dimensionné et concentré sur la phase de Pitch. Mieux vaut accompagner moins de projets et les suivre dans la durée que de fournir quelques formations/ ateliers d’acculturations qui restent trop génériques pour permettre aux intrapreneurs de s’approprier les méthodes et outils.
Pour rejoindre ce que disait Ofer sur le management intermédiaire, un aspect de l’intrapreneuriat que l’on a tendance à oublier c’est la gestion des échecs et la réintégration de l’intrapreneur dans sa Business Unit. Tous les projets ne peuvent réussir et dans cette optique-là, la direction doit avoir anticipé la réintégration en douceur d’un collaborateur suite à son expérience intrapreneuriale. Il aura, en plus, beaucoup d’apprentissages à transmettre au sein de son ancienne équipe !
Pour en savoir plus sur l’Intrapreneurs League : c’est par ici.
Notre département Acceleration Tactics fête fièrement ses 1 an !
Depuis sa création fin 2014, les approches innovantes, agiles et centrées utilisateurs ont été au cœur de l’ADN et des expertises de notre cabinet. Notre forte dynamique de croissance et votre reconnaissance depuis le début de notre aventure, nous ont poussés à porter plus loin nos convictions. C’est ainsi que nous nous sommes inspirés de notre propre modèle pour créer l’offre Acceleration Tactics et offrir à nos clients nos propres moteurs d’accélération pour les aider dans la concrétisation de leurs projets, nouveaux produits/ services et organisations.
Le mot d’Hadi, notre Manager du département :
” Aujourd’hui, notre équipe de 15 consultants fête avec enthousiasme la première année de cette offre et partage avec vous ses premiers succès. Cette année fût riche en victoires et fiertés, et surtout en projets d’une diversité surprenante qui ont mobilisé nos expertises Saegus pour répondre à des problématiques très variées. Nous en sommes très satisfaits, l’avenir est plus que prometteur ! ”
En effet, pour vous en donner un bref aperçu, voici les sujets sur lesquels nous nous sommes mobilisés :
Comment agiliser la supply chain du leader mondial de la cosmétique L’Oréal dans un contexte de marché mondialisé et de plus en plus volatile ?
Comment la Fondation Sanofi Espoir peut-elle refondre son modèle de financement de projets humanitaires pour plus d’impact sur la santé maternelle et néonatale ?
Comment redynamiser une agence historique de la banque BNPPen proposant de nouveaux services au plus proche des attentes des clients pour en faire une vitrine de l’innovation ?
Comment améliorer l’expérience des gardiens de Paris Habitatpour qu’ils puissent travailler plus efficacement au quotidien et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ?
Le succès de ces projets est pour nous une source de fierté et nous conforte aujourd’hui pour porter notre promesse d’accélération encore plus loin et couvrir l’ensemble de la chaine de valeur de votre transformation.
C’est dans cette optique que nous enrichissons aujourd’hui notre offre Acceleration Tactics avec des nouveautés, dont vous trouverez plus de détails dans notre dernière newsletter :
Le Strategy Lab : Notre laboratoire d’expérimentation à destination des décisionnaires qui vise à mettre l’impact terrain au centre de leurs décisions et initiatives.
L’intrapreneurs League : Notre programme d’intrapreneuriat, appuyé par notre framework d’intracubation, visant à habiliter vos collaborateurs pour en faire les créateurs de vos nouveaux produits, services et entités de demain.
Notre nouveau partenariat avec Ayno qui vient compléter notre écosystème de partenaires d’innovation tels que Microsoft, Atlassian et Foreseeds.
Encore bonne rentrée à tous !
Nous sommes heureux de vous annoncer que nous serons présents au Digital MeetUp organisé avec notre partenaire Pulse Origin, premier acteur français spécialiste dans les technologies de diffusion sans fil.
Aujourd’hui, le digital est omniprésent, tant dans notre vie personnelle que professionnelle. Ce phénomène engendre une dynamique d’usages nouveaux. En pleine ère de la découverte de ces usages en entreprise, DSI ou encore DET doivent trouver les bons équilibres pour mettre l’humain au coeur des usages.
Venez découvrir pourquoi et surtout comment le digital doit être pensé au service de l’Homme. Au sein d’un lieu unique et chaleureux, le Bureau Contemporain Showroom au coeur de Paris 2ème, venez rencontrer des DSI, aménageurs ou encore des consultants en digitalisation venus challenger l’expérience d’un espace de vie digital au sein d’une entreprise.
Le digital est-il un virus dans l’entreprise ? Telle est la question à laquelle les 3 speakers passionnés et expérimentés proposent de répondre :
Notre CEO, Marc Trilling, expert des solutions collaboratives, des nouveaux espaces de travail et des environnements mixant le physique au digital : le Phygital;
Anne-Charlotte Vuccino, fondatrice de YOGIST – WellATWork, méthode de Yoga Corporate pour que le travail soit – enfin ! – la santé;
Antoine Plantier, co-fondateur de SharingCloud, leader français des solutions pour la digitalisation de l’environnement de travail.
Un échange dynamique ponctué par un cocktail pour que chacun puisse à son tour venir challenger les speakers du jour & découvrir les nouvelles tendances actuelles dans le monde du travail.
Pour s’inscrire, contactez-nous !
Je t’aime, moi non plus. Cette phrase pourrait résumer le constat réalisé par le cabinet Deloitte dans une étude menée en 2014 auprès de 900 DSI dans 49 pays. Celle-ci démontrait que les directions métiers avaient une image négative des DSI, considérant ces dernières comme contraignantes, lentes et coûteuses. Les DSI ne semblaient guère avoir une image plus positive de leurs homologues, et ce, pour plusieurs raisons : le manque de priorisation des sujets, le manque d’appétence technique ou encore les demandes d’évolutions tardives. Les deux parties entretenaient alors une relation compliquée, ce qui semble être toujours le cas à ce jour. Pourtant, la transformation digitale qu’elles vivent actuellement pourrait être l’opportunité de les réconcilier, et de montrer que la relation a évolué depuis. C’est en tout cas ce que nos experts vont démontrer.
Pour comprendre ce constat, il convient de remonter au début de l’informatisation des entreprises, dont les DSI avaient la charge. Cela a débuté par l’intégration de solutions au sein de l’organisation. Installer une solution était une chose, mais encore fallait-il que celle-ci fonctionne dans le temps. A cet effet, les DSI ont commencé à faire de la maintenance et à gérer les mises à jour àl’aide d’équipes dédiées et formées à ces tâches. Avec l’émergence d’internet, les DSI ont dû adapter leurs normes de sécurité pour ouvrir leurs systèmes d’information tout en tenant compte des nouvelles régulations de leurs métiers et de leursecteur d’activité.
Les DSI tâchaient donc de répondre à des contraintes deplus en plus complexes, tout en proposant à leurs utilisateurs finaux des solutions fonctionnelles,disponibles et sécurisées.Avec ces garanties, les DSI sontprogressivement devenues incontournablesconcernant les orientations à prendre en termes de solutions métiers.
De plus, avec l’arrivée du cloud computing, d’autres changements majeurs se sont produits. D’abord circonspectes, toutes les DSI n’ont pas immédiatement réagi, optant souvent pour la prudence dans un premier temps. Devant ce qu’elles considéraient comme un manque d’agilité, certaines directions métiers ont alors décidé de se doter d’un Chief Digital Officier (CDO), avec des missions se situant à cheval entre celles des métiers et des DSI.
Dans ce même temps, les directions métiers, souvent séduites parles promesses du cloud, ont dressé de nouveaux constats :
L’inéquation grandissante entre les solutions proposées par la direction des systèmes d’information et les attentes métiers ;
Le fait que les métiers n’ont pas toujours connaissance des solutions offertes par la DSI, ne savent pas laquelle choisir, ou considèrentqu’elles ne sont pas adaptées ;
Les solutions parfois incompatibles avec les exigences métiers ;
La pauvreté de l’expérience utilisateur par rapport aux standards du marché dans la sphère privée.
Il semble ainsicompréhensible que ces changements soient perçus avec circonspectionpar les DSI. En effet, ellessont de plus en plus challengées pardes métiersattentifsaux dernières solutions du marché, qui pensent pouvoir avancer plus vite sans aideetimaginent s’extraire des contraintes imposées.À titre d’exemple, nous savons que l’envoi d’une pièce jointe possède un poids limité, mais il arrive, dans certaines circonstances, qu’une direction métier ait le besoin d’envoyer des documents dont le poids est supérieur à celui autorisé. Pour contourner cette contrainte, les collaborateurs utilisent des applications non homologuées comme WeTransfer, WhatsApp ou Dropbox. C’est en cela que consiste le principe du “Shadow IT”, à savoir utiliser des applications réputées « non conformes » selon lesdirections des systèmes d’information.
Face à ces comportements, la DSI est parfois contrainte de bloquer les accès à ce type de sites pour des raisons de sécurité. Elle a cette double mission de faire respecter les règles tout en favorisant le partage et les échanges entre les collaborateurs. En outre, elle ne bénéficie toujours pas des ressources nécessaires pour communiquer et mettre en avant les produits et services à disposition. Ces circonstances complexifient sa mission et peuvent susciter une incompréhension des métiers voire, à terme, ternir son image.
Pour y remédier, les directions des systèmes d’information se tournent vers des expertises marketing et embrassent surtout une approche orientée vers leurs clients finaux. Ceci afin de rendre leurs impératifs accessibles à tous, d’expliquer facilement certains choix ou encore de sensibiliser les directions métiers aux nouveaux usages. Elles revoient également leurs feuilles de route en intégrant de nouvelles missions pour s’aligner davantage sur les objectifs des métiers, tout en améliorant les compétences de leurs équipes. De ce fait, elles apprennent à être agile, à avoir une approche centrée utilisateur à l’aide de l’UX ou du Design Thinking, et commencent à faire de l’adoption pour être plus efficaces. Ces équipes, qui n’avaient initialement pas ces compétences, sont de plus en plus à même de travailler sur ces thématiques.
Par ailleurs, leur transformation se poursuit et s’organise autour d’une nouvelle gouvernance sous forme d’un centre de services. Ce nouveau mode de fonctionnement permet d’être au plus près des métiers, de piloter efficacement les projets et de mesurer concrètement la qualité de la relation, c’est-à-dire la réactivité dans le traitement des demandes et l’efficacité du service rendu.
Chez Saegus, nous sommes convaincus que la transformation doit aller plus loin en proposant une approche inspirée du marketing produit. Elle s’articule autour de différentes compétences : co-construire des services avec les utilisateurs métiers, savoir les faire évoluer, réaliser une veille constante des nouvelles tendances et tester ces dernières pour les mettre en œuvre. Cette démarche doit également répondre aux trois critères suivants, inspirés du Design Thinking : la désirabilité, la faisabilité et la viabilité. Ainsi, la charge de travail est considérablement réduite en termes d’adoption puisqu’elle s’appuie sur un réseau d’utilisateurs, d’acteurs et de promoteurs du changement durablement engagés.
Ces différents éléments tendent finalement à montrer que les DSI restent des acteurs majeurs de la transformation digitale et se doivent d’être au plus proche des métiers en devenant un centre de services tout en adoptantune approche de “conseil” et de “business partner”.Par ailleurs, le maintien d’une bonne entente avec les métiers réside dans la capacité de chacun à établir des relations de collaboration constantes. L’objectif commun étant d’assurer le succès des projets et de créer de la valeur ajoutée. Cela amène souvent à créer des équipes mixtes qui travaillent ensemblesur les mêmes référentiels méthodologiques tels que l’Agile. Cette organisation permet de pouvoir itérer sur des solutions proposées tout en partageant leurs contraintes respectives.
En définitive, ces évolutions amèneront certainement à se demander si le CDO n’est pas simplement une DSI nouvelle génération, ayant fait sienne cette approche “offre de service”, co-construite, co-marketée et co-gérée avec ses clients finaux.
Notre équipe Digital Workplace se tient à votre disposition pour vous accompagner dans votre transformation digitale !
Quels sujets ont fait clavarder sur notre channel #Workplace ce mois-ci? La réponse dans ces nouveaux insights Workplace by Saegus. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à télécharger l’intégralité des insights ci-dessous!
#1
BlackHole : le nouvel outil Workplace basé sur la blockchain
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Si le partage de fichiers sur Internet est devenu une tâche très simple, avec de nombreuses solutions disponibles sur le marché comme WeTransfer, Dropbox, ou encore Google Drive, ces plateformes sont-elles toutes sécurisées ?
Une sécurisation nécessaire des données
Les facteurs de sécurité sur Internet doivent être pris en compte, car les informations sont vulnérables aux fuites et aux vols. En ce sens, si vous souhaitez partager des informations sensibles, il est préférable d’utiliser un mécanisme garantissant une sécurité maximale des données.
BlackHole File Transfer, l’application sécurisée par le réseau blockchain
Saegus vous présente ce mois-ci BlackHole File Transfer. Il s’agit d’une application pour Windows et Mac, avec laquelle vous pouvez partager des informations rapidement en utilisant la sécurité fournie par le réseau blockchain.
BlackHole File Transfer est une application chargée de chiffrer et de télécharger des données sur la blockchain afin qu’elles soient téléchargées par le destinataire. L’application fonctionne directement sur le PC, vous en aurez donc besoin pour charger et chiffrer les données. Pour sa part, le destinataire doit uniquement accéder au lien partagé pour obtenir les informations.
À vous de jouer !
#2
Wrike : la plateforme collaborative de gestion du travail configurable
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En quoi consiste Wrike ? Le fondateur de la plateforme collaborative, Andrew Filev, l’évoque comme le Digital Workplace le plus configurable du marché. En effet, il décrit le logiciel comme une plateforme de gestion du travail avec une approche globale proposant des rapports personnalisés et s’intégrant avec d’autres outils tels que Gmail ou Dropbox.
Vinci adopte Wrike pour ses projets IT à l’international
La DSI de Vinci Energies a notamment choisi Wrike pour gérer ses projets IT de manière transversale. Ils souhaitent en effet disposer d’un seul outil pour l’ensemble de leurs projets. Leurs équipes sont réparties sur plusieurs sites en France et à l’étranger et ils ont décidé d’implémenter la plateforme Wrike. Celle-ci permet en effet de gérer les utilisateurs de manière transparente et elle dispose de paramétrages avancés, s’adaptant parfaitement aux modes de fonctionnement de la DSI de Vinci.
Le point fort de Wrike selon Saegus
Le gros point fort de Wrike selon Saegus est de proposer des versions de sa plateforme reposant sur des besoins métiers (IT, marketing, RH…). Pour info, il y a actuellement 18 000 entreprises qui utilisent Wrike à travers le monde.
Nous avons la conviction chez Saegus que Wrike a de beaux jours devant lui puisqu’ il connait une croissance importante et prévoit l’arrivée de nouvelles fonctions prédictives. Celles-ci permettront d’estimer le temps que certaines tâches vont prendre par exemple.
#3
Fuze : communication unifiée sur le Cloud
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Si le Digital Workplace a connu un « boom » ces dernières années, plusieurs études récentes affirment qu’il est dû en grande partie aux communications unifiées dans le Cloud.
Ce mois-ci, nous vous présentons Fuze, un spécialiste des communications unifiées en mode SaaS c’est-à-dire dans le Cloud.
Fuze vous propose d’unifier tout simplement les services de téléphonie, vidéo, messagerie instantanée et collaboration au sein d’une même plateforme sur le Cloud.
Son ambition est de simplifier le déploiement en entreprise en ayant une solution unifiée. En effet, nous savons à quel point il est important pour les collaborateurs d’avoir une seule application permettant de regrouper plusieurs besoins. Plus de pertes de temps à switcher d’une application à l’autre. Fuze permet de simplifier ainsi leur quotidien. La mise en place pour les services IT est aussi un gain de temps puisque hébergé sur le Cloud.
#4
Zoho affiche des belles ambitions pour le marché français
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Envie d’en savoir plus sur les ambitions de Zoho ? Téléchargez notre veille et découvrez l’intégralité de nos insights workplace !
La méthode en cycle V est au lecteur cassette ce que l’agile est au streaming. Jusqu’à présent la méthode en cycle V fut souvent utilisée par les managers pour gérer les mises à jour d’un service de collaboration. A raison d’une montée de version tous les trois ans environ, les équipes IT avaient le temps de tester les mises à jour et de préparer les supports techniques avant un déploiement. Or avec le Digital Workplace, les mises à jour sont devenues plus fréquentes (une par mois environ) et ont montré les limites de cette méthode basée sur des cycles longs. Car, l’enjeu est aujourd’hui d’être capable de travailler sur des cycles courts à l’aide d’un backlog, destiné à recueillir des tâches et les répartir au sein d’une équipe. La méthode agile semble la solution la plus adaptée puisqu’elle permet cette gestion en continu. Ainsi, il est naturel de se poser des questions liées à la méthode agile, à son application, à la méthodologie à employer pour le déploiement, mais surtout d’être à l’écoute de bonnes pratiques.
Comme évoqué en introduction, le cycle en V ne permet plus de traiter les mises à jour mensuelles contrairement à la méthode agile. Cette dernière offre une meilleure vision des priorités et des tâches à répartir dans les équipes. Dès lors, il convient d’adopter la méthode agile. Le schéma ci-dessous montre l’organisation type de l’équipe Workplace à l’aide de la méthode agile. La partie Vision et Product Ownership est en charge de prioriser les tâches et d’activer ou non les fonctionnalités. Pour cela, elle s’appuie sur le feedback des utilisateurs qui se traduit en expression de besoin. Cette partie est composée aussi d’un Innovation Lab présent pour tester les dernières nouveautés et vérifier que celles-ci correspondent aux besoins exprimés. Le manager Digital Workplace, quant à lui, ajoute des items dans le backlog qui sont traités par l’équipe Plateforme & Infrastructure (IT). Enfin, le Product Management se charge de la partie adoption lorsqu’une mise à jour impacte l’usage du service.
L’objectif de cette méthode est ainsi d’avoir un backlog partagé entre plusieurs acteurs en vue d’offrir une vision commune des activités.
Il est également possible de s’organiser des “Rings”. Cette méthode consiste à un déploiement par population qui reçoit la mise à jour en avant-première. Elles peuvent détecter en amont un éventuel dysfonctionnement et le faire remonter à l’équipe Workplace avant que cela ne pénalise l’entreprise. Par conséquent, l’équipe Workplace doit être réactive et doit agir rapidement sur la propagation de la mise à jour.
Ce type de déroulement reste propre à chaque entreprise bien qu’il soit possible de dégager un modèle type (voir schéma ci-dessus). Cela commence par un premier cercle de population constitué des métiers de l’IT (Ring 0) qui prend en charge les nouveautés durant les premiers jours voire les premières semaines. Ensuite, le déploiement continue auprès des champions (Ring 1) qui sont appétents à recevoir les mises à jour avant de s’étendre aux autres collaborateurs (Ring 2).
Pour bien choisir les cercles de population, il est recommandé de réfléchir à un maillage métier/situation géographique afin d’obtenir une meilleure représentativité des métiers, des attentes et des besoins. Par exemple, vous pouvez choisir des utilisateurs à Paris qui travaillent dans la finance et d’autres collaborateurs dans le marketing situés à Singapour.
Notre équipe Digital Workplace se tient à votre disposition pour vous accompagner dans votre transformation digitale !
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